Process Mapping vs. Process Mining: Was ist der Unterschied?

Bevor wir uns mit diesem Problem beschäftigen, zuerst eine gute Nachricht: Besserung ist in Sicht. Immer mehr Unternehmen setzen bei der Prozessoptimierung auf neue, datengetriebene Lösungen wie Process Mining. In vielen Branchen, vom Einzelhandel über die Chemie- und Pharmabranche bis hin zum Bankwesen und der Fertigungsindustrie, können sie damit sichtbar bessere Ergebnisse erzielen.

Nur: Wie genau schaffen Sie das? Und wo liegen die Unterschiede zwischen Process Mapping und Process Mining, und wo Vor- und Nachteile? Hier gibt's die Antworten.

Was ist Process Mapping?

Der Name ist hier Programm. Process Mapping ist eine visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen, oft in Form eines Prozessflusses oder eines Wertstrom-Diagramms.

Diese Darstellung hilft Unternehmen, die einzelnen Komponenten eines bestehenden Prozesses oder Arbeitsablaufs sichtbar zu machen, und kann bei der grundlegenden Entscheidungsfindung für Kernprozesse helfen. Wie so eine Darstellung aussehen kann, sehen Sie unten. Die meisten dieser Abbildungen verwenden Symbole als eine einheitliche Sprache, die jeder in der Organisation leicht verstehen kann.

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Das Ganze hat jedoch auch ein paar Haken: Process Mapping ist zwar ein guter Ausgangspunkt für die Prozessoptimierung, aber die meisten Unternehmen kostet diese manuelle Methode viel Zeit und Arbeit – und liefert ein im Vergleich zum Aufwand eher ernüchterndes Ergebnis. Allein der erste Schritt kann Monate dauern: Um die Schritte oder Aufgaben in den einzelnen Prozessen besser zu verstehen, führen (meist externe) Berater Interviews mit Prozessverantwortlichen, Managern und anderen Beteiligten. Die Ergebnisse dieser Gespräche werden dann händisch auf Whiteboards und Notizzettel (oder das digitale Äquivalent davon…was auch nicht viel schneller ist) übertragen.

Abgesehen vom Aufwand, gibt es hier bereits die nächsten Hürden. Die in der Befragungsphase gesammelten Meinungen können schnell voreingenommen, unvollständig oder sogar schlichtweg falsch sein. Die so abgebildeten Prozesse sind im Regelfall nur Momentaufnahmen und spiegeln nicht wider, was sich in Echtzeit im Unternehmen abspielt. Und bis nach Monaten der Befragung die letzten Zettel an der Wand hängen, kann sich der gesamte Prozess bereits geändert haben.

Die große Herausforderung liegt im Anschluss darin, Schwachstellen innerhalb eines Prozesses anhand der (unvollständigen, objektiven und möglicherweise veralteten) Abbildung zu finden. Haben Sie diese Schwachpunkte identifiziert, können Sie die einzelnen Aufgaben und Prozessschritte neu anordnen oder austauschen – und so schließlich ein neues Prozessmodell ans Whiteboard malen.

Zum Glück hat sich die Visualisierung von Geschäftsprozessen in den vergangenen Jahren bedeutend weiterentwickelt. Heute können Unternehmen auf Process-Mapping-Software und BPM-Systeme zurückgreifen. Dennoch kämpfen viele Unternehmen weiter mit Prozessen, die über eine Vielzahl von System- und Abteilungssilos laufen. Mit Umfragen und Klebezetteln ist es deshalb schlicht nicht möglich, diese komplexen Abläufe realitätsgetreu und objektiv abzubilden.

Ist Process Mining einfach nur digitales Process Mapping?

Nicht wirklich. Zwar liefert auch Process Mining Software Prozessabbildungen. Da hören die Ähnlichkeiten aber schon auf.

Im Gegensatz zu Umfragen, Workshops, und Interviews setzt Process Mining-Technologie auf Daten aus sogenannten Event Logs. Diese mit Zeitstempeln versehenen Daten aus IT-Systemen geben z.B. Auskunft darüber, wann eine Bestellung erstellt, genehmigt, erfüllt und versendet wurde. Beim Object-Centric Process Mining (OCPM) werden diese Daten noch um weitere Objekte wie Bestelldokumente oder Rechnungen ergänzt.

