Fujitsu + Celonis

Fujitsu nutzt Celonis, um vollständige Transparenz über Lagerbestände zu erlangen und KI-gestützte Empfehlungen zu Materialbestellungen und -umverteilungen zu erhalten.

Durch Innovation Vertrauen in der Gesellschaft schaffen und so die Welt nachhaltiger gestalten – das ist das ehrgeizige Ziel von Fujitsu. Als eines der ältesten Technologieunternehmen der Welt blickt Fujitsu auf eine lange Geschichte geprägt von Neuerfindungen und Resilienz zurück. Das für seine Hardwarelösungen bekannte Unternehmen hat unlängst einen neuen Weg eingeschlagen: die Bereitstellung erstklassiger IT- und Digitalisierungsdienstleistungen.

Um dieses Ziel erfolgreich umzusetzen, hat Fujitsu bei sich selbst angefangen. „In den letzten Jahren haben die weltweite Unsicherheit und das Tempo des Wandels dramatisch zugenommen“, erklärt Kazushi Koga, Corporate Executive Officer, SEVP, Head of Platform bei Fujitsu. „Um mit diesem rasanten Tempo Schritt zu halten, ist es entscheidend, präzise Echtzeitdaten zu nutzen und neue Technologien wie KI einzubinden, damit wir datengesteuerte Strategien entwickeln können.“ Dieser Ehrgeiz veranlasste Fujitsu vor fünf Jahren dazu, das Projekt FUJITRA (kurz für Fujitsu Transformation) zu starten.

Harte Fakten statt Bauchgefühl: Fujitsus Weg zu Prozesstransparenz

Ein wesentlicher Bestandteil von Fujitra ist „One Fujitsu“ – die Harmonisierung und Vereinheitlichung von Systemen sowie die Förderung eines datengetriebenen Managements im gesamten Unternehmen. Unter der Führung von Koga-san nutze Fujitsu Japan Celonis ursprünglich um Transparenz innerhalb der One-Support-Bewegung von Fujitra zu schaffen. Durch die Kombination von Prozessintelligenz und KI hat Celonis für Fujitsu einen dynamischen digitalen Zwilling der Geschäftsabläufe erstellt, der zeigt, wie Prozesse wirklich ablaufen und wie man diese verbessern kann.

Der Expressversand war sehr teuer“, erinnert sich Koga-san an einige der ersten Erkenntnisse, „er kostete uns jährlich über 10 Millionen US-Dollar – denn Expressversand ist immer teurer als regulärer Versand. Celonis zeigte, dass in über 30 % der Fälle Bestellungen als Expresssendungen aufgegeben wurden, der für die Wartung zuständige Techniker jedoch erst vier Tage nach der Lieferung vor Ort eintraf. Dank dieser Erkenntnis konnten wir unsere Kosten für Eilversand um etwa 15 % senken.“

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Von regionaler Transparenz zu globaler Prozessoptimierung

Nach den ersten Erfolgen in Japan wollte Jonathan Wannicke, Head of Digital Process Transformation CoE, zeigen, was Celonis über reine Transparenz hinaus bewirken kann. Er konzentrierte sich zunächst auf die Finanzfunktion in Europa und konnte innerhalb weniger Monate sowohl bei der Kreditoren- als auch bei der Debitorenbuchhaltung Mehrwert realisieren. Schon bald ersetzten Celonis-Lösungen wie die Collections App, den Duplicate Invoice Checker, die Open Credit Memos App und den Payment Terms Checker die alten Anwendungen von Fujitsu. Später expandierte Fujitsu in die Bereiche IT Service Management und Auftragsmanagement.

Es gab nur ein Problem, das den Einsatz verlangsamte: Nicht jedem gefiel es, seine Prozesse in ihrer ganzen Komplexität offenzulegen. „Celonis kann brutal ehrlich sein“, sagt Wannicke. „Wir haben Stakeholder, die seit über 30 Jahren bei Fujitsu sind und unsere Prozesse von Grund auf aufgebaut haben. Wir hatten einige sehr emotionale Diskussionen, um Teams dazu zu bringen, den Daten zu vertrauen.“

Preisgekrönte Kombination aus PI und KI

Doch Daten liegen selten daneben, und in genau diesen Daten verbargen sich die Informationen, die Fujitsu benötigte, um Sicherheitsbestände wieder unter Kontrolle zu bekommen. In der Theorie sah die Aufgabe zunächst einfach aus: Die Sicherheitsbestände sollten auf das ideale Level reduziert werden, nachdem sie während der Covid-19-Pandemie bewusst aufgestockt worden waren.

