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voestalpine + Celonis

“Celonis liefert uns nicht nur nie dagewesene Einblicke in unsere Prozesse, sondern gibt uns auch die Möglichkeit, direkt auf die gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren.”

Stefan Huber, CIO, voestalpine
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Industrie - Fertigung & Produktion Process - Production Region - Europe
50%
weniger verspätete Lieferungen (Böhler Welding)
85%
schnelleres Reporting in der Qualitäts- und Produktionsplanung (voestalpine Grobblech)
6 Wochen
für die Migration von Celonis On-Prem in die EMS Cloud

Die voestalpine nutzt Celonis, um ihr Auftragsmanagement zu harmonisieren, die Qualität und Genauigkeit ihrer Produktionsplanung zu verbessern und ihre Lieferkette intelligent zu steuern.

Um der Konkurrenz einen entscheidenden Schritt voraus zu sein, müssen Unternehmen vor allem eines verstehen: Digitale Transformation ist kein Projekt, das man abschließt, bevor man wieder zur Tagesordnung zurückkehrt. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess. Der führende Stahl- und Technologiekonzern voestalpine AG ist hierfür ein Paradebeispiel

Der österreichische Konzern hat rund 500 Tochterunternehmen in mehr als 50 Ländern. Mit hochwertigen Stahlprodukten und Systemlösungen ist die voestalpine Partner für zahlreiche Branchen, von der Automobil- und Konsumgüterindustrie bis hin zur Luft- und Raumfahrt. So findet sich voestalpine-Stahl beispielsweise in bekannten Wahrzeichen wie dem Londoner Wembley-Stadion, aber auch in Flugzeugen, Bohrinseln, Brücken und Windkraftanlagen.

Doch wie bei jedem Unternehmen dieser Größenordnung hat auch die voestalpine mit komplexen, zunehmend undurchsichtigen Prozessen zu kämpfen. Grund genug für voestalpines CIO Stefan Huber, nach einer Lösung zu suchen, die Effizienzsteigerungen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg ermöglicht. Denn nur so lassen sich erstklassiger Kundenservice, kontinuierliche Innovationen und größere Agilität erreichen.

Eine der größten Herausforderungen hierbei für Hubers IT-Team: die Geschäftsprozesse und Informationsflüsse des Unternehmens zu harmonisieren. „Ich bin Chief Information Officer, kein Chief Information Technology Officer“, so Huber. „Auch wenn Technologie in meiner Rolle sicherlich ein wichtiger Faktor ist, liegt mein Hauptaugenmerk darauf, Informationsflüsse zu ermöglichen.“

Process Mapping gehört deshalb seit jeher zur Optimierungsstrategie der voestalpine – allerdings war sie in der Vergangenheit mit gewissen Herausforderungen behaftet. „Unsere Workshops beruhten oft auf dem Prozessverständnis und Anekdoten unserer Fachabteilungen statt auf Daten. Unsere Projekte haben deshalb nicht immer den gewünschten Erfolg gebracht.“

Das änderte sich, als die voestalpine sich für Celonis Process Mining entschied. 2017 gestartet, konzentrierte sich das Unternehmen zunächst auf zwei Kernprozesse – Order-to-Cash und Purchase-to-Pay – und weitete die Technologie schnell auf andere Bereiche wie die Qualitäts- und Produktionsplanung aus.

Heute hat die voestalpine fast ihre gesamte IT-Landschaft an Celonis angebunden, ist innerhalb von sechs Wochen von der On-Premise-Lösung auf das Celonis Execution Management System (EMS) in der Cloud migriert und hat als Co-Innovationspartner im Bereich Supply Chain Management an der Entwicklung der Celonis Inventory Management App mitgewirkt.

Das Ergebnis: In Rekordzeit hat die voestalpine eine noch nie dagewesene Transparenz über ihre konzernweiten Prozesse, aber auch über spezifische Abläufe innerhalb der Tochterunternehmen gewonnen. „Celonis hat so einige Überraschungen für unsere Abteilungsleiter zutage gefördert und Prozessabläufe aufgedeckt, die deutlich von ihren Erwartungen abwichen“, sagt Huber. Der Konzern nutzt nun genau diese Erkenntnisse, um Unternehmensergebnisse gezielt zu optimieren und seine Prozessautomatisierung konzernweit voranzutreiben. 

