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Blog: ERP - Nur ein Lastesel?
ERP and process mining

ERP: Nur ein Lastesel?

Southard Jones
von Southard Jones
November 16, 2017
Lesezeit: 6 Minuten

Ab welchem Punkt belastet die Verwaltung eines ERP-Systems mehr, als sie hilft, Innovation voranzutreiben und AblĂ€ufe zu optimieren? In den meisten Unternehmen wird die ERP-Landschaft im Laufe der Zeit immer komplexer. Aber obwohl diese Systeme extrem wichtig sind fĂŒr Unternehmen, ist nicht zu ĂŒbersehen, dass die Anstrengung, sie – bei immer geringerer Geschwindigkeit – am Laufen zu halten, hĂ€ufig grĂ¶ĂŸer ist als ihr Nutzen.

Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem Scharen von Start-up-Unternehmen kontinuierlich eine Disruption der etablierten Branchen anstreben, weil sie sich den Luxus leisten können, ihr GeschĂ€ft von Grund auf mit moderner, agiler Technologie aufzubauen. Traditionelle Player, gleich in welchem Markt, haben diesen Luxus nicht. Um sich an der Spitze zu behaupten und das Innovationstempo beizubehalten, das sie dorthin gebracht hat, mĂŒssen sie erkennen, wann und wie die vorhandenen Systeme ĂŒberholt werden mĂŒssen, damit ihr Nutzen die Belastung ĂŒberwiegt.

Warum haben Unternehmen Schwierigkeiten mit ERP-Systemen?

Im Idealfall könnten sich Unternehmen auf einen Anbieter und ein System beschrĂ€nken und so Kosten und KomplexitĂ€t niedrig und den Nutzen hoch halten. Doch die RealitĂ€t sieht anders aus. TatsĂ€chlich nutzen 50 Prozent der von APQC befragten Unternehmen mehrere ERP-Systeme, wĂ€hrend 17 Prozent ein einzelnes System mit mehreren Versionen der Anwendung und unterschiedlichen Prozess- und Datenmodellen verwenden. Diese KomplexitĂ€t hat ihren Preis – 60 Prozent der Befragten gaben an, dass eine unĂŒbersichtliche ERP-Umgebung dem GeschĂ€ft schadet, da der Zugriff auf qualitativ hochwertige Daten fĂŒr eine effektive Entscheidungsfindung viel zu lange dauert.

Es gibt viele GrĂŒnde, weshalb so viele Unternehmen unter Wildwuchs bei den ERP-Systemen leiden. Oft können einzelne GeschĂ€ftsanforderungen mit dem vorhandenen ERP-System nicht abgedeckt werden. Das Unternehmen fĂŒgt dann „Satellitensysteme“ hinzu, um den akuten Bedarf einer bestimmten GeschĂ€ftseinheit oder Abteilung zu decken. In anderen FĂ€llen entsteht durch eine Fusion oder Übernahme eine Umgebung mit einer bunten Mischung von Systemen, die miteinander verbunden werden mĂŒssen. Ebenfalls denkbar ist, dass ein Unternehmen auf neue Systeme umsteigen muss, weil die Anbieter den Support fĂŒr Ă€ltere Systeme einstellen.

Die daraus resultierende KomplexitĂ€t fĂŒhrt zu Ineffizienzen im Unternehmen und bremst Innovationen aus. Eine der grĂ¶ĂŸten Herausforderungen ist die Wartung – dazu ist gut geschultes Personal notwendig, das sich mit mehreren Systemen auskennt und ĂŒber das institutionelle Wissen verfĂŒgt, um den einwandfreien Betrieb hoch individualisierter Alt-Systeme zu gewĂ€hrleisten. Regulatorische Anforderungen und neue Technologien machen zusĂ€tzliche ERP-Schnittstellen erforderlich, die unter UmstĂ€nden weder technisch noch finanziell realisierbar sind. In den meisten FĂ€llen geht eine komplexe Systemlandschaft auch mit komplexeren Prozessen einher. An der Schnittstelle zwischen den Systemen sind manuelle Schritte erforderlich, die die AblĂ€ufe verlangsamen.

Was können Sie gegen komplexe ERP-Landschaften tun?

Wenn diese Probleme regelmĂ€ĂŸig auftreten, sind sie leicht erkennbar. Nicht ganz so einfach ist es, eine Lösung zu finden. CIOs und IT-Leiter wissen, dass nur eine Konsolidierung der ERP-Systeme zum Ziel fĂŒhrt, die Umsetzung dieser gewaltigen Aufgabe aber raubt ihnen nachts den Schlaf. Wie können sie die GeschĂ€ftsleitung vom Nutzen der Konsolidierung ĂŒberzeugen? Wie können sie fĂŒr einen nahtlosen Übergang sorgen und das Projektrisiko begrenzen? Wie können sie einen nachhaltigen Nutzen und eine hohe Akzeptanz des neuen Systems erreichen?