Die Reduzierung der Lagerbestände gestaltete sich jedoch schwierig. Die System Platform Business Group von Fujitsu umfasst eine enorme Menge an Produkten und Materialien – insgesamt mehr als 25.000 Typen und 2,5 Millionen Artikel. Um Transparenz in diesen riesigen Katalog zu bringen, musste das Team Daten aus elf Systemen entlang der gesamten Lieferkette, Echtzeit-Einblicke in die Lagerbestände in ganz Japan sowie historische Daten zum Kaufverhalten der Endkunden zusammenführen.

Mit Celonis ist es uns gelungen, die auf elf Systeme verteilten Daten innerhalb von nur einem Monat zu integrieren“, erklärt Kazutomi Taneda, Head of PRS Hardware Support Business Dept. Product Related Services Div. Managed Infrastructure Services Business Unit, Fujitsu.

„Wir können jetzt Informationen wie Vorlaufzeiten, Beschaffungslastgröße und den historischen Durchschnittsverbrauch zentralisieren.“ Käufer haben jetzt eine einzige zuverlässige Informationsquelle über die Bestandsniveaus in allen Fujitsu-Fabriken sowie KI-gestützte Informationen über Marktentwicklungen und Kundennachfrage.

Die Ergebnisse:

• Sicherheitsbestände konnten um 20 % reduziert werden
• Lagerbestellungen sind innerhalb von 6 Monaten nach Einführung von Celonis um 50% gesunken
• Enorme Produktivitätssteigerungen
• Das Team wurde intern für KI-Innovation ausgezeichnet

„Über die numerischen Ziele hinaus sind sich die Teams vor Ort der Prozessprobleme bewusster geworden und haben begonnen, diese proaktiv anzugehen“, erklärt Taneda-san.

Von Einsichten zu KI-gestützter Automatisierung

Etwa 15 Experten skalieren bei Fujitsu nun weltweit Process Mining, Prozessmodellierung und KI. Vorbei sind die Zeiten, in denen Celonis nur für Transparenz verwendet wurde. Celonis hat sich als Plattform für groß angelegte Geschäftsumwandlungen etabliert und wird bald zehn Prozesse abdecken, die von Finanzen über IT Service Management und Master Data Management bis hin zur gesamten Lieferkette reichen. Lagerverwaltung ist die neueste Ergänzung der abgedeckten Prozesse. „Wir verwenden Machine Learning und Action Flows für die Automatisierung“, erklärt Wannicke. „Und wir nutzen auch die KI-Funktionen von Celonis wie den Annotation Builder und Agenten.“

Wannickes Rat, um das Beste aus Prozessintelligenz (PI) und künstlicher Intelligenz (KI) herauszuholen?

1. Die richtigen Anwendungsbereiche für KI identifizieren.
2. KI mit einzigartigen Geschäftskontext von Fujitsu (Regeln, Benchmarks, KPIs usw.) „füttern“.
3. Sicherstellen, dass KI nicht nur einen ROI liefert, sondern auch nachhaltig eingesetzt wird und dabei die Umweltauswirkungen berücksichtigt werden.

Eine Unternehmenskultur angetrieben von datengestütztem Wandel

Das wachsende Bewusstsein für die Bedeutung von Daten zeigt, wie weit Fujitsu auf seinem Transformationsweg bereits gekommen ist. „Anfangs mussten wir zu den Geschäftsbereichen gehen und für Celonis argumentieren“, sagt Wannicke. „Jetzt gibt es eine große Nachfrage der Fachbereiche sich zu beteiligen.“

Angespornt von diesem Erfolg, gab Fujitsu sich nicht länger damit zufrieden, nur seine eigenen Prozesse zu optimieren, sondern wurde 2024 ein zuverlässiger Partner von Celonis. „Als Teil unseres wachsenden IT-Servicegeschäfts können wir unseren Kunden helfen, Ihre Daten mit Celonis zu verknüpfen“, erklärt Wannicke. „Wir bringen viel Erfahrung mit, vor allem in Regionen wie Japan, wo unsere eigenen GLOVIA-Systeme weit verbreitet sind.“

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Was steht angesichts der großen Nachfrage nach Prozessintelligenz und KI als Nächstes auf der Tagesordnung? „Unser nächster Schritt ist es, mehrere Prozesse in Celonis mithilfe von KI zu kombinieren“, sagt Koga-san. „Wenn wir mehrere Prozesse mit unserer KI kombinieren, können wir unsere Kunden dabei unterstützen, die Effizienz ihres Unternehmens grundlegend zu verändern.“