Optimierung von Working Capital Management mittels AI: Q&A mit Ray Wang, Teil 1

Der Druck auf CFOs, innerbetriebliche Reibungen zwischen Abteilungen zu beseitigen, ist höher denn je. Gleichzeitig haben 52 Prozent aller Fortune-500-Unternehmen seit dem Jahr 2000 Insolvenz beantragt. In diesem Geschäftsklima kristallisiert sich immer mehr heraus: Unternehmen, die neue Technologien zur Optimierung ihres Working Capitals und zur Beschleunigung ihrer Geschäftsprozesse nicht annehmen, werden das Zeitalter des „digitalen Darwinismus“, wie es Ray Wang (VP Constellation Research) nennt, nicht überleben.

Branchenstudien belegen, welchen erheblichen Vorteil der Einsatz von Finanzsoftware auf Basis künstlicher Intelligenz mit sich bringt. Deshalb kann Wang mit Gewissheit sagen: Der digitale Darwinismus bestraft diejenigen, die zu lange warten.

Erleben Sie reibungslose Finanzprozesse

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der alle Ihre Finanzprozesse perfekt harmonieren, frei von Engpässen und Ineffizienzen. Eine Welt, in der jede finanzielle Transaktion digital transformiert wird und einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung anstößt, der manuelle Ineffizienz durch Automatisierung ersetzt, den Nachbesserungsaufwand minimiert und die Entscheidungsfindung in allen Abteilungen beschleunigt.

Eine Welt, in der die KI alle Engpässe, Ineffizienzen und Möglichkeiten in Ihren Finanzprozessen im Voraus erkennt und Sie auf potenzielle Chancen und Risiken hinweist. Wir sprechen von einer Welt der reibungslosen Finanzprozesse, die durch KI-Technologie und Process Mining ermöglicht wird.

Unternehmen, die auf Process Mining und reibungslose Finanzprozesse setzen, verschaffen sich einen exponentiellen Vorteil, der in Zuwächsen von 60 bis 70 Prozent an Marktanteilen sowie in 50 bis 60 Prozent mehr Gewinn resultiert. Diejenigen, die das nicht tun, setzen ihre Existenz in einem sich rasant verändernden Umfeld aufs Spiel.

Aus diesem Anlass habe ich mich mit Ray Wang zusammengesetzt, Principal Analyst und Chairman von Constellation Research. Ich wollte in Erfahrung bringen, welche Antworten er auf die häufigsten Fragen von Finanzprofis aus aller Welt hat, die reibungslose Finanzprozesse in ihren Unternehmen realisieren möchten.

Q&A: Optimierung von Working Capital und der Weg zu reibungslosen Finanzprozessen

F: Ray, was hält Ihre Erfahrung nach Unternehmen davon ab, ihre Finanzprozesse reibungslos zu gestalten? A: Die einfache Antwort lautet: Der Teufel steckt im Detail. Das können unnötige manuelle Schritte sein, sinnlose Prozessabläufe, ständige Nachbesserungen – die Liste ließe sich noch beliebig fortsetzen. Diese Details summieren sich innerhalb von Finanzprozessen und sind verheerend für Unternehmen wie die zuvor von Ihnen genannten.

A: Sie sollten zunächst herausfinden, welche Prozesse sich am stärksten auf die drei Haupttreiber reibungsloser Finanzprozesse auswirken:

• Working Capital optimieren – so kann das Unternehmen mit weniger mehr erreichen.
• Unternehmen agiler machen – es gilt, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und Geschäftsbereiche mit mehr Flexibilität und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit auszustatten.
• Prozessreibungen entfernen – die Ursachen für verlangsamte und ineffiziente Finanzprozesse müssen aufgedeckt und beseitigt werden, um Tempo, Effizienz und Anpassungsfähigkeit zu erhöhen.

A: Hier besteht der Trick darin, das Ausmaß häufiger Zahlungen zu verringern. Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, Finanzprozesse zu verbessern, die nachhaltigen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben. Manche dieser Prozesse enthalten Details, die für Ihr Umlaufvermögen verheerend sind. Ich würde konkret damit anfangen, sich die Prozesse für Skonti und Rabatte, Forecast to Fulfill sowie Procure und Purchase to Pay (P2P) genauer anzusehen.

CFOs können zunächst ihr Working Capital Management optimieren, indem sie sich Prozesse wie etwa die Kosten der verkauften Güter ansehen, um herauszufinden, wie sie ihre Ausgaben verringern können. Sie analysieren, inwieweit sie Transportkosten senken und Abschreibungen sichern können.

Dieser Prozess beginnt normalerweise mit Zielen wie der Erhöhung der vertrieblichen Effizienz, Minimierung der Prozesstransaktionskosten, Standardisierungs- und Automatisierungsinitiativen, Senkung der Investitionskosten, Erhöhung der Forderungen aus Warengeschäften, Verbesserung der Kapazitätsauslastung usw.

A: Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Frage, wie sie Datensysteme einsetzen, um produktive finanzielle Entscheidungen zu treffen. Sie können sich fragen:

• Werden viele Lieferanten in unseren Systemen doppelt aufgeführt?
• Welche Anstrengungen werden unternommen, um den Mangel an standardisierten Zahlungsbedingungen auszugleichen?
• Was ist zu tun, wenn unterschiedliche Zahlungsbedingungen für denselben Lieferanten vorhanden sind?

