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Blog: Wie ein IT-Unternehmen die ZahlungseingÀnge um 40% beschleunigte
process mining for IT companies

Wie ein IT-Unternehmen die ZahlungseingÀnge um 40% beschleunigte

Southard Jones
von Southard Jones
November 06, 2017
Lesezeit: 3 Minuten

Process Mining wird hĂ€ufig mit Einsparungen fĂŒr Unternehmen in Verbindung gebracht. Doch wie hilft es ihnen, schneller an ihr Geld zu kommen?

Das Szenario: Ein großer IT-Vertriebsdienstleister expandierte rasch in neuen Regionen, als seine Mitarbeiter eine alarmierende Beobachtung machten – der Cashflow geriet durch langsamere Kundenzahlungen zunehmend unter Druck. Diese Entwicklung drohte die Wachstumsstrategie zu gefĂ€hrden. Ohne LiquiditĂ€t mĂŒsste das Unternehmen neue Einnahmequellen zur Finanzierung seiner Expansion erschließen.

Mit Hilfe von Process Mining das Sparschwein knacken

Die Mitarbeiter hatten zunĂ€chst keine ErklĂ€rung dafĂŒr. Trotz voller AuftragsbĂŒcher, guter Auftragslage und höherer Margen hatte sich die LiquiditĂ€t im Vorquartal verschlechtert. Ließen sich die Kunden mehr Zeit bei der Bezahlung ihrer Rechnungen? Dauerte die Auftragsbearbeitung zu lange? Wie konnten sie ihre Annahmen ĂŒberprĂŒfen – oder vielleicht noch ganz andere ErklĂ€rungen fĂŒr ihre Schwierigkeiten finden?

Hier kam Process Mining ins Spiel. Bald konnte das Unternehmen alle Bestellungen Schritt fĂŒr Schritt visualisieren. Die Mitarbeiter sahen nicht nur, wie und wo die Dinge richtig oder falsch liefen, sondern sie konnten auch tiefer in die Problembereiche eintauchen und genau erkennen, was aus welchem Grund geschah.

Fakturierung

  • Positiv: Die meisten Kunden zahlten pĂŒnktlich.

  • Weniger positiv: Eine unerwartete Erkenntnis – im Schnitt vergingen von der Leistungserbringung bis zur ersten Rechnung bis zu 26 Tage.

  • Die Ursache: Wartungs- oder ReparaturauftrĂ€ge. Unterschiedliche Leistungsabrechnungsmodelle auf Basis von Stunden, Meilensteinen oder Quotenvereinbarungen fĂŒhrten wegen schlecht gepflegter, fehlender und verzögert vorliegender DatensĂ€tze zu Unklarheiten. Im Schnitt dauerte es 5 bis 6 Tage, um die notwendigen Informationen aus den Abteilungen einzuholen und in die IT-Systeme einzugeben.

  • Die Lösung: Das Unternehmen vereinbarte mit zunĂ€chst 20 seiner grĂ¶ĂŸten Kunden eine einheitliche Abrechnung nach StundensĂ€tzen. Dies fĂŒhrte zu einer verbesserten IT-Bearbeitung, weil die Abteilungen die Kundendienststunden nun unmittelbar nach Abschluss eines Auftrags angeben mussten. Die schnellen RĂŒckmeldungen beschleunigten die Fakturierung um mehr als 40%.

Nacharbeit

  • Weniger positiv: Viele AuftrĂ€ge im System wurden spĂ€ter storniert oder abgelehnt.

  • Die Ursache: Die hĂ€ufigsten GrĂŒnde waren fehlgeschlagene BonitĂ€tsprĂŒfungen (weil Kunden ihre Einkaufslimits ĂŒberschritten hatten), fehlende BestĂ€nde oder Auslaufteile, die durch neuere Teilenummern ersetzt wurden (und ein Serverfehler bedeutete, dass Informationen zwischen KundenoberflĂ€che und Lagerhaltungssystem nicht korrekt ausgetauscht wurden).

  • Die Lösungen:

  1. Bei vertrauenswĂŒrdigen Kunden wurde das Einkaufslimit erhöht.

  2. Der Systemfehler, der dazu fĂŒhrte, dass die Nutzer die lieferbaren Artikel und Ersatzteilnummern nicht sehen konnten, wurde behoben.

Elektronische Bestellung

  • Weniger positiv: Das System wurde nur teilweise genutzt.

  • Die Ursache: Großkunden nutzten nach wie vor nicht automatisierte Bestellverfahren wie Telefon oder Fax.

  • Die Lösung: Großkunden wurden in der elektronischen Bestellung geschult, wodurch die Durchlaufzeiten und die manuelle Bearbeitung reduziert wurden. Die Zeit bis zur Fakturierung verkĂŒrzte sich von 3 Wochen auf 10 Tage.

Mit Hilfe von Process Mining konnte das Unternehmen seine UmsĂ€tze genau verfolgen und das GeschĂ€ft wieder auf Kurs bringen. Durch IdentifizierUNG der Faktoren, die den grĂ¶ĂŸten Beitrag zur Beschleunigung der ZahlungseingĂ€nge leisten, konnte das Unternehmen die notwendigen Anpassungen vornehmen und seinen Kurs in Richtung nachhaltiges Wachstum und Erfolg wieder fortsetzen

Southard Jones
Southard Jones
VP, Product Marketing

Southard Jones is Celonis’ VP, Product Marketing. Prior to Celonis, Southard held various executive product and marketing roles at enterprise software companies in the Business Intelligence, Analytics, and Data Science market, including Domino Data Lab, Birst, Right 90, and Siebel Analytics.

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