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REWAG meistert Einkaufsprozess

Die Regensburger Energie- und Wasserversorgung und Stadtwerke Regensburg wollten mehr Transparenz fĂŒr ihren Einkauf.

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REWAG meistert Einkaufsprozess mit Celonis

Die Regensburger Energie- und Wasserversorgung und Stadtwerke Regensburg wollten mehr Transparenz fĂŒr ihren Einkauf. Das ist gelungen: Seit REWAG Celonis Process Mining nutzt, ist die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens effizienter geworden, Entscheidungen beruhen auf belastbaren und ĂŒbersichtlich aufbereiteten Analysen. „FrĂŒher hat man mehr nach BauchgefĂŒhl gearbeitet und viel ĂŒber die Zahlen diskutiert“, erklĂ€rt Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf. „Heute diskutiert man gleich die Lösungen.“

REWAG hat den Einkauf mit Process Mining voll im Griff

Im schlimmsten Fall war es eine Zettelwirtschaft bei den Regensburger Energie- und Wasserversorgung und Stadtwerken Regensburg. Einige Bestellungen liefen ĂŒber Formulare, andere elektronisch.

Eingekauft wurde viel, denn die Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG (kurz: REWAG) versorgt ĂŒber 200.000 Privathaushalte und GeschĂ€ftskunden in der Region mit Strom, Erdgas, WĂ€rme und Wasser. Zwischen 30 und 32 Millionen Euro gibt sie jĂ€hrlich fĂŒr Operatives aus und 12 bis 15 Millionen Euro fĂŒr strategische Beschaffung.

Den Wert der Daten ausschöpfen

Oberstes Ziel war die konsequente Digitalisierung und Optimierung der Prozesse. „Wir wollten Systeme fĂŒr einfachere und transparentere Prozesse“, erklĂ€rt Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf. Brandl wusste um den Wert der Daten in verschiedenen IT-Systemen – es fehlte nur die Möglichkeit, sie richtig zu verarbeiten.

Weder Excel noch das SAP Standard-Reporting lieferten die nötige FlexibilitĂ€t und Dynamik. „MĂŒhsam, starr und wenig zielfĂŒhrend“, so die EinschĂ€tzung von Brandl aus heutiger Sicht. „Wir wollten mehr Skalierbarkeit und Dynamik. Und wir wollten die Einkaufsprozesse einfach analysieren und optimieren können.“

Celonis ĂŒberzeugte in allen Punkten

Nach einem detaillierten Auswahlprozess fiel die Wahl auf Celonis Process Mining. Die innovative Big Data Technologie fĂŒhrt alle digitalen Prozesspuren zusammen und visualisiert IST-Prozesse in Echtzeit, um grĂ¶ĂŸtmögliche Transparenz zu schaffen. In Celonis kann Brandl Datenquellen einfach einbinden und sich einen systemĂŒbergreifenden Einblick verschaffen. Der REWAG gefiel auch das intuitive Handling und die FlexibilitĂ€t der Lösung. „Die Software ist mit geringen IT-Kenntnissen problemlos zu bedienen“, berichtet Brandl.

Der Proof-of-Concept ĂŒberzeugte, das anschließende Roll-out verlief im positiven Sinne „komplett unspektakulĂ€r. In einer Woche war alles abgeschlossen“, sagt Brandl.

Meine Erwartungen Sind Bei Weitem Übertroffen worden.

