Les migrations de systèmes ont mauvaise réputation. Cela n'a rien d'étonnant : avec 75 % des projets de migration ERP qui dépassent les délais ou le budget prévus, elles constituent non seulement une entreprise risquée, mais également coûteuse. Compte tenu de la longue liste des échecs plus ou moins importants de migration vers S/4, notamment chez des acteurs majeurs tels que Haribo, Lidl ou Deutsche Bank, nous comprenons que vous puissiez avoir des appréhensions concernant la migration de votre propre système.
Cependant, il existe des projets de migration réussis qui apportent une réelle valeur ajoutée (ou sont en passe de le faire). L'éditeur de logiciels Autodesk a réconcilié plus de 120 000 lignes de commande par mois lors de sa migration vers S/4HANA et a gagné 4 à 6 semaines de temps de projet par processus.
Nous expliquerons plus tard comment réussir une migration de système. Mais d’abord, répondons à la question : qu’est-ce que la migration de système ?
La migration de système est le processus qui consiste à déplacer les données, les applications et les workflows d'une entreprise vers un nouvel environnement dans le cadre du remplacement ou de la mise à niveau d'un système. Elle est généralement effectuée pour accompagner la transformation de l'entreprise et garantir que l'organisation reste adaptable et compétitive.
Nous savons que la route vers une migration de système réussie est semée d'embûches et de défis. C'est pourquoi la première étape consiste à établir une feuille de route claire. Quel que soit le projet de migration de système existant dans lequel vous vous lancez : migration de SAP ECC vers S4/HANA, Workday, Salesforce, Oracle Fusion, Infor ERP ou tout autre système CRM ou ERP.
Pour vous aider à démarrer votre migration, nous avons élaboré cette liste de contrôle. Suivez les étapes de la migration de système, gardez votre objectif en tête et vous mettrez toutes les chances de votre côté.
Pendant très longtemps, les migrations de systèmes ont été principalement l'apanage du service informatique. Pourtant, elles touchent souvent tous les secteurs d'activité. Il est donc logique qu'elles constituent une priorité stratégique, soutenue à la fois par les responsables informatiques et les responsables métier. Avec un calendrier de projet long et un retour sur investissement lointain, vous avez besoin d'un champion dans chaque domaine, que ce soit la production, les ventes, la comptabilité, l'informatique ou la chaîne d'approvisionnement. Cependant, votre direction n'est pas la seule à devoir comprendre les avantages de cette transition, vos utilisateurs doivent également les percevoir. Cela peut sembler simple, mais si vos utilisateurs ne voient pas la valeur ajoutée de vos nouveaux systèmes, que ce soit en termes d'augmentation des ventes ou de gain d'efficacité dans leur travail quotidien, ils ne les adopteront tout simplement pas.
N'oubliez pas que toute migration de système est en réalité une transformation de l'entreprise, ce qui signifie que vous devez comprendre vos processus actuels avant de pouvoir les transférer vers un nouveau système. Il est essentiel de savoir exactement à quoi ressemblent vos processus métier avant de décider quels éléments migrer. Ne vous laissez pas distraire par les problèmes les plus visibles, concentrez-vous sur les données. Seule une approche du mappage des processus axée sur les données vous permettra de les repenser pour les améliorer. Cela vaut aussi bien pour les migrations greenfield que brownfield : même si vous partez de zéro, vous devez parfaitement comprendre les besoins de votre entreprise avant de pouvoir concevoir quelque chose de mieux. Notre modèle de mappage des processus peut vous y aider.
Mettez vos parties prenantes en charge de la réussite de chaque phase de migration en fixant des délais et des indicateurs clés de performance pour les étapes importantes. La création d'une feuille de route structurée aidera non seulement chaque membre à comprendre les tâches attendues et leur ordre d'exécution, mais permettra également d'identifier les lacunes en matière de compétences ou de budget.
Vous pouvez compter sur l'expertise sectorielle de consultants pour mener à bien votre projet de migration, mais vous ne devez pas négliger le potentiel des technologies actuelles. Des technologies puissantes telles que le process mining, l'automatisation, l'intelligence artificielle et le machine learning (ou un système de gestion de l'exécution qui les regroupe toutes) peuvent vous aider à mapper vos processus de manière objective, à identifier les écarts, à effectuer des analyses d'adéquation, à tester vos nouveaux processus, à résoudre de manière proactive les dysfonctionnements et à surveiller l'adoption par les utilisateurs.
Trop souvent, les initiatives de migration de système sont une boîte noire pour les dirigeants et les utilisateurs finaux. C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place des points de contrôle pendant les phases clés de la migration et de suivre l'avancement des résultats commerciaux afin de gérer les attentes et de maintenir l'adhésion de la direction. Utilisez des indicateurs de performance des processus, tels que la conformité, les solutions de contournement, les retraitements ou le temps de latence entre les étapes du processus, pour comparer les anciens et les nouveaux systèmes et mesurer l'impact de vos optimisations. Des rapports d'état réguliers, des discussions informelles, des FAQ, des newsletters et des ateliers destinés aux utilisateurs peuvent maintenir l'engagement de vos employés tout au long du processus.
