Systemmigration richtig planen: 6 Statistiken für Ihre IT-Migration

Um im Wettbewerb und mit den Erwartungen Ihrer Kunden mitzuhalten, kommen Sie nicht um eine Systemmigration herum. Die Umstellung auf eine neue Software birgt bei schlechter Vorbereitung aber auch Risiken – vor allem was Kosten und Zeitplan angeht.

Deshalb haben wir in diesem Artikel sämtliche Erkenntnisse zum Thema IT-Migration aus dutzenden Benchmark-Studien, Kundenbefragungen und unabhängigen Anbieter-Vergleichen zusammengetragen und ausgewertet. Dabei beleuchten wir nicht nur die Risiken, die Sie beim Wechsel auf ein neues System beachten sollten, sondern auch die Chancen, die Migrationsprojekte bieten.

Erfahren Sie in unserem Faktencheck, wie andere Unternehmen ihre Systemmigration planen und durchführen – und was Sie daraus lernen können.

1. Mehr als die Hälfte aller IT-Migrationen schlagen fehl

Eine Systemmigration ist wie ein Kartenhaus: Eine falsche Bewegung – seien es unzureichend definierte Prozesse, die “falschen” Experten in Process Mapping-Workshops oder unflexible Mitarbeiter, die an alten Workflows festhalten – und das gesamte Konstrukt Systemmigration fällt in sich zusammen.

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Die Gründe für das häufige Scheitern von Migrationsprojekten sind so vielfältig wie die Systeme selbst. Sei es, weil die Benutzerfreundlichkeit des neuen ERP-System den Ansprüchen nicht nachkommt, Sie den Projektumfang falsch eingeschätzt haben oder weil Ihre User nicht ausreichend geschult sind. Die Liste ließe sich endlos fortsetzen.

All diese Rückschläge sind unserer Erfahrung nach jedoch nur die Symptome eines tiefer liegenden Problems: der tiefen Kluft zwischen Unternehmens-IT und dem Rest des Betriebes. Denn auf Managementebene gelten Systemmigrationen allzu oft eher als notwendiges Übel statt als strategische Chance.

Natürlich birgt ein Vorhaben dieser Größenordnung immer finanzielle und operative Risiken. Bei richtiger Herangehensweise aber kann eine Systemmigration enorme Mehrwerte schaffen – von agileren Prozessen und transparenter Entscheidungsfindung bis zur Produktivitätssteigerung und Kostensenkung.

2. Drei Viertel aller IT-Migrationen sprengen Budget oder Zeitplan

Auf ein neues System umzusteigen (sei es ein neues ERP, CRM oder BI-Tool) ist ein ähnliches Megaprojekt wie der Bau eines Flughafens. Beides erfordert umfassende Planung, makelloses Timing und eine gründliche Finanzkalkulation. Schleichen sich bereits zu Beginn Fehler ein, kann aus Ihrem Transformationsprojekt ein ähnliches Pannenprojekt werden wie der Flughafen Berlin-Brandenburg (BER), der mehr als acht Jahre verspätet eröffnet wurde und statt 2 schließlich 7,3 Milliarden EUR gekostet hat.

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Natürlich sind sich IT-Abteilungen der Risiken und üblichen Kinderkrankheiten beim Migrieren von Altsystemen auf eine neue Systemlandschaft bewusst. In vielen Unternehmen scheitern Systemmigrationen aber deshalb, weil ihre Bedeutung und die Komplexität der Konvertierung nicht ernst genommen werden. Es fehlt häufig einfach ein durchdachter Businessplan.

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Wie beim Flughafenbau gilt auch bei Systemmigrationen: Ein detaillierter Zeitplan, Projekttransparenz und die Abstimmung der einzelnen Phasen sind der Schlüssel zum Erfolg. Überlegen Sie sich vorab genau, welche Ziele Sie erreichen möchten. Identifizieren Sie mögliche Herausforderungen (Sicherheitslücken, komplizierte Datenmigration, längere Ausfallzeiten) und entwickeln Sie einen Notfallplan. Bauen Sie (im Hinblick auf Zeitplan und Budget) einen Spielraum für unerwartete Probleme ein.

Erst dann können Sie die eigentliche Migration in Angriff nehmen.

3. Zwei Drittel aller Systemmigrationen haben eine Negativbilanz

Systemmigrationen sind weit mehr als ein reines IT-Projekt. Niemand krempelt aus Spaß seine gesamte Systemlandschaft um. Am Ende sollten Sie handfeste Ergebnisse wie ein optimiertes Kundenerlebnis, verbesserte Funktionalität oder agilere Prozesse vorweisen können. Denn wer kann es sich schon leisten, hunderte Millionen Euro in ein Projekt zu stecken, das sich am Ende nicht auszahlt?

Genau so ergeht es jedoch vielen Unternehmen. Sie sind entweder nicht in der Lage zu messen, ob das Projekt den im Business Case prognostizierten Nutzen erfüllt hat oder sehen im schlimmsten Fall gar keinen Return on Investment (ROI).

