Fünf Debitoren-KPIs, die Sie 2021 auf dem Schirm haben sollten

Eine Herkulesaufgabe, keine Frage. Der positive Nebeneffekt ist jedoch, dass der verstärkte Fokus auf Liquidität die Debitorenbuchhaltung wieder ins Rampenlicht gerückt hat. Immer mehr Unternehmen fassen nun kritisch ins Auge, wie sie ein effektives und produktives Forderungsmanagement messen und ermöglichen können.

Wenn 2020 ein Jahr der Umbrüche und Veränderungen war, wird 2021 das Jahr der Neuausrichtung. Während sich Unternehmen auf die Erholung und den Wiederaufbau ihrer Organisationen konzentrieren, müssen ihre Debitoren-Teams in der Lage sein, mit maximaler Kapazität zu arbeiten.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir fünf KPIs zusammengestellt, um die Performance Ihrer Debitorenbuchhaltung zu messen – und eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, an welchen Punkten die Leistung Ihres Teams gesteigert werden kann.

KPI #1: Durchschnittliche Verzugstage

Die durchschnittlichen Verzugstage bieten eine gute Momentaufnahme Ihres Mahnwesens – und sind damit eine wertvolle Kennzahl für alle, die einen schnellen und zuverlässigen Überblick über die Leistung ihrer Abteilung erhalten möchten.

Das liegt vor allem daran, dass dieser KPI einfach zu berechnen ist und die notwendigen Daten zuverlässig und einfach zugänglich sind. Die einzigen Daten, die die durchschnittlichen Verzugstage betreffen, sind das Fälligkeitsdatum (normalerweise zuverlässig in Verträgen und Rechnungen erfasst) und das Zahlungsdatum (zuverlässig zum Zeitpunkt der Zahlung erfasst).

Allgemein gesehen bieten die durchschnittlichen Verzugstage einen wertvollen Überblick über das Mahnwesen und stellen dabei nur geringe Anforderungen an Sie oder Ihr Team. Da es kaum Spielraum für Abweichungen gibt, müssen Sie sich nicht mit der Analyse großer Datenmengen beschäftigen und können diese Kennzahl leicht berechnen.

Eine jüngste Studie von Celonis ergab, dass die leistungsstärksten Unternehmen durchschnittliche Verzugstage von nur 8 Tagen erreichen konnten. Über alle Organisationen hinweg lag der Durchschnittswert jedoch bei 29,9 Tagen. Wenn Ihre Zahlen über diesem Wert liegen, haben Sie wahrscheinlich Probleme mit der Forderungsperformance. Wenn Sie verstehen wollen, woher diese Probleme stammen könnten, sollten Sie sich fortschrittlichere Kennzahlen ansehen.

KPI # 2: Forderungslaufzeiten

Die Forderungslaufzeit ist die am häufigsten verwendete KPI für die Debitorenbuchhaltung – aus gutem Grund. Durch die Ermittlung der durchschnittlichen Anzahl an Tagen, die für den Zahlungseingang benötigt werden, können Sie den Cashflow auf Einzelkunden- und Unternehmensebene überwachen.

Durch die Identifizierung von Spätzahlern und Kunden, die Ihre durchschnittliche Forderungslaufzeit häufig in die Länge ziehen, zeigt die Forderungslaufzeit einige grundlegende nächste Schritte und Prioritäten zur Verbesserung des Mahnwesens auf. Es hilft Ihnen, in Grundzügen zu verstehen, woher die Probleme auf Kundenseite kommen könnten. Schwankungen der Forderungslaufzeit können Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wie verschiedene Marktkräfte die Zahlungsfristen beeinflussen, damit Sie Ihre Debitorenstrategie entsprechend anpassen können.

Eine niedrigere durchschnittliche Forderungslaufzeit ist besser, wenn es um die Maximierung des Cashflows geht. Allerdings ist eine niedrige Forderungslaufzeit oftmals nur in bestimmten Branchen, wie beispielsweise dem Einzelhandel, möglich. Zahlungsbedingungen und Forderungseffektivität sind hier die entscheidenden Hebel.

KPI #3: Prozentualer Anteil der aktuellen Forderungen

Der Nachteil der Forderungslaufzeit ist, dass Forderungen erst dann berücksichtigt werden, wenn sie fällig sind. Die Kennzahl befasst sich also nur mit Forderungen, die bereits für Schwierigkeiten sorgen. Das reicht nicht, um die Performance Ihres Forderungsmanagement-Teams zu steigern. Hier kommt der prozentuale Anteil der aktuellen Forderungen ins Spiel.

Der prozentuale Anteil der aktuellen Forderungen hilft Ihnen, die relative Verteilung der aktuellen und überfälligen Forderungen besser zu verstehen. Anstatt nur die verspäteten Zahlungen zu betrachten, unterstützt es Debitorenabteilungen, proaktiv auf hohe Forderungen einzugehen, die in Kürze fällig werden.

