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Wie man ein Prozessoptimierungsprojekt nachhaltig zum Erfolg fรผhrt

By Simone Hoffmann
6 min read

Es ist kein Geheimnis, dass ineffiziente Prozesse bares Geld kosten. Eine Studie ergab, dass rund 70 Prozent der Arbeitszeit hauptsรคchlich infolge eines mangelhaften Prozessmanagements verschwendet werden und ein mangelhaftes Management der Datenqualitรคt die Vereinigten Staaten jรคhrlich rund 3 Billionen Dollar kostet. Doch wo soll man ansetzen, um die Daten in den Griff zu bekommen und die Prozessleistung zu maximieren?

Celonis kann helfen. Die richtige Optimierungslรถsung kann Ihre Effizienz um bis zu 30 Prozent steigern und zugleich die Kosten, Komplexitรคt und Time-to-Market reduzieren. Und das Beste daran ist: Celonis ist einfach zu implementieren, benutzerfreundlich und abteilungsรผbergreifend einsetzbar.

Wie kรถnnen Sie Ihre Weichen auf Erfolg stellen? Wie bei jeder Initiative brauchen Sie auch hier eine Roadmap.

1) Projektumfang/Szenario definieren

Klรคren Sie zuerst, was Sie erreichen wollen. Nach unseren Erfahrungen treten am Anfang in der Regel zwei Arten von Kunden auf den Plan:

  • Entdecker wollen ihre Prozesse transparenter gestalten und herausfinden, wie ihr Geschรคft eigentlich im Detail ablรคuft. Sie wollen sich einen lรผckenlosen รœberblick รผber ihre Stรคrken und Schwรคchen verschaffen sowie wesentliche Abweichungen, Engpรคsse und Compliance-VerstรถรŸe ermitteln, die sich auf die Kosten und Durchlaufzeiten auswirken.

  • Jรคger haben ein konkretes Ziel vor Augen, wie etwa eine Revision, Automatisierung, ERP-Migration usw. Sie haben bereits eine Idee, an welchen Stellen sie ihre Prozesse optimieren kรถnnen, benรถtigen aber belastbare Daten, wenn sie in der Chefetage auf Verรคnderungen drรคngen.

Legen Sie kurz- und langfristige SMART-Ziele einschlieรŸlich ihres Umfangs und messbarer Meilensteine fest, z.B. โ€žTransportkosten in den nรคchsten sechs Monaten um 10 Prozent reduzierenโ€œ. Wenn Sie gleich zu Anfang MessgrรถรŸen festlegen, kรถnnen Sie Ihre Fortschritte besser รผberwachen, nachdem Sie ร„nderungen an Ihren Geschรคftsablรคufen vorgenommen haben.

2) Auf Kernprozesse konzentrieren

Gerade fรผr Entdecker ist es wichtig, den richtigen Ansatzpunkt zu finden. Aus der Arbeit mit unseren Kunden wissen wir, dass einige Abweichungen erstaunlich oft vorkommen: Bei 80 Prozent unserer Kunden sind Nachbesserungen ein Thema, und mehr als 65 Prozent prรผfen eine Automatisierung ihrer Prozesse.

Nur wenige Unternehmen haben die Zeit oder das Geld, jeden einzelnen Prozess manuell zu durchleuchten und zu bewerten. Mittels Process Mining und KI-Technologien kann Celonis Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu untersuchen und dabei zugleich die Auswirkungen von ร„nderungen zu bewerten, Ihren idealen Prozessplan mit der Realitรคt zu vergleichen und Empfehlungen zur Verbesserung der Konformitรคt und Compliance zu geben.

3) Durchstarten zum Erfolg

Zeit ist Geld, und der gesunde Menschenverstand sagt uns, dass man Dinge schneller erledigen muss, wenn man Geld sparen will. Die Celonis-Technologie bietet Ihnen all dies und noch mehr, was andere Lรถsungen nicht leisten: Sie bietet grenzenlose Mรถglichkeiten.

Celonis ist nicht nur mit Standard- und kundenspezifischen Datensystemen kompatibel oder konfigurierbar, sondern bietet auch eine ganze Palette von intelligenten Apps, die auf den Erfahrungen anderer Kunden basieren. Ganz gleich, wie komplex Ihr System oder der Aufbau Ihrer Prozesse ist โ€“ mit Celonis kรถnnen Sie schnell erkennen, wo Sie mit Ihren Ressourcen die grรถรŸte Wirkung erzielen.