Die meisten dieser Daten stammen aus manuellen Systemen, die wir zwar eingerichtet haben, aber nur selten auf problematische Muster und Verhaltensweisen hin analysieren. Genau hier kommt KI-gestützte Process-Mining-Technologie ins Spiel.

Neue KI-Tools bringen vollständige Transparenz in diese Prozesse und ihre Blockaden. Damit hat schon mancher Chancen entdeckt, die er zuvor nie hatte sehen können. Mit diesem Verständnis kann man dann Lösungen entwickeln, mit denen sich das operative Working Capital langfristig optimieren lässt.

F: Wie können CFOs das Unternehmen agiler gestalten? A: Mit drei einfachen Schritten erreichen Sie, dass Ihr Unternehmen agiler wird und sich schnell an jede Situation anpassen kann:

• Zero-Based Budgeting. Das ist ganz wichtig. Beim Zero-Based Budgeting lernt man vor allem, seine Zahlungsziele festzulegen und die Ergebnisse mithilfe einer erfolgversprechenden Methode zu messen und zu planen.
• Kooperative Unternehmensplanung. Hier geht es um die Erstellung und Einrichtung von Modellen, die auf Ihre Pläne direkt reagieren – dabei müssen alle Finanzabteilungen, die an Ihren Initiativen beteiligt sind, eng zusammenarbeiten.
• Automatisierung des Risikomanagementsystems. Das ist einer der spannendsten Vorteile von Process Mining – besonders für CFOs. Sie können neue KI-Funktionen einrichten, die Ihr Unternehmen automatisch vor potenziellen Risiken warnen. Außerdem werden Ihnen auf der Grundlage von systemintern erfassten Mustern auch gleich entsprechende Gegenmaßnahmen vorgeschlagen und deren Folgen skizziert. Mithilfe dieser automatischen Warnungen können Mitarbeiter proaktiv effektivere und intelligentere Schritte unternehmen und so Bedrohungen ausschalten, bevor sie zum Problem werden.

F: Wie lassen sich Finanzprozesse intelligenter gestalten? A: Langfristig wird Ihnen das nur gelingen, wenn Sie Prozessdaten anhand von Kontext und Relevanz strukturieren. Das ist unerlässlich für Unternehmen, die Finanzprozesse automatisieren, effizientere Initiativen realisieren und zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreichen wollen, um einen echten unternehmerischen Mehrwert zu erzielen.

Zum Kontext gehören alle Faktoren, die während der einzelnen Prozessphasen auftreten. Einige Beispiele:

• Zeit
• Ort
• Beziehungen
• Wetterlage
• Rollen
• Absicht
• Sentiment

Alle diese Faktoren fördern die Relevanz in KI-Systemen und führen im Lauf der Zeit zu intelligenten Finanzprozessen. Diese wiederum führen zu effektiveren Initiativen zur Prozessverbesserung und langfristigem Erfolg.

F: Welche Rolle spielt der Mensch in solch einer KI-Umgebung? A: Bei der Nutzung von KI-Finanzsoftware geht es nicht darum, Menschen und menschliche Entscheidungen überflüssig zu machen. Tatsächlich geschieht genau das Gegenteil: Ihre Mitarbeiter bekommen mehr Gelegenheiten zur Zusammenarbeit und mehr Wahlmöglichkeiten, als ihnen zuvor bewusst waren. Dadurch können sie schnellere, intelligentere Entscheidungen treffen.

Anticipatory Analytics – auch Intent-Driven Design genannt — ist im Zeitalter reibungsloser Finanzprozesse ein Schlüssel zu fundierter Entscheidungsfindung. Wenn Aktionen und Prognosen auf Datenanalysen basieren statt auf Gefühlen und Vermutungen, werden Finanzteams keine Entscheidungen aus der Hand genommen. Vielmehr erhalten sie die Möglichkeit, sich von Mustern zu lösen, die ihnen bisher vielleicht gar nicht bewusst waren, und gewinnen die nötige Weitsicht, um Bedrohungen und riskante Situationen vor ihrem Auftreten zu identifizieren.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Rennfahrer und am Tag des großen Rennens regnet es. Darauf müssen Sie und Ihre Boxencrew vorbereitet sein – Sie können dafür etwa frühere Strategien und Erfahrungen beim Fahren auf nasser Strecke heranziehen. Sie müssen vielleicht die Reifen wechseln, ihre Rennstrategie ändern, die schlechtere Sicht einplanen und auch berücksichtigen, wie andere Boliden in der Vergangenheit für ähnliche Situationen gerüstet wurden und welche Methoden sich dabei am meisten bewährt haben.

Stellen Sie sich nun vor, man könnte Process Mining auf Autorennen anwenden – dabei würden Sie feststellen, dass es noch eine andere Methode zur Rennvorbereitung bei nasser Strecke für sie und ihr Team gibt, mit der die Erfolgschancen auf 98 % geschätzt werden. Würden Sie nun Ihr herkömmliches Muster wählen, bei dem Sie Ihre Erfolgschancen gar nicht beziffern können, oder eine neue Methode ausprobieren, deren Chancen so vielversprechend sind?