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Success story Von Ardenne

VON ARDENNE

Industrie 4.0 ist kein reines Schlagwort mehr. Die Komponente kommt an die ProduktionsstraรŸe, der Barcode wird gescannt. Der nรคchste Arbeitsschritt erfolgt automatisch und wird in Echtzeit erfasst. Im digitalen Unternehmen hinterlรคsst jeder Schritt eine Datenspur โ€“ vom Bestellverlauf bei der Beschaffung, รผber Material, Maschinen und Personaleinsatz in der Produktion, bis hin zu Vertrieb und After Sales Service. Diese Daten in Echtzeit zu nutzen und so mehr Transparenz und schlankere Prozesse zu schaffen, ist das Ziel der VON ARDENNE GmbH. Die Anlagen und Technologien des sรคchsischen Maschinen- und Anlagenbauers dienen zum รผberwiegenden Teil dazu, natรผrliche Ressourcen zu schonen, Energie einzusparen oder erneuerbare Energien zu gewinnen. Das Unternehmen ist ein fรผhrender Anbieter von Beschichtungsanlagen, die bei der Herstellung von wรคrmeisolierendem Architekturglas oder zur Produktion von Photovoltaikmodulen auf Basis der Dรผnnschichttechnologie bzw. von kristallinem Silizium zum Einsatz kommen. Auch hinter vielen modernen Gerรคten wie beispielsweise Smartphones und Touch-Displays stecken Komponenten, die mithilfe der ausgefeilten Anlagentechnik des Dresdner Familienbetriebs produziert werden.

Nahtlos und zackig โ€“ Produktionsprozesse mit Vorbildcharakter

Die nรถtige hohe Qualitรคt fรผr solche High-Tech-Beschichtungen lรคsst sich nur mit zuverlรคssigen, leistungsfรคhigen Lieferanten erreichen โ€“ vor allem auch in einem derart wettbewerbsintensiven Umfeld. Die entsprechenden Prozesse am Laufen zu halten und kontinuierlich zu optimieren, ist bei dem hohen jรคhrlichen Beschaffungsvolumen und rund 32 000 Bestellpositionen keine leichte Aufgabe. Die etwa 700 Mitarbeiter arbeiten verteilt auf sechs Standorte โ€“ in der Zentrale in Dresden sowie in Konzerneinheiten in China, Malaysia, Tiwan, den USA und Japan โ€“, was zusรคtzliche Herausforderungen fรผr die Einkaufsoptimierung und das Lieferantenmanagement mit sich bringt.

Das Schlagwort Process Mining fiel erstmals 2013 im Zuge der SAP-Einfรผhrung und der Zusammenfรผhrung einer bis dahin sehr heterogenen Systemlandschaft. Schnell war klar, dass die neuartige Big Data-Technologie des Mรผnchner Unternehmens Celonis eine komplett neue Perspektive auf datengetriebene Prozesse und deren Optimierung erรถffnen wรผrde. Sie fรผhrt Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammen und analysiert Prozesse in Unternehmen automatisch und end-to-end. Dabei bietet sie einen umfassenden Einblick in tatsรคchliche Ablรคufe sowie versteckte Kostentreiber und Schwachpunkte. Statt die meiste Zeit bei der Datenerhebung, Datenaufbereitung und der Problemanalyse zu verlieren, kรถnnen Unternehmen sich so direkt auf MaรŸnahmen zur nachhaltigen Entwicklung konzentrieren. So wurde schon beim Proof-of-Concept fรผr den Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess deutlich, dass VON ARDENNE mit Process Mining das volle Potenzial der fortschreitenden Digitalisierung ausschรถpfen kann. In der Folge wurde die Software auch fรผr weitere Fachabteilungen und Unternehmensprozesse ausgerollt.

Wissen, wo es hakt โ€“ und entsprechend handeln

Dr. Dirk Hagen Winter, Specialist BPM & Business Intelligence und auch fรผr Process Mining bei VON ARDENNE verantwortlich, hat von Anfang an eng mit den Fachbereichen zusammengearbeitet und zieht eine positive Bilanz: โ€žWir wollten einerseits ein zentrales Instrument fรผr die Analyse schaffen, aber gleichzeitig auch die Mรถglichkeit schnell und einfach weitere Prozessanalysen aufzubauen โ€“ und das ist jetzt in vollem Umfang umgesetztโ€œ. Nach einer kurzen Implementierungsphase konnte die Software eigenstรคndig in den jeweiligen Fachbereichen genutzt werden. Aus Winters Sicht spricht auch das fรผr Celonis. โ€žDatenanalyse und Prozessoptimierung sind schon lรคngst kein reines IT-Thema mehr โ€“ vor allem im Hinblick auf Industrie 4.0โ€œ, sagt er. โ€žDie Frage nach effektiver Datennutzung ist immer mehr in den Fachbereichen und den jeweiligen Kompetenzteams aufgehรคngt. SchlieรŸlich haben sie auch die Detailkenntnisse fรผr die einzelnen Prozesse.โ€œ Ein weiterer herausragender Vorteil der neuen Technologie ist seiner Meinung nach die enorme Zeitersparnis vor allem bei den Mitarbeitern, die fรผr die Prozessoptimierung verantwortlich sind. Statt mรผhsam in Daten zu wรผhlen, kรถnnen Prozessmanager sich jetzt darauf konzentrieren, Effizienz sicherzustellen und bei Problemen die richtigen MaรŸnahmen abzuleiten. โ€žNur weil wir eine Process Mining-Software haben, verbessern sich noch nicht automatisch unsere Prozesseโ€œ, so Winter weiter. โ€žAber die Technologie ist eine wichtige Grundlage fรผr Verbesserungen. Wir sehen nicht nur, wo es fehlt, wir kรถnnen auch den Erfolg unserer MaรŸnahmen รผberprรผfen und direkt feststellen, ob wir uns in die richtige Richtung bewegen.โ€œ

