Erfolgsgeschichte Headerbild

Success story Von Ardenne

VON ARDENNE

Industrie 4.0 ist kein reines Schlagwort mehr. Die Komponente kommt an die Produktionsstraße, der Barcode wird gescannt. Der nĂ€chste Arbeitsschritt erfolgt automatisch und wird in Echtzeit erfasst. Im digitalen Unternehmen hinterlĂ€sst jeder Schritt eine Datenspur – vom Bestellverlauf bei der Beschaffung, ĂŒber Material, Maschinen und Personaleinsatz in der Produktion, bis hin zu Vertrieb und After Sales Service. Diese Daten in Echtzeit zu nutzen und so mehr Transparenz und schlankere Prozesse zu schaffen, ist das Ziel der VON ARDENNE GmbH. Die Anlagen und Technologien des sĂ€chsischen Maschinen- und Anlagenbauers dienen zum ĂŒberwiegenden Teil dazu, natĂŒrliche Ressourcen zu schonen, Energie einzusparen oder erneuerbare Energien zu gewinnen. Das Unternehmen ist ein fĂŒhrender Anbieter von Beschichtungsanlagen, die bei der Herstellung von wĂ€rmeisolierendem Architekturglas oder zur Produktion von Photovoltaikmodulen auf Basis der DĂŒnnschichttechnologie bzw. von kristallinem Silizium zum Einsatz kommen. Auch hinter vielen modernen GerĂ€ten wie beispielsweise Smartphones und Touch-Displays stecken Komponenten, die mithilfe der ausgefeilten Anlagentechnik des Dresdner Familienbetriebs produziert werden.

Nahtlos und zackig – Produktionsprozesse mit Vorbildcharakter

Die nötige hohe QualitĂ€t fĂŒr solche High-Tech-Beschichtungen lĂ€sst sich nur mit zuverlĂ€ssigen, leistungsfĂ€higen Lieferanten erreichen – vor allem auch in einem derart wettbewerbsintensiven Umfeld. Die entsprechenden Prozesse am Laufen zu halten und kontinuierlich zu optimieren, ist bei dem hohen jĂ€hrlichen Beschaffungsvolumen und rund 32 000 Bestellpositionen keine leichte Aufgabe. Die etwa 700 Mitarbeiter arbeiten verteilt auf sechs Standorte – in der Zentrale in Dresden sowie in Konzerneinheiten in China, Malaysia, Tiwan, den USA und Japan –, was zusĂ€tzliche Herausforderungen fĂŒr die Einkaufsoptimierung und das Lieferantenmanagement mit sich bringt.

Das Schlagwort Process Mining fiel erstmals 2013 im Zuge der SAP-EinfĂŒhrung und der ZusammenfĂŒhrung einer bis dahin sehr heterogenen Systemlandschaft. Schnell war klar, dass die neuartige Big Data-Technologie des MĂŒnchner Unternehmens Celonis eine komplett neue Perspektive auf datengetriebene Prozesse und deren Optimierung eröffnen wĂŒrde. Sie fĂŒhrt Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammen und analysiert Prozesse in Unternehmen automatisch und end-to-end. Dabei bietet sie einen umfassenden Einblick in tatsĂ€chliche AblĂ€ufe sowie versteckte Kostentreiber und Schwachpunkte. Statt die meiste Zeit bei der Datenerhebung, Datenaufbereitung und der Problemanalyse zu verlieren, können Unternehmen sich so direkt auf Maßnahmen zur nachhaltigen Entwicklung konzentrieren. So wurde schon beim Proof-of-Concept fĂŒr den Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess deutlich, dass VON ARDENNE mit Process Mining das volle Potenzial der fortschreitenden Digitalisierung ausschöpfen kann. In der Folge wurde die Software auch fĂŒr weitere Fachabteilungen und Unternehmensprozesse ausgerollt.

