Cómo funciona la minería de procesos

La minería de procesos paso a paso

Echemos un vistazo a cada una de las etapas básicas de Celonis process mining®.

1. Ingesta de datos

Los procesos empresariales actuales son increíblemente complejos. Se ejecutan a través de una variedad de sistemas que utilizan diferentes tipos de datos, tienen diferentes usuarios y pertenecen a diferentes departamentos.

La mayoría de las herramientas de minería de procesos proporcionan distintos métodos para obtener estos datos de los sistemas subyacentes. El método más básico consiste en exportar el registro de eventos de un sistema en formato .csv y cargarlo en la herramienta de minería de procesos. Sin embargo, las organizaciones más avanzadas están utilizando la ingesta de datos en tiempo real para sincronizar continuamente los datos de los procesos.

A medida que los objetos empresariales individuales, o casos, de un proceso se mueven a través de los sistemas, dejan un rastro, ya sea una factura que cambia de "solicitada" a "pagada" o una solicitud al servicio de atención al cliente que pasa de estar "enviada" a "resuelta". En las diferentes etapas del ciclo, estos casos dejan huellas digitales, que se denominan eventos.

La tecnología de minería de procesos capta el rastro mediante la ingesta de los registros del sistema de estos eventos, o registros de eventos, y reconstruye visualmente lo que sucede en el proceso.

Estos registros de eventos contienen, como mínimo, tres elementos principales de los datos del proceso para cada evento individual:

ID de caso: Referencia única de cada objeto empresarial.

Actividad: Etapa del proceso que se produce el caso.

Marca de tiempo: Hora en la que el caso concreto se produce en esa etapa.

También se puede incluir información adicional para aportar más contexto, como los datos del proveedor de una factura o el nivel de prioridad de una solicitud al servicio de atención al cliente.

2. Descubrimiento de procesos

Una vez recopilados los datos: la minería de procesos puede hacer su magia.
La minería de procesos utiliza esos registros de eventos para generar una visualización integral del proceso, en la que se superponen todos los pasos que cada caso ha recorrido durante el ciclo. En ocasiones, esto se denomina un gemelo digital de la organización.

Se trata de una secuencia cronológica de eventos que muestra las diferentes rutas que siguieron los casos desde el principio hasta el final del proceso. Cada ruta única se denomina variante, y las variantes que no siguen una ruta estándar o aceptada se denominan desviaciones.
El descubrimiento de procesos te permite explorar este mapa de procesos interactivo y ver las diferentes variantes.
Puedes alejar la imagen del mapa para ver todas las variantes, que a menudo son cientos o miles. A esto lo conocemos, de forma cariñosa, como el diagrama de "espagueti".

También puedes ampliar la imagen en la ruta feliz, que es el modo en que esperaríamos que se produjera el proceso y, con suerte, la variante más común.

Puedes segmentar el proceso como quieras para ver cómo se ejecuta realmente.

3. Análisis de procesos

Los análisis de procesos te permiten identificar las causas principales de las ineficiencias de los procesos y evaluar su impacto en tus indicadores clave de rendimiento.

Podrás comenzar a despejar las dudas y preguntas que tengas acerca de las causas de las ineficiencias de los procesos, por ejemplo:

• ¿Dónde se producen los cuellos de botella?
• ¿Qué ralentiza mi tiempo de producción?
• ¿Qué recursos están sobrecargados?
• ¿Qué actividades se omiten a menudo?
• ¿Qué recursos generan desviaciones?

O acerca del impacto de las variantes de los procesos:

• ¿Cómo afecta una determinada variante a un indicador clave de rendimiento del proceso como el coste operativo?
• ¿Cómo afecta la automatización, o la falta de esta, a la duración del ciclo del proceso?
• ¿Cómo afecta una acción empresarial específica (p. ej., el bloqueo de créditos a clientes) a un indicador clave de rendimiento empresarial (p. ej., la tasa de entrega a tiempo)?
• ¿Qué porcentaje de casos se ajustan al proceso establecido?

Si tienes suposiciones sobre las ineficiencias, puedes verificarlas. Disponemos de visualizaciones y componentes que te permiten filtrar, segmentar y analizar en profundidad los datos.

O puedes explorar el proceso como es y permitir a Celonis ir a través de las ineficiencias más críticas por ti, utilizando IA y machine learning.

4. Process benchmarking

La evaluación comparativa de procesos permite comparar el rendimiento de los procesos en dos dimensiones diferentes.

Quizás necesites analizar el tiempo que se tarda en procesar una factura en dos países diferentes, o el tiempo de procesamiento de una orden de compra de un proveedor en comparación con otro.

Con la evaluación comparativa de procesos, puede empezar a identificar las mejores prácticas y compartirlas entre diferentes geografías, unidades de negocio y equipos.

5. Conformance checking

La verificación de conformidad le permite definir su ruta estándar de un proceso y detectar dónde hay desviaciones.

Aquí es donde se aprecia claramente la diferencia entre el proceso "tal como está definido" y el "tal como se comporta".
Puedes ver el porcentaje de casos que se ajustan al proceso deseado y el porcentaje que no. Puede saber cuándo se omiten pasos, se ejecutan en el orden incorrecto o tardan más de lo previsto en una determinada etapa del proceso.

A medida que realiza mejoras, la verificación de conformidad le ayuda a medir cuántos casos adicionales se están ejecutando en el proceso de forma óptima.