Vodafone lässt mit Celonis Daten sprechen

Wie können Daten zum Sprechen gebracht werden?

Vodafone wollte im Detail wissen, wie seine modellierten Prozesse in der Realität ablaufen. Auf diese Weise sollte das bestehende Informationsdefizit geschlossen und die Ursachenforschung bei zu niedrigen KPIs erleichtert werden.

Durch die Kombination der leistungsstarken In-Memory Plattform von SAP mit der revolutionären Process-Mining Technologie von Celonis ist Vodafone nun in der Lage, anhand seiner Daten transparent zu überblicken, wie Prozesse wirklich ausgeführt werden.

Die Herausforderung: Prozessmodell vs. Realität

Mit 446 Millionen Kunden, einem Mobilfunkgeschäft in 26 Ländern und Internetservices in 17 Ländern zählt Vodafone zu den weltweit größten Telekommunikationsdienstleistern. Dank seiner über 30-jährigen Branchenerfahrung weiß Vodafone, dass seine Kunden Kommunikationslösungen benötigen, die sich je nach geschäftlichem Wachstum skalieren und anpassen lassen.

Das bedeutet auch, dass Backend-Prozesse wie Purchase-to-Pay, die eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Unternehmens und die Zufriedenheit seiner Kunden spielen, von Grund auf überdacht werden müssen. Konkret sollten Abläufe vereinfacht, beschleunigt und flexibler an Kundenbedürfnissen ausgerichtet werden, um Vodafones führende Marktstellung zu untermauern.

Innerhalb des Unternehmens laufen hunderttausende Transaktionen ab, die eine enorme Menge an „Deep Data“ generieren. Für Vodafone war deshalb nicht klar ersichtlich, wie effektiv Prozesse in Wahrheit ausgeführt wurden – gerade im Vergleich zu Prozessmodellen und Prozessdokumentation.

Wenn KPIs darauf schließen ließen, dass Prozessabläufe stotterten, dauerte es zu lange, um zur Wurzel dieser Prozessschwächen vorzudringen. Die Kluft zwischen Leistungsschwankungen und dem Anstoßen der erforderlichen Verbesserungsmaßnahmen war zu groß. Wertvolle Zeit ging verloren, was speziell beim Purchase-to-Pay-Prozess bares Geld kostete.

Deshalb wurde eine Lösung benötigt, die Vodafones Prozesse transparenter gestaltet und gleichzeitig konkrete Vorschläge zur Behebung der Problemursachen liefert.

Die Lösung: Daten, die für sich sprechen

Um dieses Informationsdefizit zu beheben, führte Vodafone eine bahnbrechende neue Lösung ein: Process Mining von Celonis. Die innovative und leistungsstarke Big-Data-Analytics Technologie bedient sich Vodafones SAP HANA-Infrastruktur, um Erkenntnisse über den Unternehmensbestand an „Deep Data“ zu gewinnen. Im Detail wird dieses Ziel mit folgenden Maßnahmen realisiert:

• Echtzeit-Visualisierung des Ist-Prozesses für lückenlose Transparenz

• Identifizierung aller Prozessvarianten und Kennzeichnung von Abweichungen vom Prozessmodell

• Aufdeckung von Flaschenhälsen, Nacharbeit, Verzögerungen, Kostentreibern und anderen Ineffizienzen

• Erläuterung von KPIs und anderen Metriken durch Ursachenanalyse von Prozessstörungen

• Ausschöpfung des vollen Prozessoptimierungspotenzials (z. B. Standardisierung, Redesign von Prozessen, Robotik, Vereinfachung)

• Berichte mit Empfehlungen zur Optimierung betrieblicher Abläufe

• Schnelle Implementierung der Lösung gemäß Unternehmensanforderungen

• Bereitstellung einer branchenübergreifenden Lösung, die die SAP-Landschaft ergänzt

HANA-basierte Process-Mining-Technologie rekonstruiert und visualisiert Vodafones vorhandenen Purchase-to-Pay-Prozess aus digitalen Datenspuren in SAP-Systemen. So ergibt sich einerseits ein Blick auf das große Ganze und zum anderen die Möglichkeit, in einen Prozess hineinzuzoomen und Problemursachen offenzulegen.

