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ERP: Nur ein Lastesel?

By Christoph Grossbaier
6 min read

Ab welchem Punkt belastet die Verwaltung eines ERP-Systems mehr, als sie hilft, Innovation voranzutreiben und Ablรคufe zu optimieren? In den meisten Unternehmen wird die ERP-Landschaft im Laufe der Zeit immer komplexer. Aber obwohl diese Systeme extrem wichtig sind fรผr Unternehmen, ist nicht zu รผbersehen, dass die Anstrengung, sie โ€“ bei immer geringerer Geschwindigkeit โ€“ am Laufen zu halten, hรคufig grรถรŸer ist als ihr Nutzen.

Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem Scharen von Start-up-Unternehmen kontinuierlich eine Disruption der etablierten Branchen anstreben, weil sie sich den Luxus leisten kรถnnen, ihr Geschรคft von Grund auf mit moderner, agiler Technologie aufzubauen. Traditionelle Player, gleich in welchem Markt, haben diesen Luxus nicht. Um sich an der Spitze zu behaupten und das Innovationstempo beizubehalten, das sie dorthin gebracht hat, mรผssen sie erkennen, wann und wie die vorhandenen Systeme รผberholt werden mรผssen, damit ihr Nutzen die Belastung รผberwiegt.

Warum haben Unternehmen Schwierigkeiten mit ERP-Systemen?

Im Idealfall kรถnnten sich Unternehmen auf einen Anbieter und ein System beschrรคnken und so Kosten und Komplexitรคt niedrig und den Nutzen hoch halten. Doch die Realitรคt sieht anders aus. Tatsรคchlich nutzen 50 Prozent der von APQC befragten Unternehmen mehrere ERP-Systeme, wรคhrend 17 Prozent ein einzelnes System mit mehreren Versionen der Anwendung und unterschiedlichen Prozess- und Datenmodellen verwenden. Diese Komplexitรคt hat ihren Preis โ€“ 60 Prozent der Befragten gaben an, dass eine unรผbersichtliche ERP-Umgebung dem Geschรคft schadet, da der Zugriff auf qualitativ hochwertige Daten fรผr eine effektive Entscheidungsfindung viel zu lange dauert.

Es gibt viele Grรผnde, weshalb so viele Unternehmen unter Wildwuchs bei den ERP-Systemen leiden. Oft kรถnnen einzelne Geschรคftsanforderungen mit dem vorhandenen ERP-System nicht abgedeckt werden. Das Unternehmen fรผgt dann โ€žSatellitensystemeโ€œ hinzu, um den akuten Bedarf einer bestimmten Geschรคftseinheit oder Abteilung zu decken. In anderen Fรคllen entsteht durch eine Fusion oder รœbernahme eine Umgebung mit einer bunten Mischung von Systemen, die miteinander verbunden werden mรผssen. Ebenfalls denkbar ist, dass ein Unternehmen auf neue Systeme umsteigen muss, weil die Anbieter den Support fรผr รคltere Systeme einstellen.

Die daraus resultierende Komplexitรคt fรผhrt zu Ineffizienzen im Unternehmen und bremst Innovationen aus. Eine der grรถรŸten Herausforderungen ist die Wartung โ€“ dazu ist gut geschultes Personal notwendig, das sich mit mehreren Systemen auskennt und รผber das institutionelle Wissen verfรผgt, um den einwandfreien Betrieb hoch individualisierter Alt-Systeme zu gewรคhrleisten. Regulatorische Anforderungen und neue Technologien machen zusรคtzliche ERP-Schnittstellen erforderlich, die unter Umstรคnden weder technisch noch finanziell realisierbar sind. In den meisten Fรคllen geht eine komplexe Systemlandschaft auch mit komplexeren Prozessen einher. An der Schnittstelle zwischen den Systemen sind manuelle Schritte erforderlich, die die Ablรคufe verlangsamen.

Was kรถnnen Sie gegen komplexe ERP-Landschaften tun?

Wenn diese Probleme regelmรครŸig auftreten, sind sie leicht erkennbar. Nicht ganz so einfach ist es, eine Lรถsung zu finden. CIOs und IT-Leiter wissen, dass nur eine Konsolidierung der ERP-Systeme zum Ziel fรผhrt, die Umsetzung dieser gewaltigen Aufgabe aber raubt ihnen nachts den Schlaf. Wie kรถnnen sie die Geschรคftsleitung vom Nutzen der Konsolidierung รผberzeugen? Wie kรถnnen sie fรผr einen nahtlosen รœbergang sorgen und das Projektrisiko begrenzen? Wie kรถnnen sie einen nachhaltigen Nutzen und eine hohe Akzeptanz des neuen Systems erreichen?

