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Sieben Grรผnde fรผr das Scheitern der Prozesseffizienz

By Simone Hoffmann
8 min read

Wie viel wissen Sie wirklich von dem, was in Ihrem Unternehmen regelmรครŸig geschieht? Bei all den tรคglichen Vorgรคngen rund um Einkauf, Buchhaltung, Logistik, Produktion, Vertrieb und Kundenservice kann es schon mal ein bisschen kompliziert werden.

Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens IDC wissen die meisten Unternehmen nur sehr wenig oder gar nichts darรผber, wo verborgene Prozessschwรคchen gerade ihr Ertragspotenzial ruinieren. IDC fand heraus, dass in den meisten Unternehmen 20 bis 30 Prozent der Umsรคtze allein aus diesem Grund verloren gehen!

Nach unseren Erfahrungen kommen sieben gravierende Fehler bei der Prozesseffizienz immer wieder vor. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, ob dies auch fรผr Ihr Unternehmen gilt.

1. Kleine Fehler รผbersehen

Kein Unternehmen ist davor gefeit. Irgendwann verliert man Kleinigkeiten aus den Augen, und kleine Fehler schleichen sich ein. Sicher, manchmal ist es notwendig, den vereinbarten Prozess ein wenig zu umgehen oder Hintertรผrchen zu finden. Wenn sich solche Abweichungen jedoch wiederholen, summieren sie sich zu einer gigantischen Zeit- und Geldverschwendung.

Denken Sie auch an unbeabsichtigte Abweichungen vom vereinbarten Prozess โ€“ ausgelassene Schritte, Schritte in der falschen Reihenfolge, Fehlen der entsprechenden Genehmigungen, langlaufende Materialien oder langsame Zulieferer. Es ist leicht zu erkennen, wie daraus ein gewaltiger Berg an manueller Nacharbeit entstehen kann. Hรคufig folgen diese Probleme einem Muster, das Sie zur eigentlichen Ursache fรผhren kann. Und wenn Sie รผber eine Process-Mining-Lรถsung verfรผgen, kรถnnen Sie diese Muster leicht aufdecken und eine einfache Lรถsung finden, die Ihrem Unternehmen wertvolle Ressourcen spart.

2. An starren Prozessen festhalten

Wir haben bei zahlreichen groรŸen Unternehmen erlebt, dass Prozesse oftmals nicht transparent, sondern im Verborgenen ablaufen und daher nicht diskutiert und nachvollzogen werden kรถnnen. Sie werden als starres Regelwerk angesehen, das nicht angetastet werden darf. Diese Kultur macht den Mitarbeitern ein Nachdenken darรผber, wie sich diese Prozesse verbessern lassen, unmรถglich.

Nach unserer Erfahrung ist dies einer der Hauptgrรผnde, weshalb Mitarbeiter nicht zuerst den eigentlichen Prozess untersuchen und รผberlegen, wie sie ihn effizienter gestalten kรถnnten. Zur Steigerung der Effizienz kรถnnten oftmals 20 bis 30 Prozent der Prozessschritte weggelassen oder zumindest deutlich verkรผrzt werden. Doch ohne die nรถtige Sichtbarkeit des Prozesses โ€“ ganz zu schweigen davon, wie gut er lรคuft โ€“ lรคsst sich keine Klarheit darรผber gewinnen, ob ein Prozess auch wirklich leistungsfรคhig ist.

3. Effizienzgewinne bei der Automatisierung scheuen

Automatisierte Prozesse kรถnnen Zeit und Geld sparen und das tรคgliche Geschรคft vereinfachen. Doch oftmals schlummern in den Prozessen noch verborgene Potenziale, die nur darauf warten, ausgeschรถpft zu werden. Wir haben drei verschiedene Trends beobachtet: Keine Automatisierung bei sich wiederholenden, aber dennoch manuell ausgefรผhrten Prozessen; unzureichende/unvollstรคndige Automatisierungen, z.B. statt des gesamten Workflows wird nur der Wareneingang mit einem RFID-Scanningsystem automatisiert; oder Automatisierung mit vielen Fehlern durch unvollstรคndige Implementierungen oder hartnรคckige, wiederkehrende Lรผcken.

Richtig durchgefรผhrte Automatisierungen kรถnnen ein Segen sein. Falsch durchgefรผhrte Automatisierungen kรถnnen Sie hingegen ein Vermรถgen kosten. Deshalb nutzen viele unserer Kunden die Process-Mining-Technologie, um das Automatisierungspotenzial vorab zu evaluieren und den Erfolg danach weiter zu รผberwachen. Dies hat sich vor allem bei der robotergesteuerten Automatisierung (Robotics Process Automation, RPA) bewรคhrt, bei der sich Process Mining als wichtiges Tool zur Maximierung des Return on Investment (ROI) von RPA-Initiativen herauskristallisiert hat. In unserem Whitepaper โ€œ3 wichtige Schritte, die Ihre RPA Implementierung zum Erfolg machenโ€ erfahren Sie mehr rund um das Thema RPA.

4. Mรคngel in der Stammdatenverwaltung

Fรผr alle bestellten Materialien und Zulieferer gibt es Stammdaten. Wir haben bei einigen Unternehmen festgestellt, dass sie mit falschen oder nicht gepflegten Stammdaten arbeiten. Ungenaue Stammdaten kรถnnen z.B. dazu fรผhren, dass Ihre Bestellungen falsche Preisangaben enthalten. Dies ist ein recht hรคufiges Phรคnomen, das bei Unternehmen und ihren Zulieferern zu groรŸen Problemen fรผhrt.