Wissen, wo es hakt – und entsprechend handeln

Dr. Dirk Hagen Winter, Specialist BPM & Business Intelligence und auch fĂŒr Process Mining bei VON ARDENNE verantwortlich, hat von Anfang an eng mit den Fachbereichen zusammengearbeitet und zieht eine positive Bilanz: „Wir wollten einerseits ein zentrales Instrument fĂŒr die Analyse schaffen, aber gleichzeitig auch die Möglichkeit schnell und einfach weitere Prozessanalysen aufzubauen – und das ist jetzt in vollem Umfang umgesetzt“. Nach einer kurzen Implementierungsphase konnte die Software eigenstĂ€ndig in den jeweiligen Fachbereichen genutzt werden. Aus Winters Sicht spricht auch das fĂŒr Celonis. „Datenanalyse und Prozessoptimierung sind schon lĂ€ngst kein reines IT-Thema mehr – vor allem im Hinblick auf Industrie 4.0“, sagt er. „Die Frage nach effektiver Datennutzung ist immer mehr in den Fachbereichen und den jeweiligen Kompetenzteams aufgehĂ€ngt. Schließlich haben sie auch die Detailkenntnisse fĂŒr die einzelnen Prozesse.“ Ein weiterer herausragender Vorteil der neuen Technologie ist seiner Meinung nach die enorme Zeitersparnis vor allem bei den Mitarbeitern, die fĂŒr die Prozessoptimierung verantwortlich sind. Statt mĂŒhsam in Daten zu wĂŒhlen, können Prozessmanager sich jetzt darauf konzentrieren, Effizienz sicherzustellen und bei Problemen die richtigen Maßnahmen abzuleiten. „Nur weil wir eine Process Mining-Software haben, verbessern sich noch nicht automatisch unsere Prozesse“, so Winter weiter. „Aber die Technologie ist eine wichtige Grundlage fĂŒr Verbesserungen. Wir sehen nicht nur, wo es fehlt, wir können auch den Erfolg unserer Maßnahmen ĂŒberprĂŒfen und direkt feststellen, ob wir uns in die richtige Richtung bewegen.“

>32.000

BESTELLUNGEN

201.6

UMSATZ

100%

TRANSPARENZ

679

MITARBEITER

MIT CELONIS LÄSST SICH DIE WIRKSAMKEIT DER ORGANISATORISCHEN
ÄNDERUNGEN BEWEISEN – BEI BEDARF IN ECHTZEIT

CELONIS IM EINKAUF BEI VON ARDENNE: LIEFERANTENMONITORING

UND PROZESSANALYSE

Die Kundenzufriedenheit steht und fĂ€llt bei VON ARDENNE mit der Termintreue – und das fĂ€ngt bereits im Einkauf an. Die Planungsgrundlage fĂŒr den gesamten Produktionsprozess sind Liefertreue und eine zeitnahe Lieferung. Wenn an diesen entscheidenden Stellen etwas schief lĂ€uft, wird der gesamte nachfolgende Prozess beeintrĂ€chtigt. Die Folge: AuftrĂ€ge können nicht zuverlĂ€ssig terminiert werden, der Kunde ist unzufrieden. Doch gerade die Überwachung der Liefertreue war in der Vergangenheit ein mĂŒhsames Verfahren. Es mussten Berichte aus SAP gezogen, in Excel-Tabellen zusammengefasst und weiterbearbeitet werden – ein umstĂ€ndlicher Prozess, der Susan Schlegel, die als Senior Manager Purchasing Processes fĂŒr AblĂ€ufe, Methoden und Controlling der Beschaffung verantwortlich ist, jedes Mal einen ganzen Tag kostete.