Process Mining nutzt also reale Daten. Die Software verwandelt diese Daten in einen digitalen Zwilling Ihrer Geschäftsprozesse. So erhalten Sie einen objektiven, realitätsgetreuen und vollständigen Überblick über die Prozesse, so wie sie tatsächlich in Ihrem Unternehmen ablaufen. Kommt hierzu noch Machine Learning, können Process-Mining-Tools auch wiederkehrende Muster und häufige Prozessprobleme (wie z. B. doppelte Rechnungen) identifizieren sowie intelligente Empfehlungen zu deren Behebung geben.

Die besten Process-Mining-Lösungen geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, Maßnahmen intelligent zu automatisieren, so dass Sie Prozessschritte in Echtzeit optimieren können.

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Process Mining in fünf Schritten:

1. Dateneinspeisung: In diesem Schritt werden die nötigen Daten aus den IT-Systemen, die Ihre Geschäftsabläufe steuern (wie z.B. ERP, CRM und SCM), extrahiert. Diese Daten liefern die Grundlage für einen unverfälschten Überblick über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen.
2. Process Discovery: Hier erstellt die Process-Mining-Technologie eine vollständige Visualisierung – im Grunde eine hochdetaillierte Karte – Ihrer Arbeitsabläufe. Sie zeigt, wo abweichende Prozessschritte, sogenannte „Varianten”, auftreten und erlaubt Ihnen, diese zu vergleichen. So sehen Sie beispielsweise, welche Varianten zu längeren Prozessdurchlaufzeiten führen. Allein mit diesem Schritt gehen Sie schon über klassisches Process Mapping hinaus.
3. Prozessanalyse: In diesem Schritt geht es ans Eingemachte – die Möglichkeiten zur Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen werden aufgedeckt und quantifiziert. Spätestens jetzt verlassen Sie das Einsatzgebiet von Workflow-Process-Mapping-Software und einfachen RPA-Bots. Denn Process Mining zeigt Ihnen nicht nur, wo Sie KPIs verfehlen, sondern auch warum – und wie Sie gegensteuern können.
4. Prozess-Benchmarking: Dieser Schritt gibt Ihnen die Möglichkeit, die Performance Ihrer Prozesse über verschiedene Dimensionen hinweg zu vergleichen. Sie sehen z.B., wie lange es dauert, einen Prozess oder eine Aufgabe in einem Land im Vergleich zu einem anderen zu erledigen. Oder Sie können sehen, wie sich Lieferzeiten von Lieferanten unterscheiden.
5. Konformitätsprüfung: In diesem Schritt werden Gemeinsamkeiten und Abweichungen zwischen dem modellierten Soll-Prozess und dem beobachteten Ist-Prozess aufgedeckt. Mit anderen Worten: Sie erfahren, ob bestimmte Aufgaben oder Prozessschritte übersprungen, verlängert oder in der falschen Reihenfolge ausgeführt werden.

Damit sollte jetzt hoffentlich klar sein, dass Process Mining viel mehr ist als einfach nur digitales Process Mapping. Process Mining ist eine eigenständige Methode, die Ihnen ermöglicht, Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und damit einen deutlich höheren ROI zu erzielen.

Kein Wunder also, dass Gartner prognostiziert, bis zum Jahr 2025 würden 80 % der Unternehmen in mindestens 10 % ihrer Geschäftsabläufe Process-Mining-Funktionen einsetzen, um Kosten zu senken und die Effizienz durch Automatisierung zu steigern.

Was ist einfacher – Process Mapping oder Process Mining?

Natürlich ist es zunächst einfacher, einen Prozessfluss oder ein Wertstrom-Diagramm zu zeichnen, als alle fünf Process-Mining-Schritte durchzuführen. Aber der einfache Weg ist nicht zwingend der beste – vor allem dann nicht, wenn Sie am Ende nur eine ungenaue, veraltete Darstellung Ihrer Prozesse haben. Oder wenn Sie Millionen für Berater ausgeben müssen, um diese Darstellung zu erhalten, ohne die Möglichkeit, sinnvolle Automatisierungen und Optimierungsmaßnahmen direkt durchzuführen.

Außerdem gibt es für jedes Unternehmen die passende Process-Mining-Lösung. Sie müssen sich nur die Zeit nehmen, die verschiedenen Anbieter zu evaluieren. Beispielsweise gibt es einen Plattform-Ansatz, bei dem Process Mining in eine umfassendere Plattform zur kontinuierlichen Verwaltung und Orchestrierung Ihrer Prozesse eingebettet ist. Diese Process-Mining-Plattform kann automatisch objektive Prozessvisualisierungen für Sie erstellen, während alle anderen Schritte parallel dazu ablaufen.