Wie bei einer visuellen Suchmaschine ist es möglich, Transaktionen genauer zu inspizieren, nach speziellen KPIs zu filtern und im Handumdrehen herauszufinden, wo „Happy Paths“ auftreten oder warum Prozesse ins Stottern geraten oder ineffizient werden. Auf diese Weise legt Process Mining die Grundlagen für die Verbesserung der Qualität und Effizienz eines Prozesses.

SAP HANA und der Faktor Mensch

Process Mining für SAP HANA verändert auch die Arbeitskultur bei Vodafone. Indem Prozesse verschlankt und transparent gestaltet werden, können sie an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden, was die Arbeitsproduktivität erheblich erhöht. Im Falle eines ineffizienten Prozesses muss dank Process Mining weniger Zeit aufgewendet werden, um das Problem zu fassen und zu beheben. Stattdessen wird eine faktenbasierte Diskussion der Lösungen angestoßen, und es werden sofortige Gegenmaßnahmen eingeleitet.

Übersicht der Vorteile von S/4 HANA:

• Perspektivwechsel: Arbeit an „echten Prozessen“ statt mit Modellen/Dokumentation

• Wissen statt Vermutungen für mehr Prozessagilität

• Offenlegung von Problemursachen für faktenbasierte Entscheidungen, die die gewünschte Wirkung erzielen

• Zeiteinsparung durch Echtzeitanalysen und -monitoring

• Erhöhte Produktivität durch Optimierung und Automatisierung von Prozessen

• Höhere Compliance

Anwendungsbereich

Die Celonis Process-Mining-Lösung für SAP HANA wurde erfolgreich auf Vodafones globalen Purchase-to-Pay-Prozess angewandt. Durch die erhöhte Transparenz und Standardisierung konnte hierdurch eine wesentlich höhere Effizienz erzielt werden.

Zahlen und Fakten (1-Jahres-Zeitraum):

• >820.000 Purchase Orders

• >2 Mio. Rechnungen

• >40 Mrd. Zahlungen

• >3,5 Mio. neue Assets

Unter anderem wurden zur Prozessverbesserung folgende Analysen ausgeführt:

• Wo und wie weicht der vorhandene Prozess vom vorgesehenen Standardprozess ab? Kann der Prozess weiter standardisiert und automatisiert (Robotik) werden?

• Welche Prozesse könnten weiter automatisiert werden?

• Wo funktioniert Automatisierung nicht und resultiert in zusätzlichem manuellen Aufwand?

• Wie wirken sich einzelne Prozesse auf die Wertschöpfungskette aus? Wie kann die Markteinführungszeit verkürzt werden?

• Wo gibt es Engpässe im Prozess?

• Welche Purchase Orders und Vendoren verursachen einen hohen Zusatzaufwand?

• Was sind die häufigsten Nachbesserungsarbeiten (z. B. Entfernung von Zahlungssperren und abgelehnte Purchase Orders?)

• Wie kann der 3-Wege-Abgleich verbessert werden (Zahlungsdetails auf Purchase Orders, gute Quittungen und Rechnungen)

• Compliance-Check: Wo und warum wurden Genehmigungsschritte übersprungen?

Technische Implikationen der Lösung

Vodafone hat SAP HANA 2013 im Rahmen einer groß angelegten Digitalisierungsstrategie eingeführt. Inzwischen können alle Daten des Unternehmens global abgerufen werden. Process Mining ist ein außergewöhnlicher Use Case, der das Potenzial von Vodafones HANA-Infrastruktur komplett ausschöpft.

•  Die Celonis-Technologie ist über die Application Function Library (AFL) eng in SAP HANA eingebunden und kann so die Leistungsfähigkeit des In-Memory-Systems voll auszureizen.

• Da die Celonis Process Analytics Engine direkt in SAP HANA läuft, wird die Performanz bei großen Datenvolumen deutlich gesteigert.