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DRÄXLMAIER schöpft sein Potenzial mit Celonis voll aus

Die DRÄXLMAIER-Gruppe verlässt sich auf das Celonis EMS, um Execution Gaps in der Kreditorenbuchhaltung und im Purchase-to-Pay-Bereich zu beseitigen.

Automobilzulieferer eliminiert mit Celonis Execution Gaps in Accounts Payable und Procure-to-Pay

Die DRÄXLMAIER-Gruppe setzt auf Celonis, um ihre Execution Capacity in der Kreditorenbuchhaltung und im Purchase-to-Pay-Bereich zu optimieren. Das Execution Management System (EMS), das ein umfassendes Arsenal an Prozessverbesserungstools, darunter Process Mining, KI und Automatisierung bietet, lassen sich digitale Spuren in Organisationen umfassend analysieren, darstellen, verstehen – und effizienter gestalten.

Als internationaler Automobilzulieferer im Premiumsegment mit über 75.000 Mitarbeitern an 60 Standorten in 20 Ländern und einem umfassenden Produktportfolio, zielt DRÄXLMAIER durch den Einsatz des EMS darauf, Ineffizienzen in weltweiten Unternehmensabläufen zu erkennen und zu eliminieren. 

„Die Bereiche Einkauf und Finanzen sind beim Einsatz von Celonis im Unternehmen Vorreiter“, so Matthias Lebschy, SAP Project Manager Procurement bei DRÄXLMAIER. „Für die DRÄXLMAIER Group ist die Optimierung der Prozesse seit jeher Basis für den wirtschaftlichen Erfolg und entscheidend für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit“, ergänzt Maren Moisl, Project Manager Methods & Processes. „Schon jetzt profitieren weitere Unternehmensbereiche wie Shared Services, Master Data Management oder Internal Audit von den durch Celonis aufbereiteten Daten und dem Einsatz der Technologie.“

Prozesse im Purchase-to-Pay im Fokus

Im Bereich Purchase-to-Pay setzt DRÄXLMAIER ein ERP (Enterprise Ressource Planning)- und SRM (Supplier Relationship Management)-System von SAP ein. Durch die Process Mining-Technologie von Celonis, dem Herzstück des EMS, gelingt es, hieraus eine ganze Reihe an Erkenntnissen zu gewinnen und Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten, beispielsweise die Optimierung des Versands von Bestellungen. Denn obwohl es im SAP-System möglich ist, Bestellungen vollautomatisch zu versenden, wurde bislang eine immense Anzahl von Bestellungen gedruckt.

Durch den Einsatz von Celonis konnte dieses ineffiziente Vorgehen auf einen Blick erkannt und verbessert werden: Heute werden Bestellungen sofort per E-Mail oder über Electronic Data Interchange (EDI) an den Lieferanten gesendet – das führte zu einer Reduzierung von zehntausenden manuellen Vorgängen weltweit. Neben Zeit und Geld spart das auch andere Ressourcen wie Papier und Druckerpatronen.

Preis-Updates mittels Robotic-Process-Automation (RPA) reduzieren manuelle Rechnungsanpassungen

Auch im Bereich Rechnungsprüfung konnten Abläufe optimiert werden. Durch Celonis wurde transparent, dass Preise zwischen Rechnungen und Bestellungen öfters abweichen. Dies hat manuelle Aufwände in der Rechnungsprüfung zur Folge. Mit Hilfe von Rechnungsprüfungstoleranzen und gezielten, automatischen Updates von Preisstammdaten mittels Robotic Process Automation (RPA) konnten bis zu mehrere Tausend manuelle Schritte vermieden werden.

Execution Capacity in der Kreditorenbuchhaltung optimiert

Im Bereich Accounts Payable arbeitet die DRÄXLMAIER Group mit SAP und Vendor Invoice Management (VIM), einem SAP-Add-on für die Kreditorenbuchhaltung. „Wir haben uns mittels Celonis im Detail angeschaut, wie unsere Rechnungen weltweit verarbeitet werden, mit dem übergeordneten Ziel unser Working Capital zu verbessern“, erklärt Maren Moisl.

Auch die Skontorate bei DRÄXLMAIER wurde mithilfe von Celonis überprüft: Ein ganzes Paket an Maßnahmen zur Beschleunigung des Rechnungseingangs, u. a. die Einführung von EDI, sorgt hier für eine deutliche Verbesserung.

Konsequente Stammdatenpflege

DRÄXLMAIER nutzt auch die intelligenten Automatisierungs- und Real-time Data-Funktionen von Celonis. Das EMS analysiert System- und Prozessdaten in Echtzeit und sendet automatisch Handlungsempfehlungen an Mitarbeiter, damit diese die Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch besser lösen können.

Dies erleichtert die Stammdatenpflege erheblich. Das EMS erkennt selbständig auf Basis von Echtzeit-Daten inaktive Lieferanten, informiert den entsprechenden Mitarbeiter darüber und stellt die Frage, ob der Lieferant gesperrt werden soll. Falls ja, wird ein zuvor definierter Prozess automatisch in Gang gesetzt. Auch wenn sich die Zahlungsbedingungen eines Lieferanten auf der Bestellung und der Rechnung unterscheiden, meldet sich das EMS proaktiv mit Handlungsempfehlungen und stößt einen ganz neuen Workflow an: So lassen sich kritische Fälle herausfiltern, die Zahlungsbedingungen anpassen und die Stammdaten einfach und schnell korrigieren.

Auch um drohende Skontoverluste zu vermeiden, kommt das EMS zum Einsatz. Ein Skontoverlust kann verschiedene Ursachen haben: Beispielsweise dauert die Rechnungsprüfung oder -freigabe im Vorsystem VIM zu lange oder Zahlungssperren wurden nicht entfernt. Das EMS priorisiert Rechnungen, die eine schnelle Bearbeitung erfordern. Mitarbeiter können somit entsprechend aktiv in den Prozess eingreifen. „So werden proaktiv wichtige Impulse gegeben und zeitnah Vorschläge für Veränderungen gemacht und kontinuierlich überwacht“, fasst Maren Moisl die Vorteile zusammen.

Und Matthias Lebschy ergänzt: „Wir ziehen eine Einbindung weiterer Prozesse sowie eine Begleitung für die anstehende S/4 Hana Migration in Betracht.“ In einem Webinar berichten Matthias Lebschy und Maren Moisl über ihre Erfahrungen mit Celonis und beantworten Fragen. Das Video können Sie hier sehen.

Wie Celonis und Symbio interne Auditierungsprozesse revolutionieren
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