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Blog: Process Mining und interne Revision: ein Traumpaar?
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Process Mining und interne Revision: ein Traumpaar?

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von Southard Jones
November 16, 2017
Lesezeit: 4 Minuten

Seit Jahren setzen Revisoren zur DurchfĂŒhrung erfolgreicher Unternehmensrevisionen auf traditionelle Methoden wie Befragungen und Workshops. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der GeschĂ€ftsprozesse steigt jedoch die Nachfrage nach Methoden und Technologien, die ĂŒber traditionelle Analysemethoden hinausgehen – wie zum Beispiel Process Mining.

Warum? Big Data verĂ€ndert die Arbeitsweise von Organisationen und interne Revisionsabteilungen können es sich nicht leisten, abgehĂ€ngt zu werden. Der exponentiell wachsenden Datenmenge steht ein exponentiell zunehmender Analysebedarf gegenĂŒber und Revisoren mĂŒssen sich Einblick in die HintergrĂŒnde dieser Prozesse verschaffen, statt die PrĂŒfungen auf Basis einer kleinen Datenstichprobe durchzufĂŒhren.

Process Mining: Der beste Freund des Revisors

Process Mining rekonstruiert auf Basis der digitalen Ereignisprotokolle in den IT-Systemen Ihres Unternehmens die GeschÀftsprozesse in Ihrer Organisation. Anhand dieser Rekonstruktion kann Ihre interne Revisionsabteilung auf einfache Weise Purchase-to-Pay-, Order-to-Cash-, Produktions- und logistische Prozesse visualisieren und analysieren. Dadurch erhÀlt sie einen umfassenden Einblick, wie diese Prozesse in Wirklichkeit ablaufen.

Die Datenvisualisierungskomponente von Process Mining fĂŒhrt den Revisor mit den neuesten Algorithmen fĂŒr maschinelles Lernen und kĂŒnstliche Intelligenz durch die Analyse und zeigt dabei Compliance-Probleme und Ineffizienzen auf. Zudem wird eine vollautomatische Ursachenanalyse mit verbindlichen, proaktiven Empfehlungen durchgefĂŒhrt. Einfach ausgedrĂŒckt: Stellen Sie sich Process Mining als MRT-Aufnahme der Organisation vor, die dem Revisor unvoreingenommene Einblicke und Diagnosefunktionen in Echtzeit bietet.

Wenn fĂŒr eine Revision genauere Informationen vorliegen, lassen sich Genehmigungen, Timings, Ausnahmen und VerstĂ¶ĂŸe besser einordnen. Die GeschĂ€ftsprozesse werden verbessert und GeschĂ€ftsrisiken vermieden. Die Frage lautet dementsprechend: Wie kann Ihre Organisation die FĂŒlle verfĂŒgbarer Daten – aus eigenen GeschĂ€ftsaktivitĂ€ten und aus externen Quellen – nutzen, um bei der internen Revision wertvolle Einblicke zu gewinnen und die Effizienz zu steigern?

Wo Process Mining die interne Revision unterstĂŒtzen kann

Process Mining bietet von der Vorbereitung bis zur Berichterstellung UnterstĂŒtzung beim Benchmarking der ProzessausfĂŒhrung und hilft, bereits im Vorfeld die Schwerpunkte fĂŒr die Revision festzulegen. Mit Blick auf das Ziel, die Prozesse zu verbessern und GeschĂ€ftsrisiken zu vermeiden, hilft Process Mining bei der Optimierung mehrerer Faktoren.

  • Compliance-Kosten senken: Aufdecken versteckter Ineffizienzen und EngpĂ€sse, um die Compliance-Kosten und die Kosten fĂŒr die Revision selbst zu senken.

  • Geschwindigkeit erhöhen: Möglichkeit der EchtzeitĂŒberwachung von GeschĂ€ftstransaktionen und schnelle Ergebnisse durch proaktive Einblicke und schnelle Ursachenanalyse.

  • Effizienz steigern: Einfacher und professioneller Berichtsmechanismus mit Zugriff auf vordefinierte Analysen.

  • Höhere QualitĂ€t erzielen: HochprĂ€zise und vollstĂ€ndig transparente Darstellung aller laufenden Prozesse, damit jeder nicht konforme Prozess ermittelt werden kann.

Brauchen Sie noch weitere Belege? Ein international fĂŒhrender Technologiekonzern mit mehr als 20.000 Mitarbeitern weltweit verbesserte mit Process Mining seinen Order-to-Cash-Prozess. Wie sich herausstellte, waren 55 Prozent der KreditprĂŒfungen des Unternehmens nicht regelkonform. Eine ÜberprĂŒfung ergab, dass fĂŒr die Kreditentscheidung und fĂŒr die Gutschrift des Rechnungsbetrags ein und derselbe Mitarbeiter verantwortlich war. Dies entsprach nicht den Vorschriften. Aufgrund des Vorfalls wurde eine Aufgabentrennung in der Organisation vorgenommen und festgelegt, dass Aufgaben von mindestens zwei Personen ausgefĂŒhrt werden mĂŒssen. Außerdem wurde fĂŒr nicht regelkonforme KreditprĂŒfungen eine Zielvorgabe von 0 Prozent festgelegt.

Und noch ein weiteres Beispiel: Ein fĂŒhrender Dienstleister im Telekommunikationsbereich mit mehr als 100.000 BeschĂ€ftigten entdeckte mithilfe von Process Mining in seinem System mehr als 1.000 nicht genehmigte Bestellungen. Zur Einhaltung der Compliance-Standards ist es wichtig, dass Bestellungen genehmigt werden. Dem Unternehmen gelang es, mit entsprechenden Anpassungen zu verhindern, dass sich ein solcher Vorfall wiederholt.

Das Audit auf Digitalisierungskurs

Revisoren sollten sich nicht scheuen, das interne Audit, wie wir es heute kennen, durch maschinelles Lernen zu transformieren. Mit Process Mining als Fundament können Revisoren in ihrer Organisation zu digitalen Vorreitern werden. Durch die Vereinfachung von Prozessen, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Umgestaltung von AblĂ€ufen können die PrĂŒfer zudem zu proaktiven Gestaltern in ihrer Organisation werden, die nach Problemen Ausschau halten und GeschĂ€ftsrisiken verhindern, bevor sie auftreten.

Es lĂ€sst sich nicht leugnen – Big Data hat die Arbeitsweise der Organisationen verĂ€ndert, und die internen Revisionsabteilungen dĂŒrfen da nicht außen vor bleiben. Zeit also, sich zu fragen, ob Ihr internes Audit-Team in der Lage ist, sich in der heutigen digitalen Welt zu behaupten.

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Southard Jones
VP, Product Marketing

Southard Jones is Celonis’ VP, Product Marketing. Prior to Celonis, Southard held various executive product and marketing roles at enterprise software companies in the Business Intelligence, Analytics, and Data Science market, including Domino Data Lab, Birst, Right 90, and Siebel Analytics.

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