Diesen Tag spart sie sich heute mit Celonis komplett, denn die Analyse erfolgt extrem schnell und automatisiert. „Celonis ist die Basis fĂŒr unser monatliches Lieferanten-Monitoring, mit dem wir die Liefertreue und Fehlerquote unserer Lieferanten ĂŒberprĂŒfen. Die Software hilft uns dabei, beides in den optimalen Bereich zu fĂŒhren“, erklĂ€rt Susan Schlegel. Statt sich ĂŒber Stunden mit der Datenermittlung zu plagen, kann sie sich in dieser gewonnenen Zeit nun ihren eigentlichen Aufgaben widmen: der Prozesssteuerung und -optimierung.

Und gerade hier – beim reinen Einkaufsprozess – konnte VON ARDENNE mit der neuen Technologie eine neue Dimension der Optimierung erreichen. Ende 2015 wurden der strategische und der operative Produkteinkauf zusammengefĂŒhrt, mit dem Ziel, eine durchgĂ€ngige Verantwortung und schlankere Prozesse im Produkteinkauf herzustellen – eine organisatorische Umstrukturierung, die stark durch Process Mining unterstĂŒtzt wurde. Denn um die Arbeitsprozesse vor und nach der Umstrukturierung zu ĂŒberprĂŒfen, interessierten Susan Schlegel vor allem Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Prozesshandling und Prozessvarianten, die Anzahl der am Einkaufsprozess beteiligten Mitarbeiter oder die HĂ€ufigkeit einzelner Prozessschritte. Das Ergebnis kann sie nun mithilfe von Process Mining ĂŒberprĂŒfen. „Mit Celonis lĂ€sst sich die Wirksamkeit der organisatorischen Änderungen beweisen – bei Bedarf in Echtzeit“, freut sie sich.

Dabei profitiert sie vor allem von der Datentransparenz und der Schnelligkeit der Technologie. Daten werden in Sekundenschnelle visualisiert, Auswertungen stehen sofort zur VerfĂŒgung. Die Analysen sind dank Filtermöglichkeiten und einfachem Handling flexibel und unkompliziert auswertbar. „Heute habe ich einen schnellen Überblick ĂŒber den gesamten Beschaffungsprozess“, erklĂ€rt Schlegel. „Die ProzessĂŒberwachung ist einfacher, Schwachstellen und Unwuchten können schneller aufgedeckt werden. Das hĂ€tte ich in dieser QualitĂ€t mit keinem anderen System.“

Deshalb soll Celonis auch eine wichtige Rolle spielen, wenn Susan Schlegel und ihr Team das nĂ€chste große Projekt umsetzen: ein Lieferantenportal, in dem Mitarbeiter mit nur einem Klick alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Lieferanten abrufen können.

DIE KUNDEN UND ANGRENZENDE BEREICHE MERKEN EINFACH,
DASS WIR DIE PROBLEME UND PROZESSE NOCH BESSER IM
GRIFF HABEN UND DEN ÜBERBLICK BEHALTEN.

PROZESSANALYSE IM SERVICE: GEWISSHEIT

DURCH TRANSPARENZ

Seit Mitte 2015 setzt VON ARDENNE Celonis nicht nur im Einkauf ein, sondern auch im Servicebereich. Hier arbeiten neben Benjamin Schenk, Senior Manager Global Service & Documentation, noch zwei weitere Kollegen mit Celonis: Sie nutzen die Software zur Analyse des Serviceprozesses. Dieser wird ĂŒber SAP sowie ein CRM-System abgewickelt. Über das Customer Portal wird eine Servicemeldung – beispielsweise ein Anlagenstillstand, Ersatzteilbedarf oder Schulungsbedarf – aufgenommen. Dort werden Tickets erzeugt, die ins SAP wandern. Der Kunde erhĂ€lt eine Ticketnummer, mit der er den Status seiner Anfrage nachverfolgen kann. Die weitere interne Abarbeitung in Form von Maßnahmen wie etwa Ersatzteillieferung oder Kundenservice wird in SAP gesteuert und dokumentiert.