Wie die voestalpine ihr Auftragsmanagement harmonisiert 

Grundstein für die erfolgreiche Implementierung von Celonis war das Governance-Team der voestalpine, das sich aus der IT sowie Fachexperten aus den vier Divisionen des Konzerns zusammensetzt: Steel, High Performance Metals, Metal Engineering, und Metal Forming. 

Dieses Team hat Process-Mining-Projekte in etwa 30 Tochtergesellschaften der voestalpine eingeführt. „Die voestalpine ist ein dezentral organisierter Konzern. Daher war die Zusammenarbeit von Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen ein wichtiger Baustein für unseren Erfolg – ebenso wie die rasche Lieferung von Proof of Concepts und Ergebnissen“, sagt Huber.

Ein Beispiel dafür ist die voestalpine-Tochter Böhler Welding. Sie bietet technische Beratung und individuelle Lösungen für industrielle Schweiß- und Lötanwendungen und wickelt jedes Jahr mehr als 100.000 externe Kundenaufträge ab. Bei ihrer Zielsetzung, einen global standardisierten Vertriebsprozess zu etablieren, Systeme zu harmonisieren und Prozesse zu automatisieren, stand das Unternehmen vor einer großen Herausforderung: Es fehlte die Transparenz, um Prozessprobleme (Auftragssperren, späte Lieferungen, etc.) mit dem größten Business Impact aufzudecken und die Prozessintelligenz, um die richtigen Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

„Bisher war es nicht nur mühsam Prozessprobleme zu analysieren, sondern auch schwierig, die Ursachen und die Auswirkungen dieser Probleme wirklich zu verstehen“, sagt Sylvia Kemmeni, Senior Specialist Global Sales Process & System bei Böhler Welding. Zwar konnte ihr Team in SAP durchaus sehen, wie viele Aufträge geändert wurden oder überfällig waren. Doch die Systeme lieferten keine Antworten auf tiefergehende Fragen, wie beispielsweise was genau bei Aufträgen geändert worden war und warum. Das hat sich mit dem Celonis EMS geändert. 

„Celonis ermöglicht uns, einfach und deutlich schneller detaillierte Informationen in einer zentralen Plattform zu erhalten. Das spart uns kostbare Zeit und Energie bei der Steigerung unserer Prozesseffizienz.“
Sylvia Kemmeni
Senior Specialist Global Sales Process & System,
Böhler Welding

Verspätete Lieferungen um mehr als 50% reduziert

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse arbeitet das Unternehmen nun daran, die Anzahl manueller Schritte in der Auftragserstellung zu verringern, manuelle Änderungen nach der Auftragserfassung zu reduzieren sowie die Angebotserstellung und Auftragsbestätigung zu beschleunigen. 

„Celonis ist eines der Instrumente, die uns helfen, unsere Produktivität zu steigern, die Qualität zu verbessern und die Arbeitsbelastung unserer Vertriebsteams zu reduzieren.“
Sylvia Kemmeni
Senior Specialist Global Sales Process & System,
Böhler Welding

Intelligente Ressourcennutzung in der Qualitäts- und Produktionsplanung

Als global agierender Hersteller hat die voestalpine einen klaren Fokus auf ihre Qualitäts-und Produktionsplanung. Eine der Tochtergesellschaften des Konzerns, voestalpine Grobblech, produziert 500.000 Tonnen Stahl pro Jahr und bezieht dabei täglich riesige Datenmengen von Produktionsstätten, Lieferanten und Logistikpartnern. 

Die Überwachung all dieser Daten auf Fehlfunktionen und andere Anomalien war bislang jedoch extrem zeitaufwändig. Auch hier hat Celonis die entscheidende Wende gebracht. 

„Zu sehen, wie unsere Prozesse tatsächlich ablaufen, hat uns definitiv die Augen geöffnet“, sagt Bernhard Neumann, Quality Engineer bei Grobblech. „Zum ersten Mal konnten wir unsere Produktions- und Qualitätsprozesse mit größtmöglicher Transparenz abbilden.“ So entdeckten Neumann und sein Team bereits im ersten Discovery-Meeting mehr als 2.000 verschiedene geplante Varianten innerhalb des Produktionsprozesses.

