Comment fonctionne le process mining ?

Le process mining étape par étape

Examinons chacune des étapes de base impliquées dans le fonctionnement de Celonis Process Mining.

1. Ingestion de données

Les processus métier modernes sont extrêmement complexes. Ils sont exécutés dans une variété de systèmes qui utilisent différents types de données, ont différents utilisateurs et appartiennent à différents services.

La plupart des outils de process mining offrent différentes méthodes pour obtenir ces données à partir des systèmes sous-jacents. Dans la forme la plus simple, un utilisateur peut simplement exporter un journal d’événements d’un système au format .csv et l’importer dans l’outil de process mining. Mais les entreprises les plus avancées utilisent l’ingestion de données en temps réel pour synchroniser en continu les données de processus.

Lorsque des objets métier ou dossiers individuels au sein d’un processus se déplacent entre les systèmes, ils laissent une trace comme un fil d’Ariane, qu’il s’agisse d’une facture passant de l’état « demandée » à « payée » ou d’un ticket de service client passant de « soumis » à « résolu ». Tout au long du cycle, ces dossiers laissent derrière eux des empreintes numériques, appelées événements.

La technologie de process mining récupère ces traces en ingérant les journaux système de ces événements, ou journaux d’événements, et en reconstruisant visuellement ce qui se passe dans le processus.

Ces journaux d’événements contiennent au minimum trois éléments clés de données de processus pour chaque événement individuel :

• ID de dossier : référence unique à chaque objet métier
• Activité : étape du processus suivi par le dossier
• Horodatage : heure à laquelle ce dossier spécifique a traversé cette étape

Des informations supplémentaires peuvent également être ajoutées pour préciser le contexte, comme les détails du fournisseur pour une facture ou le niveau de priorité pour un ticket de service.

2. Découverte des processus

Maintenant que nous avons rassemblé toutes nos données, la magie du process mining peut commencer à opérer.

Le process mining utilise les journaux d’événements pour produire une visualisation de bout en bout du processus qui superpose chaque étape franchie par chaque dossier au cours du cycle en une seule et même visualisation. C’est ce que l’on appelle parfois le jumeau numérique de l’organisation.

Il s’agit d’une séquence chronologique d’événements qui montre l’ensemble des différents chemins empruntés par les dossiers pour arriver jusqu’à la fin du processus. Chaque chemin unique est appelé variante. Certaines variantes ne suivent pas un chemin standard ou accepté, on les appelle des déviations.

La découverte des processus vous permet d’explorer cette carte interactive des processus et d’en voir les différentes variantes.

Vous pouvez effectuer un zoom arrière afin de consulter les différentes variantes, qui se comptent souvent par centaines ou par milliers. C’est ce que nous appelons affectueusement le diagramme « spaghetti ».

Vous pouvez également zoomer sur le « parcours heureux », ou happy path. Il s’agit de la façon dont nous nous attendons à ce que le processus se présente et, dans le meilleur des cas, la variante la plus courante.

Vous pouvez décortiquer le processus comme bon vous semble afin de voir comment il se déroule réellement.

3. Analyse des processus

L’analyse des processus vous permet de comprendre les causes fondamentales des inefficacités des processus et de quantifier leur impact sur vos KPI.

Commencez par rechercher les causes des inefficacités des processus :

• Où se trouvent les goulots d’étranglement ?
• Qu’est-ce qui ralentit ma durée de traitement ?
• Quelles ressources sont sursollicitées ?
• Quelles activités sont souvent ignorées ?
• Quelles ressources créent des déviations ?

Ou l’impact des variantes de processus :

• Comment une certaine variante affecte-t-elle un KPI de processus comme le coût opérationnel ?
• Comment l’automatisation, ou son absence, affecte-t-elle le temps de cycle du processus ?
• Quel est l’impact d’une action commerciale spécifique (p. ex., blocage de crédit client) sur un KPI commercial (p. ex. taux de livraison dans les délais) ?
• Quel est le pourcentage de dossiers conformes au processus établi ?

Si vous avez des hypothèses sur les inefficacités, vous pouvez les vérifier. Il existe des vues et des composants qui vous permettent de filtrer, de décortiquer et d’analyser les données.

Vous pouvez également explorer le processus réel et permettre à Celonis de mettre automatiquement en lumière les inefficacités les plus importantes à l’aide de l’IA et du machine learning.

4. Analyse comparative des processus

L’analyse comparative des processus vous permet de comparer les performances des processus selon deux dimensions différentes.

Vous pouvez examiner le temps nécessaire au traitement d’une facture dans deux pays différents, ou la durée de traitement d’un bon de commande d’un fournisseur par rapport à un autre.

Grâce à l’analyse comparative des processus, vous pouvez commencer à identifier les bonnes pratiques et les partager entre les différentes zones géographiques, unités commerciales et équipes.

5. Contrôle de conformité

Le contrôle de conformité vous permet de définir la meilleure voie à suivre et de voir où les processus s’en écartent.

C’est là que la distance entre le processus « tel que défini » et le processus réel devient claire. Vous pouvez comprendre le pourcentage de cas qui sont conformes au processus souhaité, et le pourcentage de ceux qui ne le sont pas. Vous pouvez savoir quand des étapes sont ignorées, exécutées dans le mauvais ordre ou prennent plus de temps que prévu à un certain stade du processus.

Au fur et à mesure que vous apportez des améliorations, le contrôle de conformité vous aide à déterminer combien de cas supplémentaires suivent le processus de manière optimale.