Schukat liefert mit Celonis Process Mining noch am selben Tag

Termintreue und schnelle Auslieferung sind nicht nur ein Kundenversprechen, diese Kriterien sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Dieser Meinung ist Georg Schukat, Inhaber und Geschäftsführer der Schukat Electronic in Monheim, einem Distributor elektronischer Bauteile mit über 25.000 Produkten im Portfolio. 24 Stunden Lieferservice bietet Schukat schon heute, doch die Anforderungen von Kundenseite gehen noch weiter: der Wunsch lautet Same-day-delivery. Ein Unterfangen, das sich nur mittels durchgehender Digitalisierung und hocheffizienten, transparenten Prozessen realisieren lässt.

Von HANA zu Celonis

SAP war schon seit 2009 bei Schukat im Einsatz. SAP HANA versprach mehr Gesch windigkeit und Analysemöglichkeiten: der Anreiz für Schukat, 2012 als einer ersten Kunden ein Business Warehouse auf Basis von HANA umzusetzen. Das Projekt hatte Erfolg, doch blieben Prozessabläufe und deren Schwachstellen weiterhin größtenteils intransparent. Gesucht wurde die Möglichkeit, Prozesse in Echtzeit zu visualisieren und auszuwerten, denn „als Großhändler differenzieren wir uns über unsere Prozesse“, erklärt Georg Schukat. Die Lösung versprach Celonis Process Mining, eine neuartige Big Data Analytics Technologie, die IST-Prozesse analysiert und Schwachstellen in diesen aufdeckt.

Ein Pilotprojekt auf HANA-Basis bewies schon 2014, dass hier alles passte: die Geschwindigkeit, die entstehende Transparenz und vor allem die Möglichkeit, schnell Rückschlüsse auf die Ursachen von auftretenden Problemen ziehen und sogar die Wirkung von Lösungsmaßnahmen zeitnah beobachten zu können. Bei der Auswahl der Software waren das Management und die betroffenen Abteilungen mit im Boot. Das erste Pilotprojekt war schnell live: in nur zwei Wochen lagen die ersten Auswertungen auf dem Tisch von Georg Schukat und dem Projektleiter und Assistenten der Geschäftsleitung Thomas Reichmann. Die erreichte Transparenz ließ das Projektteam staunen. Die Basis dafür: die Analyse der Log-Dateien im SAP-System. Reichmann ging schnell in die Vollen: Gleich nach dem Piloten startete die Umsetzung in den Abteilungen.

MIT CELONIS HABEN WIR GESEHEN, WO WIR UNS SELBST UNNÖTIGE PROBLEME IN DIE PROZESSE GEBAUT HABEN.

DIE SUCHE NACH DER EFFIZIENZSCHRAUBE

Traditionell war der erste Ansatzpunkt für Optimierung immer das Lager. Alle Maßnahmen zur Optimierung bei Schukat setzten dort an, denn 97 Prozent der Ware wird immer direkt ab Lager ausgeliefert. Hier findet die Wertschöpfung statt und hier wurden auch die Verzögerungen vermutet. Doch die Vorstufe für das Lager ist natürlich der Einkauf, denn Schukat produziert nicht selbst. Ist ein Artikel im Lager nicht verfügbar, muss dennoch eine zuverlässige Aussage über den Liefertermin möglich sein. Bevor also die Prozesse im Lager betrachtet wurden, konzentrierte sich Reichmann zunächst auf den Einkauf. Was, wenn ein Kunde für seine Produktion größere Mengen eines Artikels aus Fernost braucht? Welchen Vorlauf braucht ein Disponent, um das zu beschaffen?

Reichmann, zuständig für die kontinuierliche Optimierung von Prozessen, nahm gemeinsam mit den Disponenten die Vorlieferanten unter die Lupe. Ziel war es, die Notwendigkeit von Zeitpuffern massiv zu reduzieren. Sie werden heute von einem expliziten Mahnwesen Richtung Lieferanten im ERP-System ersetzt. Ein System für Lieferantenbewertung untersucht die Zuverlässigkeit der Lieferung und die durchschnittlichen Fristen – Daten, die den Einkäufern und Disponenten helfen, über die Planlieferzeit hinaus zu schauen. Zehn oder dreißig Tage – heute weiß der Einkauf, womit er realistischerweise rechnen kann – und hat nicht nur eine Handhabe für Verhandlungen, sondern kann langfristig auch die richtigen Partner finden.

Im nächsten Schritt kam die Analyse der Lagerdaten. Auf Basis der Daten aus einem SAP Extended Warehouse Management (EWM) System liefert Celonis Informationen über Aufträge von der Auslieferungserstellung im Lager bis zur Auslieferung – auf der kleinsten granularen Ebene. Jede Verpackung ist mit Barcodes eindeutig markiert, so dass nachvollzogen werden kann, wie lange ein Produkt im Lager bleibt oder wie lange ein eventuelles Umpacken für kleinere Mengen dauert. Ziel war die Verbesserung des Warendurchlaufs, das Clustering der Materialien und die Bewertung dieser Cluster nach Zeitaufwand.