„Vor Celonis mussten wir uns manuell durch fünf verschiedene Systeme arbeiten, um die nötigen Daten zu erhalten. Jetzt bekommen wir sie einfach auf Knopfdruck. Das hat den Zeitaufwand für unser Reporting um bis zu 85 % reduziert.“
Bernhard Neumann
Quality Engineer,
voestalpine Grobblech

Neumanns Team kann nun Qualitätsprobleme wie beispielsweise Fehlfunktionen oder Produktabschreibungen deutlich detaillierter durchleuchten und deren Ursachen in Rekordtempo aufdecken. Durch Filtermöglichkeiten in Unterkategorien wie Rohstoffart, Lieferant oder Kundenanforderung bekommt die Qualitätsplanung ein gestochen scharfes Bild, an welchen Schrauben sie drehen müssen, um Probleme dauerhaft zu beheben. „Auf diese Weise erhalten wir einen klaren, aktuellen Überblick über bestimmte Produktionswege und deren Leistung“, sagt Neumann.

Mit Hilfe von Kombinationslogik konnten Neumann und sein Team sogar völlig neue KPIs definieren und überwachen. „Basierend auf unserer Datenhistorie können wir zum Beispiel den Arbeitsrückstand bei unseren Qualitätsprüfungen verfolgen und sogar für die kommenden Monate  prognostizieren“, so Neumann. „Das hilft uns, unsere Ressourcen effizienter einzusetzen.“

„Wir können nun sämtliche Aspekte unserer Kernprozesse in einer zentralen Plattform überwachen. Und das ermöglicht eine neue Arbeitsweise – intelligenter, schneller und multidimensional.“
Bernhard Neumann
Quality Engineer,
voestalpine Grobblech

Ergebnisse

6 Wochen
für die Migration von Celonis on-prem in die EMS Cloud
50%
weniger verspätete Lieferungen (Böhler Welding)
85%
schnelleres Reporting in der Qualitäts- und Produktionsplanung (voestalpine Grobblech)
500
aktive Nutzer
>201 Mio.
Aktivitäten über mehrere Prozesse hinweg verfolgt
„Celonis ist ein zentrales System in unseren Supply-Chain-Abläufen geworden.“
Florian Kaisergruber
Process Excellence Manager,
voestalpine High Performance Metals

Von On-Premise zur EMS Cloud in nur sechs Wochen

Die Migration ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud ist eine der wichtigsten Transformationsstrategien der voestalpine. Dazu gehörte auch die Umstellung von Celonis on-premise auf das cloudbasierte EMS.

Mit Hilfe von Celonis hat das IT-Team der voestalpine alle Systeme und Prozesse in nur drei Wochen in das EMS migriert, gefolgt von drei weiteren Wochen für Tests und die Übergabe an die Fachanwender.

Dabei hat die Cloud-Migration enorme strategische Vorteile gebracht, die weit über Kosteneinsparungen und einen verringerten Wartungsaufwand hinausgehen. So kann jedes Tochterunternehmen der voestalpine, das seine Geschäftsprozesse optimieren möchte, sofort loslegen und in kürzester Zeit Mehrwerte erzielen. „Unsere Projektteams sehen erste Ergebnisse in der Regel innerhalb von nur einer Woche“, sagt Huber. 

„Das EMS hat unsere Datenkapazität deutlich gesteigert, unsere Performance verbessert und uns ermöglicht, bessere SLAs anzubieten“, fügt er hinzu. Zudem kann die voestalpine nun die Vorteile von erweiterten EMS-Funktionen wie Echtzeit-Datenerfassung, Action Flows, und Process Simulation nutzen. So setzt beispielsweise das Tochterunternehmen Grobblech Action Flows ein, um Materialmängel systematisch zu überwachen und Lösungen mit Lieferanten zu finden. 