Kennzahlen Schneller Und Übersichtlicher Visualisiert

Seit 2015 kommt Celonis bei REWAG zum Einsatz. Vor allem Einkaufsleiter Thomas Brandl nutzt die Software flexibel zur Auswertung verschiedenster Einkaufskennzahlen wie Beschaffungsvolumen, Bestellungsanforderungen, Lieferantenanzahl oder Anzahl der Bestellungen. Besonders wichtig ist fĂŒr ihn das Benchmarken seiner Kennzahlen mit denen anderer Unternehmen oder den Benchmarks von Unternehmensberatungen wie KPMG. Mit Celonis kann er schneller und zuverlĂ€ssiger Optimierungsbedarf identifizieren. „Ich kann jetzt sicher sein, dass ich per Mausklick die richtigen Zahlen bekomme. Meine Erwartungen sind bei Weitem ĂŒbertroffen worden.“

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Bislang hatte Brandl seine Kennzahlen im SAP-System ausgewertet – ein Zeitaufwand von drei bis vier Tagen. Abweichungen oder AuffĂ€lligkeiten ließen sich oft nicht plausibel erklĂ€ren. „FrĂŒher habe ich mich da tot gesucht“, sagt Brandl. „Heute sehe ich mit einem Klick, ob die Zahlen passen, oder warum sie nicht passen.“ Vor EinfĂŒhrung der Software dauerte es bis zu 20 Tage, bis die Ursache gefunden wurde.

Der begehrte Prozess-Spezialist bei der REWAG

Brandl ist inzwischen zum begehrten Spezialisten geworden: Oft bitten andere Fachbereiche um Auswertungen von Prozessen und Daten. Innerhalb weniger Minuten liefert er dann die gewĂŒnschte Analyse visuell aufbereitet – frĂŒher kostete das drei bis vier Tage. Die Voraussetzung: digitalisierte Prozesse im jeweiligen Fachbereich. Der Vorteil: Tieferes technisches Knowhow ist nicht erforderlich, die IT muss nicht involviert werden.

Den Ansatz Werden Wir In Celonis Finden, Da Bin Ich Mir Ganz Sicher

Kosteneinsparungen Durch Genaure Lieferantenbeurteilung

FĂŒr Thomas Brandl bedeutet die Arbeit mit Celonis, stetig Neues zu entdecken. So zoomt er in die Prozesse hinein und sieht sich einzelne Schritte detailliert an. Brandl fasziniert, dass die Lösung einzelne Prozessspuren ins VerhĂ€ltnis setzt und AbhĂ€ngigkeiten untereinander aufdeckt. „Erst hat man drei oder vier Tabellen“, erzĂ€hlt Brandl. „Daraus ergibt sich ein ganzes Sheet verschiedener AbhĂ€ngigkeiten. Wenn weitere AbhĂ€ngigkeiten interessant sein könnten, macht man ein neues auf und zieht daraus ganz neue Erkenntnisse.“

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REWAG profitiert durch die Process Mining-Technologie nicht nur von einer enormen Zeitersparnis, sondern auch in finanzieller Hinsicht. Brandl nutzt die Software sehr flexibel zur Auswertung verschiedenster Einkaufskennzahlen wie Beschaffungsvolumen, Bestellungsanforderungen, Lieferantenanzahl oder Anzahl der Bestellungen. Celonis verschafft ihm einen deutlichen Wissensvorsprung gegenĂŒber Wettbewerbern und Lieferanten und eine bessere Position in Verhandlungen. Gerade bei Lieferanten prĂŒft er zeitliche DurchlĂ€ufe oder PreisĂ€nderungen im Prozess. „Ich ziehe mir aus der Software Informationen ĂŒber Rabatte und Nachverhandlungserfolge“, so Brandl. Basierend darauf entwickelt er Preisvorstellungen, mit denen seine Mitarbeiter noch bissiger herangehen und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können.

Thomas Brandl zieht ein positives Fazit, sowohl in Bezug auf die Software als auch auf die Zusammenarbeit mit Celonis. „Ich bin davon ausgegangen, dass unsere Prozesse zu 100 Prozent laufen. Durch Celonis bin ich eines Besseren belehrt worden. Und man kommt immer auf neue, sinnvolle Ideen.“ Die Technologie soll ihn auch in seinem neuesten Projekt unterstĂŒtzen: den Umgang mit Fremdkosten zu optimieren. Brandl ist zuversichtlich: „Den Ansatz werden wir in Celonis finden, da bin ich mir ganz sicher.“

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