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Zeit fรผr Revolutionen im Auditbereich

By Dr. Rainer Lenz
6 min read

Im digitalen Zeitalter ist die Zeit fรผr Revolutionen im Auditbereich gekommen.

Das Wort โ€žAuditโ€œ geht auf das lateinische Wort โ€žaudireโ€œ zurรผck, was so viel wie zuhรถren bedeutet. Bei genauerer Betrachtung ergibt das auch viel Sinn. Bei einem Audit geht es darum, den Geschรคftsinhabern/Managern/Mitarbeitern zuzuhรถren, um zu verstehen, was im Unternehmensumfeld geschieht und geschรคftliche Verbesserungen voranzutreiben, um Verรคnderungen anzustoรŸen und die DNA eines Unternehmens zu stรคrken. Doch wie kรถnnen Prรผfer dies erreichen?

Prรผfer als Protagonisten des Wandels

Der Arbeit von Prรผfern haftet oft ein veraltetes Image an. Sie werden zumeist als Vollstrecker oder Berater gesehen, der immer โ€žalles besser weiรŸโ€œ. Umgekehrt sehen sich Prรผfer gelegentlich als โ€žSuperheldenโ€œ, die als Retter kommen und sich รผber den Geschรคftsalltag erheben. Durch diese Kluft in der Wahrnehmung sowie durch Silodenken und -strukturen in Organisationen werden Prรผfer oftmals zu AuรŸenseitern.

Meiner Meinung nach sollten sich die Prรผfer des 21. Jahrhunderts eher die Anpassungsfรคhigkeit von Landwirten zum Vorbild nehmen statt sich am reglementierten Vorgehen der Polizei oder am Heldentum getarnter Kreuzritter zu orientieren.

Die heutige digitale Welt bietet Prรผfern neue Mรถglichkeiten, ihren Unternehmen โ€žzuzuhรถrenโ€œ. Da die Hauptaufgabe der Prรผfer darin besteht, kritische Prozesse und Aktivitรคten genauer zu beleuchten, um a) negative Entwicklungen zu verhindern und b) Verbesserungen anzustoรŸen, mรผssen sie โ€“ bevor sie Lรถsungen fรผr Probleme vorschlagen kรถnnen โ€“ nicht nur die richtigen Fragen kennen, sondern auch eine gemeinsame Sprache finden, um mit den zustรคndigen Personen รผber die Probleme zu sprechen.

Durchgรคngige Transparenz im Unternehmen schaffen

Der Schlรผssel fรผr die gemeinsame Basis liegt in den Daten Ihres Unternehmens. Mit Big Data innerhalb einer Organisation kรถnnen Prรผfer bessere Arbeit leisten und ein Geschรคft nach vorn bringen. Bisher war dies fรผr Prรผfer eine knifflige Aufgabe, denn es galt, in die groรŸe Black Box ihrer Organisation zu spรคhen und alles, was hinter den Kulissen ablief, richtig zu kontrollieren und zu analysieren.

Fรผr die Suche nach der berรผhmten Nadel im Heuhaufen braucht man das richtige Tool, und meiner Meinung nach bietet Process Mining genau die Funktionen, auf die Prรผfer gewartet haben. Process Mining ist eine Technologie fรผr Big-Data-Analysen, die Geschรคftsablรคufe von Unternehmen vollstรคndig sichtbar macht. Daten aus den IT-Systemen eines Unternehmens werden zusammengefรผgt, um Prozesse in Echtzeit zu rekonstruieren, abzubilden und zu analysieren. Aus diesen Darstellungen kรถnnen Prรผfer ableiten, wie das Unternehmen in der Praxis arbeitet, regelwidrige Abweichungen feststellen und ihre Auswirkungen beurteilen.

Die Prรผfer erhalten einen grรผndlichen Einblick in den aktuellen Prozessablauf und kรถnnen auf dieser Basis ermitteln, wie das Unternehmen zur Steigerung der Effizienz und Produktivitรคt arbeiten sollte. In einem Audit geht es darum, Klarheit zu schaffen. Prรผfer mรผssen die Strukturen in den Prozessen verstehen. Beim Einsatz von Process Mining braucht keiner mehr zu spekulieren, denn die Daten sprechen fรผr sich!

