Qu'est-ce que la RPA

1. Qu'est-ce que la RPA ?

« RPA » signifie « automatisation robotisée des processus ». Les logiciels de RPA utilisent des « robots » (ou bots) pour exécuter les nombreuses tâches répétitives et volumineuses d'une entreprise, sans intervention humaine.

Ces tâches sont généralement répétitives et basées sur des règles : remplissage de formulaires, élaboration de rapports standardisés, mise en correspondance des bons de commande avec les factures et les reçus de marchandises, extraction et insertion de données, ou encore connexion aux systèmes et applications. En outre, toutes ces tâches sont effectuées à l'échelle, à une vitesse et à un niveau de cohérence qui dépassent les compétences humaines.

Comprendre la portée de l'automatisation des processus robotiques

Un robot de RPA a tendance à faire ce qu'on lui dit. Il accomplit des missions spécifiques selon des paramètres précis. Un outil de RPA ne « pensera » pas au-delà des limites des tâches qui lui sont attribuées, ni ne s'adaptera aux modifications apportées aux systèmes avec lesquels il interagit.

Aujourd'hui, les services de RPA sont plus sophistiqués et capables d'automatiser plus intelligemment des tâches complexes telles que l'interprétation de textes ou de données non structurés. En revanche, ces avantages apparaissent généralement lorsque ces services sont utilisés conjointement avec des plateformes d'IA générative ou de machine learning.

Néanmoins, un logiciel d'automatisation, comme une plateforme de RPA, peut avoir un impact majeur sur l'efficacité opérationnelle et l'excellence des processus, à condition que la mise en œuvre de la RPA soit correctement effectuée (nous y reviendrons).

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2. Les avantages de la RPA

Tout en réalisant des tâches précises et ciblées, les services RPA apportent de nombreux avantages commerciaux, parmi lesquels :

• Économies de ressources : l'automatisation des tâches peut permettre d'économiser beaucoup de temps et d'argent. La productivité des robots de RPA est impressionnante, ce dernier étant capable d'accomplir de grands volumes de tâche en une fraction du temps requis par les employés humains.
• Satisfaction des employés et déploiement : les tâches les plus banales étant confiées au logiciel de RPA, les employés sont libres de se lancer dans des activités à plus forte valeur ajoutée (plus stimulantes et plus agréables) qui nécessitent une expertise et un jugement humains.
• Efficacité en hausse, erreurs en baisse : grâce à l'automatisation robotisée des processus (RPA), le potentiel d'erreur humaine est réduit. Les robots ne s'ennuient pas et ne se laissent pas distraire en accomplissant des tâches basiques. De même, avec des personnes pour gérer les exceptions ou les tâches plus complexes, les processus peuvent être rationalisés, l'efficacité des services améliorée, les goulots d'étranglement réduits et l'expérience client (souvent) améliorée.
• Intégration des systèmes simplifiée : la RPA simplifie l'intégration des systèmes, permettant même aux utilisateurs non techniques de combiner facilement et à moindre coût des données issues de différents systèmes.

La prudence reste toutefois de mise lorsqu'il s'agit d'obtenir ces avantages métier.

Une solution de RPA employée seule ne vous permettra pas d'en bénéficier. En effet, les RPA sont un des instruments d'un processus de transformation métier qui doit être orchestré et éclairé par les données. Il est essentiel de savoir où, comment et pourquoi les RPAs doivent être mises en œuvre avant de lancer tout processus d'automatisation. L'automatisation d'un processus inefficace ne fait qu'amplifier et accélérer votre inefficacité.

Sans cela, et en plaçant tous vos espoirs d'améliorer les processus uniquement sur la technologie d'automatisation (comme la RPA), c'est un peu comme si vous placiez vos espoirs de préparer un délicieux bol de céréales au petit-déjeuner sur la moissonneuse-batteuse qui récolte le maïs ou le blé : la machine a joué un rôle clé dans le processus, mais plusieurs autres étapes, systèmes et personnes ont été impliqués.

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3. Cas d'utilisation typiques de la RPA

Sans surprise, les cas d'utilisation de la RPA sont nombreux. Vous pouvez envisager de mettre en œuvre l'automatisation partout où votre entreprise possède des processus basés sur des règles. Presque chaque processus métier ou équipe exécute des activités répétitives basées sur des règles, prêtes à être automatisées. Cela dit, les cas d'utilisation courants de l'automatisation robotisée des processus comprennent :

• Saisie de données : la RPA est idéale pour saisir des données dans les systèmes, supprimant ainsi la nécessité de taper les informations manuellement.
• Facturation : correctement supervisée, la RPA a rencontré un franc succès dans les services des comptes fournisseurs et des comptes clients, notamment pour la création et la gestion des factures.
• Intégration des clients et service client : à l'arrivée de nouveaux clients, la RPA peut simplifier le processus d'intégration en collectant et en organisant rapidement les informations, ce qui renforce considérablement le service client.
• Génération de rapports : la RPA est efficace pour générer des rapports de routine en rassemblant des données provenant de plusieurs sources spécifiées.
• Gestion des stocks : la RPA peut vous aider à gérer les stocks en mettant automatiquement à jour les inventaires, en passant des commandes et en suivant les expéditions.

