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Success story Rewag

REWAG

Die Regensburger Energie- und Wasserversorgung und Stadtwerke Regensburg wollten mehr Transparenz fรผr ihren Einkauf. Das ist gelungen: Seit REWAG Celonis Process Mining nutzt, ist die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens effizienter geworden, Entscheidungen beruhen auf belastbaren und รผbersichtlich aufbereiteten Analysen. โ€žFrรผher hat man mehr nach Bauchgefรผhl gearbeitet und viel รผber die Zahlen diskutiertโ€œ, erklรคrt Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf. โ€žHeute diskutiert man gleich die Lรถsungen.โ€œ

REWAG hat den Einkauf mit Process Mining voll im Griff

Im schlimmsten Fall war es eine Zettelwirtschaft bei den Regensburger Energie- und Wasserversorgung und Stadtwerken Regensburg. Einige Bestellungen liefen รผber Formulare, andere elektronisch. Eingekauft wurde viel, denn die Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG (kurz: REWAG) versorgt รผber 200.000 Privathaushalte und Geschรคftskunden in der Region mit Strom, Erdgas, Wรคrme und Wasser. Zwischen 30 und 32 Millionen Euro gibt sie jรคhrlich fรผr Operatives aus und 12 bis 15 Millionen Euro fรผr strategische Beschaffung.

Den Wert der Daten ausschรถpfen

Oberstes Ziel war die konsequente Digitalisierung und Optimierung der Prozesse. โ€žWir wollten Systeme fรผr einfachere und transparentere Prozesseโ€œ, erklรคrt Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf. Brandl wusste um den Wert der Daten in verschiedenen IT-Systemen โ€“ es fehlte nur die Mรถglichkeit, sie richtig zu verarbeiten. Weder Excel noch das SAP Standard-Reporting lieferten die nรถtige Flexibilitรคt und Dynamik. โ€žMรผhsam, starr und wenig zielfรผhrendโ€œ, so die Einschรคtzung von Brandl aus heutiger Sicht. โ€žWir wollten mehr Skalierbarkeit und Dynamik. Und wir wollten die Einkaufsprozesse einfach analysieren und optimieren kรถnnen.โ€œ

Celonis รผberzeugte in allen Punkten

Nach einem detaillierten Auswahlprozess fiel die Wahl auf Celonis Process Mining. Die innovative Big Data Technologie fรผhrt alle digitalen Prozesspuren zusammen und visualisiert IST-Prozesse in Echtzeit, um grรถรŸtmรถgliche Transparenz zu schaffen. In Celonis kann Brandl Datenquellen einfach einbinden und sich einen systemรผbergreifenden Einblick verschaffen. Der REWAG gefiel auch das intuitive Handling und die Flexibilitรคt der Lรถsung. โ€žDie Software ist mit geringen IT-Kenntnissen problemlos zu bedienenโ€œ, berichtet Brandl.

Der Proof-of-Concept รผberzeugte, das anschlieรŸende Roll-out verlief im positiven Sinne โ€žkomplett unspektakulรคr. In einer Woche war alles abgeschlossenโ€œ, sagt Brandl.

100%

PROCESS TRANSPARENCY

>200.000

PRIVATE ACCOMMODATION

306,4 MIO.

SALES

425

EMPLOYEES

MEINE ERWARTUNGEN SIND BEI WEITEM รœBERTROFFEN WORDEN.

KENNZAHLEN SCHNELLER UND รœBERSICHTLICHER VISUALISIERT

Seit 2015 kommt Celonis bei REWAG zum Einsatz. Vor allem Einkaufsleiter Thomas Brandl nutzt die Software flexibel zur Auswertung verschiedenster Einkaufskennzahlen wie Beschaffungsvolumen, Bestellungsanforderungen, Lieferantenanzahl oder Anzahl der Bestellungen. Besonders wichtig ist fรผr ihn das Benchmarken seiner Kennzahlen mit denen anderer Unternehmen oder den Benchmarks von Unternehmensberatungen wie KPMG. Mit Celonis kann er schneller und zuverlรคssiger Optimierungsbedarf identifizieren. โ€žIch kann jetzt sicher sein, dass ich per Mausklick die richtigen Zahlen bekomme. Meine Erwartungen sind bei Weitem รผbertroffen worden.โ€œ

