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Success story Von Ardenne

VON ARDENNE

Industrie 4.0 ist kein reines Schlagwort mehr. Die Komponente kommt an die Produktionsstraße, der Barcode wird gescannt. Der nächste Arbeitsschritt erfolgt automatisch und wird in Echtzeit erfasst. Im digitalen Unternehmen hinterlässt jeder Schritt eine Datenspur – vom Bestellverlauf bei der Beschaffung, über Material, Maschinen und Personaleinsatz in der Produktion, bis hin zu Vertrieb und After Sales Service. Diese Daten in Echtzeit zu nutzen und so mehr Transparenz und schlankere Prozesse zu schaffen, ist das Ziel der VON ARDENNE GmbH. Die Anlagen und Technologien des sächsischen Maschinen- und Anlagenbauers dienen zum überwiegenden Teil dazu, natürliche Ressourcen zu schonen, Energie einzusparen oder erneuerbare Energien zu gewinnen. Das Unternehmen ist ein führender Anbieter von Beschichtungsanlagen, die bei der Herstellung von wärmeisolierendem Architekturglas oder zur Produktion von Photovoltaikmodulen auf Basis der Dünnschichttechnologie bzw. von kristallinem Silizium zum Einsatz kommen. Auch hinter vielen modernen Geräten wie beispielsweise Smartphones und Touch-Displays stecken Komponenten, die mithilfe der ausgefeilten Anlagentechnik des Dresdner Familienbetriebs produziert werden.

Nahtlos und zackig – Produktionsprozesse mit Vorbildcharakter

Die nötige hohe Qualität für solche High-Tech-Beschichtungen lässt sich nur mit zuverlässigen, leistungsfähigen Lieferanten erreichen – vor allem auch in einem derart wettbewerbsintensiven Umfeld. Die entsprechenden Prozesse am Laufen zu halten und kontinuierlich zu optimieren, ist bei dem hohen jährlichen Beschaffungsvolumen und rund 32 000 Bestellpositionen keine leichte Aufgabe. Die etwa 700 Mitarbeiter arbeiten verteilt auf sechs Standorte – in der Zentrale in Dresden sowie in Konzerneinheiten in China, Malaysia, Tiwan, den USA und Japan –, was zusätzliche Herausforderungen für die Einkaufsoptimierung und das Lieferantenmanagement mit sich bringt.

Das Schlagwort Process Mining fiel erstmals 2013 im Zuge der SAP-Einführung und der Zusammenführung einer bis dahin sehr heterogenen Systemlandschaft. Schnell war klar, dass die neuartige Big Data-Technologie des Münchner Unternehmens Celonis eine komplett neue Perspektive auf datengetriebene Prozesse und deren Optimierung eröffnen würde. Sie führt Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammen und analysiert Prozesse in Unternehmen automatisch und end-to-end. Dabei bietet sie einen umfassenden Einblick in tatsächliche Abläufe sowie versteckte Kostentreiber und Schwachpunkte. Statt die meiste Zeit bei der Datenerhebung, Datenaufbereitung und der Problemanalyse zu verlieren, können Unternehmen sich so direkt auf Maßnahmen zur nachhaltigen Entwicklung konzentrieren. So wurde schon beim Proof-of-Concept für den Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess deutlich, dass VON ARDENNE mit Process Mining das volle Potenzial der fortschreitenden Digitalisierung ausschöpfen kann. In der Folge wurde die Software auch für weitere Fachabteilungen und Unternehmensprozesse ausgerollt.

Wissen, wo es hakt – und entsprechend handeln

Dr. Dirk Hagen Winter, Specialist BPM & Business Intelligence und auch für Process Mining bei VON ARDENNE verantwortlich, hat von Anfang an eng mit den Fachbereichen zusammengearbeitet und zieht eine positive Bilanz: „Wir wollten einerseits ein zentrales Instrument für die Analyse schaffen, aber gleichzeitig auch die Möglichkeit schnell und einfach weitere Prozessanalysen aufzubauen – und das ist jetzt in vollem Umfang umgesetzt“. Nach einer kurzen Implementierungsphase konnte die Software eigenständig in den jeweiligen Fachbereichen genutzt werden. Aus Winters Sicht spricht auch das für Celonis. „Datenanalyse und Prozessoptimierung sind schon längst kein reines IT-Thema mehr – vor allem im Hinblick auf Industrie 4.0“, sagt er. „Die Frage nach effektiver Datennutzung ist immer mehr in den Fachbereichen und den jeweiligen Kompetenzteams aufgehängt. Schließlich haben sie auch die Detailkenntnisse für die einzelnen Prozesse.“ Ein weiterer herausragender Vorteil der neuen Technologie ist seiner Meinung nach die enorme Zeitersparnis vor allem bei den Mitarbeitern, die für die Prozessoptimierung verantwortlich sind. Statt mühsam in Daten zu wühlen, können Prozessmanager sich jetzt darauf konzentrieren, Effizienz sicherzustellen und bei Problemen die richtigen Maßnahmen abzuleiten. „Nur weil wir eine Process Mining-Software haben, verbessern sich noch nicht automatisch unsere Prozesse“, so Winter weiter. „Aber die Technologie ist eine wichtige Grundlage für Verbesserungen. Wir sehen nicht nur, wo es fehlt, wir können auch den Erfolg unserer Maßnahmen überprüfen und direkt feststellen, ob wir uns in die richtige Richtung bewegen.“