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Wenn ein Großteil aller Systemmigrationen aber keinen geschäftlichen Mehrwert generiert, warum dann die Mühe überhaupt auf sich nehmen? Unserer Erfahrung nach ist die geringe Wertschöpfung im Anfangsstadium von Migrationsprojekten verwurzelt. Oft nehmen sich Unternehmen nicht die nötige Zeit, um ihren Erwartungshorizont präzise abzustecken. Deshalb fehlt den zu Projektbeginn vereinbarten Migrationszielen ein klarer Bezug zum geschäftlichen Kontext. Nicht selten entwickeln Unternehmen einen Tunnelblick. Sie sind nur darauf bedacht, akute IT-Probleme möglichst schnell zu beheben oder den Migrationsprozess zu beschleunigen, um Legacy Tools zeitnah außer Betrieb nehmen zu können. So riskieren Sie aber, Ihre Geschäftsziele aus den Augen zu verlieren. Hier kann ein datenorientierter Ansatz Abhilfe schaffen: Mit einer kontinuierlichen Echtzeitanalyse Ihrer Prozesse (die auf Ihren Daten beruht, nicht auf dem Bauchgefühl Ihres Teams) können Sie sich einen genauen Überblick über Ihre bestehende Prozesslandschaft verschaffen, auf Ihre Business-Ziele abgestimmte Lösungen entwickeln und kontinuierlich überwachen, wie sich Ihre Prozessverbesserungen auf Ihre Unternehmensergebnisse auswirken.

Nur wenn Sie die geschäftlichen Auswirkungen von Optimierungsmaßnahmen in jeder Phase des Migrationsvorhabens messbar machen, schaffen Sie die Grundlage für eine hohe Wertschöpfung und einen sichtbaren ROI.

4. Migrationsprofis sind gefragter denn je

Ob System-Upgrade, Konsolidierung, Harmonisierung oder Anbieterwechsel – eine Systemmigration ist ein hochgradig strategisches Projekt, das sich auf sämtliche Unternehmensbereiche auswirkt. Deshalb sollten Sie frühzeitig die richtigen Experten ins Boot holen.

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Eine schlampig ausgeführte Systemmigration ohne erfahrenen Partner kann eine ganze Reihe von Problemen verursachen – von langen Ausfallzeiten und Datenverlusten bis hin zu empfindlichen Budgetüberschreitungen und Performance-Einbußen. Im schlimmsten Fall können ganze Geschäftsbereichen zum Erliegen kommen, was schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben kann.

5. Integration ist der Schlüssel

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem niemand dieselbe Sprache spricht. Keiner weiß, was die jeweils andere Abteilung macht, dabei arbeiten alle an einem und demselben Projekt. Nicht nur verwendet jede Abteilung ein anderes System, auch innerhalb dieser Abteilungen hat jeder seine eigene Art, die Dinge zu erledigen – von interner Kommunikation kann keine Rede sein.

Genau dieses Schreckensszenario ist für viele Unternehmen Realität. Warum? Weil sie die Abhängigkeiten zwischen ihren Prozessen und Abteilungen völlig unterschätzen.

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Auch nach einer Systemmigration bleiben Systeme und Teams häufig voneinander abgekapselt oder leiden unter einem trägen Informationsfluss. Die Konsequenzen sind Ineffizienzen (wie doppelte Dateneingaben), steigende Fehlerraten und Kommunikationsblockaden. Was die Arbeit in Unternehmen hätte beschleunigen sollen, bremst Ihre Teams letztendlich aus.

Nehmen Sie zum Beispiel das Zusammenspiel zwischen Kundenservice und Supply Chain. Eine mangelnde Integration kann dazu führen, dass diese Abteilungen völlig aneinander vorbei agieren. Das Ergebnis? Ihr Kundenservice-Manager schafft es nicht, einen Millionenauftrag für einen Kunden zu beschleunigen, weil die Information nicht beim Supply Chain Manager durchdringt. Und Ihr Kunde wandert im Ernstfall zur Konkurrenz ab.

6. Die beste Wertschöpfung bietet eine Migration in die Cloud

Im digitalen Zeitalter müssen ERP-Systeme nicht nur riesige Datenmengen in immer kürzerer Zeit verarbeiten. Sie sollen auch neue Technologien wie künstliche Intelligenz, Bots oder Machine Learning unterstützen und nicht zuletzt 100% ausfallsicher und agil sein.

Als Konsequenz zieht eine wachsende Zahl an Unternehmen eine Migration in die Cloud in Erwägung – oder hat sein ERP bereits dorthin verlagert. Laut Gartner spart dieser Schritt nicht nur Implementierungskosten ein, sondern verspricht auf lange Sicht auch eine höhere Rentabilität.

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Die Vorteile gehen dabei weit über eine schnelle Implementierung hinaus: Zum einen wird Ihre IT-Landschaft auf Jahre hinweg zukunftssicher gemacht; zum anderen bietet der Umzug in die Cloud auch hohe Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Statt alle paar Jahre auf ein großes Update warten zu müssen, haben Unternehmen mit einem ERP, CRM oder BI-Tool in der Cloud die Gewissheit, jederzeit mit der aktuellsten Version zu arbeiten.

Warum nicht nur die IT, sondern das gesamte Unternehmen von einer Migration profitiert

Dass der Gedanke an eine Systemmigration bei Ihnen nicht gerade Begeisterungsstürme auslöst, ist nachvollziehbar. Schließlich haben Sie eine Menge Geld in Ihre Legacy-Systeme investiert. Und vielleicht spüren Sie auch den internen Kostendruck.