Smurfit Westrock + Celonis

Smurfit Westrock comenzó a generar valor con Celonis en casos de uso financieros, como cuentas por pagar y procesos de Procure-to-Pay. Posteriormente, una iniciativa de gestión de inventario respaldada por la alta dirección y destinada a reducir el exceso de existencias catapultó el uso de Celonis a un nivel superior.

Celonis se utiliza ahora en el 80% de la empresa, con una base de usuarios que ha pasado de 450 a 1050 en solo seis meses. Con Process Intelligence Graph de Celonis, Smurfit Westrock está generando un valor significativo.

Armonizar los procesos empresariales en un sistema SAP común es el objetivo principal de Brian Dodson, director de Mejora de Procesos Empresariales y responsable del Centro de Excelencia de Celonis en Smurfit Westrock.

La colaboración de Celonis con uno de los principales proveedores mundiales de embalajes de papel va viento en popa: desde sus modestos comienzos en el departamento financiero europeo hasta contar con más de 1000 usuarios en todo el mundo que generan un valor significativo cada año.

Primeros pasos con las compras sin control

Dodson trabajaba en el departamento financiero europeo de Smurfit Westrock cuando utilizó por primera vez la minería de procesos de Celonis y los flujos de acción para abordar y prevenir las compras no autorizadas. En un principio, el objetivo era que uno o dos usuarios centrales de cada país recibieran alertas automáticas cuando los compradores no siguieran los procedimientos establecidos.

Sin embargo, Dodson se dio cuenta de que, para cambiar realmente los comportamientos arraigados, los compradores de cada planta debían recibir estas alertas directamente, junto con información sobre por qué su orden de compra no cumplía con los requisitos y qué debían hacer al respecto. Basándose en esa lógica, la empresa añadió alrededor de 50 usuarios de Celonis, con al menos uno por planta.

«Nos dimos cuenta de que la información que Celonis proporciona debe recibirla la persona más cercana con capacidad para efectuar el cambio».

Identificar las compras sin control y adoptar medidas drásticas de forma proactiva permitió a Smurfit Westrock controlar los gastos, generar ahorro y mejorar las relaciones con los proveedores.

El valor y el crecimiento de usuarios van de la mano

El valor que Smurfit Westrock extrae de Celonis ha crecido exponencialmente y la empresa está cosechando ahorros significativos en la actualidad.

La expansión de su base de usuarios de Celonis ha sido igualmente rápida. En 2023, Dodson creó un Centro de Excelencia Celonis (CoE) dentro del departamento de Sistemas de Información Global para atender a los mercados de América del Norte y del Sur, así como a Europa. Al final del año, con la incorporación de dos nuevos analistas, el CoE tenía entre 15 y 18 casos de uso en curso en Purchase-to-Pay (P2P) y cuentas a pagar (AP), incluyendo el Comprobador de Facturas Duplicadas, Notas de Crédito Vencidas, Comprobador de Plazos de Pago y algunas aplicaciones personalizadas. La base de usuarios había crecido a 450.

Con un éxito probado en P2P y AP, Celonis despertó el interés de la alta dirección, hasta el punto de que solicitaron al CoE que les ayudara con un objetivo estratégico de reducción de existencias. Esta iniciativa catapultó el uso de Celonis al siguiente nivel, no solo a través del caso de uso de gestión de inventario en sí, sino también revitalizando los casos de uso de finanzas. Entre enero y junio de 2024, el número de usuarios internos aumentó de 450 a 1050, con una impresionante tasa de usuarios activos mensuales cercana al 70%.

Reducción de niveles de existencias con OCPM

La expansión de Celonis a gestión de inventarios fue una iniciativa estratégica, impulsada por la alta dirección, para reducir los niveles de stock de repuestos y maximizar el capital de trabajo.

Hasta ese momento, Smurfit Westrock había utilizado la minería de procesos tradicional centrada en casos para ofrecer una visión en tiempo real de procesos empresariales individuales. Sin embargo, en este caso de uso de gestión de inventario, el CoE utilizó funcionalidades más avanzadas de minería de procesos centrada en objetos (OCPM). De este modo, se pudieron vincular diversos procesos y sistemas entre sí y crear un gemelo digital con la tecnología de Process Intelligence Graph.

Hasta ahora, los equipos de distintos países reunían información de inventario diferente y no se ponían de acuerdo en las cifras. Con Process Intelligence Graph, que funciona con OCPM, el equipo reunió datos de mantenimiento, producción, finanzas y compras para crear una única fuente de información. Gracias a la claridad y transparencia sobre cómo estos procesos interactúan y se influyen entre sí, se pudieron tomar mejores decisiones sobre la venta, transferencia y eliminación del exceso de stock.

«Celonis elimina las posibles interpretaciones. Es blanco o negro, los datos están ahí. Para mí, no solo es un lenguaje compartido, sino que elimina las conjeturas del trabajo que realizas. La verdad es que facilita mucho el trabajo de los empleados».

Luego, el Centro de Excelencia estableció controles preventivos para garantizar que las existencias de piezas de repuesto no volvieran a acumularse. Al vincular las compras a las existencias del almacén en Process Intelligence Graph, el equipo configuró flujos de acción para informar automáticamente a los usuarios si iban a comprar algo que ya estaba en stock.

«Lo que más me gusta de OCPM es lo fácil que es. Si alguien solicita un dato o una desviación adicional del proceso que desea examinar, es muy fácil incorporar esos datos y ponerlos al servicio de la empresa. Es precisamente la flexibilidad, la transparencia y la claridad lo que permite ofrecer soluciones dinámicas y rápidas».

Process Copilot simplifica la gestión de inventario

Uno de los problemas que Smurfit Westrock ha tenido con la gestión de inventario es la falta de coherencia en los datos maestros. Una misma pieza puede recibir diferentes nombres en distintos sistemas y plantas, lo que dificulta saber si está en stock y dónde se encuentra cuando los usuarios quieren compartir el inventario entre plantas.

Para resolverlo, el CoE utiliza una capa de IA que armoniza los datos procedentes de los sistemas fuente en paneles de control front-end, lo que proporciona un conjunto de datos claro y conciso sin necesidad de limpiar los datos maestros en el origen. Los usuarios de cualquier planta pueden comunicarse con Celonis Process Copilot, que permite interactuar de forma eficaz y sencilla con los datos de inventario y, potencialmente, compartir piezas con otras plantas.

«Considero que Celonis es el acelerador de muchas iniciativas. Hay que ajustar Celonis a una iniciativa empresarial clave y eso acelera la iniciativa empresarial. En mi opinión, la IA de Celonis es el acelerador del acelerador».