¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos puede parecer obvio, pero su significado puede perderse entre los muchos términos y metodologías (muchos de ellos suenan similares) de la mejora de procesos empresariales.

¿Qué es el mapeo de procesos?

Si alguna vez has creado un diagrama de flujo de un proceso en tu empresa, has hecho más o menos un mapeo de procesos.
Es posible que también hayas oído hablar de él como mapeo de flujo de trabajo, mapeo de procesos de flujo de trabajo o mapeo de flujo de valor (VSM), que es un tipo particular de mapeo de procesos y algo que exploramos con más detalle en este artículo.
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Los diagramas de flujo son el formato típico que adopta un mapa de procesos; a veces, incluso, es tan simple como una línea recta. Este tipo de mapeo de procesos puede ser útil para migraciones o implementaciones de sistemas, ya que desglosa cada paso del proceso en orden cronológico.

Para saber cuáles son esos pasos del proceso, el mapeo de procesos utiliza talleres, encuestas, entrevistas, estudios de tiempos e informes de KPI con las áreas pertinentes de la empresa. En lugar de llevar a cabo esta investigación interna y abrir las notas adhesivas para planificarlo todo, las empresas a veces contratan consultores para que les hagan el mapeo de procesos.

¿En qué se diferencian el mapeo de procesos y la minería de procesos?

Aunque el mapeo de procesos y la minería de procesos estén diseñados para crear una imagen de lo que está sucediendo en tu negocio, no pueden ser más diferentes.

El mapeo de los procesos empresariales es largo y lento y requiere la opinión de varias partes interesadas de la empresa. Como esa opinión normalmente se busca simultáneamente en talleres interdepartamentales, es posible que los equipos se pongan a la defensiva ante su responsabilidad por la forma en que se lleva a cabo un proceso determinado.

Y al final, lo que obtenemos es una instantánea subjetiva y estática. Cada vez que queramos ponerla al día, lo ideal sería a intervalos regulares, tenemos que volver a hacerla, y con los mismos costes.

La minería de procesos te hace la vida más fácil. Te proporciona una visión general objetiva y en continua mejora de tus procesos empresariales. Esto se debe a que utiliza datos de tus sistemas de origen, en lugar de opiniones subjetivas y sesgos, para reconstruir automáticamente tus procesos. Es más precisa, ya que no depende de las impresiones de los equipos sobre cómo funcionan y se interrelacionan los procesos, y no es vulnerable a descuidos, puntos ciegos del proceso y conceptos erróneos. Por tanto, puedes tener más confianza en cualquier idea y acción de mejora que extraigas de la minería de procesos. De esta forma, podrás responder mejor a las solicitudes de tus partes interesadas.

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Y el uso de datos en tiempo real aporta otra ventaja, ya que permite obtener una visión dinámica de los procesos, generada de forma inmediata y siempre actualizada. De este modo, se obtiene visibilidad, transparencia y comprensión de los procesos a lo largo del tiempo, en lugar de en un único punto. Así podrás seguir cuantificando el impacto de las mejoras de los procesos en los principales indicadores clave de rendimiento (KPI).

Descubre más sobre cómo funciona la minería de procesos y en qué se diferencia del mapeo de procesos en nuestro artículo comparativo

¿Cuáles son las ventajas del mapeo de procesos?

Aunque eclipsado por su descendiente más poderoso, la minería de procesos, el mapeo de procesos puede ser un punto de partida para las empresas que se inician en la mejora continua de procesos, sin un conocimiento previo de sus operaciones empresariales.

Las empresas suelen utilizar el mapeo de procesos para descubrir cuellos de botella, incumplimientos y falta de documentación. Y puede parecer una forma menos exigente e intensiva de obtener visibilidad y estandarización de procesos que invertir en una solución de minería de procesos. Sin embargo, esta opción puede resultar poco rentable, como se explica más arriba en nuestra sección dedicada a la comparación entre el mapeo de procesos y la minería de procesos.