Neumann und das Qualitätsteam bei Grobblech haben nun einen vollständigen Überblick über Kundenwünsche, Rohstoffqualität und Abschreibungen. „Wir können zum Beispiel sehen, welche Kundenwünsche zu einer hohen Anzahl von Materialabschreibungen führen. Daraus können wir schließen, dass entweder die Kundenspezifikationen zu komplex sind oder wir eine andere Art von Rohstoff benötigen.“ 

In naher Zukunft möchte Grobblech die Planungs- und Simulationsfunktionen von Celonis auf die Qualitätsabteilung ausweiten. Mit dem Celonis Quality Cockpit kann das Team sehen, wie viel Zeit es für die Herstellung bestimmter Produkte benötigt und wie viele Kundenaufträge nachbearbeitet oder ausgetauscht werden müssen. „Damit bekommen wir die Möglichkeit, die Arbeitsauslastung präziser zu planen und unsere Ressourcen in Zukunft besser zu verteilen“, sagt Neumann.

Eine zentrale Plattform für Einkauf, Vertrieb und Bestandsmanagement

Im Geschäftsbereich High Performance Metals (HPM) der voestalpine haben Lieferketten- und Bestandsmanagement höchste Priorität. „Als Unternehmen haben wir den Fokus auf der Optimierung unseres Betriebskapitals. Der Schlüssel dazu ist, dass wir unsere Lagerbestände optimieren, ohne die Produktverfügbarkeit für unsere Kunden zu beeinträchtigen“, erklärt Florian Kaisergruber, Process Excellence Manager bei voestalpine HPM.

Hier die richtige Balance zu finden, war in der Vergangenheit jedoch nicht einfach. Denn die über 60 Unternehmen innerhalb des Geschäftsbereichs bezogen ihre Informationen häufig aus unterschiedlichen Datenquellen wie BI-Tools oder Excel. „Als Abteilung müssen wir aber eine gemeinsame Sprache sprechen und uns entlang der Lieferkette an dieselben Regeln halten“, beschreibt Kaisergruber das Problem. 

Auf der Suche nach einer Supply-Chain-Management-Lösung, die Einkaufs-, Verkaufs- und Bestandsdaten in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform vereint, fiel die Wahl schnell auf Celonis. Genauer gesagt auf die Celonis Inventory Management App. Die App hat sich seit ihrer Entwicklung im Oktober 2020 zu einer zentralen Informationsquelle für 150 Nutzer entlang der Lieferkette entwickelt. 

„Wir können jetzt nicht nur Materialien identifizieren, die sich negativ auf das Betriebskapital und den Lagerbestand auswirken, sondern auch Trends erkennen und frühzeitig Benachrichtigungen an die Nutzer senden, um Probleme zu untersuchen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen“, so Kaisergruber. So kann HPM typische Prozessprobleme wie Über- und Unterbestände, hohe Lagerdauer sowie Fehl- oder Altbestände rechtzeitig aufdecken und an deren Lösung arbeiten.

100 % Transparenz über die Liefertreue

Die Inventory Management App hat aber auch das Reporting und die Zusammenarbeit zwischen sämtlichen Beteiligten in der Lieferkette enorm verbessert. So teilt HPM beispielsweise Verkaufsprognosen mit dem gesamten Lieferantennetzwerk, sodass  Lieferanten ihre Materiallieferungen an einzelne Vertriebsstandorte priorisieren können. Fehl- oder Überbestände werden so vermieden. Die Kundendienst-Teams haben im Gegenzug akkuraten Einblick in die Liefertreue, um Lieferterminzusagen einzuhalten und so die Kundenzufriedenheit steigern. 

„Es reicht nicht mehr, nur ein Unternehmen oder ein Team isoliert zu betrachten. Wir müssen vielmehr das Gesamtbild unserer Lieferkette über all unsere SAP-Systeme, Datenquellen und Unternehmen hinweg sehen, und das in einer zentralen Plattform“, erklärt Kaisergruber. 

Angesichts dieser Erfolge haben der CIO der voestalpine Stefan Huber und sein Team einen einfachen, aber ehrgeizigen Plan für die Zukunft: „Wir wollen mit Celonis neue Wege gehen und das EMS auf weitere Prozesse und Unternehmen ausweiten.“

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