STADA + Celonis

STADA kann auf eine beachtliche Erfolgsbilanz zurückblicken, wenn es darum geht, die Pharmabranche in Sachen Wachstum und Rentabilität zu übertreffen.

Das Erfolgsrezept? Intelligente Prozessorchestrierung mit Celonis. Das Ergebnis: erhebliche Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung, bessere Beziehungen zu Lieferanten und ein optimierter Materialnachschub.

Mit über 1,2 Milliarden verkauften Einheiten im Jahr 2023, 20 Produktionsstandorten in Europa und Asien und zweistelligem Wachstum bei Umsatz und Gewinn ist STADA ein echtes Pharma-Powerhouse.

Doch als internationaler Player, der in 120 Märkten tätig ist, hat das Unternehmen mit der Komplexität regionaler Vorschriften und Prozesse, Lieferkettenverwerfungen sowie einer fragmentierten Systemlandschaft zu kämpfen. „Wir müssen unsere Prozesse ständig an die neuesten Anforderungen und Herausforderungen anpassen“, erklärt Deniz Simseker, VP of Internal Audit bei STADA. Leichter gesagt als getan, wenn Abteilungen, Systeme und Prozesse nicht miteinander kommunizieren. „Wir hatten viele Insellösungen, die uns nur einen isolierten Blick auf unsere Prozesse ermöglichten.“

Mit Prozessintelligenz hat STADA nun das bislang fehlende Bindeglied zwischen Abteilungen, Systemen und Prozessen gefunden. Die Process Intelligence Plattform von Celonis zeigt, wie Geschäftsprozesse wirklich ablaufen, wo Wertpotenziale versteckt sind, und wie Teams diese schnell freisetzen können.

Die richtigen Hebel für Verbesserungen finden

„Was mich an Celonis am meisten begeistert, ist, dass es uns hilft, unsere Prozesse viel schneller und vor allem lückenlos zu analysieren“, sagt Simseker. „Es gibt uns die Möglichkeit, Transaktionen über verschiedene Systeme hinweg zu verfolgen.“

Unter Einsatz der branchenführenden Process-Mining-Technologie von Celonis hat STADA einen realitätsgetreuen, datenbasierten Digitalen Zwilling seines Purchase-to-Pay-Prozesses erstellt. „Process Mining ist wie ein Röntgenbild für Ihre Prozesse“, sagt Simseker. „Sie sehen all die kleinen Details, die schief laufen.“

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Aber die Leistungsfähigkeit der Plattform geht weit über die bloße Transparenz hinaus. Durch die Kombination tiefgreifender Prozesseinblicke mit dem standardisierten Prozesswissen von Celonis und KIerhält STADA nicht nur eine echte „Schatzkarte“ seiner Geschäftsprozesse. Jeder Mitarbeiter hat außerdem die Möglichkeit, schnell und einfach Optimierungsmaßnahmen zu ergreifen. Oder, wie Simseker es ausdrückt: „Mit Celonis haben wir uns von der reinen Prozessanalyse zu echtem Change Managementweiterentwickelt.“ Innerhalb weniger Monate nach der Implementierung entstand ein Center of Excellence (CoE). Unter Simsekers Leitung legte das Team los.

Optimierung im Purchase-to-Pay-Bereich

Einer der ersten großen Anwendungsfälle war die Optimierung des Zahlungsverhaltens. „Wir hatten hier bereits ein gutes Niveau, aber wir wollten die Compliance unsere Days Payable Outstanding (DPO) weiter steigern und sicherstellen, dass wir nicht zu früh, aber auch nicht zu spät zahlen“, sagt Simseker.

Mit Celonis fand das Team eine ganze Reihe von Problemen, die ihnen im Weg standen:

1. Unstimmigkeiten in den SLAs zwischen den beteiligten Parteien (STADA, seinem BPO-Anbieter und Lieferanten)
2. Aggressive Zahlungsbedingungen in den Lieferantenrechnungen
3. Lange Freigabezeiten
4. Blockierte Rechnungen aufgrund von Unstimmigkeiten zwischen Wareneingang und Rechnungseingang (GR/IR)
5. Zu spät verschickte Rechnungen von Lieferanten

Vladimir Grad, Process Director Purchase-to-Pay (P2P), war angesichts dieser Herausforderungen zunächst verunsichert, wie er die richtigen Hebel zu deren Beseitigung finden sollte. „Aber dank Celonis konnten wir sofort mit der Verbesserung beginnen, weil wir genau wussten, welche Probleme wir zuerst angehen mussten – und wie.“

