Die Deutsche Telekom Services Europe sparte mit Celonis über 66 Mio. € bei der Optimierung ihres Procure-to-Pay-Prozesses. Das Ergebnis: maximierte Einsparungen durch strategischen Einkauf, weniger doppelte Zahlungen und mehr gezogene Skonti.
Erfolg ist kein Ziel, sondern eine Reise.
Für die Deutsche Telekom Services Europe (DTSE) bedeutet Erfolg, innovative und hochkarätige End-to-End-Prozesse für das gesamte Unternehmen zu schaffen.
Das Shared Services Center ist ein Tochterunternehmen der Deutschen Telekom und vereint die Funktionen Accounting, Reporting, Einkauf und HR. Eines der Großprojekte der DTSE: die Etablierung eines hochgradig digitalisierten Beschaffungsprozesses („Procure-to-Pay“) für die gesamte Deutsche Telekom Gruppe. Die Servicegesellschaft wickelt dabei sämtliche Prozesse im Einkauf und Accounting ab – von der Bestellanforderung im Einkauf bis zur Überprüfung des Zahlungsstatus’ in der Kreditorenbuchhaltung –, so dass sich andere Abteilungen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Die Deutsche Telekom hat mit diesem Modell branchenweit eine Vorreiterrolle inne, sagt Peter Tasev, Senior Vice President Procure-to-Pay bei der DTSE. „Den Einkauf und die Kreditorenbuchhaltung unter einem Dach zu haben, ist bei weitem noch kein Standard in der Branche.“
Doch die End-to-End-Digitalisierung dieser Wertschöpfungskette ist eine Mammutaufgabe, die nicht nur Durchhaltevermögen, sondern auch die richtige Technologie erfordert. „Wir wollten, dass alle mit den gleichen standardisierten Strukturen, Prozessen und Daten arbeiten“, sagt Tasev.
Auf Spurensuche nach Ursachen für Execution Gaps
Der Procure-to-Pay-Service der DTSE bearbeitet jedes Jahr über 2 Millionen Bestellpositionen mit einem Bestellvolumen von mehr als 7 Milliarden Euro und fast 9 Millionen Rechnungen. Der gesamte Beschaffungsprozess muss daher einwandfrei funktionieren. Jede kleinste Ineffizienz kann Millionenverluste verursachen.
Die größte Herausforderung für Peter Tasev und sein Team bestand darin, die riesigen Datenmengen zu nutzen, die täglich im Shared Services Center zusammenlaufen. Zwar hatte die DTSE sämtliche Kernprozesse erfolgreich digitalisiert und war sich vereinzelter Prozessschwachstellen durchaus bewusst. Doch ihnen fehlte einfach das Werkzeug, die Ursachen dieser Execution Gaps, sprich Performancelücken, aufzuspüren und zu beseitigen.
Doppelte Zahlungen führten zu hohen Cash-Verlusten.
Zahlungssperren behinderten die Skontoziehung.
Suboptimale Liefertreue verursachte empfindliche Strafen.
Mitarbeiter verschwendeten Zeit durch transaktionale Tätigkeiten mit geringem Mehrwert.
Diskussionen und letztendlich Geschäftsentscheidungen basierten auf subjektiven Erfahrungen und nicht auf Daten.
Um die Schwachstellen in ihren Prozessen zu erkennen und zu beseitigen und verborgene Mehrwerte zu schöpfen, setzte die DTSE deshalb auf Celonis.
Wie die DTSE mit Celonis seine Datenanalyse revolutionierte
Durch die Verknüpfung von Daten aus mehr als zehn Quellsystemen – wie SAP Ariba und Salesforce – mit Process Intelligence von Celonis gewann die DTSE eine beispiellose Transparenz ihrer Prozessabläufe. „Ich war baff, als ich zum ersten Mal gesehen habe, was Celonis leisten kann. Es gibt einfach nichts Vergleichbares auf dem Markt“, sagt Tasev.
Dank des dauerhaften Echtzeit-Einblicks über ihre Prozessabläufe konnte die DTSE nicht nur neue KPIs definieren, sondern auch ein Frühwarnsystem für abweichende Kennzahlen entwickeln.
„Celonis ist wirklich einzigartig“, fügt Christian Unterbusch, Vice President, Strategic & Operational Steering, Procure-to-Pay bei der DTSE, hinzu. „Durch den Einsatz von Process Mining haben wir eine vollständig datengesteuerte Procure-to-Pay-Organisation geschaffen.“ Ein Ziel, das das Shared Services Center seit fast einem Jahrzehnt verfolgt hatte.
Die Ergebnisse sprechen für sich:
Skontonutzung maximiert: Echtzeit-Reports und intelligente Empfehlungen zur Freigabe gesperrter Rechnungen verhalfen der DTSE zu einer Cash Discount-Rate von 96 % und führen zu zusätzlichen Einsparungen in Höhe 40 Mio. € pro Jahr.
