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Stadt, Land, Prozess - Die Stadtwerke Essen digitalisieren mit Celonis ihr Rechnungswesen

Celonis
von Celonis
Mai 07, 2021
Lesezeit: 6 Minuten

Die Energiewirtschaft befindet sich nicht zuletzt wegen der eingeleiteten Energiewende in einem grundlegenden Wandlungsprozess. Neben dem steigenden Wettbewerbsdruck in den VertriebsmÀrkten greifen regulatorische Impulse zunehmend in die infrastruktur-basierten GeschÀftsmodelle ein.

Mehrheitlich kommunal gehaltene Energieversorger wie die Stadtwerke Essen AG (SWE) mĂŒssen weiteren anspruchsvollen Rahmenbedingungen gerecht werden. Diese sind in den steuerlichen Querverbund, und damit unmittelbar in die kommunale Haushaltslage eingebunden.

Das KerngeschĂ€ft der SWE ist die Daseinsvorsorge in den Bereichen Trinkwasser, Gasversorgung, EntwĂ€sserung sowie zunehmend der Stromvertrieb fĂŒr die Bewohner der Stadt Essen. Im Jahre 1867 gegrĂŒndet, verfĂŒgen die Stadtwerke heute ĂŒber umfassende Infrastrukturen im Gas- (1.400 km), Wasser- (1.500 km) und EntwĂ€sserungsbereich (1.600 km), derzeit beschĂ€ftigt das Unternehmen fast 900 Mitarbeiter.

Neue Impulse fĂŒr die Finanzbuchhaltung

Um den Zukunftsanforderungen gerecht zu werden, setzt SWE auf innovative Lösungen zur Steigerung der Effizienz von Kern- und UnterstĂŒtzungsprozessen. Eine besondere Rolle nimmt hierbei die Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von analogen ProzessablĂ€ufen ein.

Vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung sollte mit Hilfe neuer Technologien eine erhebliche Prozesseffizienz erzielt und manuelle Prozesse automatisiert werden. Im Innovationsmanagement wurde daher neben Robotic Process Automation im Jahr 2019 ein Fokus auf das Thema Process Mining gelegt. Ziel war es hierbei, Prozesse zu optimieren und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

“NatĂŒrlich haben wir uns verschiedene Anbieter angesehen. Bei Celonis fanden wir es besonders attraktiv, selbst mit dem Tool arbeiten zu können. Wir wollten unsere Daten auch selbst analysieren können und in die Materie eintauchen.”, erinnert sich Kathrin Felderhoff, die als Innovationsmanagerin bei SWE federfĂŒhrend fĂŒr das Thema Process Mining zustĂ€ndig ist. Wenn der Kunde von einem Softwareanbieter nicht vor vollendete Tatsachen gestellt wird, sondern selbst die eigenen Daten und die daraus resultierenden Optimierungspotentiale prĂŒfen kann, schafft das Vertrauen in die Lösung.

“Mit Celonis können wir Initiativen nach unseren Vorstellungen umsetzen. Und man kann nach einer kurzen Einarbeitungszeit sofort damit loslegen, es ist einfach anwenderfreundlich.”

Viel Arbeit fĂŒr kleine BetrĂ€ge

Zu Beginn lieferte ein Value Creation Workshop mit Celonis eine fundamentale Einsicht in die Kreditorenbuchhaltung: Bisher wurden nur kleinere Teilautomatisierungen eingesetzt. 100% aller Rechnungen mussten zumindest in einem Teilschritt des Prozesses manuell von Mitarbeitern bearbeitet werden, zudem lag die Quote der Papierrechnungen zu Beginn der Analyse bei rund 80%.

Nach diesen ersten Analyse-Ergebnissen konnten SWE und Celonis weitere Verbesserungspotenziale identifizieren: Neben einer vergleichsweisen hohen Quote von CpD-Buchungen (hierbei werden Rechnungen auf ein Sammelkonto fĂŒr EinmalvorgĂ€nge bei Debitoren und Kreditoren gebucht) fielen Niedrigpreisrechnungen ins Auge, die mit 25% der jĂ€hrlich etwa 43.000 Rechnungen eine enorme Bearbeitung in der Buchhaltung verursachten. In weiteren Schritten wurde die Skonto-Nutzung sowie eine fortgeschrittene Digitalisierung von Rechnungen und Avisen gegenĂŒber den Lieferanten als weitere Optimierungsfelder ermittelt.

Auf den ersten Blick wurde deutlich, dass dies ein gewaltiger Berg an Potenzialen ist, von dessen Realisierung sich der Finanzbereich aber zu keiner Zeit abschrecken ließ.

