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Mit dem P2P Contract Finder zum Triple im operativen Einkauf: Uniper verbessert seinen Procurement Check

Celonis
von Celonis
August 16, 2021
Lesezeit: 4 Minuten

Die Aufgabenstellung des operativen Einkaufs fasst Philip Hรถchstรถdter, Vice President Spot Buy/Operational Procurement bei Uniper, in einem Satz zusammen: โ€žWenn die Mitarbeiter bei Uniper etwas brauchen, sollen sie das รผber uns einfach und schnell bestellen kรถnnen.โ€œย 

Ein Blick auf die Zahlen gibt einen Eindruck von der Tragweite dieser Aufgabe: Im operativen Einkauf des Energieversorgers Uniper bearbeiten die Mitarbeiter an unterschiedlichen europรคischen Standorten mehr als 70.000 Bestellanforderungen (PR) im Jahr. Dabei muss man verstehen, dass Uniper im transaktionalen Bereich nicht nur klassisch Ausgaben und Einsparungen, sondern insbesondere Qualitรคt und Geschwindigkeit der Serviceerbringung optimieren mรถchte.ย 

In diesem Zusammenhang spricht Philip Hรถchstรถdter von โ€œeiner Art Tripleโ€ der Ziele: 90% aller manuellen Transaktionen sollen innerhalb von zwei Tagen geklรคrt sein. Dies umfasst alle notwendigen Abstimmungen mit Anforderern, Category Managern und Lieferanten. Zum Zweiten sollen 90% aller Anforderer nach Prozessende vollends zufrieden sein, und den Ablauf mit โ€œVery Satisfiedโ€ bewerten. Darรผber hinaus soll der Prozess zwischen Bestellanforderung und Bestellung zu 90% automatisiert ablaufen, ohne Einbindung des Einkaufs. Im Moment liegt man global bei 70%.

Eine Bestellanforderung, unzรคhlige Vertrรคge

Sobald eine Bestellanforderung seitens der Mitarbeiter die notwendigen Genehmigungen durchlaufen hat, wird sie an den operativen Einkauf weitergeleitet. Im Procurement Check ist die Expertise der Mitarbeiter gefragt, grundsรคtzliche Fragen mรผssen geklรคrt werden โ€“ benรถtigt die Anforderung manuelle Bearbeitung, reicht eine Katalogbestellung aus, oder gibt es bereits einen passenden Vertrag mit einem Lieferanten? Der P2P Contract Finder, der von Uniper und Celonis gemeinsam entwickelt wurde, setzt bei den Vertrรคgen zwischen Uniper und seinen Lieferanten an. Davon gibt es mehr als 1.500.ย 

Vertrรคge mit Lieferanten bieten eine Reihe an Vorteilen, Unternehmen profitieren von Rabatten, besseren Verhandlungspositionen und gestรคrkten Lieferantenbeziehungen. Bei Unternehmen in der GrรถรŸenordnung von Uniper kann die Nutzung dieser Vertrรคge mit den richtigen Tools deutlich verbessert werden.

โ€œSo viele Kontrakte kann niemand auswendig kennen. Gleichzeitig sollen alle Mitarbeiter auch alle Anforderungen bearbeiten kรถnnen. Wenn ich allein auf Spezialisten setze, kann das die Arbeit ungleich verteilen und zu Bottlenecks fรผhren.โ€, kommentiert Hรถchstรถdter. Zur Sache fรผhrt er weiter aus: โ€œDer Aspekt โ€œsearchโ€ mag trivial erscheinen, er gehรถrt aber zu den grรถรŸten Herausforderungen, die ich mit AI lรถsen kann.โ€

Wie optimiert der P2P Contract Finder also die Suche nach den passenden Vertrรคgen? Der Contract Finder vergleicht รผber zwei unabhรคngige Text-Algorithmen die Bestellanforderung mit den vorhandenen Lieferantenvertrรคgen, und gibt, soweit vorhanden, ein Match aus. Das geschieht innerhalb von zwei Minuten, die Algorithmen sind an einem Tag zu 800 Empfehlungen in Vertragsfragen fรคhig.ย 

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Mitarbeiter ersparen sich langwierige Recherchen und damit Zeit und Energie, gleichzeitig kรถnnen die in den Vertrรคgen festgehaltenen Rabatte optimal genutzt werden. Allein die optimale Nutzung der Rabatte birgt ein enormes Einsparpotential.

Mit Celonis zum Spot Buy Desk 2025

Der P2P Contract Finder ist Teil der Digitalisierungsinitiative โ€œSpot Buy Desk 2025โ€, auf lange Sicht sollen Angestellte noch weniger repetitive Aufgaben erledigen und sich verstรคrkt um das Monitoring der Transaktionsstrรถme kรผmmern. Der operative Einkauf um Phillip Hรถchstรถdter hat mit dem Celonis EMS bis dahin noch viel vor, beispielsweise sollen die im an den Procurement Check anknรผpfenden Bestellvorgang im Einsatz befindlichen Bots besser verknรผpft und รผberwacht werden und somit der End-to-End-Prozess weiter automatisiert werden.ย 

Auch vom Procurement abgesehen setzt Uniper als langjรคhriger Kunde das Celonis EMS verstรคrkt ein. Im Jahr 2016 startete der Energieversorger mit der Anbindung seines Plant Maintenance Prozesses, auf Grund der guten Erfahrungen mit den Datenspezialisten wurden im letzten Jahr alle Daten in die Cloud gehoben und ein Center of Excellence eingefรผhrt, das fรผr die Skalierung und Optimierung unternehmensweiter Prozesse eingesetzt wird.ย 

โ€œ90% sind bei den genannten KPIs durchaus ambitioniert und nur mit Technologien wie AI und Process Mining zu erreichenโ€œ. Gleichzeitig schrรคnkt Hรถchstรถdter ein: โ€œOhne Menschen funktioniert das natรผrlich nicht. Die mรผssen alle wichtigen Entscheidungen treffen, die virtuelle Workforce รผberwachen und weiterhin den Prozess inhaltlich mit ihrem Know How und ihrer Erfahrungen begleiten. Und fรผr die machen wir das ja auch.โ€

Technologie als Schlรผssel, der Mensch das Ziel.ย 

Celonis
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Celonis believes that every company can unlock its full execution capacity. Powered by its market-leading process mining core, the Celonis Execution Management System provides a set of instruments and applications, the Celonis Studio as well as platform capabilities for business executives and users. The Celonis EMS offerings help companies manage every facet of execution management from analytics to strategy and planning, management, actions and automation.

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