Ces exemples ne représentent que la partie émergée d'un plus grand iceberg. Dans l'absolu, si une tâche implique de suivre un ensemble de règles et de répéter les mêmes étapes, alors la RPA pourrait convenir, mais seulement si elle est correctement mise en œuvre. C'est ce à quoi nous allons nous intéresser dans le point suivant.

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4. Une mise en œuvre réussie de la RPA nécessite une connaissance approfondie des processus

Les RPA offrent de nombreux avantages. Mais ce sont des joueurs d'équipe qui font partie de la même boîte à outils, et non une solution miracle définitive.

Pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de commencer par comprendre clairement les processus à l'échelle de l'entreprise, leurs interactions et leurs interdépendances. Sans cela, la réussite des solutions de processus d'affaires est impossible.

D'ailleurs, il est encore plus crucial de maintenir la visibilité des processus tout au long du processus d'automatisation, en utilisant les informations pour façonner et remodeler le déploiement de la RPA. Les entreprises ne fonctionnent pas en vase clos : les conditions commerciales et les priorités changent, et les processus doivent évoluer avec elles pour permettre aux entreprises d'atteindre leurs objectifs.

À titre d'exemple, on estime que 30 à 50 % des premières initiatives d'automatisation robotisée des processus échouent car les entreprises ciblent les mauvais processus, automatisent des processus inefficaces ou ne prennent pas en compte ce qui advient des processus après l'automatisation.

C'est pourquoi les informations de bout en bout fournies par le biais du process mining constituent la base parfaite pour une mise en œuvre réussie de la RPA.

Qu'est-ce que le process mining ?

Le process mining agit comme une IRM des activités : elle permet aux entreprises de visualiser dans les moindres détails comment leurs processus fonctionnent réellement, et dans chaque variante, en identifiant les écarts d'exécution. Ces informations sont extraites des journaux d'événement des systèmes d'une entreprise en temps réel.
Dans ce domaine, Celonis a repoussé ses limites. Par le biais d'innovations telles que le modèle de données centré sur les objets, qui repose sur l'exploration de processus centrée sur les objets (OCPM), Celonis permet aux entreprises d'accéder à des cartes de bout en bout de leurs processus métier complexes et à comprendre la manière dont ils interagissent entre eux.

Comment le logiciel de process mining de Celonis contribuera-t-il à la mise en œuvre de la RPA ?

Le process mining, notamment avec Celonis, dynamise toute implémentation de RPA de deux manières clés :

1. Optimisation des bons processus : la mise en œuvre de la RPA étant encore au stade de planification, le système Celonis aide les entreprises à identifier les processus pour lesquels l'automatisation apporterait la plus grande valeur ajoutée aux performances métier. L'analyse des données générées par les systèmes offre une image claire de la manière dont les processus fonctionnent réellement (et non de la manière dont ils ont été conçus pour fonctionner). Cela permet ainsi aux responsables de la transformation des processus d'optimiser les investissements dans l'automatisation, tout en évitant le risque d'automatiser des processus inefficaces.

2. Conscience situationnelle : plus important encore, ces informations fournissent une observabilité des processus, une conscience situationnelle complète des processus qui permet la détection de toute anomalie. La détection déclenche ensuite une intervention par l'activation de solutions de RPA.

En voici un exemple. Grâce à la visibilité qu'offre le process mining, une entreprise découvre qu'une de ses factures a été mal traitée, car la même personne l'a vérifiée et approuvée. Cette violation de la politique est signalée et un robot de RPA est déclenché pour bloquer le paiement de la facture jusqu'à ce qu'elle soit à nouveau correctement vérifiée. Cette conscience situationnelle permet à l'entreprise de résoudre un problème avant qu'il ne devienne potentiellement coûteux.

Les implications de cette approche sont significatives. En effet, cela signifie que la première fois que vous découvrez une faille particulière dans un processus, il devrait également s'agir de la dernière. Grâce à cette conscience situationnelle, le système peut créer et automatiser des contre-mesures pour surmonter les anomalies des processus. Ainsi, la prochaine fois que le même problème est détecté, les robots de RPA sont déclenchés pour réagir immédiatement (24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an).

Cela signifie également que le système Celonis permet de surveiller les processus après automatisation pour garantir un fonctionnement conforme au plan et un ajustement adapté, à mesure que l'environnement commercial ou les objectifs organisationnels évoluent.

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5. Orchestrer les RPA avec Celonis

Grâce à cette visibilité de bout en bout des processus et à sa capacité à détecter les anomalies, la plateforme Celonis fournit les informations et les outils nécessaires pour orchestrer l'automatisation des processus, quel que soit le fournisseur ou la solution de RPA utilisé.

