¿Qué es la RPA?

1. ¿Qué es la RPA?

RPA son las siglas de Robotic Process Automation (automatización robótica de procesos). El software de RPA utiliza «robots» o simplemente «bots» para llevar a cabo muchas de las tareas repetitivas y de gran volumen de una organización, sin necesidad de intervención humana.

Suele tratarse de tareas repetitivas y basadas en reglas, como rellenar formularios, elaborar informes estandarizados, cotejar órdenes de compra con facturas y albaranes, extraer e insertar datos o iniciar sesión en sistemas y aplicaciones. Todo ello se lleva a cabo a una escala, velocidad y nivel de coherencia muy superiores a las capacidades de sus homólogos humanos.

Comprender el alcance de la Automatización Robótica de Procesos

Un robot de RPA tiende a hacer lo que se le dice. Ejecuta tareas específicas de acuerdo con parámetros concretos. Una herramienta de RPA no «piensa» más allá de los límites de las tareas establecidas, ni se adapta a los cambios en los sistemas con los que interactúa.

Aunque los servicios de RPA se han vuelto cada vez más sofisticados, capaces de automatizar de forma más inteligente tareas complejas como la interpretación de texto o datos no estructurados, esto suele ocurrir cuando se utilizan junto con plataformas de IA generativa o aprendizaje automático.

No obstante, el software de automatización, como una plataforma de RPA, puede tener un gran impacto en la eficiencia operativa y la excelencia de los procesos, siempre que la implementación de la RPA se lleve a cabo correctamente (lo veremos luego).

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2. Los beneficios de RPA

Al encargarse de tareas específicas y discretas, los servicios de RPA proporcionan una serie de importantes ventajas empresariales, entre las que se incluyen:

• Ahorro de recursos: la automatización de tareas puede ahorrar mucho tiempo y dinero. La productividad de los bots de RPA es impresionante. Un bot de RPA es capaz de completar grandes volúmenes de trabajo en una fracción del tiempo que emplearían los trabajadores humanos.
• Satisfacción y distribución de los empleados: al delegar las tareas más rutinarias en el software de RPA, los empleados quedan libres para dedicarse a actividades de mayor valor (más estimulantes y agradables), que requieren el criterio y los conocimientos humanos.
• Aumento de la eficiencia y reducción de los errores: con la RPA, se reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos. Los bots no se aburren ni se distraen al hacer tareas de bajo nivel. Y si las personas se encargan de las excepciones o de las tareas más complicadas, se pueden optimizar los procesos, mejorar la eficiencia de los departamentos, reducir los cuellos de botella y, a menudo, elevar la experiencia del cliente.
• Integración más sencilla de los sistemas: la RPA simplifica la integración de los sistemas, lo que permite incluso a usuarios sin conocimientos técnicos combinar de forma fácil y rentable datos de sistemas dispares.

Sin embargo, hay una salvedad importante para lograr estos beneficios empresariales.

No se conseguirán con una solución de RPA aislada. Las RPA son uno de los instrumentos de lo que debe ser un proceso de transformación empresarial coordinado y basado en datos. Es fundamental saber dónde, cómo y por qué se deben implementar las RPA antes de lanzarse a la automatización. Automatizar un proceso ineficiente no hace más que amplificar y acelerar las ineficiencias.

En su ausencia, depositar todas las esperanzas de mejora de los procesos en una tecnología de automatización (como la RPA) equivale a depositar las esperanzas de cultivar un sabroso cereal para el desayuno con la cosechadora que lo siega. La máquina desempeña un papel clave en el proceso, pero hay muchos otros pasos, sistemas y personas involucrados.

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3. Casos de uso típicos de RPA

Como era de esperar, los casos de uso de la RPA son muy numerosos. Puedes plantearte implementar la automatización en cualquier área de tu organización que cuente con procesos basados en reglas. Casi todos los procesos o equipos empresariales tienen alguna actividad repetitiva y basada en reglas susceptible de automatizarse. Dicho esto, algunos casos de uso habituales de la automatización robótica de procesos son:

• Introducción de datos: la RPA es ideal para introducir datos en sistemas, ya que elimina la necesidad de escribir la información manualmente.
• Facturación y cobros: con una supervisión cuidadosa, la RPA ha logrado grandes resultados en los departamentos de contabilidad, por ejemplo, en la creación de facturas y la gestión de cobros.
• Alta de clientes y servicio de atención al cliente: cuando se registran nuevos clientes, la RPA puede ayudar con el proceso de alta, recopilando y organizando la información rápidamente, lo que supone un importante alivio para el servicio de atención al cliente.
• Generación de informes: la RPA es eficaz en la generación de informes rutinarios, recopilando datos de múltiples fuentes específicas.
• Gestión de inventario: la RPA puede ayudar a gestionar el inventario, actualizando automáticamente los niveles de existencias, haciendo pedidos y ocupándose del seguimiento de los envíos.

