Die Zukunft von RPA

Die Zukunft von RPA

Robotic Process Automation (RPA) verspricht, simple und geringwertige manuelle Desktopaufgaben durch Roboter zu ersetzen, sodass Ihr Unternehmen zu einer gut geschmierten, personalfreien Produktivitätsmaschine wird. Wenn es darum geht, zum Senken von Kosten Klicks zu automatisieren, kann RPA bei richtiger Bereitstellung definitiv dabei helfen.

Doch müssen die meisten Unternehmen deutlich mehr tun, als nur die Betriebskosten niedrig zu halten und Technologielücken zu schließen. Wenn das Ziel reale geschäftliche Vorteile sind – von pünktlicher Lieferung über Umsatzwachstum bis hin zu einer optimalen Kundenerfahrung –, ist RPA in Wirklichkeit nur Teil eines deutlich größeren Zusammenhangs.

Was ist RPA noch mal?

RPA steht für Robotic Process Automation (robotergestützte Prozessautomatisierung), eine neue Form von Prozessautomatisierungstechnologie, die wiederholte manuelle Aufgaben durch „Software-Roboter“ ersetzt. Traditionell geht es bei RPA um einfache Aufgaben – das, was The 2019 Forrester Wave Report on Process Mining die „5er-Regel zur Automatisierung von Aufgaben“ nennt –, also um Aufgaben, die weniger als fünf Entscheidungen, fünf aufgerufene Apps oder 500 Klicks erfordern.

Und was ist das Problem?

RPA wird leicht mit intelligenter Automatisierung verwechselt. Die Lösung wird als ultimatives Mittel zur Einsparung von Zeit, Verbesserung der Produktivität und Reduzierung der Belegschaft angepriesen – dabei geht es jedoch um Automatisierung um ihrer selbst willen. „Intelligente“ Lernfunktionen fehlen hingegen. Das Verfahren ähnelt Excel-Makros auf Steroiden: Eine andere Person muss weiterhin definieren, ob Automatisierung tatsächlich das optimale Verfahren zur Verbesserung der Prozesse im jeweiligen Fall ist.

RPA kann zum Beispiel dem Abgleich von Aufträgen mit Rechnungen und Warenbelegen dienen. Auftragsprozesse lassen sich jedoch nicht durchgängig optimieren, was eine Freisetzung von Arbeitskapital verhindert. Das Erreichen eines solchen geschäftlichen Vorteils setzt einen Maßstab voraus, der deutlich über die Fähigkeiten von RPA hinausgeht.

Zwar muss RPA an den richtigen Stellen zur richtigen Zeit eingesetzt werden, doch wissen Unternehmen immer noch nicht genau, wo und wann das ist. Einer unserer Kunden berichtete, dass seine RPA-Teams jene Geschäftsprozesse, die sie automatisieren, oft nicht ganz verstehen, während Prozessverantwortliche Bots implementieren, ohne deren Funktionsweise wirklich zu kennen. So werden falsche Aufgaben und Prozesse automatisiert, was die Ineffizienz eher noch erhöht.

Wie also können Sie sich auf richtige Ergebnisse konzentrieren und Ihre Prozesse verbessern?

Prozessverbesserungen oder – noch besser – exzellente Prozesse stellen die Grundlage für optimierte Geschäftsergebnisse dar. Reibungslose, effiziente Prozesse (ob manuell, automatisiert oder beides) unterstützen alle Erfahrungen, die Ihr Unternehmen bereitstellt. Ob die Such-Engine von Google, Streamingdienste von Netflix oder Einkäufe bei Amazon: Sie alle bieten exzellente Kundenerfahrungen, die sich ganz auf kundenzentrierte Prozesse stützen.

Wir wissen alle, dass Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, eine optimale Kundenerfahrung gewährleisten müssen. Dafür benötigen sie exzellente Prozesse. Um solche Prozesse schaffen zu können, müssen Sie Ihre Abläufe wirklich genau kennen und sich zunächst auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren. Investieren Sie anschließend in jene Tools, mit denen Sie Schwachpunkte, die den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens verhindern, ermitteln, beheben und beseitigen können.

Hier kommt Process Mining ins Spiel. Die Technologie nutzt sowohl Geschäftsdaten (Ereignisprotokolle mit Zeitstempel) als auch Benutzerinteraktionsdaten, um Ihnen ein Bild davon zu verschaffen, wie Prozesse tatsächlich aussehen. Und wir reden von allen Schritten in einem bestimmten Prozess – sowie von allen Aktivitäten, die Personen zwischen diesen Schritten vornehmen, damit der Prozess abläuft.

Dieser lebendige und atmende Schnappschuss erlaubt es Unternehmen, Reibung zu erkennen, zu beseitigen und lückenlos zu überwachen sowie die Auswirkungen der Änderungen auf Ihre geschäftlichen Ergebnisse zu optimieren.

Ein Werkzeug in Ihrem Werkzeugkasten zur Prozessverbesserung

RPA ist unbestreitbar ein Teil der Prozessverbesserung, da sich Benutzerinteraktionsaufgaben an den richtigen Stellen optimieren lassen – an Stellen, die sich viel leichter erkennen lassen, wenn Sie genau wissen, was in Ihrem Unternehmen passiert. Es handelt sich dabei jedoch nur um eines der vielen Werkzeuge, die Sie verwenden können, um exzellente Prozesse sowie eine voll integrierte, reibungslose Prozess- und Systemlandschaft zu erreichen.

Gegebenenfalls müssen Prozesse in verschiedenen Systemen oder Abteilungen unterschiedlich korrigiert, verbessert und orchestriert werden – und nicht einfach nur automatisiert. In Wahrheit sind exzellente Prozesse deutlich weniger auf Automatisierung angewiesen, als Sie vielleicht meinen.