Process Mining kann diese Probleme lösen und das Unternehmen durch die Phasen eines ERP-Konsolidierungsprojekts fĂŒhren. Und so geht's:

  1. Vorkonsolidierung. Im ersten Schritt mĂŒssen die Prozesse ermittelt werden, die das System unterstĂŒtzt. Anhand des digitalen Fußabdrucks der vorhandenen IT-Systeme liefert Process Mining eine Top-Down-Sicht jedes einzelnen Prozesses und seiner Variationen. Noch wichtiger aber ist, dass Process Mining systemĂŒbergreifend Best Practices als Starthilfe fĂŒr den Entwurf eines neuen Systems ermitteln und vom ersten Tag an sicherstellen kann, dass die effizientesten Prozesse unterstĂŒtzt werden.

  2. Entwicklung einer One ERP-Vorlage. Nachdem die Best Practices ermittelt wurden, können mit Process Mining die Schritte zur Definition einer neuen Vorlage vereinfacht werden. Anschließend lĂ€sst sich mit Process Mining eine Fit-Gap-Analyse durchfĂŒhren. Dabei wird die neue Vorlage bei einer aktuellen Implementierung getestet. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse kann die Vorlage anschließend fĂŒr die Implementierung von One ERP angepasst werden. Alternativ können Sie PrioritĂ€ten fĂŒr die DurchfĂŒhrung eines Change Managements bei einem vorhandenen System festlegen.

  3. Nachkonsolidierung. Sobald das Projekt in vollem Gange ist und ein neues System ausgerollt wurde, ist es wichtig, die Akzeptanz im Auge zu behalten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt Erfolg hat und ein GeschĂ€ftswertzuwachs erzielt wird. Process Mining kann Abweichungen vom gewĂŒnschten Status („As-desired“) und vom entwicklungsgemĂ€ĂŸen Status („As-designed“) aufzeigen. Dies versetzt IT- und GeschĂ€ftsleitung in die Lage, sofort auf Prozessschleifen, fehlerhafte BenutzerĂŒbergaben usw. zu reagieren. Hat sich das System erst einmal im Unternehmen etabliert, stellt Process Mining mit Analyse- und Optimierungsschritten sicher, dass der erzielte Nutzen langfristig Bestand hat.

Erfolg in der realen Welt

Viele weltweit tĂ€tige Unternehmen haben ihre ERP-Konsolidierungsprojekte bereits mit Celonis Process Mining zum Erfolg gefĂŒhrt:

  • Ein großes, sehr breit aufgestelltes Einzelhandelsunternehmen konsolidierte 26 ERP-Installationen in einem SAP-System. Mit Celonis wurden die Purchase-to-Pay- und Oder-to-Cash-Prozesse vollstĂ€ndig transparent gemacht. Dadurch konnte das Unternehmen neue Vorlagen definieren, deren Einsatz simulieren, das Rollout beschleunigen und die damit einhergehenden Risiken verringern.

  • Ein Öl- und Gasunternehmen setzte Celonis ein, weil ein neues System nach dem Rollout in zahlreichen Regionalgesellschaften nur auf geringe Akzeptanz stieß. Die Prozesse wurden daraufhin kontinuierlich ĂŒberwacht und die tatsĂ€chliche mit der entwicklungsgemĂ€ĂŸen AusfĂŒhrung verglichen. Dabei stellte das Unternehmen einen zusĂ€tzlichen Schulungsbedarf fest und konnte die Akzeptanz schnell wesentlich verbessern.

  • Ein anderes Unternehmen setzte Celonis nach einer weltweiten Fusion ein, um die Anzahl der ERP-Systeme zu reduzieren, sie zu trennen und zu konsolidieren. Process Mining verdeutlichte dem Unternehmen im Vorfeld der technischen Umstellung die Unterschiede zwischen den Prozessen.

Fazit ist, dass es diesen Unternehmen mit Celonis Process Mining gelungen ist, enorme Konsolidierungsprojekte schneller und mit geringerem Risiko durchzufĂŒhren. Gleichzeitig wurde der Return on Investment interner und externer Ressourcen maximiert und sichergestellt, dass der erzielte Nutzen langfristig Bestand hat. Process Mining gibt ihnen die GewĂ€hr, dass Ihr ERP-System nie, nie, nie, nie, nie, nie, niemals nur ein Lastesel, ein „Beast of Burden“ wie im gleichnamigen Song der Rolling Stones, sein wird.

Southard Jones
Southard Jones
VP, Product Marketing

Southard Jones is Celonis’ VP, Product Marketing. Prior to Celonis, Southard held various executive product and marketing roles at enterprise software companies in the Business Intelligence, Analytics, and Data Science market, including Domino Data Lab, Birst, Right 90, and Siebel Analytics.

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