Las migraciones de sistemas tienen mala reputación. No es de extrañar: con un 75 % de los proyectos de migración de ERP que se salen de plazo o de presupuesto, no solo suponen un esfuerzo de alto riesgo, sino también una iniciativa costosa. Teniendo en cuenta la larga lista de pequeños y grandes desastres de migración a S/4, entre los que se incluyen grandes empresas como Haribo, Lidl o Deutsche Bank, entenderíamos que tú también tengas pesadillas con la migración de tu sistema.
Pero hay proyectos de migración exitosos que realmente aportan valor (o están en camino de hacerlo). La empresa de software Autodesk concilió más de 120 000 partidas de pedidos de ventas al mes durante su migración a S/4HANA y ahorró de 4 a 6 semanas de tiempo de proyecto por proceso.
Más adelante explicaremos cómo lograr una migración de sistemas satisfactoria. Pero antes, respondamos a la pregunta ¿qué es la migración de sistemas?
La migración de sistemas es el proceso de trasladar los datos, aplicaciones y flujos de trabajo de una empresa a un nuevo entorno en el contexto de una sustitución o actualización de sistemas. Suele efectuarse para facilitar la transformación empresarial y garantizar que la organización mantenga su capacidad de adaptación y su competitividad.
Sabemos que el camino hacia una migración exitosa del sistema está lleno de desafíos y obstáculos. Por eso, acertar con tu hoja de ruta es el primer paso que deberías dar. Independientemente del proyecto de migración de sistemas heredados en el que te embarques: una migración de SAP ECC a S4/HANA, Workday, Salesforce, Oracle Fusion, Infor ERP o cualquier otra migración de sistemas CRM o ERP.
Para ayudarte a iniciar el proceso de migración, hemos elaborado esta lista de comprobación. Sigue el proceso de migración paso a paso, no pierdas de vista el objetivo y tendrás más posibilidades de éxito.
Durante mucho tiempo, las migraciones de sistemas han sido principalmente competencia del departamento de TI. Sin embargo, a menudo afectan a todas las líneas de negocio. Por eso es lógico que sean una prioridad estratégica, defendida tanto por los ejecutivos de TI como por los de la línea de negocio. Con un calendario de proyecto largo y un ROI lejano, se necesita un abanderado en cada esquina, ya sea en producción, ventas, contabilidad, TI o cadena de suministro. Pero no solo la dirección de la empresa tiene que entender qué les aporta, sino también los usuarios. Puede parecer sencillo, pero si los usuarios no perciben el valor de los nuevos sistemas, ya sea mediante un aumento de las ventas o una mayor eficiencia en su día a día, no harán el cambio.
No olvides que cualquier migración de sistema es en realidad una transformación de la empresa, lo que significa que necesitas entender los procesos actuales antes de trasladarlos a un nuevo sistema. Saber exactamente cómo son los procesos de una empresa antes de decidir qué elementos migrar es fundamental. No dejes que los que más se quejan se lleven toda la atención, céntrate en los datos. Solo con un planteamiento basado en datos podrás mejorar los procesos. Este principio se aplica tanto a las migraciones «greenfield» como a las «brownfield»: incluso si se trata de una implantación desde cero, es necesario comprender plenamente los requisitos de la empresa antes de poder diseñar un sistema mejor. Nuestra plantilla de análisis de procesos puede ayudarte.
Responsabiliza a las partes interesadas del éxito de cada fase de la migración estableciendo plazos y KPI para los hitos clave. Crear una hoja de ruta estructurada no solo ayudará a cada miembro a entender qué tareas se prevén y en qué secuencia, sino que identificará las lagunas donde falten las competencias o los presupuestos necesarios.
Puedes contar con la experiencia en el sector de consultores para liderar tu proyecto de migración, pero no debes pasar por alto el potencial de la tecnología actual. Tecnologías como la minería de procesos, la automatización, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático (o un Execution Management System que las centraliza a todas) pueden ayudarte a mapear tus procesos de manera objetiva, identificar desviaciones en los procesos, realizar análisis de brechas, probar los nuevos procesos, resolver ineficiencias de manera proactiva y monitorizar la adopción por parte de los usuarios.
Con demasiada frecuencia, las iniciativas de migración de sistemas son una caja negra tanto para los directivos como para los usuarios finales. Por eso, establecer controles durante las fases clave de la migración y hacer un seguimiento de los avances hacia los resultados empresariales es fundamental para gestionar las expectativas y mantener la implicación de los directivos. Para comparar los sistemas heredados y los nuevos y medir el impacto de las optimizaciones, utiliza métricas de rendimiento de los procesos, como el cumplimiento, las soluciones alternativas, las rectificaciones o el tiempo transcurrido entre los pasos del proceso. Los informes de situación periódicos, las reuniones informativas, las preguntas frecuentes, los boletines informativos y los talleres para usuarios pueden hacer que los empleados participen en el proceso.
