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Prozessoptimierung in der Pharmaindustrie

Vetter strebt nach Prozessexzellenz

Wenige Industriezweige haben so hohe Anforderungen zu erfüllen wie die Pharmabranche. Deren Endprodukte müssen nicht nur effektiv, hochmodern und schnell verfügbar sein, sondern auch strikten Gesundheitsbestimmungen entsprechen. Für Pharmahersteller gilt das genauso wie für ihre Auftragsproduzenten. Einer davon ist Vetter, ein internationaler Spezialist für die Fill & Finish-Herstellung von aseptisch vorgefüllten Spritzensystemen, Karpulen und Vials.

Während die eine Seite Arzneimittel entwickelt, gewährleistet die andere ihre Abfüllung und Verabreichung nach den hohen Standards internationaler Gesundheitsbehörden. Vetter muss deshalb in jeder Hinsicht einwandfrei sein, und es darf sich bei seinen Prozessen keine Ausnahmen erlauben.

Vetter Excellence 2025 - Hoch hinaus mit Process Mining

Innovation war schon immer eines der Leitmotive von Vetter, das Unternehmen investierte als eines der ersten in neue Verpackungsverfahren und Automatisierung. Seit seiner Gründung in den 1950er Jahren hat das deutsche Unternehmen einen bemerkenswerten Weg zurückgelegt – es hat sich mehrfach ausgezahlt, niemals still stehen zu wollen: Neben seinem beeindruckenden Wachstum kann Vetter eine lange Reihe von Auszeichnungen vorweisen, darunter den Contract Manufacturing Organization (CMO) Leadership Award, den Vetter in den letzten zwei Jahren in allen Kernkategorien gewinnen konnte, dazu zählen Kompetenz, Qualität und Zuverlässigkeit.

Auch das Potenzial von Prozessoptimierungen hat man bei Vetter bereits vor Jahren erkannt. Folgerichtig befindet sich unter den Abteilungen des Unternehmens die “interne Beratung” Process Excellence, die laut Samuel Kunze, Leiter Process Excellence, ein großes Ziel hat: Verschwendung in den relevantesten Prozessen des Unternehmens zu identifizieren und zu beseitigen. Doch das ist leichter gesagt als getan.

Auf Celonis, den Marktführer für Process Mining, wurde Vetter durch einen Proof of Value (POV) im Rahmen der strategischen Initiative "Vetter Excellence 2025" aufmerksam. Der Moment, als er Celonis zum ersten Mal in Aktion sah, war für Kunze ein "wahrer Augenöffner". "Vor Celonis konnten wir keine tiefgreifenden Analysen unserer digitalen Prozesse durchführen. Viele Entscheidungen basierten auf unserem Bauchgefühl", erinnert sich Kunze. "Außerdem wollten wir unsere Prozesse nicht isoliert betrachten. Wir wollten wissen, wie zum Beispiel Purchase-to-Pay und die Kreditorenbuchhaltung miteinander interagieren." Darüber hinaus setzt Vetter Celonis ein, um die Trackwise® Prozesse "Change Control” und “Deviation Management" zu verbessern. Trackwise® ist eine Qualitätsmanagement-Software (QMS), die viele Pharmaunternehmen für strenge Qualitäts- und Compliance-Management-Prozesse einsetzen. Die Herausforderung war hierbei, aussagekräftige KPIs zu entwickeln, anhand derer Vetter seine Trackwise® Prozesse optimieren kann, ohne die laufenden Prozesse jemals zu gefährden. Die Software darf zu keinem Moment stillstehen.

Vorbereitung ist Alles - Vetters Weg zur Wertschöpfung

Für Vetter ist Process Mining keine Nebensache. Am Ende seiner Reise will das Unternehmen vollständige Transparenz über sechs seiner Prozesse haben: Accounts Payable (AP), Accounts Receivable (AR), Order-to-Cash (O2C), Purchase-to-Pay (P2P) und die beiden Trackwise®-Prozesse "Change" und "Deviation". Kein Wunder, dass das Unternehmen erhebliche Vorarbeit in die Optimierung der einzelnen Prozesse steckt.

Bevor ein Prozess in die kontinuierliche Optimierungsphase eintritt, muss eine erste Projektphase durchlaufen werden. Diese besteht aus einem Kick-off-Meeting, gefolgt von Prozessmodellierung, Daten- und Geschäftsvalidierung sowie Discovery- und Optimierungsworkshops. Am Ende werden alle Einsichten, Ergebnisse und Entscheidungen in einem Konsolidierungsworkshop zusammengetragen.