Fristgerechte Zahlungen: Celonis Action Flows priorisieren Rechnungen automatisch, um die Quote fristgerechter Zahlungen voranzutreiben. Mit Hilfe von Echtzeitwarnungen und automatisierten Prozessschritten erreichte die DTSE eine On-time-Payment-Rate von über 90%.
Automatisierung gesteigert: Die DTSE hat die No-Touch-Rate im Auftragsmanagement deutlich gesteigert, was wiederum Kapazitäten für den strategischen Einkauf freigesetzt hat. Das Ergebnis: taktische Einsparungen in Höhe von 12 Mio. €. Effizientere Prozesse bedeuten, dass Bestellungen jetzt in über 90% der Fälle perfekt abgewickelt werden – also “first-time-right” sind.
Doppelte Zahlungen abgeschafft: Die DTSE führte außerdem eine Echtzeitanalyse für doppelte Zahlungen ein. Celonis vergleicht dabei alle ausgehenden Zahlungen und weist Mitarbeiter auf potenzielle doppelte Zahlungen hin. Dadurch hat die DTSE bereits 3 Mio. € an Betriebskapital freigesetzt - und künftige doppelte Zahlungen dauerhaft blockiert.
Vertragsstrafen durchgesetzt: Die DTSE analysiert systematisch Verträge auf deren Vertragsstrafenoptionen. Als Ergebnis setzte sie allein 2019 ca. 1,6 Mio. € an Vertragsstrafen durch.
„Unsere internen Deutsche Telekom-Kunden profitieren enorm von Celonis“, fasst Christian Unterbusch zusammen. „Mitarbeiter, die in der Vergangenheit transaktionale Tätigkeiten mit geringem Mehrwert erledigt haben, haben jetzt mehr Zeit für das Sourcing von Lieferanten oder die Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen. Dadurch können unsere Teams jährlich Einsparungen in Millionenhöhe erzielen.“
Aktuell konzentriert er sich darauf, die Process Mining-Technologie von Celonis abseits des Procure-to-Pay-Prozesses im gesamten Unternehmen zu etablieren – und so unternehmensweit eine datengetriebene Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Deutsche Telekom im Flow
Mit diesem Ziel vor Augen richtete die DTSE ein sogenanntes Center of Excellence für Process Mining ein. Als Schnittstelle zwischen IT, Data Scientists, Data Analysts, Business Analysts sowie Führungskräften deckt das Team das gesamte Spektrum der Prozessoptimierung ab, von der Datenerfassung über Analytics, Strategy, Management, Action bis hin zur Automation.
„Was Celonis von anderen Tools unterscheidet, ist, dass alle Mitarbeiter die gleiche Sicht auf die Daten haben. Alle haben so dieselbe, datenbasierte Entscheidungsgrundlage“, sagt Michael Gudel, Projektmanager für Celonis. Denn dank der objektiven Einsicht in Prozessabläufe bringt Celonis alle Teams im Unternehmen auf einen gemeinsamen Kurs.
Keine subjektiven Meinungen mehr. Kein Rätselraten.
„Unsere Mitarbeiter aus dem ICS*, Qualitätsmanagement, Finanzbereich, Controlling und dem Technologiebereich diskutieren nun gemeinsam End-to-End-Prozessverbesserungen mit der Celonis-Technologie“, sagt Peter Tasev.
Mittlerweile nutzen 1.500 Mitarbeiter Celonis für 150 Anwendungsfälle in der gesamten Deutsche Telekom-Gruppe. „Wirklich alle nutzen Celonis - von der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, über den Einkauf, die Personalabteilung, den Kundenservice bis hin zu Audit Compliance“, sagt Gudel.
Nächster Schritt zur Prozessexzellenz: Künstliche Intelligenz
Aber wenn Erfolg eine Reise ist, dann hat die Mission der Deutsche Telekom Services Europe gerade erst begonnen. Bis 2021 will die DTSE Celonis in weiteren Unternehmensbereichen einführen, darunter im Supply Chain Management und der Customer Journey. Mithilfe von Celonis will die DTSE ihren internen Kunden auch Predictive Analytics liefern, um Prognosen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz treffen zu können. „Wir wollen Prozessintelligenz auf die nächste Ebene bringen und KI in unsere Prozesse implementieren“, sagt Michaela Drost, AI Incubator Program Co-Lead bei der DTSE. Das Celonis EMS kombiniert die Leistungsfähigkeit von Process Mining, Automatisierung und KI, um genau das zu erreichen.
„Meine Vision für meinen Geschäftsbereich ist, dass in fünf Jahren niemand mehr unser Transaktionssystem anfasst, es sei denn, Celonis gibt die Aufforderung oder Empfehlung dazu“, sagt Peter Tasev.
Eine Vision, die einmal mehr beweist, dass Innovation in der DNA der Deutschen Telekom liegt. Wenn Erfolg eine Reise ist, ist die DTSE bereits auf einem guten Weg.
* Internal Control System der Deutsche Telekom AG
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