Estos ejemplos son solo la punta del iceberg de un proceso mucho más amplio. Básicamente, si una tarea consiste en seguir una serie de reglas y repetir los mismos pasos, puede ser un buen candidato para la RPA, pero solo si se implementa correctamente. Lo veremos a continuación.

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4. La implementación exitosa de la RPA requiere un conocimiento profundo de los procesos

La RPA ofrece grandes ventajas, pero es una herramienta de trabajo en equipo, parte del conjunto, no una solución definitiva y única.

Para sacar el máximo partido a la automatización robótica de procesos, es fundamental empezar por comprender claramente los procesos de toda la empresa, sus interacciones y sus interdependencias. Sin esta comprensión, el éxito de la gestión de los procesos empresariales es imposible.

Sin embargo, es aún más importante mantener la visibilidad de los procesos a lo largo de toda la automatización, utilizando los conocimientos adquiridos para dar forma y remodelar la implementación de la RPA. Las empresas no operan en el vacío; las condiciones comerciales cambian, las prioridades varían y los procesos deben evolucionar con ellas para poder cumplir los objetivos empresariales.

Se estima, por ejemplo, que entre el 30% y el 50% de las iniciativas iniciales de automatización robótica de procesos (RPA) fracasan porque las empresas se centran en los procesos equivocados, automatizan procesos ineficientes o no tienen en cuenta lo que sucede después de la automatización.

Por eso, la información integral que proporciona la minería de procesos constituye la base perfecta para una implementación satisfactoria de la RPA.

¿Qué es la minería de procesos?

La minería de procesos actúa como una resonancia magnética para las empresas, ya que permite a las organizaciones visualizar cómo se ejecutan realmente sus procesos con todo detalle y en todas sus variantes, identificando cualquier deficiencia en la ejecución. Esta información se extrae de los registros de eventos en tiempo real que contienen los sistemas de una organización.
Celonis ha llevado estas capacidades mucho más allá. Con innovaciones como el modelo de datos centrado en objetos de Celonis, que utiliza la minería de procesos centrada en objetos (OCPM), las organizaciones pueden acceder a mapas completos de sus procesos empresariales complejos y ver cómo interactúan entre sí.

¿Cómo ayudará la minería de procesos de Celonis a la implementación de RPA?

La minería de procesos, especialmente con Celonis, potencia cualquier implementación de RPA de dos modos clave:

1. Optimización de los procesos adecuados: con la implementación de RPA aún en fase de planificación, el sistema de Celonis ayuda a las organizaciones a identificar los procesos donde la automatización de procesos añadiría mayor valor al rendimiento empresarial. El análisis de los datos generados por los sistemas proporciona una imagen clara de cómo funcionan realmente los procesos (no de cómo fueron diseñados para funcionar), lo que permite a los responsables de la transformación de los procesos optimizar las inversiones en automatización, al tiempo que se evita el riesgo de automatizar procesos ineficientes.

2. Conocimiento situacional: esta información, más importante aún, proporciona visibilidad de los procesos —un conocimiento de la situación de los procesos de principio a fin— que permite detectar cualquier anomalía. La detección activa entonces la intervención mediante la activación de soluciones de RPA.

Veamos un ejemplo rápido. Gracias a la visibilidad que proporciona la minería de procesos, una organización descubre que una de sus facturas se ha procesado incorrectamente porque la ha comprobado y aprobado una misma persona. Esta infracción de la política se señala y se activa un bot de RPA para bloquear el pago de la factura antes de que se vuelva a comprobar correctamente. Este conocimiento situacional permite a la organización solucionar un asunto antes de que se convierta en un problema potencialmente costoso.

Las implicaciones de este enfoque son significativas, por lo que la primera vez que se descubre un fallo concreto en un proceso también debería ser la última. Con este conocimiento situacional, el sistema puede crear y automatizar contramedidas para subsanar las anomalías del proceso. Así, la próxima vez que se detecte el mismo problema, los bots de RPA se activarán para reaccionar de inmediato (24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año).

Eso significa también que el sistema de Celonis permite supervisar los procesos tras la automatización para garantizar que las automatizaciones se ejecutan según lo previsto y se ajustan a medida que cambia el entorno empresarial o los objetivos de la organización.

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5. Orquestar las RPA con Celonis

Gracias a esta visibilidad integral de los procesos y la capacidad de detectar anomalías, la plataforma de Celonis proporciona la información y las herramientas necesarias para orquestar la automatización de procesos, independientemente del proveedor o la solución de RPA que se utilice.