Process Mining kann diese Probleme lรถsen und das Unternehmen durch die Phasen eines ERP-Konsolidierungsprojekts fรผhren. Und so gehtโ€™s:

  1. Vorkonsolidierung. Im ersten Schritt mรผssen die Prozesse ermittelt werden, die das System unterstรผtzt. Anhand des digitalen FuรŸabdrucks der vorhandenen IT-Systeme liefert Process Mining eine Top-Down-Sicht jedes einzelnen Prozesses und seiner Variationen. Noch wichtiger aber ist, dass Process Mining systemรผbergreifend Best Practices als Starthilfe fรผr den Entwurf eines neuen Systems ermitteln und vom ersten Tag an sicherstellen kann, dass die effizientesten Prozesse unterstรผtzt werden.

  2. Entwicklung einer One ERP-Vorlage. Nachdem die Best Practices ermittelt wurden, kรถnnen mit Process Mining die Schritte zur Definition einer neuen Vorlage vereinfacht werden. AnschlieรŸend lรคsst sich mit Process Mining eine Fit-Gap-Analyse durchfรผhren. Dabei wird die neue Vorlage bei einer aktuellen Implementierung getestet. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse kann die Vorlage anschlieรŸend fรผr die Implementierung von One ERP angepasst werden. Alternativ kรถnnen Sie Prioritรคten fรผr die Durchfรผhrung eines Change Managements bei einem vorhandenen System festlegen.

  3. Nachkonsolidierung. Sobald das Projekt in vollem Gange ist und ein neues System ausgerollt wurde, ist es wichtig, die Akzeptanz im Auge zu behalten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt Erfolg hat und ein Geschรคftswertzuwachs erzielt wird. Process Mining kann Abweichungen vom gewรผnschten Status (โ€žAs-desiredโ€œ) und vom entwicklungsgemรครŸen Status (โ€žAs-designedโ€œ) aufzeigen. Dies versetzt IT- und Geschรคftsleitung in die Lage, sofort auf Prozessschleifen, fehlerhafte Benutzerรผbergaben usw. zu reagieren. Hat sich das System erst einmal im Unternehmen etabliert, stellt Process Mining mit Analyse- und Optimierungsschritten sicher, dass der erzielte Nutzen langfristig Bestand hat.

Erfolg in der realen Welt

Viele weltweit tรคtige Unternehmen haben ihre ERP-Konsolidierungsprojekte bereits mit Celonis Process Mining zum Erfolg gefรผhrt:

  • Ein groรŸes, sehr breit aufgestelltes Einzelhandelsunternehmen konsolidierte 26 ERP-Installationen in einem SAP-System. Mit Celonis wurden die Purchase-to-Pay- und Oder-to-Cash-Prozesse vollstรคndig transparent gemacht. Dadurch konnte das Unternehmen neue Vorlagen definieren, deren Einsatz simulieren, das Rollout beschleunigen und die damit einhergehenden Risiken verringern.

  • Ein ร–l- und Gasunternehmen setzte Celonis ein, weil ein neues System nach dem Rollout in zahlreichen Regionalgesellschaften nur auf geringe Akzeptanz stieรŸ. Die Prozesse wurden daraufhin kontinuierlich รผberwacht und die tatsรคchliche mit der entwicklungsgemรครŸen Ausfรผhrung verglichen. Dabei stellte das Unternehmen einen zusรคtzlichen Schulungsbedarf fest und konnte die Akzeptanz schnell wesentlich verbessern.

  • Ein anderes Unternehmen setzte Celonis nach einer weltweiten Fusion ein, um die Anzahl der ERP-Systeme zu reduzieren, sie zu trennen und zu konsolidieren. Process Mining verdeutlichte dem Unternehmen im Vorfeld der technischen Umstellung die Unterschiede zwischen den Prozessen.

Fazit ist, dass es diesen Unternehmen mit Celonis Process Mining gelungen ist, enorme Konsolidierungsprojekte schneller und mit geringerem Risiko durchzufรผhren. Gleichzeitig wurde der Return on Investment interner und externer Ressourcen maximiert und sichergestellt, dass der erzielte Nutzen langfristig Bestand hat. Process Mining gibt ihnen die Gewรคhr, dass Ihr ERP-System nie, nie, nie, nie, nie, nie, niemals nur ein Lastesel, ein โ€žBeast of Burdenโ€œ wie im gleichnamigen Song der Rolling Stones, sein wird.

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