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Stadt, Land, Prozess - Die Stadtwerke Essen digitalisieren mit Celonis ihr Rechnungswesen

Celonis
von Celonis
Mai 07, 2021
Lesezeit: 6 Minuten

Die Energiewirtschaft befindet sich nicht zuletzt wegen der eingeleiteten Energiewende in einem grundlegenden Wandlungsprozess. Neben dem steigenden Wettbewerbsdruck in den Vertriebsmรคrkten greifen regulatorische Impulse zunehmend in die infrastruktur-basierten Geschรคftsmodelle ein.

Mehrheitlich kommunal gehaltene Energieversorger wie die Stadtwerke Essen AG (SWE) mรผssen weiteren anspruchsvollen Rahmenbedingungen gerecht werden. Diese sind in den steuerlichen Querverbund, und damit unmittelbar in die kommunale Haushaltslage eingebunden.

Das Kerngeschรคft der SWE ist die Daseinsvorsorge in den Bereichen Trinkwasser, Gasversorgung, Entwรคsserung sowie zunehmend der Stromvertrieb fรผr die Bewohner der Stadt Essen. Im Jahre 1867 gegrรผndet, verfรผgen die Stadtwerke heute รผber umfassende Infrastrukturen im Gas- (1.400 km), Wasser- (1.500 km) und Entwรคsserungsbereich (1.600 km), derzeit beschรคftigt das Unternehmen fast 900 Mitarbeiter.

Neue Impulse fรผr die Finanzbuchhaltung

Um den Zukunftsanforderungen gerecht zu werden, setzt SWE auf innovative Lรถsungen zur Steigerung der Effizienz von Kern- und Unterstรผtzungsprozessen. Eine besondere Rolle nimmt hierbei die Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von analogen Prozessablรคufen ein.

Vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung sollte mit Hilfe neuer Technologien eine erhebliche Prozesseffizienz erzielt und manuelle Prozesse automatisiert werden. Im Innovationsmanagement wurde daher neben Robotic Process Automation im Jahr 2019 ein Fokus auf das Thema Process Mining gelegt. Ziel war es hierbei, Prozesse zu optimieren und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

โ€œNatรผrlich haben wir uns verschiedene Anbieter angesehen. Bei Celonis fanden wir es besonders attraktiv, selbst mit dem Tool arbeiten zu kรถnnen. Wir wollten unsere Daten auch selbst analysieren kรถnnen und in die Materie eintauchen.โ€, erinnert sich Kathrin Felderhoff, die als Innovationsmanagerin bei SWE federfรผhrend fรผr das Thema Process Mining zustรคndig ist. Wenn der Kunde von einem Softwareanbieter nicht vor vollendete Tatsachen gestellt wird, sondern selbst die eigenen Daten und die daraus resultierenden Optimierungspotentiale prรผfen kann, schafft das Vertrauen in die Lรถsung.

โ€œMit Celonis kรถnnen wir Initiativen nach unseren Vorstellungen umsetzen. Und man kann nach einer kurzen Einarbeitungszeit sofort damit loslegen, es ist einfach anwenderfreundlich.โ€

Viel Arbeit fรผr kleine Betrรคge

Zu Beginn lieferte ein Value Creation Workshop mit Celonis eine fundamentale Einsicht in die Kreditorenbuchhaltung: Bisher wurden nur kleinere Teilautomatisierungen eingesetzt. 100% aller Rechnungen mussten zumindest in einem Teilschritt des Prozesses manuell von Mitarbeitern bearbeitet werden, zudem lag die Quote der Papierrechnungen zu Beginn der Analyse bei rund 80%.

Nach diesen ersten Analyse-Ergebnissen konnten SWE und Celonis weitere Verbesserungspotenziale identifizieren: Neben einer vergleichsweisen hohen Quote von CpD-Buchungen (hierbei werden Rechnungen auf ein Sammelkonto fรผr Einmalvorgรคnge bei Debitoren und Kreditoren gebucht) fielen Niedrigpreisrechnungen ins Auge, die mit 25% der jรคhrlich etwa 43.000 Rechnungen eine enorme Bearbeitung in der Buchhaltung verursachten. In weiteren Schritten wurde die Skonto-Nutzung sowie eine fortgeschrittene Digitalisierung von Rechnungen und Avisen gegenรผber den Lieferanten als weitere Optimierungsfelder ermittelt.

Auf den ersten Blick wurde deutlich, dass dies ein gewaltiger Berg an Potenzialen ist, von dessen Realisierung sich der Finanzbereich aber zu keiner Zeit abschrecken lieรŸ.