Celonis no depende de ninguna tecnología concreta. Los casos de automatización descritos en la sección anterior no solo se aplican a la automatización de procesos con nuestra tecnología, sino también a la activación de todo el software RPA disponible dentro del ecosistema tecnológico de un cliente. Nuestro enfoque está diseñado para amplificar la eficacia de cualquier solución de automatización existente (no pretendemos arreglar lo que ya funciona).

Dicho esto, Celonis también ofrece sus propias soluciones para definir y orquestar automatizaciones de procesos en forma de flujos de acción.

Los flujos de acción permiten automatizar cualquier flujo de trabajo empresarial en función de las necesidades y proporcionan un medio potente para activar y controlar un robot de software RPA (o muchos robots de software).

Mientras que la RPA es la «ejecución» (es decir, la automatización real de una tarea), los flujos de acción proporcionan el pensamiento, el tejido conectivo y la coordinación, definiendo los pasos necesarios en el proceso de automatización.

Además, los flujos de acción contienen numerosas integraciones plug-and-play y automatizaciones inteligentes que pueden desencadenar acciones directamente en sistemas operativos como SAP, Oracle o ServiceNow.

Los flujos de acción y la RPA trabajan juntos para crear importantes beneficios empresariales porque:

Los flujos de acción utilizan información en tiempo real de los procesos de la plataforma Celonis para activar robots RPA específicos para tareas concretas en respuesta a eventos, cambios o requisitos específicos.

La combinación de la automatización basada en API de flujos de acción con la automatización basada en la interfaz de usuario que ofrece RPA permite automatizar todo el panorama de procesos de una organización en un único flujo de trabajo.

Sin embargo, en última instancia, las RPA pueden activarse mediante flujos de acción o aplicaciones de otros proveedores de RPA (o ambos). Pero la verdadera fortaleza de la plataforma de Celonis, en términos de RPA, es su capacidad para orquestar toda la tecnología disponible para detectar procesos problemáticos y ofrecer soluciones automatizadas.

6. Simplificar aún más la automatización de procesos

Automatizar tareas en todo un entorno empresarial puede ser una tarea abrumadora, incluso con soluciones de RPA controladas por sistemas diseñados específicamente para ello, como los flujos de acción.

No obstante, Celonis ha simplificado aún más la automatización robótica de los procesos.

Tras la adquisición de Make (antes Integromat) en 2020, los clientes de Celonis ahora pueden acceder a una plataforma visual intuitiva con la que diseñar, crear y automatizar casi cualquier cosa, sin necesidad de programar.

La plataforma de Celonis ofrece una vía fácil para lograr automatizaciones limpias, desde tareas, procesos y flujos de trabajo hasta aplicaciones y sistemas, incluidas cientos de integraciones listas para usar con sistemas cotidianos.

Todo el proceso o sistema de RPA se simplifica, incluso cuando se automatizan procesos de sistemas heredados dispares.

7. Historias de éxito de la automatización de procesos

Al poner en funcionamiento esos robots de software con Celonis, marcas líderes alcanzan un éxito considerable en la automatización de procesos. Estos son solo algunos ejemplos:

PepsiCo recupera millones en cuentas por cobrar: Descubre cómo PepsiCo recuperó millones de dólares en cuentas por cobrar utilizando flujos de acción y RPA para automatizar la creación y el envío de recordatorios para cobrar los pagos atrasados de los clientes.

Reckitt identifica y ofrece eficiencias en toda la empresa: En su búsqueda de una cultura que da prioridad a lo digital, la automatización y la minería de procesos han permitido a Reckitt identificar y obtener valor en múltiples funciones, como recursos humanos, compras, finanzas y sostenibilidad.

Conrad Electronics mejora la experiencia del cliente y reduce costes: La automatización inteligente a través de flujos de acción ha transformado la gestión de pedidos, con una reducción del 30% de los pedidos bloqueados y un aumento de la tasa de automatización del 51% al 79% (lo que significa que cada vez hay más pedidos puntuales).

8. Una reflexión final sobre RPA

Gracias a la información y el conocimiento situacional que proporcionan la minería de procesos y la inteligencia de procesos, la tecnología RPA logra un impacto significativo en la productividad, la eficiencia, el flujo de caja y los ingresos de una organización. Las contramedidas automatizadas de RPA proporcionan una línea de defensa vital contra las anomalías de los procesos que evolucionan con las estrategias comerciales y el entorno comercial.

En los próximos meses, nuevas exploraciones sobre cómo interactúa la RPA con la IA añadirán nuevos e innovadores casos de uso para la automatización inteligente. Un nuevo capítulo de la creación de valor impulsada por la RPA está a la vuelta de la esquina.