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„Wir nutzen Process Mining jetzt als zentrale Informationsquelle, um unser Working Capital im Griff zu behalten“, fügt Simseker hinzu. Zusätzlich zu einer einheitlichen Übersicht über alle offenen Rechnungen in allen Systemen erhält das STADAs Kreditorenteam intelligente Vorschläge, um kritische Rechnungen zu priorisieren und Zahlungssperren aufzulösen. So wird sichergestellt, dass Rechnungen so schnell wie möglich bezahlt werden. „Die Lieferanten arbeiten jetzt nicht nur gerne mit uns zusammen, sie bieten uns auch bessere Konditionen“, sagt Grad.

Mit 15 Anwendungsfällen im Bereich P2P gelang es den Teams von Grad und Simseker:

Erhebliche GuV-Einsparungen zu erzielen

die Kreditorenlaufzeit zu verkürzen

verspätete Zahlungen zu reduzieren

die Skontorate zu erhöhen.

Dank der Prozessintelligenz von Celonis entdeckte STADA auch Optimierungsmöglichkeiten, die dem Unternehmen zuvor gar nicht bewusst waren – zum Beispiel GR/IR-Unstimmigkeiten, die STADA nun präventiv erkennen und beseitigen kann. Die Machine-Learning-Algorithmen von Celonis gleichen die erwarteten, gelieferten und berechneten Liefermengen ab. Bei Unstimmigkeiten schlägt Celonis Alarm und gibt Empfehlungen zur Priorisierung der Kontenbereinigung basierend auf dem Alter und dem Risiko der offenen GR/IR-Posten. Mit diesem proaktiven Ansatz konnte STADA bereits Mehrwerte in Millionenhöhe schaffen. Ein beachtlicher Erfolg, und ein Türöffner für Simsecker und Co. innerhalb von STADA.

Intelligente Bestandsverwaltung für weniger Fehlbestände

Angespornt durch ihren Erfolg im Bereich P2P weiteten Simseker und sein Team den Einsatz von Celonis auf die Lieferkettenprozesse von STADA aus. Ganz oben auf der Prioritätenliste: die Etablierung genauerer Vorlaufzeiten, um Lagerbestände zu optimieren und eine reibungslose Produktion trotz Lieferkettenverwerfungen zu gewährleisten. Materialengpässe haben derzeit die Pharmaindustrie fest im Griff. Lagerausfälle, Produktionsstopps und Umsatzeinbußen sind häufig die Folge.

Einer der Hebel, um hier gegenzuwirken? Die Optimierung des Materialnachschubs. In der Vergangenheit hatten STADAs Materialplaner keine einheitliche Methode zur Pflege der Lieferantenstammdaten, einschließlich der Vorlaufzeiten. Einige Planer arbeiteten mit riesigen Excel-Tabellen, andere mit verschiedenen Planungssystemen — so schlichen sich immer wieder Fehler ein und das Risiko von Fehlbeständen stieg. Mit Celonis hat das Team endlich eine Source of Truth — und hat bereits ungenaue Planungsparameter identifiziert und aktualisiert. Damit ist dieses langjährige Problem ein für alle Mal gelöst.

Damit das auch so bleibt, schlägt Celonis bei notwendigen Aktualisierungen der Vorlaufzeiten Alarm. Die Planer können nun die Vorlaufzeiten in allen Systemen nahtlos mit Celonis aktualisieren und so in Echtzeit sicherstellen, dass jeder mit genauen Daten plant. So simpel die Änderung, so stark das Ergebnis: Der optimierte Nachschubprozess über alle Produktionsstätten hinweg hat bei STADA massiv Bestandskosten, Fehlmengen und entgangene Umsätze gesenkt.

Auch das Einkaufsteam von STADA nutzt die Celonis Plattform, um die für die Bestellung und Lagerung von Chemikalien wichtigen „Quality Info Records“ akribisch zu überwachen und zu aktualisieren. Diese Unterlagen enthalten Details zu Zertifikaten, Vorschriften und Sicherheitsmaßnahmen – und sie haben ein Verfallsdatum, was die Sache zusätzlich verkompliziert. Mit Celonis stellt STADA sicher, dass bestellte Chemikalien immer über aktuelle Unterlagen verfügen. So werden Bestellsperren und Fehlbestände wirksam vermieden.