“Celonis ist unsere Datenlupe mit der wir unnötige manuelle Schritte entdecken und anschließend versuchen zu automatisieren”

Die Stadtwerke Essen konnten mit Celonis nach und nach die erzielten Einsichten in Maßnahmen umwandeln. CpD-Buchungen gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Zuerst wurden fĂŒr alle Kollegen aus dem Kreditorenbereich bei CpD-Buchungen Bearbeitungshinweise erarbeitet - um die DatenqualitĂ€t zu verbessern, wird auf die CpD-Option jetzt gĂ€nzlich verzichtet. Celonis zeigt zusĂ€tzlich durch Tracking auf, ob sich Rechnungen auf das CpD-Konto verirren.

Die grĂ¶ĂŸtmögliche Automatisierung der Niedrigpreisrechnungen war den Stadtwerken ein besonderes Anliegen. “Jede Bearbeitung einer Rechnung kostet interne Bearbeitungszeit - wenn sich die Rechnungshöhe nur auf ein paar Euro belĂ€uft, schafft das natĂŒrlich nur zusĂ€tzliche unnötige Kosten, die in keinem VerhĂ€ltnis zu der Rechnungssumme stehen.”, erlĂ€utert Kathrin Felderhoff. Hier verwendete man eine buchungskreisĂŒbergreifende Lösung zwischen den Stadtwerken Essen und einer ihrer Tochtergesellschaften, deren Rechnungen einen Großteil der Niedrigpreisrechnungen bei SWE ausmachte.

Durch die Systemumstellung werden inzwischen 25% aller Niedrigpreisrechnungen teilautomatisch bearbeitet, die ĂŒbrigen Rechnungen erfordern dank der Teilautomatisierung nur noch zwei bis drei manuelle PrĂŒfschritte. Durch die Umsetzung des erkannten Potenzials wurde eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Kreditorenbuchhaltung realisiert.

GestĂŒtzt durch die Einsichten und Kontrolle ĂŒber die eigenen Daten konnte das Kreditorenrechnungswesen auch von den Niedrigpreisrechnungen abgesehen weiter digitalisiert und optimiert werden. Von kleinen Ausnahmen abgesehen lĂ€uft das interne Projektmanagement nun vollstĂ€ndig digital ab. Außerdem konnten mit der Umstellung der Avisen auf E-Mail die Durchlaufzeiten reduziert werden.

“Jeder manuelle Schritt, den wir entfernen können, ist ein wichtiger Schritt.”, resĂŒmiert Felderhoff.

Fundierte Einblicke in gelebte Prozesse – Skalierung von Prozessen fĂŒr weitere Automatisierung

Kathrin Felderhoff ist mit dem bisher Erreichten durchweg zufrieden, als Problemlöserin im Finanzbereich profitiert sie regelmĂ€ĂŸig von der Verwendung von Celonis: “Wenn Kollegen mit Fragen auf mich zukommen, kann ich schnell herausfinden, an welcher Stelle im Prozess das Problem liegt.”

Die Stadtwerke Essen wollen Celonis nicht als Management-Tool verstanden wissen, schließlich war es eines der Hauptziele, Mitarbeitern mit der vollstĂ€ndigen Nutzung und Optimierung der eigenen Daten Prozessoptimierungen und deren Vorteile aufzuzeigen.

„Unser Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und damit die Effizienz unseres Finanzbereichs in Kern- und UnterstĂŒtzungsprozessen zu steigern. Dadurch können wir mit einer vergleichbaren Mitarbeiteranzahl zusĂ€tzliche Dienstleistungen ĂŒbernehmen und fĂŒr mehr Abwechslung im TagesgeschĂ€ft sorgen“, meint Felderhoff.

Schluss ist mit Celonis noch lange nicht. Im Februar wurde der Prozess “Meter-to-Cash” implementiert, die ersten Einsichten werden mit Spannung erwartet. Zudem sollen abteilungsĂŒbergreifend neue Kennzahlen mit Celonis aufgebaut werden, fĂŒr zukĂŒnftige Automatisierungen mit RPA mĂŒssen weitere Prozesse skalierbar sein.

“Wir wollen natĂŒrlich auch ein bisschen Werbung fĂŒr dieses ausgezeichnete Tool im Unternehmen machen.”, erklĂ€rt Felderhoff. Gut möglich, dass sich die Anwendungsmöglichkeiten und Benutzerfreundlichkeit von Celonis bei den Stadtwerken Essen schnell von selbst herumsprechen.

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Celonis believes that every company can unlock its full execution capacity. Powered by its market-leading process mining core, the Celonis Execution Management System provides a set of instruments and applications, the Celonis Studio as well as platform capabilities for business executives and users. The Celonis EMS offerings help companies manage every facet of execution management from analytics to strategy and planning, management, actions and automation.

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