Angenommen, Sie schicken eine Bestellung an Ihren Zulieferer mit den Preisangaben aus Ihren Stammdaten. Sie warten einige Tage auf eine Antwort, und wenn Ihre Stammdaten nicht auf dem neuesten Stand sind, wird Ihnen Ihr Zulieferer mitteilen, dass der Preis nicht stimmt. An dieser Stelle kommt Ihr Prozess zum Stillstand (z.B. eine Fertigungslinie, die auf Bauteillieferungen wartet). Hรคufig lassen sich diese Probleme nicht einfach mit einem kurzen Anruf aus der Welt schaffen. Dadurch verlieren Sie letztendlich Zeit und Geld.

5. Internes Benchmarking unterschรคtzen

Zu den wichtigsten Dingen, die grรถรŸere Unternehmen geklรคrt haben wollen, gehรถrt die Frage, warum und inwieweit verschiedene Regionen, Divisionen oder Geschรคftsbereiche Prozesse unterschiedlich ausfรผhren. Es kann nรคmlich zu einiger Verwirrung fรผhren, wenn Mitarbeiter in einem Bereich des Unternehmens Prozesse auf eine bestimmte Weise ausfรผhren, wรคhrend andere Mitarbeiter ganz anders an die Prozesse herangehen.

Unsere beiden Empfehlungen lauten:

  • Stellen Sie mithilfe der automatischen Konformitรคtsprรผfung fest, wo die Ist-Prozesse vom Soll-Standard abweichen. Celonis kann Ihnen eine Prioritรคtenliste mit Abweichungen geben, die sich in puncto Zeit und Kosten nachteilig auf den Prozess und damit auf Ihr Unternehmensergebnis auswirken.

  • Fรผhren Sie ein internes Benchmarking durch, um z.B. zu prรผfen, wie der Prozess fรผr Werk A aussieht und ob er sich vom Prozess fรผr Werk B unterscheidet. Natรผrlich kรถnnen Sie beim Benchmarking auch erkennen, welche Option die besten Ergebnisse liefert und auf dieser Basis einen neuen Standard festlegen.

6. Internes Bewusstsein nicht ausreichend schรคrfen

Viele Unternehmen unterschรคtzen diesen Aspekt, doch es ist sehr wichtig, die Mitarbeiter unabhรคngig von ihrer Position einzubinden, damit Ihre Prozesse mit maximaler Effizienz ausgefรผhrt werden. Denken Sie รผber Ihre KPIs nach und wie Sie diese am besten erreichen. Jemand muss Verantwortung fรผr den Prozess รผbernehmen, Verbesserungen รผberwachen und vorantreiben und sicherstellen, dass alle Beteiligten verstehen, wie der Prozess ablรคuft. Auch ein guter Prozess wird nicht gut funktionieren, wenn die Mitarbeiter ihren Beitrag oder den Nutzen des Prozesses nicht erkennen.

Was kรถnnen Sie tun, um das Bewusstsein der Mitarbeiter zu schรคrfen? Workshops oder ausdrรผckliche Anweisungen kรถnnen helfen. Celonis bietet noch eine weitere Ressource: eine Komponente, mit der Unternehmen und Prozessverantwortliche Ziele definieren sowie Teams und Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zuweisen kรถnnen. Auf diese Weise kรถnnen Sie verfolgen, wie weit Sie bereits vorangekommen sind, und sicherstellen, dass Teammitglieder Verantwortung รผbernehmen. AuรŸerdem kรถnnen Ihre Mitarbeiter mit der Celonis-Konformitรคtsfunktion auf den Prozess zugreifen, kooperieren und die Daten nachvollziehen. Wenn Mitarbeiter klar erkennen, wie der Prozess funktioniert und in der Lage sind, darauf zu reagieren, werden sie ein viel besseres Verstรคndnis fรผr ihre eigene Rollen im Unternehmen besitzen und wie sie zum Erfolg beitragen kรถnnen.

7. Fehlende Planung

Lassen Sie uns hier einen Moment รผber pรผnktliche Lieferungen nachdenken. Oftmals kรถnnen Unternehmen ihre vereinbarten Liefertermine nicht einhalten. Der Hauptgrund dafรผr ist schlechte Planung, die den Zeitplan fรผr Ihre gesamten Prozesse nach hinten verschieben kann. In diesem Fall mรผssen die Unternehmen untersuchen, wie es รผberhaupt zu solchen Problemen kommen konnte und was sie tun kรถnnen, um Abhilfe zu schaffen.

Planungsfehler kommen aber nicht nur bei Lieferungen vor, und wenn gleich mehrere Prozesse nicht den Anforderungen entsprechen, sind die Auswirkungen gravierend. Zeit, Geld, Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden โ€“ sie alle sind von mangelnder Voraussicht betroffen. Diese oder andere Unzulรคnglichkeiten im Unternehmen kรถnnen Ihren Vorsprung auf dem Markt zunichtemachen.

Die gute Nachricht ist: Celonis kann Verbesserungsmรถglichkeiten mithilfe der vorhandenen Daten Ihres Unternehmens auf einfache Weise sichtbar machen und bietet auch eine breite Palette hochmoderner Machine-Learning-Funktionen fรผr Vorhersagen und detaillierte Prognosen. Mit Celonis kรถnnen Sie Ihre Ziele erreichen, Ihre Stakeholder begeistern und sich von Ihren Mitbewerbern abheben.

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