Cómo funciona la minería de procesos

La minería de procesos paso a paso

Veamos los pasos básicos de Celonis process mining®.

Los procesos empresariales actuales son increíblemente complejos. Se ejecutan a través de una variedad de sistemas que utilizan diferentes tipos de datos, tienen diferentes usuarios y pertenecen a diferentes departamentos.

La mayoría de las herramientas de minería de procesos proporcionan distintos métodos para obtener estos datos de los sistemas subyacentes. El método más básico consiste en exportar el registro de eventos de un sistema en formato .csv y cargarlo en la herramienta de minería de procesos. Sin embargo, las organizaciones más avanzadas están utilizando la ingesta de datos en tiempo real para sincronizar continuamente los datos de los procesos.

Al pasar por sistemas, los objetos empresariales o casos dejan un rastro: una factura pasa de «solicitada» a «pagada», o un ticket de atención al cliente de «enviado» a «resuelto». En las diferentes etapas del ciclo, estos casos dejan huellas digitales, que se denominan eventos.

La tecnología Process Mining capta este rastro al ingerir registros del sistema, o registros de eventos, y reconstruir visualmente lo que ocurre.

Estos registros de eventos contienen, como mínimo, tres elementos principales de los datos del proceso para cada evento individual:

• ID de caso: Referencia única de cada objeto empresarial.
• Actividad: Etapa del proceso que se produce el caso.
• Marca de tiempo: Hora en la que el caso concreto se produce en esa etapa.

Estos registros alimentan directamente la capa Process Data + Business Knowledge del Context Model.

También se puede incluir información adicional para aportar más contexto, como los datos del proveedor de una factura o el nivel de prioridad de una solicitud al servicio de atención al cliente.

Ahora que hemos recopilado todos los datos, la minería de procesos puede hacer su magia.

La minería de procesos usa esos registros de eventos para crear una visualización integral que superpone cada paso de cada caso al recorrer el ciclo en una visualización. Este gemelo digital de la organización es un componente clave del modelo de contexto de Celonis que combina retrospectiva, información y previsión.

Es una secuencia cronológica de eventos que muestra las rutas que siguieron los casos desde el inicio hasta el final del proceso. Cada ruta única se llama variante; las que no siguen una ruta estándar o aceptada se llaman desviaciones.

El descubrimiento de procesos te permite explorar este mapa de procesos interactivo y ver las diferentes variantes.

Puede alejar la vista y ver todas las variantes, a menudo cientos o miles: el diagrama de «espagueti».

También puedes ampliar la imagen en la ruta feliz, que es el modo en que esperaríamos que se produjera el proceso y, con suerte, la variante más común.

Puede segmentar el proceso como quiera para ver cómo funciona realmente.

Los análisis de procesos te permiten identificar las causas principales de las ineficiencias de los procesos y evaluar su impacto en tus indicadores clave de rendimiento.

Podrás comenzar a despejar las dudas y preguntas que tengas acerca de las causas de las ineficiencias de los procesos, por ejemplo:

• ¿Dónde se producen los cuellos de botella?
• ¿Qué ralentiza mi tiempo de producción?
• ¿Qué recursos están sobrecargados?
• ¿Qué actividades se omiten a menudo?
• ¿Qué recursos generan desviaciones?

O acerca del impacto de las variantes de los procesos:

• ¿Cómo afecta una determinada variante a un indicador clave de rendimiento del proceso como el coste operativo?
• ¿Cómo afecta la automatización, o la falta de esta, a la duración del ciclo del proceso?
• ¿Cómo afecta una acción empresarial específica (p. ej., el bloqueo de créditos a clientes) a un indicador clave de rendimiento empresarial (p. ej., la tasa de entrega a tiempo)?
• ¿Qué porcentaje de casos se ajustan al proceso establecido?

Si tienes suposiciones sobre las ineficiencias, puedes verificarlas. Disponemos de visualizaciones y componentes que te permiten filtrar, segmentar y analizar en profundidad los datos.

Además, también puedes explorar el proceso en su estado actual y permitir que Celonis encuentre automáticamente las ineficiencias más significativas utilizando la IA y el aprendizaje automático.