Bislang hatte Brandl seine Kennzahlen im SAP-System ausgewertet โ€“ ein Zeitaufwand von drei bis vier Tagen. Abweichungen oder Auffรคlligkeiten lieรŸen sich oft nicht plausibel erklรคren. โ€žFrรผher habe ich mich da tot gesuchtโ€œ, sagt Brandl. โ€žHeute sehe ich mit einem Klick, ob die Zahlen passen, oder warum sie nicht passen.โ€œ Vor Einfรผhrung der Software dauerte es bis zu 20 Tage, bis die Ursache gefunden wurde.

Der begehrte Prozess-Spezialist bei der REWAG

Brandl ist inzwischen zum begehrten Spezialisten geworden: Oft bitten andere Fachbereiche um Auswertungen von Prozessen und Daten. Innerhalb weniger Minuten liefert er dann die gewรผnschte Analyse visuell aufbereitet โ€“ frรผher kostete das drei bis vier Tage. Die Voraussetzung: digitalisierte Prozesse im jeweiligen Fachbereich. Der Vorteil: Tieferes technisches Knowhow ist nicht erforderlich, die IT muss nicht involviert werden.

DEN ANSATZ WERDEN WIR IN CELONIS FINDEN, DA BIN ICH MIR GANZ SICHER.

KOSTENEINSPARUNGENDURCHGENAUERE LIEFERANTENBEURTEILUNG

Fรผr Thomas Brandl bedeutet die Arbeit mit Celonis, stetig Neues zu entdecken. So zoomt er in die Prozesse hinein und sieht sich einzelne Schritte detailliert an. Brandl fasziniert, dass die Lรถsung einzelne Prozessspuren ins Verhรคltnis setzt und Abhรคngigkeiten untereinander aufdeckt. โ€žErst hat man drei oder vier Tabellenโ€œ, erzรคhlt Brandl. โ€žDaraus ergibt sich ein ganzes Sheet verschiedener Abhรคngigkeiten. Wenn weitere Abhรคngigkeiten interessant sein kรถnnten, macht man ein neues auf und zieht daraus ganz neue Erkenntnisse.โ€œ

REWAG profitiert durch die Process Mining-Technologie nicht nur von einer enormen Zeitersparnis, sondern auch in finanzieller Hinsicht. Brandl nutzt die Software sehr flexibel zur Auswertung verschiedenster Einkaufskennzahlen wie Beschaffungsvolumen, Bestellungsanforderungen, Lieferantenanzahl oder Anzahl der Bestellungen. Celonis verschafft ihm einen deutlichen Wissensvorsprung gegenรผber Wettbewerbern und Lieferanten und eine bessere Position in Verhandlungen. Gerade bei Lieferanten prรผft er zeitliche Durchlรคufe oder Preisรคnderungen im Prozess. โ€žIch ziehe mir aus der Software Informationen รผber Rabatte und Nachverhandlungserfolgeโ€œ, so Brandl. Basierend darauf entwickelt er Preisvorstellungen, mit denen seine Mitarbeiter noch bissiger herangehen und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten kรถnnen.

Thomas Brandl zieht ein positives Fazit, sowohl in Bezug auf die Software als auch auf die Zusammenarbeit mit Celonis. โ€žIch bin davon ausgegangen, dass unsere Prozesse zu 100 Prozent laufen. Durch Celonis bin ich eines Besseren belehrt worden. Und man kommt immer auf neue, sinnvolle Ideen.โ€œ Die Technologie soll ihn auch in seinem neuesten Projekt unterstรผtzen: den Umgang mit Fremdkosten zu optimieren. Brandl ist zuversichtlich: โ€žDen Ansatz werden wir in Celonis finden, da bin ich mir ganz sicher.โ€œ

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