Im Audit fรผhren die besten Fragen zu den besten Gesprรคchen

Bei mittelgroรŸen bis groรŸen Unternehmen stehen einem sofort verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Sprachen vor Augen. End-to-End-Prozesse wie Procure-to-Pay oder Order-to-Cash gehen รผber traditionelle Funktionsgrenzen hinaus. Die Einkaufsteams sprechen eine Sprache und die Buchhaltungsteams eine andere. Wenn ein Prozess scheitert, ist es fรผr die Teams der verschiedenen Abteilungen schwierig, auf eine optimale und zeitnahe Lรถsung hinzuarbeiten, wenn Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind, die eigentliche Problemursache im Prozess verborgen liegt und man zumeist รผber Bauchgefรผhle diskutiert. Mit Process Mining ist es jedoch mรถglich, Ursachen zu ermitteln und datengesteuerte Gesprรคche mit dem Ziel zu fรผhren, zu lernen und zu verbessern.

Beim Process Mining รผbernehmen Prรผfer eine vรถllig neue Rolle. Sie sprechen die gleiche Sprache und bieten Unterstรผtzung, statt Kritik zu รผben. Es ist von groรŸem Vorteil, wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen an einem Strang ziehen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die auf einem gemeinsamen Verstรคndnis der Daten beruhen.

Natรผrlich wird Ihnen Process Mining nicht sofort alle Antworten geben. Eines meiner wichtigsten Mottos ist: โ€žLassen Sie die Daten sprechenโ€œ. Wenn Sie dies zulassen, werden Sie relevantere und gezieltere Fragen zu Unternehmensdaten und kritischen Prozessen stellen. Warum gibt es Abweichungen im Prozess? Wo liegen die Ursachen fรผr lange Durchlaufzeiten? Wie kรถnnen wir den Prozess weiter automatisieren? Wie kรถnnen wir in Zukunft eine bessere Compliance gewรคhrleisten? Mit Process Mining kann sich der Prรผfer mit guten Fragen auf das Audit vorbereiten, um gute und lรถsungsorientierte Gesprรคche zu fรผhren.

Denn genau darum geht es in einem Audit. Der Prรผfer sollte nicht mit einer pauschalen Checkliste zum Audit kommen und so auftreten, als habe er alle Antworten parat. Aufgabe eines Prรผfers ist vielmehr, zu hinterfragen, zuzuhรถren und zu verstehen, was wirklich im Unternehmen ablรคuft.

Audits als fester und proaktiver Bestandteil der Organisation

Process Mining in einer Organisation macht Audits nicht nur moderner und proaktiver, sondern verรคndert auch die Rolle der Prรผfer und macht sie zu Pionieren. Moderne Prรผfer stehen nicht mehr als Zuschauer am Rande des Geschehens, sondern sind Teil der modernen Unternehmenslandschaft, die hรคufig komplex, ambivalent und immer mehr disruptiven Verรคnderungen unterworfen ist. Process Mining ist ein wichtiges Instrument, mit dem Prรผfer das Risikoumfeld einer Organisation viel genauer betrachten und Empfehlungen auf Basis ihrer Beobachtungen geben kรถnnen. Im Mittelpunkt steht nicht mehr die โ€žLรถsung eines Problemsโ€œ, sondern die Fรถrderung einer Kultur der Kommunikation, des Lernens und des proaktiven Wandels in der Organisation.

Celonis ist die perfekte Lรถsung fรผr Prozessverantwortliche und Prรผfer, um zu erkennen, was in der Organisation geschieht, die richtigen Fragen zu stellen und darรผber zu sprechen, wie man sich verbessern kann. Besonders leistungsfรคhig ist Process Mining immer dann, wenn es in die Hรคnde der Prozessverantwortlichen gelegt wird. Wenn Sie Process Mining als Strategie in der Organisation fest verankern, wird Ihr Unternehmen Dinge, die verbessert werden mรผssen, stets in Echtzeit im Blick behalten.

Sie wissen, dass Sie in Ihrer Organisation vieles verbessern kรถnnen. Und Sie fragen sich, wie das gehen soll. Wie kรถnnen Sie Verรคnderungen herbeifรผhren? Gemeinsame Ziele, gemeinsames Wissen und gegenseitiger Respekt werden Sie weit bringen. Hรคufige, zeitnahe und lรถsungsorientierte Gesprรคche werden Sie auf Ihrer Reise begleiten. Und wenn Sie die Interessen wichtiger Akteure, wie etwa von Prรผfern, Prozessverantwortlichen und anderen verantwortlichen Personen, in Ihrer Organisation mit wertvollen datengestรผtzten Erkenntnissen in Einklang bringen, werden sich vielversprechende Mรถglichkeiten fรผr Verรคnderungen erรถffnen.

Werden Sie Ihre Daten sprechen lassen, damit Sie daraus lernen und positive Verรคnderungen herbeifรผhren kรถnnen?

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