4) Datenqualitรคt prรผfen und optimieren

In vielen Fรคllen geht eine mangelhafte Datenqualitรคt mit ineffizienten Prozessen einher und lรคsst nur allzu oft einen Teufelskreis entstehen. Die gute Nachricht ist, dass Celonis den Teufelskreis durchbrechen kann, indem es Systembrรผche sowie schlecht gepflegte und fehlende Daten identifiziert. Davon profitieren nicht nur Ihre Prozesse, sondern auch Ihre IT-Landschaft, die als Nervensystem Ihres Geschรคfts fungiert und dafรผr sorgt, dass Sie das Potenzial Ihrer Geschwindigkeit und laufenden Analysen voll ausschรถpfen kรถnnen.

Stammdaten sind fรผr Unternehmen Gold wert! Allein durch das Aufspรผren und Korrigieren systematischer Fehler in den Stammdatensรคtzen konnte einer unserer Kunden aus dem Fertigungssektor die Durchlaufzeiten um 30 Prozent beschleunigen. Zudem konnten Workflow-Abbrรผche vermieden, die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Workitem reduziert, der Workflow erheblich beschleunigt und die Kosten um 20 Prozent gesenkt werden.

5) Eine Kultur der Wachsamkeit aufbauen

Mit Celonis kรถnnen Sie die Transparenz fรถrdern, Silos beseitigen und eine faktenbasierte Kultur etablieren, in der verschiedene Abteilungen effektiv zusammenarbeiten. Dies schรคrft das Bewusstsein fรผr Process Excellence und trรคgt dazu bei, dass die Abteilungen an einem Strang ziehen.

Neue Tools sind fรผr Mitarbeiter nicht immer einfach. Vielleicht mรถchten Sie einige Mitarbeiter dazu motivieren, als Pioniere fรผr den Rest des Unternehmens voranzugehen? Der IT-Bereich und das Management sind zwar sehr wichtig, doch der Nutzen von Celonis muss auch bei den geschรคftlichen Anwendern โ€“ den eigentlichen Experten Ihrer Prozesse โ€“ ankommen. Daher sollten Sie alle Stakeholder an der Festlegung und รœberwachung von Umfang und Zielen beteiligen, um den Erfolg Ihrer Initiative zu sichern.

6) Schulungen und Anreize schaffen

Bauen Sie eine interne Support-Community auf, in der Mitarbeiter Tipps austauschen und Bereiche mit Optimierungsbedarf gemeinsam ermitteln kรถnnen. Eine feste Community macht es nicht nur leichter, Best Practices auszutauschen und die ersten Ergebnisse bekannt zu machen, sondern spornt auch zum Mitmachen an. So entsteht mit der Zeit ein Schneeballeffekt, der jeden Mitarbeiter in den Bann ziehen und letztlich die Effizienz steigern wird.

Ein Paradebeispiel dafรผr ist Siemens, das eine florierende Community von fast 5.000 aktiven Celonis-Nutzern fรผr Prozessverbesserungen aufgebaut hat. Siemens veranstaltet โ€žProcess-Dash-Messenโ€œ und andere Initiativen, um die Mitarbeiter zusammenzubringen und รผber Use Cases zu vernetzen.

Der Weg in die Zukunft

Ob ein Projekt langfristig erfolgreich ist, hรคngt oft von Ihrem Plan und der Arbeit ab, die Sie in den Plan investieren. Ein Sprichwort dazu lautet: Wer beim Planen versagt, plant sein Versagen.

Mehr Transparenz und ein besseres Verstรคndnis sind zwar groรŸartig, doch Daten ohne Taten ergeben wenig Sinn. Entwickeln Sie eine Kultur, in der Mitarbeiter notwendige Verรคnderungen erkennen, die Tools zur Planung und Umsetzung dieser Verรคnderungen erhalten und ihren Erfolg teilen kรถnnen, um die Zusammenarbeit noch mehr zu vertiefen.

Celonis kann Sie auf diesem Weg begleiten โ€“ vom ersten Eintauchen in Ihre Daten bis hin zu neuen, dynamischen Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen. Fรผr uns geht es nicht nur darum, Prozesse zu verรคndern und sie effizienter zu machen โ€“ wir รถffnen Wege zu neuen Denkweisen, damit Sie Ihren gesamten Geschรคftsbetrieb optimieren und so eine wirklich erfolgreiche Transformation sicherstellen kรถnnen.

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