Diese erste Projektphase kann bis zu 6 Monate dauern: "Unsere Prozesse sind einzigartig, und deshalb brauchen wir maßgeschneiderte Erkenntnisse über unsere Prozesse und deren Optimierungsmöglichkeiten. Außerdem sind die Validierungskriterien in der Pharmabranche sehr komplex und streng", erläutert Samuel Kunze.

Drei Unternehmen heben einen Datenschatz   

In vielerlei Hinsicht war auch die Anwendung von Process Mining auf die QMS Trackwise® einzigartig. Zu Beginn war die Komplexität in den Prozessen "Change Control" und "Deviation Management" schlicht überwältigend: Mehr als 200 Aktivitäten sowie mehr als 1.200 Status- und Feldänderungen gipfelten in mehr als 1.000.000 Prozessvarianten.

Für die Implementierung der beiden Trackwise® Prozesse entschied sich Vetter dazu, INFOMOTION, einen Full-Service-Anbieter für Datenlösungen, mit an Bord zu holen. "Die Herausforderung bestand vor allem darin, die drei Prozessebenen, die Trackwise® zur Analyse und Visualisierung von Prozessen nutzt - Hauptprozess, Subprozess und Sub-Subprozess - zu harmonisieren", erklärt Daniel Bläser, Consultant bei INFOMOTION. "Celonis hat einen speziellen Analyseansatz für die beiden Prozesse entwickelt, wir haben das Datenmodell übernommen."

Kay Kasperkowitz, Lead Consultant bei INFOMOTION, ergänzt: "Wir waren Vetter gegenüber ehrlich, was die Komplexität von Trackwise® angeht, aber am Ende hat dieses gemeinsame Projekt von INFOMOTION und Celonis beeindruckende Ergebnisse geliefert. Genau wie bei Celonis hat Kundenzufriedenheit für uns oberste Priorität. Und aus diesem Grund können wir unsere Kunden auch halten."

99 % Skontonutzungsrate, 15 % Reduzierung der Durchlaufzeit

Vetter hat seine Reise in Richtung Process Excellence noch nicht abgeschlossen. Samuel Kunze und sein Process-Excellence-Team wissen aber, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Vor der Implementierung von Celonis dauerte es manchmal Monate, um mit den üblichen Business-Intelligence-Tools relevante Erkenntnisse zu gewinnen. "Das hat sich drastisch verbessert. Wir können schnell Leistungsindikatoren definieren, und diese in das operative Geschäft zurückführen".

Natürlich will Vetter mit seinem Vorhaben mehr als nur Erkenntnisse gewinnen. So wurden beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung erstaunliche Ergebnisse erzielt: Vor Celonis lag die Skontonutzungsrate bei nur 80%. Jetzt sind es 99%.

Auch der Aufwand für die Prozessoptimierung um Trackwise® hat sich ausgezahlt: Mit Celonis konnte Vetter die Durchlaufzeit im Prozess “Deviation Management” um 15% reduzieren. Wenn man bedenkt, dass bei Vetter 1.500 von 5.000 Mitarbeitern in den Trackwise®-Prozess involviert sind, ist das ein Durchbruch. Und viele werden noch folgen.

Einfachheit gibt es nur um den Preis harter Arbeit

Samuel Kunze ist regelmäßiger Gast bei den Veranstaltungen und Meetings von Celonis, er schätzt den Austausch mit der Process Mining Community und gibt seine Erfahrungen gerne weiter: "Was natürlich zuerst auffällt, sind die 'Low Hanging Fruits'. Selbst wenn man denkt, dass man seinen Prozess vollständig optimiert hat, identifiziert Celonis leicht realisierbare Potenziale, die man ohne Celonis nie gefunden hätte."

Eine weitere Erkenntnis: Neue Perspektiven eröffnen neue Lösungsansätze. Mit Celonis können Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf ihre Prozesse erlangen, durch die Silos aufgebrochen werden, und von der mehr als nur eine Abteilung profitiert. Kein Mitarbeiter und keine Abteilung soll für sich allein arbeiten. "Gleichzeitig muss das Management hinter der eigenen Initiative stehen, und man muss die Kollegen dazu motivieren, neue Tools zu nutzen."

Ohne das nötige Durchhaltevermögen lässt sich das nicht realisieren. Wer in der Pharmabranche Prozessexzellenz erreichen will, sollte sich nicht auf ein schnelles Rennen einstellen, sondern auf einen Marathon. Samuel Kunze und sein Team zeigen, das man sich bei Vetter darum keine Gedanken machen muss – Kilometer für Kilometer, Prozess für Prozess.

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