Las empresas también pueden considerar valiosos los métodos de mapeo de procesos, como los talleres, para reunir a las distintas partes interesadas, ya que consideran que contribuyen a conseguir la aceptación de una iniciativa de cambio o mejora. También fomentan una cultura de intercambio de conocimientos y colaboración entre equipos y departamentos, que hasta ahora podrían haber trabajado en compartimentos estancos y con ideas erróneas sobre lo que hacen los demás equipos.

Tipos de mapas de procesos

Los diagramas de flujo son la base de los mapas de procesos. En el caso de los procesos sencillos, pueden ser fáciles de crear e interpretar, pero también tienen el inconveniente de que no recogen información detallada, como las necesidades de recursos. Existe una gran variedad de técnicas de mapeo de procesos que se adaptan a las distintas necesidades:

• Mapa de procesos de alto nivel o diagrama SIPOC: se trata de un formato estructurado que muestra las conexiones del flujo de trabajo a gran escala dentro de un proceso. Estos mapas clasifican las acciones y los requisitos en proveedores, entradas, procesos, resultados y clientes, lo que facilita la localización de la información y los factores de impacto más relevantes en todas las funciones.
• Diagrama de carriles o diagrama multifuncional: muestra actividades por rol o función, lo que ofrece una imagen de las dependencias e interacciones en toda la organización.
• Mapa del flujo de valor: se suele utilizar para mostrar el proceso por el que un producto o servicio llega al cliente, normalmente con un calendario que indica la duración de cada etapa para que queden claras las áreas de mejora operativa. Procedente de la gestión ajustada, un mapa de flujo de valor está diseñado para analizar las actividades y pasos del proceso que suponen un despilfarro.
• Mapa de proceso detallado: particularmente útil para enfocarse en los pasos y requisitos pormenorizados de una actividad dentro de un proceso mayor, como la facturación a un proveedor como parte del proceso de gestión de la cadena de suministro.

Echa un vistazo más de cerca a los tipos y ejemplos de métodos de mapeo de procesos

Símbolos de mapeo de procesos

Para garantizar la coherencia en la creación e interpretación de un mapa de procesos empresariales, se utiliza un conjunto de símbolos normalizados para cada tipo. Entre ellos se incluyen las formas de diagrama de flujo que probablemente conoces, del estándar internacional Lenguaje Unificado de Modelado (UML por sus siglas en inglés), pero existen muchos más para mapas de procesos más complejos. Aquí nos limitaremos a las formas básicas y a lo que representan.

• Óvalo: el inicio o el final de un proceso, conocido como un terminador.
• Flecha: el flujo de un paso de proceso, decisión o actividad al siguiente.
• Rectángulo: un paso del proceso.
• Diamante: una decisión en el proceso, que luego tendrá los posibles resultados ramificándose con flechas.
• Rectángulo con un borde inferior ondulado: se asemeja a un trozo de papel o una nota rasgada en la parte inferior; representa un documento o una información, como una nota o un pedido.
• Paralelogramo: entrada o salida de datos, como enviar una confirmación por correo electrónico.
• Rectángulo en forma de D con un borde curvo a la derecha: un retraso o periodo de espera en el proceso, como el procesamiento de datos.

Cómo crear un mapa de procesos

Ahora que hemos cubierto algunas de las diferentes técnicas y componentes de mapeo de procesos, aquí tienes una guía compacta para crear uno para tu negocio.

Primero, tienes que preparar la información correcta que sirva de base para tu mapa de procesos. Eso significa hablar con las personas adecuadas, lo que depende del proceso y de a quién afecta o está involucrado, así como si es específico de un área en particular, como la cadena de suministro o abarca varias funciones empresariales. Puedes extraer la información en un taller grupal o entrevistando a personas.