Der prozentuale Anteil aktueller Forderungen trägt zur tatsächlichen Transformation der Debitorenbuchhaltung bei. Er unterstützt ein Umdenken und zeigt den Teams, dass sie ihren Fokus nicht nur auf die ältesten Forderungen richten müssen. Stattdessen sollte der Fokus auf den drei Faktoren Verweildauer, Wert und Risiko liegen, um mit maximaler Kapazität zu performen und die besten Ergebnisse zu erzielen. Auf diese Weise können Teams schneller Geld eintreiben und verschwenden weniger Zeit mit überfälligen Zahlungen, die nie eintreffen werden.

KPI #4: Effektivität des Mahnwesens

Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Geldflüsse behalten wollen, müssen Sie die Lücken in Ihren Forderungsprozessen verstehen - und wissen, wie sie beseitigt werden können. Allerdings kann es schwierig sein, genau zu erkennen, wo die Schwachstellen Ihres Teams liegen. Kennzahlen wie die Forderungslaufzeit, die nur einen Gesamteindruck Ihres Cashflows vermitteln, geben keinen Aufschluss über den Zustand Ihres Unternehmens.

Die Effektivität des Mahnwesens hingegen betrachtet speziell die Effektivität Ihres Forderungsmanagement-Teams bei der Eintreibung überfälliger Zahlungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Durch die Berechnung des prozentualen Anteils der eingezogenen Zahlungen im Verhältnis zu den verfügbaren Forderungen können Sie klar erkennen, ob Sie möglicherweise ein Problem haben. Technologien wie Process Mining oder EMS identifizieren genauer, wo die Performancedefizite liegen könnten.

Im Idealfall sollte die Forderungeffektivität bei über 80 % liegen, wobei die besten Debitorenabteilungen einen Wert von 83 % erreichen. Wenn der Wert sinkt, ist das ein klares Signal dafür, dass irgendetwas Ihre Execution Capacity (also Ihre Leistungsfähigkeit) behindert – sei es die wirtschaftliche Lage Ihrer Kunden, die Art und Weise, wie Sie bestimmte Kunden ansprechen, oder die Effizienz Ihres Teams.

Da sich Ihr Unternehmen und Ihre Debitorenabteilung weiterentwickeln, sollten Sie diese Kennzahl häufig und über kürzere Zeiträume beobachten, um einen stets aktuellen Einblick in die Schwachstellen Ihrer Prozesse zu erhalten, sobald diese auftreten.

KPI #5: Kosten pro Eintreibung

Viele Unternehmen konzentrieren ihre Bewältigungsstrategien angesichts der Corona-Pandemie auf strategische, kurzfristige Ziele und Verbesserungen – jene, die sie über Wasser halten. Aber in Zeiten des Wandels ist es ebenso wichtig zu überlegen, wie heutige Entscheidungen auch langfristig die Effizienz steigern können.

Die Beobachtung der Kosten pro Eintreibung ist enorm wertvoll für die langfristige Verbesserung und Optimierung des Mahnwesens. Es ist eine der wenigen Kennzahlen, die berücksichtigt, wie die Kapazitäten Ihres Teams maximiert werden können, um mehr Forderungen zu geringeren Kosten einzutreiben.

Sicher, die Verfolgung dieses KPIs wird Ihnen keine schnellen Lösungen beschaffen. Es wird Ihnen auch nicht helfen zu verstehen, wie Sie im Vergleich zur Konkurrenz dastehen. Und ganz ehrlich, einen zuverlässigen Überblick über Ihre Kosten pro Eintreibung zu erhalten, der auf präzisen Daten basiert, ist kein Kinderspiel (obwohl die richtige Technologie das Ganze erheblich vereinfachen kann)

Aber richtig erfasst können die Kosten pro Eintreibung Veränderungen und Verbesserungen in der gesamten Debitorenabteilung ermöglichen. Nehmen Sie zum Beispiel eine Änderung wie die Prozessautomatisierung. Genaue Daten zu den Kosten pro Eintreibung können Ihnen helfen zu verstehen, wo Automatisierung eingesetzt werden kann, um die Execution Capacity Ihres Teams zu maximieren und die besten Ergebnisse zu erzielen.

Immer mehr Debitorenbuchhaltung-Teams erkennen, dass sie mit den heutigen Methoden und Metriken nur wenig Einfluss auf das Mahnwesen nehmen können. Um dies zu ändern, ist es wichtig, proaktiver zu werden und intern die Effizienz zu verbessern, indem Sie die Execution Capacity Ihrer Abteilung maximiert. Die Kosten pro Eintreibung sind ein wertvolles Werkzeug für Teams, die an solchen internen Optimierungen und Verbesserungen interessiert sind.