PepsiCo + Celonis

La estrategia de transformación digital de PepsiCo pretende crear una empresa "totalmente diferente". Utilizan Celonis como herramienta clave para lograr este objetivo y están generando millones de dólares en el proceso.

Más rápida, más sólida y más eficiente. Ese es el objetivo común de todo el equipo de PepsiCo, una de las mayores empresas de alimentación y bebidas del mundo. En el proceso de transformación, la empresa utiliza datos y tecnologías como el análisis predictivo, la IA, la robótica, la minería de procesos y la automatización para transformar las bases del negocio: los procesos.

Ahí es donde entran en juego los agentes del cambio, como Chris Knapik. Como integrante de la organización de GPEX (excelencia global de procesos) de PepsiCo, el Senior Director of Process Transformation dirige un equipo cuya misión es transformar, digitalizar y reforzar los procesos integrales de PepsiCo, y medir el valor vinculado a cada una de las medidas.

Transformación de PepsiCo proceso a proceso

"Todo el mundo intenta ser más inteligente, mejor y más rápido. Mi trabajo consiste en permitir que la empresa lo sea: reduciendo la carga de trabajo, impulsando la productividad y, en última instancia, generando ahorros en costes y nuevos ingresos". Knapik, encargado de la transformación, ha pasado por una gran transformación en los años que lleva en PepsiCo. Knapik, con experiencia en riesgo y cumplimiento, entró más tarde en el ámbito de la TI, apoyando al equipo de Control de PepsiCo en la implantación de nuevos sistemas de TI como S/4HANA. "Siempre he tratado de conectar estos dos mundos. ¿Cómo se logra que un sistema sea comprensible para alguien que se ocupa exclusivamente de procesos empresariales? ¿Y cómo puede la empresa hacer que los equipos tecnológicos comprendan realmente sus objetivos?".

Fue entonces cuando descubrió la minería de procesos y Celonis. "Al principio, un titular de prensa me introdujo en el tema. La minería de procesos solía ser una discusión teórica ajena a la empresa, hasta que apareció Celonis y la convirtió en tecnología real", afirma Knapik. "En un abrir y cerrar de ojos, Celonis se había establecido como líder en ese espacio".

— Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

Difusión de la inteligencia de procesos de Celonis en PepsiCo

PepsiCo comenzó con Cuentas por pagar en 2019. Al principio, utilizaron Celonis para abordar sus principales puntos débiles: el cumplimiento y la gestión de riesgos. Pero muy pronto, los usuarios vieron que el poder de Celonis iba mucho más allá de la visibilidad y empezaron a usarlo principalmente para reducir ineficiencias, mejorar la productividad y generar un impacto en la tesorería.

— Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

En la actualidad, la empresa utiliza Celonis en nueve procesos, como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el aprovisionamiento al pago, el proceso de venta y la fabricación a implantación.

"Dados los resultados que obtuvimos con Celonis, el proceso se aceleró y otros equipos querían probarlo", relata Knapik.

PepsiCo consigue millones extra

En cuanto a las cuentas por cobrar, PepsiCo se enfrentaba a los mismos retos que muchas grandes empresas: silos organizativos, un proceso de facturación complejo y dificultades para establecer prioridades. Pero la incorporación de Celonis cambió las reglas del juego casi de la noche a la mañana.

Gracias a las capacidades innovadoras de Celonis, el equipo de Cobros descubrió que la mejora de los días de ventas pendientes de cobro (DSO) tenía el mayor potencial de valor e identificó qué acciones permitirían acelerar el cobro a los clientes. "Celonis muestra a nuestros equipos una imagen inédita de su mundo. Es un mapa deltesoro para nuestro proceso de transformación", comenta Knapik. Gracias a que Celonis muestra las cuentas impagadas y las clasifica por el valor de la factura, los equipos globales de Cobros de PepsiCo pueden ahora priorizar su trabajo, liquidando más rápidamente las facturas vencidas de mayor valor y generando millones de dólares en flujo de caja libre.

— Chris Knapik, Senior Director de Process Transformation

No obstante, generar dinero más rápido es solo una de las ventajas. Los equipos de Cobros de PepsiCo trabajan ahora de forma más inteligente, no más dura, y obtienen mejores resultados con menos esfuerzo.

