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Revolutioniere das Audit

Zeit für Revolutionen im Auditbereich

Rainer Lenz
von Dr. Rainer Lenz
September 17, 2018
Lesezeit: 6 Minuten
Gepostet in Business Excellence

Im digitalen Zeitalter ist die Zeit für Revolutionen im Auditbereich gekommen.

Das Wort „Audit“ geht auf das lateinische Wort „audire“ zurück, was so viel wie zuhören bedeutet. Bei genauerer Betrachtung ergibt das auch viel Sinn. Bei einem Audit geht es darum, den Geschäftsinhabern/Managern/Mitarbeitern zuzuhören, um zu verstehen, was im Unternehmensumfeld geschieht und geschäftliche Verbesserungen voranzutreiben, um Veränderungen anzustoßen und die DNA eines Unternehmens zu stärken. Doch wie können Prüfer dies erreichen?

Prüfer als Protagonisten des Wandels

Der Arbeit von Prüfern haftet oft ein veraltetes Image an. Sie werden zumeist als Vollstrecker oder Berater gesehen, der immer „alles besser weiß“. Umgekehrt sehen sich Prüfer gelegentlich als „Superhelden“, die als Retter kommen und sich über den Geschäftsalltag erheben. Durch diese Kluft in der Wahrnehmung sowie durch Silodenken und -strukturen in Organisationen werden Prüfer oftmals zu Außenseitern.

Meiner Meinung nach sollten sich die Prüfer des 21. Jahrhunderts eher die Anpassungsfähigkeit von Landwirten zum Vorbild nehmen statt sich am reglementierten Vorgehen der Polizei oder am Heldentum getarnter Kreuzritter zu orientieren.

Die heutige digitale Welt bietet Prüfern neue Möglichkeiten, ihren Unternehmen „zuzuhören“. Da die Hauptaufgabe der Prüfer darin besteht, kritische Prozesse und Aktivitäten genauer zu beleuchten, um a) negative Entwicklungen zu verhindern und b) Verbesserungen anzustoßen, müssen sie – bevor sie Lösungen für Probleme vorschlagen können – nicht nur die richtigen Fragen kennen, sondern auch eine gemeinsame Sprache finden, um mit den zuständigen Personen über die Probleme zu sprechen.

Durchgängige Transparenz im Unternehmen schaffen

Der Schlüssel für die gemeinsame Basis liegt in den Daten Ihres Unternehmens. Mit Big Data innerhalb einer Organisation können Prüfer bessere Arbeit leisten und ein Geschäft nach vorn bringen. Bisher war dies für Prüfer eine knifflige Aufgabe, denn es galt, in die große Black Box ihrer Organisation zu spähen und alles, was hinter den Kulissen ablief, richtig zu kontrollieren und zu analysieren.

Für die Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen braucht man das richtige Tool, und meiner Meinung nach bietet Process Mining genau die Funktionen, auf die Prüfer gewartet haben. Process Mining ist eine Technologie für Big-Data-Analysen, die Geschäftsabläufe von Unternehmen vollständig sichtbar macht. Daten aus den IT-Systemen eines Unternehmens werden zusammengefügt, um Prozesse in Echtzeit zu rekonstruieren, abzubilden und zu analysieren. Aus diesen Darstellungen können Prüfer ableiten, wie das Unternehmen in der Praxis arbeitet, regelwidrige Abweichungen feststellen und ihre Auswirkungen beurteilen.

Die Prüfer erhalten einen gründlichen Einblick in den aktuellen Prozessablauf und können auf dieser Basis ermitteln, wie das Unternehmen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität arbeiten sollte. In einem Audit geht es darum, Klarheit zu schaffen. Prüfer müssen die Strukturen in den Prozessen verstehen. Beim Einsatz von Process Mining braucht keiner mehr zu spekulieren, denn die Daten sprechen für sich!

Im Audit führen die besten Fragen zu den besten Gesprächen

Bei mittelgroßen bis großen Unternehmen stehen einem sofort verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Sprachen vor Augen. End-to-End-Prozesse wie Procure-to-Pay oder Order-to-Cash gehen über traditionelle Funktionsgrenzen hinaus. Die Einkaufsteams sprechen eine Sprache und die Buchhaltungsteams eine andere. Wenn ein Prozess scheitert, ist es für die Teams der verschiedenen Abteilungen schwierig, auf eine optimale und zeitnahe Lösung hinzuarbeiten, wenn Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind, die eigentliche Problemursache im Prozess verborgen liegt und man zumeist über Bauchgefühle diskutiert. Mit Process Mining ist es jedoch möglich, Ursachen zu ermitteln und datengesteuerte Gespräche mit dem Ziel zu führen, zu lernen und zu verbessern.