ALS GROSSHÄNDLER DIFFERENZIEREN WIR UNS ÜBER UNSERE PROZESSE

Der AHA-EFFEKT

Die Ergebnisse halfen zwar bei der Lagerneuplanung, aber sie brachten auch eine Überraschung: Hier geht kaum Zeit verloren, die Optimierungsschritte der letzten Jahre waren erfolgreich. Das Lager läuft mit einer durchschnittlichen Durchlaufzeit von zwei Stunden sehr gut. Was die Auswertung vielmehr zeigte: Nicht das Lager ist der Bremser, Verzögerungen entstehen auf Vertriebsseite.

Entsprechend schnell wurde Process Mining auch im Sales eingesetzt. Schon die ersten Ergebnisse zeigten: Im Vertrieb gab es Medienbrüche, die Aufträge waren nicht automatisiert durchprozessiert. Es gab selbstgemachte Hürden wie Liefersperren oder Kreditmanagement, die, einmal entdeckt, relativ leicht aufzulösen waren. Heute hat Schukat die gesamte Kette im Überblick und kann nachvollziehen, wann der Auftrag im System erschienen ist und wann er das Lager verlassen hat. Derzeit ist in Arbeit, die Daten vom Paketdienstleister ebenfalls im System zu erfassen. Damit weiß der Kundenservice, wann die Ware die Kunden tatsächlich erreicht.

„Wir hatten eine Vermutung, wo wir schwach sein könnten. Mit Celonis haben wir gesehen, wo wir uns selbst unnötige Probleme in die Prozesse gebaut haben“, so Reichmann. „Das ist für uns überlebenswichtig, denn ein Großhandelsunternehmen hat letztendlich nur seine Prozesse als Optimierungsschraube für Wettbewerbsfähigkeit. Celonis hilft uns, diese Prozessoptimierung wirklich zielgenau und effektiv vornehmen zu können.“

Der Aufwand dafür hält sich in Grenzen. Ein Bericht wird einmalig aufgebaut, ab dann läuft die Datenaktualisierung im Hintergrund – dank HANA so schnell, dass ein Anwender nichts davon merkt, aber doch stets aktuelle Daten hat. Schukat hat heute Einblick, Überblick und Transparenz in den Prozessen – überall.

Im nächsten Schritt ist eine Predictive Lösung angedacht. Dann zeigt eine Echtzeit-Analyse die Laufzeit der Aufträge und eine in die Zukunft gerichtete Analyse trifft im Hintergrund Aussagen über den genauen Liefertermin. Angedacht ist auch eine Harmonisierung mit den klassischen Prozessmodellierungsansätzen, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess durch den Soll-Ist-Vergleich aufbauen zu können.

ICH GLAUBE, DASS IN WENIGEN JAHREN JEDES UNTERNEHMEN EINE SOFTWARE WIE CELONIS BRAUCHEN WIRD UM AM MARKT ZU BESTEHEN

NICHT BIG DATA – ANY DATA!

Die Verantwortlichen können innerhalb jedes Prozessschrittes bis auf Belegpositionsebene ganz genau analysieren, was im jeweiligen Fall passiert ist – gab es Verzögerungen durch Eingabefehler oder ist der Prozess an genau dieser Stelle nicht optimal designt? Erkenntnisse, die aus einem Zugriff auf alle Daten entstehen. Reichmann nennt das „any data“, denn im klassischen Mittelstand gibt es die immens großen Datenmengen des Big Data eher selten. Doch damit ist er Vorreiter und löst in seinen Vorträgen bei Handelskammern oder beispielsweise dem Jahreskongress der deutschen SAP Anwendergruppe (DSAG) Staunen aus. „Dabei tun wir nur, was die Amazons dieser Welt ohnehin schon tun“, meint Reichmann.

„Aber wir sind nicht nur besser und performanter geworden, seitdem wir mit Celonis arbeiten, wir sind auch ehrlicher geworden. Wir haben ehrliche Informationen im System und analysieren sie auch. Damit können wir unsere Vertriebsprozesse besser steuern und beschleunigen – und das danken uns die Kunden“, so Reichmann weiter. Gerade für Same-day-delivery muss alles wie am Schnürchen laufen. „Ohne Celonis wäre Same-day-delivery gar nicht möglich. Wir würden nicht wissen, an welchen Stellen die Prozesse nicht optimal laufen. Ich glaube, dass in wenigen Jahren jedes Unternehmen eine Software wie Celonis brauchen wird um am Markt zu bestehen“, ergänzt Georg Schukat.