โ€œCelonis ist unsere Datenlupe mit der wir unnรถtige manuelle Schritte entdecken und anschlieรŸend versuchen zu automatisierenโ€

Die Stadtwerke Essen konnten mit Celonis nach und nach die erzielten Einsichten in MaรŸnahmen umwandeln. CpD-Buchungen gehรถren mittlerweile der Vergangenheit an. Zuerst wurden fรผr alle Kollegen aus dem Kreditorenbereich bei CpD-Buchungen Bearbeitungshinweise erarbeitet - um die Datenqualitรคt zu verbessern, wird auf die CpD-Option jetzt gรคnzlich verzichtet. Celonis zeigt zusรคtzlich durch Tracking auf, ob sich Rechnungen auf das CpD-Konto verirren.

Die grรถรŸtmรถgliche Automatisierung der Niedrigpreisrechnungen war den Stadtwerken ein besonderes Anliegen. โ€œJede Bearbeitung einer Rechnung kostet interne Bearbeitungszeit - wenn sich die Rechnungshรถhe nur auf ein paar Euro belรคuft, schafft das natรผrlich nur zusรคtzliche unnรถtige Kosten, die in keinem Verhรคltnis zu der Rechnungssumme stehen.โ€, erlรคutert Kathrin Felderhoff. Hier verwendete man eine buchungskreisรผbergreifende Lรถsung zwischen den Stadtwerken Essen und einer ihrer Tochtergesellschaften, deren Rechnungen einen GroรŸteil der Niedrigpreisrechnungen bei SWE ausmachte.

Durch die Systemumstellung werden inzwischen 25% aller Niedrigpreisrechnungen teilautomatisch bearbeitet, die รผbrigen Rechnungen erfordern dank der Teilautomatisierung nur noch zwei bis drei manuelle Prรผfschritte. Durch die Umsetzung des erkannten Potenzials wurde eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Kreditorenbuchhaltung realisiert.

Gestรผtzt durch die Einsichten und Kontrolle รผber die eigenen Daten konnte das Kreditorenrechnungswesen auch von den Niedrigpreisrechnungen abgesehen weiter digitalisiert und optimiert werden. Von kleinen Ausnahmen abgesehen lรคuft das interne Projektmanagement nun vollstรคndig digital ab. AuรŸerdem konnten mit der Umstellung der Avisen auf E-Mail die Durchlaufzeiten reduziert werden.

โ€œJeder manuelle Schritt, den wir entfernen kรถnnen, ist ein wichtiger Schritt.โ€, resรผmiert Felderhoff.

Fundierte Einblicke in gelebte Prozesse โ€“ Skalierung von Prozessen fรผr weitere Automatisierung

Kathrin Felderhoff ist mit dem bisher Erreichten durchweg zufrieden, als Problemlรถserin im Finanzbereich profitiert sie regelmรครŸig von der Verwendung von Celonis: โ€œWenn Kollegen mit Fragen auf mich zukommen, kann ich schnell herausfinden, an welcher Stelle im Prozess das Problem liegt.โ€

Die Stadtwerke Essen wollen Celonis nicht als Management-Tool verstanden wissen, schlieรŸlich war es eines der Hauptziele, Mitarbeitern mit der vollstรคndigen Nutzung und Optimierung der eigenen Daten Prozessoptimierungen und deren Vorteile aufzuzeigen.

โ€žUnser Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und damit die Effizienz unseres Finanzbereichs in Kern- und Unterstรผtzungsprozessen zu steigern. Dadurch kรถnnen wir mit einer vergleichbaren Mitarbeiteranzahl zusรคtzliche Dienstleistungen รผbernehmen und fรผr mehr Abwechslung im Tagesgeschรคft sorgenโ€œ, meint Felderhoff.

Schluss ist mit Celonis noch lange nicht. Im Februar wurde der Prozess โ€œMeter-to-Cashโ€ implementiert, die ersten Einsichten werden mit Spannung erwartet. Zudem sollen abteilungsรผbergreifend neue Kennzahlen mit Celonis aufgebaut werden, fรผr zukรผnftige Automatisierungen mit RPA mรผssen weitere Prozesse skalierbar sein.

โ€œWir wollen natรผrlich auch ein bisschen Werbung fรผr dieses ausgezeichnete Tool im Unternehmen machen.โ€, erklรคrt Felderhoff. Gut mรถglich, dass sich die Anwendungsmรถglichkeiten und Benutzerfreundlichkeit von Celonis bei den Stadtwerken Essen schnell von selbst herumsprechen.

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Celonis believes that every company can unlock its full execution capacity. Powered by its market-leading process mining core, the Celonis Execution Management System provides a set of instruments and applications, the Celonis Studio as well as platform capabilities for business executives and users. The Celonis EMS offerings help companies manage every facet of execution management from analytics to strategy and planning, management, actions and automation.

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