Gracias a las funciones de automatización inteligente de Celonis, denominadas flujos de acción, PepsiCo automatizó la creación y el envío de reclamaciones a los clientes para cobrar los créditos vencidos, lo que permitió a los equipos ahorrar un tiempo valioso.

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El valor también se muestra en el caso de uso del comprobador de división de cuentas por pagar, que examina las facturas que se dividieron para que un comprador interno pudiera eludir o acelerar las aprobaciones por parte del departamento de Compras. En este caso, los equipos de Cuentas por Pagar utilizan las funciones de correspondencia difusa de Celonis para identificar automáticamente las facturas que se dividieron para eludir los límites de aprobación. "Este sistema nos ayuda con el cumplimiento, pero también ahorra a nuestros equipos al menos 1000 horas al año de trabajo manual", señala Sandeep Veerareddy, Director of Insights and Automation.

Prevención de la pérdida de ingresos en el proceso de venta

En el proceso de venta, el equipo descubrió ineficiencias previas en la gestión de inventarios que provocaban un elevado número de rechazos de pedidos. "Por aquel entonces, PepsiCo acababa de adoptar S/4HANA y nos enfrentábamos a una serie de retos operativos", confirma Veerareddy. "Con Celonis, descubrimos que el 30 % de los pedidos se rechazaba en los mercados iniciales que implantaban los nuevos procesos de SAP". "Esos datos suponen malas noticias para cualquier empresa, sobre todo para una empresa centrada en el consumidor como PepsiCo", comenta el Automation Director. Al superponer Celonis de forma inteligente a los sistemas de origen, Veerareddy y Knapik vieron que el problema presentaba múltiples facetas: Los rechazos de pedidos se debían a problemas como límites de crédito superados o cancelaciones de clientes, pero también a problemas de integración de sistemas y agotamiento de existencias. Gracias a la identificación de las principales oportunidades por parte de Celonis, PepsiCo redujo espectacularmente los rechazos de pedidos al 4 %. Y unos clientes contentos son sinónimo de un negocio aún mejor. "Hemos ahorrado gracias a la reducción de las pérdidas y hemos ganado mucha cuota de mercado", afirma Veerareddy.

Seguimiento del inventario y reducción del desperdicio de alimentos

En el proceso de fabricación a implantación, uno de los principales procesos integrales de PepsiCo, que abarca tanto la producción como la gestión de inventarios, almacenes y calidad, el equipo de Knapik está estudiando las rotaciones de inventario más delicadas entre las plantas de producción y las ubicaciones de envío. Se han propuesto agilizar la rotación del inventario, reducir los costes de envío y optimizar el capital circulante, todo ello teniendo en cuenta las normativas y los posibles embargos de envíos. El equipo de Knapik también quiere estudiar la división de piezas de repuesto de productos de PepsiCo, como los sensores inteligentes que controlan las botellas mientras se enjuagan, secan, llenan y envasan. El objetivo es obtener visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias para poder pedir la cantidad adecuada de piezas de repuesto, en el momento adecuado, a los almacenes adecuados. "Estamos viendo los primeros resultados en nuestros clientes piloto. Pero la verdadera magia se producirá cuando conectemos el proceso de principio a fin, reuniendo a nuestros equipos de Compras, Cadena de Suministro y Almacén". Los demás equipos también querían un trozo del pastel, por lo que el equipo de Estrategia y Transformación de PepsiCo está utilizando Celonis para reducir los desechos y mejorar la distribución de productos acabados en Latinoamérica. En colaboración con CapGemini, socio de Celonis, han creado un panel de control que señala los productos que corren el riesgo de caducar. La IA que lo sustenta ofrece recomendaciones inteligentes para mitigar las pérdidas, todo ello teniendo en cuenta el impacto en los costes, los ingresos y la sostenibilidad. PepsiCo también utiliza flujos de acción para avisar a los responsables de la planificación de la demanda cuando no es necesario hacer más pedidos. Como resultado, se producen menos pérdidas, lo que se traduce en un ahorro de millones, un inventario optimizado, una mayor productividad y menos presión sobre el medioambiente.