Cuando la gente está acostumbrada a un proceso que repite con regularidad, es fácil que pase por alto detalles que resultan menos obvios para los no iniciados. Pero para que el mapa de procesos sea completo, es necesario captarlos. Por eso, lo más probable es que tengas que definir los detalles y los pasos más pequeños.

Una vez recopilada toda la información, puedes empezar a dibujar el mapa de procesos empresariales propiamente dicho. Para ello, organiza los pasos y los detalles cronológicamente, elige el tipo de mapa más adecuado de la lista anterior y asegúrate de que tienes a mano los símbolos del mapa de procesos.

Para comprobar si el mapa de procesos funciona, pregúntale a alguien ajeno al proyecto si puede seguirlo. Las áreas que no queden claras pueden requerir una revisión, la elaboración de nuevos pasos o incluso la creación de un mapa de procesos detallado.

Si quedan procesos o pasos que parecen duplicados, o secuencias que parecen demasiado complicadas e ineficaces, pero concuerdan con la investigación que has llevado a cabo, habrás identificado algunas áreas susceptibles de mejora: una gran victoria de tu ejercicio de mapeo de procesos.

Obtén más consejos y sugerencias en nuestro blog sobre cómo crear un mapa de procesos desde cero

Cómo elegir una herramienta para el mapeo de procesos

Elaborar un mapa de procesos no tiene por qué ser una tarea manual. Hay muchas herramientas de mapeo de procesos que te proporcionarán una plantilla o incluso trazarán un mapa por ti a partir de los datos que introduzcas. Y no es únicamente el coste lo que debes tener en cuenta a la hora de decidir cuál usar.

Estas son algunas de las funciones que debes tener en cuenta al elegir el software de mapeo de procesos:

• Variedad de mapas de procesos: algunas herramientas serán más especializadas o estarán restringidas solo a los diagramas de flujo, por ejemplo, por lo que serán menos útiles si necesitas asignar pasos y actividades a diferentes funciones empresariales.
• Facilidad de uso: si pretendes simplificar o aclarar un proceso, lo último que quieres es una herramienta de mapeo de procesos que sea extremadamente complicada, así que asegúrate de que no sea demasiado técnica. Las plantillas ya elaboradas son fáciles de usar y ahorran un tiempo considerable.
• Compatibilidad con integraciones: otra característica que ahorra tiempo es que la herramienta de mapeo de procesos se integre con tus otros sistemas y soluciones, lo que te permite importar o exportar datos y automatizaciones.
• Capacidad de colaboración: si estás trabajando en tu mapa de procesos con diferentes partes interesadas, necesitarás una herramienta que sea colaborativa para que no te ralentice al tener que enviar archivos y versiones de un lado a otro.

Lee nuestra lista de preguntas para hacer al elegir una herramienta de mapeo de procesos empresariales

Cómo facilitar el mapeo de procesos con Celonis

Emprender un proyecto de visibilidad de procesos puede resultar desalentador, por lo que conviene asociarse con un proveedor que tenga mucha experiencia. En Celonis, aportamos las mejores prácticas y la experiencia de una década de iniciativas e implantaciones de mejora de procesos.

Esto nos permite ofrecer una rápida rentabilidad y maximizar el retorno de la inversión. La plataforma Celonis no solo puede crear de forma eficiente un mapa preciso de tu proceso actual, sino que también aprovecha la inteligencia artificial para recomendar mejoras.

En lugar del mapeo de procesos manual tradicional, Celonis utiliza la tecnología de minería de procesos líder en el sector para extraer y conectar todos los datos de tu negocio en tu propio Process Intelligence Graph (PI Graph). PI Graph construye un gemelo digital de una empresa independiente del sistema y lo combina con el contexto empresarial único en el que opera (definiciones de KPI, oportunidades de mejora, factores favorables o desfavorables para la empresa). A continuación, incorporamos la IA para ayudarte a ver cómo están interconectados tus procesos, cómo funciona tu empresa y cómo puede funcionar aún mejor.