ENERVIE treibt Transformation, Digitalisierung und Prozessexzellenz voran

Der unabhängige Energiedienstleister, ENERVIE, versorgt 400.000 Kunden und Energiehandelspartner in Nordrhein-Westfalen mit Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser. In den vergangenen drei Jahren hat das Unternehmen einen steten Wandel durchlaufen.

Höhnes Vision für die Transformation von ENERVIE wurde durch Krisen noch weiter bestärkt. Zunächst musste ENERVIE die COVID-19-Pandemie überstehen. Um Umsatzeinbrüche zu bewältigen und die Mitarbeiter zu schützen, hat sich das Unternehmen umorganisiert. Zusätzlich beeinträchtigten extreme Wetterereignisse den Betrieb. Nachdem das Unternehmen die Pandemie überwunden hatte, trieb der Krieg in der Ukraine die Energiepreise in die Höhe. Gleichzeitig sieht sich der Energiesektor in Deutschland und Europa mit regulatorischen Änderungen konfrontiert. Dazu kommt noch die langfristige Herausforderung für die Energiewirtschaft durch Klimawandel und den Weg zur Nachhaltigkeit.

„Die Energiewirtschaft in Deutschland, Europa und wohl auch weltweit befindet sich in einem extremen Wandel“, sagte Höhne. „Die typischen Prozesse in der Energiewirtschaft sind so komplex geworden, dass wir sie nur noch durch Digitalisierung lösen können.“

Tatsächlich mussten im Zuge der Umstellung des Energienetzes von einem zentralen auf ein dezentrales Modell die Prozesse von der Abrechnung über Meter-to-Cash bis hin zu den Kundenbeziehungen neu gestaltet werden. „Die Komplexität hat in den letzten Jahren enorm zugenommen und um die Prozesse im Griff zu behalten, braucht es eine entsprechende Transparenz“, so Höhne. „Man sollte immer im Hinterkopf behalten, dass wenn ein Rad klemmt oder man an einem Rädchen dreht, dann dreht sich ganz hinten im Prozess etwas anderes. Deshalb ist Transparenz extrem wichtig.“

Zwei Studenten schaffen Transparenz im Einkauf

Max Aberman und Jannis Nacke, zwei Studenten der Fachhochschule Südwestfalen, starteten im September 2020 ein Praktikum bei ENERVIE. Ihre Aufgabe war es, ein Pilotprojekt für die ENERVIE Einkaufsabteilung zu erstellen, mit dem Ziel, Prozesse und Transparenz zu verbessern.

„Für uns beide begann das Ganze quasi als Bachelorarbeit. ENERVIE entschied sich für ein Pilotprojekt mit Celonis im Bereich Einkauf und Rechnungswesen“, so Aberman. „Dabei wurden wir zwei Studenten als Technologieexperten ausgewählt. Wir wussten bis dahin nicht viel über Celonis, aber wir haben es während des Projekts innerhalb des Celonis Learning Environment kennengelernt und einfach ein paar Dinge ausprobiert und getestet.“

Dass Höhnes Transformationsbestrebungen mit zwei Studenten begannen, macht deutlich, dass der CEO bei Bedarf bereit ist, einiges zu riskieren. „Am Anfang stand die Idee, Abschlussarbeiten einen praktischen Bezug zu geben, aber wir haben schnell gemerkt, dass das Potenzial viel größer ist“, sagt Höhne.

„Irgendwann braucht man einfach Expertise von außen. In diesem Fall war wahrscheinlich weniger das Fachwissen wichtig, sondern eher ein bisschen frischer Wind durch junge Studenten“, sagt Nacke.

Aberman und Nacke präsentierten die Ergebnisse des Celonis-Pilotprojekts für den Einkauf des Abteilungsleiters. Die Prozesstransparenz über mehrere Systeme wie SAP und Oracle hinweg war ein Riesenerfolg, so Aberman und Nacke. Der nächste logische Schritt war nun, auf Grundlage der gewonnenen Transparenz Werte freizusetzen.

Nacke sagte, die Herausforderung bei der Wertschöpfung lag in der Nutzung von Process Mining ohne zusätzliches Budget für die Einkaufsabteilung. Im Oktober 2020 startete das Duo mit der Celonis Plattform. „Der Aha-Moment kam, als wir auf Grundlage der Transparenz einige Automatisierungen erstellten, um den Arbeitsalltag unserer Kollegen effizienter zu gestalten“, so Nacke.

Konkret sagte Nacke, dass Action Flows verwendet wurden, um Mitarbeiter im Einkauf zu benachrichtigen, wenn Verträge ausliefen und erneuert werden mussten. Bislang mussten die Mitarbeiter diese Verträge suchen, um darauf zu reagieren. Aberman ergänzte, dass die Mitarbeiter im Einkauf jetzt 25 % weniger Zeit für die Bearbeitung von Verträgen benötigen.

Aberman und Nacke wurden im April 2021 fest bei ENERVIE angestellt. Heute sind sie Process-Mining-Experten bei ENERVIE und leiten das Kompetenzzentrum Digitalisierung des Unternehmens.

Über Meter-to-Cash zur Process Mining Skalierung

Während Nacke und Aberman an dem Projekt für den Einkauf arbeiteten, haben sie gleichzeitig die Kreditorenbuchhaltung und die Meter-to-Cash-Prozesse verbessert - das Rückgrat des Versorgungsunternehmens.

Laut Nacke wurde der Prozess durch eine SAP-Migration und ein neues Abrechnungssystem für das Stromnetz von ENERVIE erschwert. Die Zahl der Klärungsfälle schnellte in die Höhe.

„Viele Klärungsfälle haben letztendlich Rechnungen blockiert, und die Probleme wurden mit der Zeit immer größer", so Aberman. „Wenn man einem Kunden im Jahr 2020 keine Rechnung stellt, kann man auch 2021, 2022 oder 2023 keine Rechnung stellen. Der Stapel wächst also immer weiter, solange man das Problem nicht an der Wurzel packt.“

Nacke und Aberman nutzen Celonis, um den Prozess zu analysieren und die Klärungsfälle zu reduzieren. Mit der Zeit konnte ENERVIE die Anzahl der Klärungsfälle um 90% reduzieren.

„Es wird nie gelingen, alle Klärungsfälle sozusagen automatisch zu lösen, aber man kann die Anzahl der Klärungsfälle sehr deutlich reduzieren“, so Höhne.

Als das Unternehmen sah, welche Werte in Meter-to-Cash-Prozess, der vom Celonis-Partner Processand implementiert wurde, realisiert werden konnten, wuchs die Pipeline für Process-Mining-Projekte rasant an. Nacke und Aberman starteten mit der Arbeit in der Debitorenbuchhaltung sowie mit einem Projekt in der Controlling-Abteilung.