>32.000

BESTELLUNGEN

201.6

UMSATZ

100%

TRANSPARENZ

679

MITARBEITER

MIT CELONIS Lร„SST SICH DIE WIRKSAMKEIT DER ORGANISATORISCHEN
ร„NDERUNGEN BEWEISEN โ€“ BEI BEDARF IN ECHTZEIT

CELONIS IM EINKAUF BEI VON ARDENNE: LIEFERANTENMONITORING

UND PROZESSANALYSE

Die Kundenzufriedenheit steht und fรคllt bei VON ARDENNE mit der Termintreue โ€“ und das fรคngt bereits im Einkauf an. Die Planungsgrundlage fรผr den gesamten Produktionsprozess sind Liefertreue und eine zeitnahe Lieferung. Wenn an diesen entscheidenden Stellen etwas schief lรคuft, wird der gesamte nachfolgende Prozess beeintrรคchtigt. Die Folge: Auftrรคge kรถnnen nicht zuverlรคssig terminiert werden, der Kunde ist unzufrieden. Doch gerade die รœberwachung der Liefertreue war in der Vergangenheit ein mรผhsames Verfahren. Es mussten Berichte aus SAP gezogen, in Excel-Tabellen zusammengefasst und weiterbearbeitet werden โ€“ ein umstรคndlicher Prozess, der Susan Schlegel, die als Senior Manager Purchasing Processes fรผr Ablรคufe, Methoden und Controlling der Beschaffung verantwortlich ist, jedes Mal einen ganzen Tag kostete.

Diesen Tag spart sie sich heute mit Celonis komplett, denn die Analyse erfolgt extrem schnell und automatisiert. โ€žCelonis ist die Basis fรผr unser monatliches Lieferanten-Monitoring, mit dem wir die Liefertreue und Fehlerquote unserer Lieferanten รผberprรผfen. Die Software hilft uns dabei, beides in den optimalen Bereich zu fรผhrenโ€œ, erklรคrt Susan Schlegel. Statt sich รผber Stunden mit der Datenermittlung zu plagen, kann sie sich in dieser gewonnenen Zeit nun ihren eigentlichen Aufgaben widmen: der Prozesssteuerung und -optimierung.

Und gerade hier โ€“ beim reinen Einkaufsprozess โ€“ konnte VON ARDENNE mit der neuen Technologie eine neue Dimension der Optimierung erreichen. Ende 2015 wurden der strategische und der operative Produkteinkauf zusammengefรผhrt, mit dem Ziel, eine durchgรคngige Verantwortung und schlankere Prozesse im Produkteinkauf herzustellen โ€“ eine organisatorische Umstrukturierung, die stark durch Process Mining unterstรผtzt wurde. Denn um die Arbeitsprozesse vor und nach der Umstrukturierung zu รผberprรผfen, interessierten Susan Schlegel vor allem Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Prozesshandling und Prozessvarianten, die Anzahl der am Einkaufsprozess beteiligten Mitarbeiter oder die Hรคufigkeit einzelner Prozessschritte. Das Ergebnis kann sie nun mithilfe von Process Mining รผberprรผfen. โ€žMit Celonis lรคsst sich die Wirksamkeit der organisatorischen ร„nderungen beweisen โ€“ bei Bedarf in Echtzeitโ€œ, freut sie sich.

Dabei profitiert sie vor allem von der Datentransparenz und der Schnelligkeit der Technologie. Daten werden in Sekundenschnelle visualisiert, Auswertungen stehen sofort zur Verfรผgung. Die Analysen sind dank Filtermรถglichkeiten und einfachem Handling flexibel und unkompliziert auswertbar. โ€žHeute habe ich einen schnellen รœberblick รผber den gesamten Beschaffungsprozessโ€œ, erklรคrt Schlegel. โ€žDie Prozessรผberwachung ist einfacher, Schwachstellen und Unwuchten kรถnnen schneller aufgedeckt werden. Das hรคtte ich in dieser Qualitรคt mit keinem anderen System.โ€œ

Deshalb soll Celonis auch eine wichtige Rolle spielen, wenn Susan Schlegel und ihr Team das nรคchste groรŸe Projekt umsetzen: ein Lieferantenportal, in dem Mitarbeiter mit nur einem Klick alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Lieferanten abrufen kรถnnen.