Celonis est indépendant de la technologie. Les scénarios d'automatisation décrits dans la section précédente ne s'appliquent pas uniquement à l'automatisation des processus avec notre technologie, mais également au déclenchement de tous les logiciels de RPA disponibles dans l'écosystème technologique du client. Notre approche est conçue pour amplifier l'efficacité de toutes les solutions d'automatisation existantes (si elles ne sont pas défectueuses, nous n'essaierons pas de les réparer).

Cependant, Celonis propose également ses propres solutions pour définir et orchestrer l'automatisation des processus sous la forme d'Action Flows.

Les Action Flows vous permettent d'automatiser n'importe quel workflow métier selon vos besoins et offrent un moyen puissant d'activer et de contrôler un robot logiciel de RPA (ou plusieurs robots logiciels).

Alors que la RPA est le « faire » (c'est-à-dire l'automatisation réelle d'une tâche), les Action Flows fournissent la réflexion, le tissu conjonctif et l'orchestration, définissant les étapes requises dans le processus d'automatisation.

De plus, les Action Flows contiennent de nombreuses intégrations prêtes à l'emploi et des automatisations intelligentes qui peuvent déclencher des actions directement dans des systèmes opérationnels tels que SAP, Oracle ou ServiceNow.

Les Action Flows et les RPA travaillent ensemble pour créer des avantages métier significatifs, car :

Les Action Flows utilisent les informations des processus en temps réel de la plateforme Celonis pour déclencher des robots de RPA précis pour des tâches précises en réponse à des événements, des changements ou des exigences spécifiques.

En combinant l'automatisation des Action Flows basée sur une API avec l'automatisation dirigée par l'interface utilisateur fournie par RPA, l'ensemble du paysage des processus d'une entreprise peut être automatisé en un seul flux de travail.

Cela dit, les RPA peuvent aussi être activées par des Action Flows ou des applications d'autres fournisseurs de RPA (ou les deux). Toutefois, la véritable force de la plateforme Celonis, en termes de RPA, réside dans sa capacité à orchestrer toutes les technologies disponibles pour détecter les processus problématiques et fournir des solutions automatisées.

6. Rendre l’automatisation des processus encore plus simple

L'automatisation des tâches dans un environnement professionnel peut sembler intimidante, même avec des solutions de RPA contrôlées par des systèmes spécialement conçus tels que les Action Flows.

C'est la raison pour laquelle Celonis a simplifié l'automatisation robotisée des processus.

Grâce à l'acquisition de Make (anciennement Integromat) en 2020, les clients Celonis peuvent désormais accéder à une plateforme visuelle intuitive pour concevoir, construire et automatiser presque tout, sans avoir besoin de coder.

Qu'il s'agisse de tâches, de processus, de flux de travail, d'applications ou de systèmes, la plateforme Celonis offre un moyen simple d'obtenir des automatisations efficaces, y compris des centaines d'intégrations prêtes à l'emploi avec les systèmes quotidiens.

L'ensemble de votre processus ou système de RPA est simplifié, même lorsque vous automatisez des processus à partir de systèmes hérités disparates.

7. Histoires de réussite en automatisation des processus

Les grandes marques connaissent un succès considérable en matière d'automatisation des processus en utilisant ces robots logiciels avec Celonis. En voici quelques exemples :

PepsiCo génère des millions de dollars en comptes clients : découvrez comment PepsiCo a débloqué des millions de dollars en comptes clients en utilisant les Action Flows et la RPA pour automatiser la création et l'envoi de notes de relance afin de recouvrer les paiements en retard des clients.

Reckitt identifie et réalise des gains d'efficacité à l'échelle de l'entreprise : afin de développer une culture axée sur le numérique, Reckitt a fait appel à l'automatisation et au process mining pour identifier et réaliser de la valeur dans de multiples services, notamment les ressources humaines, l'approvisionnement, les finances et le développement durable.

Conrad Electronics améliore l'expérience client et réduit les coûts : les automatisations intelligentes grâce aux Action Flows ont transformé la gestion des commandes, avec une diminution de 30 % des commandes bloquées et une augmentation du taux d'automatisation de 51 % à 79 % (soit encore plus de commandes traitées dans les temps).

8. Une dernière réflexion sur la RPA

Grâce aux informations et à la conscience situationnelle acquises grâce au process mining, la technologie de RPA peut avoir un impact significatif sur la productivité, l'efficacité, les flux de trésorerie et les recettes d'une entreprise. Les contre-mesures automatisées de la RPA offrent une ligne de défense essentielle contre les anomalies de processus qui évoluent avec les stratégies d'entreprise et l'environnement commercial.

Dans les mois à venir, les études supplémentaires sur la manière dont la RPA interagit avec l'IA introduiront de nouveaux cas d'utilisation innovants pour l'automatisation intelligente. Un nouveau chapitre de la création de valeur pilotée par la RPA est sur le point de s'ouvrir.