>32.000

BESTELLUNGEN

201.6

UMSATZ

100%

TRANSPARENZ

679

MITARBEITER

MIT CELONIS LÄSST SICH DIE WIRKSAMKEIT DER ORGANISATORISCHEN
ÄNDERUNGEN BEWEISEN – BEI BEDARF IN ECHTZEIT

CELONIS IM EINKAUF BEI VON ARDENNE: LIEFERANTENMONITORING

UND PROZESSANALYSE

Die Kundenzufriedenheit steht und fällt bei VON ARDENNE mit der Termintreue – und das fängt bereits im Einkauf an. Die Planungsgrundlage für den gesamten Produktionsprozess sind Liefertreue und eine zeitnahe Lieferung. Wenn an diesen entscheidenden Stellen etwas schief läuft, wird der gesamte nachfolgende Prozess beeinträchtigt. Die Folge: Aufträge können nicht zuverlässig terminiert werden, der Kunde ist unzufrieden. Doch gerade die Überwachung der Liefertreue war in der Vergangenheit ein mühsames Verfahren. Es mussten Berichte aus SAP gezogen, in Excel-Tabellen zusammengefasst und weiterbearbeitet werden – ein umständlicher Prozess, der Susan Schlegel, die als Senior Manager Purchasing Processes für Abläufe, Methoden und Controlling der Beschaffung verantwortlich ist, jedes Mal einen ganzen Tag kostete.

Diesen Tag spart sie sich heute mit Celonis komplett, denn die Analyse erfolgt extrem schnell und automatisiert. „Celonis ist die Basis für unser monatliches Lieferanten-Monitoring, mit dem wir die Liefertreue und Fehlerquote unserer Lieferanten überprüfen. Die Software hilft uns dabei, beides in den optimalen Bereich zu führen“, erklärt Susan Schlegel. Statt sich über Stunden mit der Datenermittlung zu plagen, kann sie sich in dieser gewonnenen Zeit nun ihren eigentlichen Aufgaben widmen: der Prozesssteuerung und -optimierung.

Und gerade hier – beim reinen Einkaufsprozess – konnte VON ARDENNE mit der neuen Technologie eine neue Dimension der Optimierung erreichen. Ende 2015 wurden der strategische und der operative Produkteinkauf zusammengeführt, mit dem Ziel, eine durchgängige Verantwortung und schlankere Prozesse im Produkteinkauf herzustellen – eine organisatorische Umstrukturierung, die stark durch Process Mining unterstützt wurde. Denn um die Arbeitsprozesse vor und nach der Umstrukturierung zu überprüfen, interessierten Susan Schlegel vor allem Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Prozesshandling und Prozessvarianten, die Anzahl der am Einkaufsprozess beteiligten Mitarbeiter oder die Häufigkeit einzelner Prozessschritte. Das Ergebnis kann sie nun mithilfe von Process Mining überprüfen. „Mit Celonis lässt sich die Wirksamkeit der organisatorischen Änderungen beweisen – bei Bedarf in Echtzeit“, freut sie sich.

Dabei profitiert sie vor allem von der Datentransparenz und der Schnelligkeit der Technologie. Daten werden in Sekundenschnelle visualisiert, Auswertungen stehen sofort zur Verfügung. Die Analysen sind dank Filtermöglichkeiten und einfachem Handling flexibel und unkompliziert auswertbar. „Heute habe ich einen schnellen Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess“, erklärt Schlegel. „Die Prozessüberwachung ist einfacher, Schwachstellen und Unwuchten können schneller aufgedeckt werden. Das hätte ich in dieser Qualität mit keinem anderen System.“

Deshalb soll Celonis auch eine wichtige Rolle spielen, wenn Susan Schlegel und ihr Team das nächste große Projekt umsetzen: ein Lieferantenportal, in dem Mitarbeiter mit nur einem Klick alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Lieferanten abrufen können.