Die einzelnen Arbeitsschritte und Maßnahmen bilden auch die Grundlage fĂŒr die Prozessanalyse mit Celonis. Auf einen Blick wird deutlich, welche AktivitĂ€ten und Maßnahmen tatsĂ€chlich durchgefĂŒhrt wurden und welche nicht. „Es war schon bemerkenswert, die KomplexitĂ€t, die AbhĂ€ngigkeiten der einzelnen AktivitĂ€ten und die real ausgefĂŒhrten Arbeitsschritte als Gesamtbild grafisch dargestellt zu bekommen.“ Außerdem brachte ein Blick auf die realen „Spaghettiprozesse“ neue Erkenntnisse: Auch wenn sich alle Mitarbeiter an die vorgeschriebenen AblĂ€ufe halten, kommt es immer wieder zu verschiedenen Prozessvarianten, die durch die VielfĂ€ltigkeit der Serviceanfragen entstehen. „Durch die Analyse mit Celonis haben wir gesehen, wie viele Varianten und Loops unser Prozess nimmt“, erklĂ€rt Benjamin Schenk. „Das hat uns sehr geholfen, unsere AblĂ€ufe noch besser zu verstehen und zu beherrschen.“ Denn oft klaffen Ideal und RealitĂ€t weit auseinander – fĂŒr VON ARDENNE eine Gelegenheit, Soll- und Ist-Prozesse auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse zu harmonisieren.

Und nicht nur intern kommt der Einsatz von Celonis gut an – letztlich profitieren auch die Kunden davon. „Die Kunden und angrenzende Bereiche merken einfach, dass wir die Probleme und Prozesse noch besser im Griff haben und den Überblick behalten“, erzĂ€hlt Schenk. VON ARDENNE steht hier noch am Anfang der Möglichkeiten: Bisher wird im Servicebereich erst einer von mehreren End-to-End-Prozessen mithilfe von Process Mining analysiert. Ein enormes Potenzial also, das laut Schenk in Zukunft weiter ausgeschöpft werden soll.

Bereits jetzt nutzt der Fachbereich die Technologie auch fĂŒr Data Mining und damit zur ZusammenfĂŒhrung und Analyse von Daten aus verschiedenen Systemen. Diese Datentransparenz hilft den Projektverantwortlichen dabei, monatliche Analysen schnell und unkompliziert ans Management weiterzugeben. Eine wichtige Rolle ĂŒbernimmt gerade bei komplexen Daten die Filterfunktion. Im Vergleich zu frĂŒheren, rein SAP-basierten Analysen sparen sich die Mitarbeiter mit Celonis etwa die HĂ€lfte des Zeitaufwands.

Dieser Ansatz soll kĂŒnftig auch in anderen Fachbereichen bei VON ARDENNE zum Einsatz kommen. So sind bereits weitere Analysen in der Pipeline, etwa in den Bereichen QualitĂ€tsmanagement, ITSM oder im Projektmanagement. Und auch im Fertigungsprozess sieht Winter durchaus Potenzial, das er in Zukunft nutzen möchte: Vom Auftrag bis zur Auslieferung sollen mithilfe von Process Mining Durchlaufzeiten sowie Daten analysiert und fĂŒr eine bessere, effizientere Planung sowie in Business Analytics Verfahren verwendet werden.

Photos © VON ARDENNE Corporate Archive

Weitere ERFOLGSGESCHICHTEN

Rewag

“REWAG hat ihren Einkauf mit Process Mining voll im Griff.”

Story lesen
Von Ardenne

“Der Maschinenbauer VON ARDENNE macht IST-Prozesse mit Celonis transparent.”

Story lesen
Siemens

“SIEMENS. Weltgrösster Anwender von Process Mining”

Story lesen
Edeka

“Celonis hilft uns, unsere Prozesse zu verschlanken und unsere Kundenzufriedenheit zu erhöhen.”

Story lesen
Schukat

“Prozesse als Wettbewerbsvorteil gegenĂŒber Amazon & Co.”

Story lesen