Beim Process Mining übernehmen Prüfer eine völlig neue Rolle. Sie sprechen die gleiche Sprache und bieten Unterstützung, statt Kritik zu üben. Es ist von großem Vorteil, wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen an einem Strang ziehen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die auf einem gemeinsamen Verständnis der Daten beruhen.

Natürlich wird Ihnen Process Mining nicht sofort alle Antworten geben. Eines meiner wichtigsten Mottos ist: „Lassen Sie die Daten sprechen“. Wenn Sie dies zulassen, werden Sie relevantere und gezieltere Fragen zu Unternehmensdaten und kritischen Prozessen stellen. Warum gibt es Abweichungen im Prozess? Wo liegen die Ursachen für lange Durchlaufzeiten? Wie können wir den Prozess weiter automatisieren? Wie können wir in Zukunft eine bessere Compliance gewährleisten? Mit Process Mining kann sich der Prüfer mit guten Fragen auf das Audit vorbereiten, um gute und lösungsorientierte Gespräche zu führen.

Denn genau darum geht es in einem Audit. Der Prüfer sollte nicht mit einer pauschalen Checkliste zum Audit kommen und so auftreten, als habe er alle Antworten parat. Aufgabe eines Prüfers ist vielmehr, zu hinterfragen, zuzuhören und zu verstehen, was wirklich im Unternehmen abläuft.

Audits als fester und proaktiver Bestandteil der Organisation

Process Mining in einer Organisation macht Audits nicht nur moderner und proaktiver, sondern verändert auch die Rolle der Prüfer und macht sie zu Pionieren. Moderne Prüfer stehen nicht mehr als Zuschauer am Rande des Geschehens, sondern sind Teil der modernen Unternehmenslandschaft, die häufig komplex, ambivalent und immer mehr disruptiven Veränderungen unterworfen ist. Process Mining ist ein wichtiges Instrument, mit dem Prüfer das Risikoumfeld einer Organisation viel genauer betrachten und Empfehlungen auf Basis ihrer Beobachtungen geben können. Im Mittelpunkt steht nicht mehr die „Lösung eines Problems“, sondern die Förderung einer Kultur der Kommunikation, des Lernens und des proaktiven Wandels in der Organisation.

Celonis ist die perfekte Lösung für Prozessverantwortliche und Prüfer, um zu erkennen, was in der Organisation geschieht, die richtigen Fragen zu stellen und darüber zu sprechen, wie man sich verbessern kann. Besonders leistungsfähig ist Process Mining immer dann, wenn es in die Hände der Prozessverantwortlichen gelegt wird. Wenn Sie Process Mining als Strategie in der Organisation fest verankern, wird Ihr Unternehmen Dinge, die verbessert werden müssen, stets in Echtzeit im Blick behalten.

Sie wissen, dass Sie in Ihrer Organisation vieles verbessern können. Und Sie fragen sich, wie das gehen soll. Wie können Sie Veränderungen herbeiführen? Gemeinsame Ziele, gemeinsames Wissen und gegenseitiger Respekt werden Sie weit bringen. Häufige, zeitnahe und lösungsorientierte Gespräche werden Sie auf Ihrer Reise begleiten. Und wenn Sie die Interessen wichtiger Akteure, wie etwa von Prüfern, Prozessverantwortlichen und anderen verantwortlichen Personen, in Ihrer Organisation mit wertvollen datengestützten Erkenntnissen in Einklang bringen, werden sich vielversprechende Möglichkeiten für Veränderungen eröffnen.

Werden Sie Ihre Daten sprechen lassen, damit Sie daraus lernen und positive Veränderungen herbeiführen können?

Buchen Sie jetzt ein Webinar und sehen Sie, wie Ihr Unternehmen von Process Mining profitieren kann.

Rainer Lenz
Dr. Rainer Lenz
Leiter der internen Revision

Dr. Lenz leitet die Konzernrevision der Villeroy & Boch AG. Er ist ein erfahrener Experte in Wirtschaft und Management und verfügt über umfangreiche internationale Erfahrung in der Finanz- und Wirtschaftsprüfung.

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