DIE KUNDEN UND ANGRENZENDE BEREICHE MERKEN EINFACH,
DASS WIR DIE PROBLEME UND PROZESSE NOCH BESSER IM
GRIFF HABEN UND DEN ÜBERBLICK BEHALTEN.

PROZESSANALYSE IM SERVICE: GEWISSHEIT

DURCH TRANSPARENZ

Seit Mitte 2015 setzt VON ARDENNE Celonis nicht nur im Einkauf ein, sondern auch im Servicebereich. Hier arbeiten neben Benjamin Schenk, Senior Manager Global Service & Documentation, noch zwei weitere Kollegen mit Celonis: Sie nutzen die Software zur Analyse des Serviceprozesses. Dieser wird über SAP sowie ein CRM-System abgewickelt. Über das Customer Portal wird eine Servicemeldung – beispielsweise ein Anlagenstillstand, Ersatzteilbedarf oder Schulungsbedarf – aufgenommen. Dort werden Tickets erzeugt, die ins SAP wandern. Der Kunde erhält eine Ticketnummer, mit der er den Status seiner Anfrage nachverfolgen kann. Die weitere interne Abarbeitung in Form von Maßnahmen wie etwa Ersatzteillieferung oder Kundenservice wird in SAP gesteuert und dokumentiert.

Die einzelnen Arbeitsschritte und Maßnahmen bilden auch die Grundlage für die Prozessanalyse mit Celonis. Auf einen Blick wird deutlich, welche Aktivitäten und Maßnahmen tatsächlich durchgeführt wurden und welche nicht. „Es war schon bemerkenswert, die Komplexität, die Abhängigkeiten der einzelnen Aktivitäten und die real ausgeführten Arbeitsschritte als Gesamtbild grafisch dargestellt zu bekommen.“ Außerdem brachte ein Blick auf die realen „Spaghettiprozesse“ neue Erkenntnisse: Auch wenn sich alle Mitarbeiter an die vorgeschriebenen Abläufe halten, kommt es immer wieder zu verschiedenen Prozessvarianten, die durch die Vielfältigkeit der Serviceanfragen entstehen. „Durch die Analyse mit Celonis haben wir gesehen, wie viele Varianten und Loops unser Prozess nimmt“, erklärt Benjamin Schenk. „Das hat uns sehr geholfen, unsere Abläufe noch besser zu verstehen und zu beherrschen.“ Denn oft klaffen Ideal und Realität weit auseinander – für VON ARDENNE eine Gelegenheit, Soll- und Ist-Prozesse auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse zu harmonisieren.

Und nicht nur intern kommt der Einsatz von Celonis gut an – letztlich profitieren auch die Kunden davon. „Die Kunden und angrenzende Bereiche merken einfach, dass wir die Probleme und Prozesse noch besser im Griff haben und den Überblick behalten“, erzählt Schenk. VON ARDENNE steht hier noch am Anfang der Möglichkeiten: Bisher wird im Servicebereich erst einer von mehreren End-to-End-Prozessen mithilfe von Process Mining analysiert. Ein enormes Potenzial also, das laut Schenk in Zukunft weiter ausgeschöpft werden soll.

Bereits jetzt nutzt der Fachbereich die Technologie auch für Data Mining und damit zur Zusammenführung und Analyse von Daten aus verschiedenen Systemen. Diese Datentransparenz hilft den Projektverantwortlichen dabei, monatliche Analysen schnell und unkompliziert ans Management weiterzugeben. Eine wichtige Rolle übernimmt gerade bei komplexen Daten die Filterfunktion. Im Vergleich zu früheren, rein SAP-basierten Analysen sparen sich die Mitarbeiter mit Celonis etwa die Hälfte des Zeitaufwands.

Dieser Ansatz soll künftig auch in anderen Fachbereichen bei VON ARDENNE zum Einsatz kommen. So sind bereits weitere Analysen in der Pipeline, etwa in den Bereichen Qualitätsmanagement, ITSM oder im Projektmanagement. Und auch im Fertigungsprozess sieht Winter durchaus Potenzial, das er in Zukunft nutzen möchte: Vom Auftrag bis zur Auslieferung sollen mithilfe von Process Mining Durchlaufzeiten sowie Daten analysiert und für eine bessere, effizientere Planung sowie in Business Analytics Verfahren verwendet werden.

Photos © VON ARDENNE Corporate Archive

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