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Process Mining und interne Revision: ein Traumpaar?

By Christoph Grossbaier
5 min read

Seit Jahren setzen Revisoren zur Durchfรผhrung erfolgreicher Unternehmensrevisionen auf traditionelle Methoden wie Befragungen und Workshops. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Geschรคftsprozesse steigt jedoch die Nachfrage nach Methoden und Technologien, die รผber traditionelle Analysemethoden hinausgehen โ€“ wie zum Beispiel Process Mining.

Warum? Big Data verรคndert die Arbeitsweise von Organisationen und interne Revisionsabteilungen kรถnnen es sich nicht leisten, abgehรคngt zu werden. Der exponentiell wachsenden Datenmenge steht ein exponentiell zunehmender Analysebedarf gegenรผber und Revisoren mรผssen sich Einblick in die Hintergrรผnde dieser Prozesse verschaffen, statt die Prรผfungen auf Basis einer kleinen Datenstichprobe durchzufรผhren.

Process Mining: Der beste Freund des Revisors

Process Mining rekonstruiert auf Basis der digitalen Ereignisprotokolle in den IT-Systemen Ihres Unternehmens die Geschรคftsprozesse in Ihrer Organisation. Anhand dieser Rekonstruktion kann Ihre interne Revisionsabteilung auf einfache Weise Purchase-to-Pay-, Order-to-Cash-, Produktions- und logistische Prozesse visualisieren und analysieren. Dadurch erhรคlt sie einen umfassenden Einblick, wie diese Prozesse in Wirklichkeit ablaufen.

Die Datenvisualisierungskomponente von Process Mining fรผhrt den Revisor mit den neuesten Algorithmen fรผr maschinelles Lernen und kรผnstliche Intelligenz durch die Analyse und zeigt dabei Compliance-Probleme und Ineffizienzen auf. Zudem wird eine vollautomatische Ursachenanalyse mit verbindlichen, proaktiven Empfehlungen durchgefรผhrt. Einfach ausgedrรผckt: Stellen Sie sich Process Mining als MRT-Aufnahme der Organisation vor, die dem Revisor unvoreingenommene Einblicke und Diagnosefunktionen in Echtzeit bietet.

Wenn fรผr eine Revision genauere Informationen vorliegen, lassen sich Genehmigungen, Timings, Ausnahmen und VerstรถรŸe besser einordnen. Die Geschรคftsprozesse werden verbessert und Geschรคftsrisiken vermieden. Die Frage lautet dementsprechend: Wie kann Ihre Organisation die Fรผlle verfรผgbarer Daten โ€“ aus eigenen Geschรคftsaktivitรคten und aus externen Quellen โ€“ nutzen, um bei der internen Revision wertvolle Einblicke zu gewinnen und die Effizienz zu steigern?

Wo Process Mining die interne Revision unterstรผtzen kann

Process Mining bietet von der Vorbereitung bis zur Berichterstellung Unterstรผtzung beim Benchmarking der Prozessausfรผhrung und hilft, bereits im Vorfeld die Schwerpunkte fรผr die Revision festzulegen. Mit Blick auf das Ziel, die Prozesse zu verbessern und Geschรคftsrisiken zu vermeiden, hilft Process Mining bei der Optimierung mehrerer Faktoren.

  • Compliance-Kosten senken: Aufdecken versteckter Ineffizienzen und Engpรคsse, um die Compliance-Kosten und die Kosten fรผr die Revision selbst zu senken.

  • Geschwindigkeit erhรถhen: Mรถglichkeit der Echtzeitรผberwachung von Geschรคftstransaktionen und schnelle Ergebnisse durch proaktive Einblicke und schnelle Ursachenanalyse.

  • Effizienz steigern: Einfacher und professioneller Berichtsmechanismus mit Zugriff auf vordefinierte Analysen.

  • Hรถhere Qualitรคt erzielen: Hochprรคzise und vollstรคndig transparente Darstellung aller laufenden Prozesse, damit jeder nicht konforme Prozess ermittelt werden kann.

Brauchen Sie noch weitere Belege? Ein international fรผhrender Technologiekonzern mit mehr als 20.000 Mitarbeitern weltweit verbesserte mit Process Mining seinen Order-to-Cash-Prozess. Wie sich herausstellte, waren 55 Prozent der Kreditprรผfungen des Unternehmens nicht regelkonform. Eine รœberprรผfung ergab, dass fรผr die Kreditentscheidung und fรผr die Gutschrift des Rechnungsbetrags ein und derselbe Mitarbeiter verantwortlich war. Dies entsprach nicht den Vorschriften. Aufgrund des Vorfalls wurde eine Aufgabentrennung in der Organisation vorgenommen und festgelegt, dass Aufgaben von mindestens zwei Personen ausgefรผhrt werden mรผssen. AuรŸerdem wurde fรผr nicht regelkonforme Kreditprรผfungen eine Zielvorgabe von 0 Prozent festgelegt.

Und noch ein weiteres Beispiel: Ein fรผhrender Dienstleister im Telekommunikationsbereich mit mehr als 100.000 Beschรคftigten entdeckte mithilfe von Process Mining in seinem System mehr als 1.000 nicht genehmigte Bestellungen. Zur Einhaltung der Compliance-Standards ist es wichtig, dass Bestellungen genehmigt werden. Dem Unternehmen gelang es, mit entsprechenden Anpassungen zu verhindern, dass sich ein solcher Vorfall wiederholt.

Das Audit auf Digitalisierungskurs

Revisoren sollten sich nicht scheuen, das interne Audit, wie wir es heute kennen, durch maschinelles Lernen zu transformieren. Mit Process Mining als Fundament kรถnnen Revisoren in ihrer Organisation zu digitalen Vorreitern werden. Durch die Vereinfachung von Prozessen, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Umgestaltung von Ablรคufen kรถnnen die Prรผfer zudem zu proaktiven Gestaltern in ihrer Organisation werden, die nach Problemen Ausschau halten und Geschรคftsrisiken verhindern, bevor sie auftreten.

Es lรคsst sich nicht leugnen โ€“ Big Data hat die Arbeitsweise der Organisationen verรคndert, und die internen Revisionsabteilungen dรผrfen da nicht auรŸen vor bleiben. Zeit also, sich zu fragen, ob Ihr internes Audit-Team in der Lage ist, sich in der heutigen digitalen Welt zu behaupten.

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