Smurfit Westrock + Celonis

Smurfit Westrock a commencé à créer de la valeur avec Celonis dans des cas d’utilisation financiers, notamment les comptes fournisseurs et le processus Procure-to-Pay. Par la suite, l’utilisation de Celonis a connu une montée en flèche à la faveur d’une initiative de gestion des stocks soutenue par la direction visant à réduire les stocks excédentaires.

Celonis est désormais utilisé dans 80 % de l’entreprise, avec une base d’utilisateurs passée de 450 à 1 050 en seulement six mois. Avec le Process Intelligence Graph de Celonis, Smurfit Westrock est parvenu à débloquer une valeur significative.

L’harmonisation des processus métier au sein d’un système SAP commun est l’objectif principal de Brian Dodson, responsable du suivi des processus et du centre d’excellence Celonis chez Smurfit Westrock.

Il explique comment le partenariat de Celonis avec l’un des principaux fournisseurs mondiaux d’emballages papier ne cesse de se renforcer : des débuts modestes au sein du département financier européen à plus de 1 000 utilisateurs dans le monde réalisant une valeur substantielle chaque année.

Achats hors-contrat pour commencer

M. Dodson travaillait au sein du département financier européen de Smurfit Westrock lorsqu’il a utilisé pour la première fois le logiciel process mining Celonis et Action Flow pour lutter contre les achats hors-contrat et les prévenir. Au départ, l’objectif était d’avoir un ou deux utilisateurs centraux dans chaque pays recevant des alertes automatisées lorsque les acheteurs ne suivaient pas les procédures définies.

Cependant, M. Dodson s’est rendu compte que pour vraiment changer les comportements établis, les acheteurs des usines individuelles devaient recevoir ces alertes directement, ainsi que des informations sur les raisons pour lesquelles leur bon de commande n’était pas conforme et sur la manière de le corriger. Suivant cette logique, l’entreprise a ajouté environ 50 utilisateurs de Celonis, dont au moins un par site.

« Nous avons réalisé que les informations que Celonis transmet doivent être reçues par la personne la plus proche de la capacité d’effectuer le changement. »

L’identification des achats hors-contrat et leur restriction proactive ont permis à Smurfit Westrock de contrôler ses dépenses, de réaliser des économies et de renforcer ses relations avec ses fournisseurs.

La valeur et la croissance des utilisateurs vont de pair

La valeur que Smurfit Westrock tire de Celonis a augmenté de façon exponentielle, l’entreprise réalisant actuellement d’importantes économies.

L'expansion de la base d'utilisateurs de Celonis a été tout aussi rapide. En 2023, Brian Dodson a créé un Centre d’excellence Celonis (CoE) au sein du département Global Information Systems pour servir les marchés nord-américains, sud-américains et européens. À la fin de l’année, avec deux nouveaux analystes à bord, le CoE comptait entre 15 et 18 cas d’utilisation réels concernant le processus Purchase-to-Pay (P2P) et les comptes fournisseurs (AP), y compris le vérificateur de factures en double, les avoirs vieillissants, le vérificateur de conditions de paiement et quelques applications personnalisées. La base d’utilisateurs avait atteint le chiffre de 450.

Fort de son succès prouvé dans les domaines du P2P et des comptes fournisseurs, Celonis a suscité l’intérêt de la direction, à tel point que celle-ci a demandé au CoE de l’aider à atteindre un objectif stratégique de réduction des stocks. L’utilisation de Celonis s’est alors considérablement développée, non seulement grâce au cas d’utilisation de la gestion des stocks lui-même, mais aussi en redynamisant les cas d’utilisation dans le domaine financier. Entre janvier et juin 2024, le nombre d’utilisateurs internes est passé de 450 à 1 050, avec un taux impressionnant d’environ 70 % d’utilisateurs actifs mensuels.

Réduction des niveaux de stock avec OCPM

L’extension de Celonis à la gestion des stocks était une initiative stratégique menée par la direction générale, visant à réduire les niveaux de stocks de pièces de rechange et à maximiser le fonds de roulement.

Jusqu’à présent, Smurfit Westrock utilisait un système de process mining conventionnel centré sur les cas pour offrir une vue en temps réel de processus métier individuels. Mais pour ce cas d’utilisation de gestion des stocks, le CoE a utilisé des capacités plus avancées d’exploration de processus centrée sur les objets(OCPM). Cela a permis de relier plusieurs processus et systèmes, créant ainsi un jumeau numérique alimenté par le Process Intelligence Graph.

Dans le passé, différentes équipes de différents pays se réunissaient avec des informations d’inventaire différentes et aucune ne parvenait à se mettre d’accord sur les chiffres. Grâce au Process Intelligence Graph, activé par l’OCPM, l’équipe a rassemblé des données provenant de la maintenance, de la production, des finances et de l’approvisionnement afin de fournir une source unique d’informations. La clarté et la transparence sur la façon dont ces processus interagissent et s’influencent mutuellement ont permis de prendre de meilleures décisions concernant la vente, le transfert et l’élimination des stocks excédentaires.

« Avec Celonis, les opinions n’ont pas leur place dans la discussion. Les données sont là, noir sur blanc. Donc pour moi, ce n’est pas seulement un langage commun, mais cela élimine les conjectures liées au travail que vous effectuez. Cela facilite vraiment le travail des gens. »

Ensuite, le CoE a mis en place des contrôles préventifs pour s’assurer que les stocks de pièces de rechange ne s’accumulent pas à nouveau. En reliant les achats aux stocks des entrepôts dans le Process Intelligence Graph, l’équipe a configuré Action Flows pour informer automatiquement les utilisateurs s’ils tentent d’acheter un article déjà en stock.

« Ce que j’adore avec l’OCPM, c’est sa grande simplicité. Si quelqu’un souhaite obtenir des données supplémentaires ou examiner une modification de processus, il est très facile d’intégrer ces données et de les mettre au travail. La flexibilité, la transparence et la clarté dont vous bénéficiez permettent de proposer des solutions véritablement dynamiques et rapides. »

Process Copilot simplifie la gestion des stocks

L’un des problèmes que Smurfit Westrock a rencontrés avec la gestion des stocks est l’incohérence des données de référence. Une même pièce peut être désignée de différentes manières dans différents systèmes et dans différentes usines, ce qui complique la détermination de sa disponibilité et de son emplacement lorsque les utilisateurs souhaitent partager les stocks entre les usines.

Pour résoudre ce problème, le CoE utilise une couche d’IA qui harmonise les données provenant des systèmes sources dans les tableaux de bord frontaux, fournissant ainsi un ensemble de données clair et concis sans qu’il soit nécessaire de nettoyer les données principales à la source. Les utilisateurs de n’importe quelle usine peuvent communiquer avec Celonis Process Copilot, qui offre un moyen efficace et simple d’interagir avec les données d’inventaire et de partager des pièces avec d’autres usines au besoin.

« Je considère Celonis comme l’accélérateur pour de nombreuses initiatives. Il suffit d’adapter Celonis à une initiative commerciale clé, et celle-ci s’accélère. Pour moi, l’IA chez Celonis, c’est l’accélérateur de l’accélérateur. »