DIE KUNDEN UND ANGRENZENDE BEREICHE MERKEN EINFACH,
DASS WIR DIE PROBLEME UND PROZESSE NOCH BESSER IM
GRIFF HABEN UND DEN รœBERBLICK BEHALTEN.

PROZESSANALYSE IM SERVICE: GEWISSHEIT

DURCH TRANSPARENZ

Seit Mitte 2015 setzt VON ARDENNE Celonis nicht nur im Einkauf ein, sondern auch im Servicebereich. Hier arbeiten neben Benjamin Schenk, Senior Manager Global Service & Documentation, noch zwei weitere Kollegen mit Celonis: Sie nutzen die Software zur Analyse des Serviceprozesses. Dieser wird รผber SAP sowie ein CRM-System abgewickelt. รœber das Customer Portal wird eine Servicemeldung โ€“ beispielsweise ein Anlagenstillstand, Ersatzteilbedarf oder Schulungsbedarf โ€“ aufgenommen. Dort werden Tickets erzeugt, die ins SAP wandern. Der Kunde erhรคlt eine Ticketnummer, mit der er den Status seiner Anfrage nachverfolgen kann. Die weitere interne Abarbeitung in Form von MaรŸnahmen wie etwa Ersatzteillieferung oder Kundenservice wird in SAP gesteuert und dokumentiert.

Die einzelnen Arbeitsschritte und MaรŸnahmen bilden auch die Grundlage fรผr die Prozessanalyse mit Celonis. Auf einen Blick wird deutlich, welche Aktivitรคten und MaรŸnahmen tatsรคchlich durchgefรผhrt wurden und welche nicht. โ€žEs war schon bemerkenswert, die Komplexitรคt, die Abhรคngigkeiten der einzelnen Aktivitรคten und die real ausgefรผhrten Arbeitsschritte als Gesamtbild grafisch dargestellt zu bekommen.โ€œ AuรŸerdem brachte ein Blick auf die realen โ€žSpaghettiprozesseโ€œ neue Erkenntnisse: Auch wenn sich alle Mitarbeiter an die vorgeschriebenen Ablรคufe halten, kommt es immer wieder zu verschiedenen Prozessvarianten, die durch die Vielfรคltigkeit der Serviceanfragen entstehen. โ€žDurch die Analyse mit Celonis haben wir gesehen, wie viele Varianten und Loops unser Prozess nimmtโ€œ, erklรคrt Benjamin Schenk. โ€žDas hat uns sehr geholfen, unsere Ablรคufe noch besser zu verstehen und zu beherrschen.โ€œ Denn oft klaffen Ideal und Realitรคt weit auseinander โ€“ fรผr VON ARDENNE eine Gelegenheit, Soll- und Ist-Prozesse auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse zu harmonisieren.

Und nicht nur intern kommt der Einsatz von Celonis gut an โ€“ letztlich profitieren auch die Kunden davon. โ€žDie Kunden und angrenzende Bereiche merken einfach, dass wir die Probleme und Prozesse noch besser im Griff haben und den รœberblick behaltenโ€œ, erzรคhlt Schenk. VON ARDENNE steht hier noch am Anfang der Mรถglichkeiten: Bisher wird im Servicebereich erst einer von mehreren End-to-End-Prozessen mithilfe von Process Mining analysiert. Ein enormes Potenzial also, das laut Schenk in Zukunft weiter ausgeschรถpft werden soll.

Bereits jetzt nutzt der Fachbereich die Technologie auch fรผr Data Mining und damit zur Zusammenfรผhrung und Analyse von Daten aus verschiedenen Systemen. Diese Datentransparenz hilft den Projektverantwortlichen dabei, monatliche Analysen schnell und unkompliziert ans Management weiterzugeben. Eine wichtige Rolle รผbernimmt gerade bei komplexen Daten die Filterfunktion. Im Vergleich zu frรผheren, rein SAP-basierten Analysen sparen sich die Mitarbeiter mit Celonis etwa die Hรคlfte des Zeitaufwands.

Dieser Ansatz soll kรผnftig auch in anderen Fachbereichen bei VON ARDENNE zum Einsatz kommen. So sind bereits weitere Analysen in der Pipeline, etwa in den Bereichen Qualitรคtsmanagement, ITSM oder im Projektmanagement. Und auch im Fertigungsprozess sieht Winter durchaus Potenzial, das er in Zukunft nutzen mรถchte: Vom Auftrag bis zur Auslieferung sollen mithilfe von Process Mining Durchlaufzeiten sowie Daten analysiert und fรผr eine bessere, effizientere Planung sowie in Business Analytics Verfahren verwendet werden.

Photos ยฉ VON ARDENNE Corporate Archive

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