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プロセスマイニングの仕組み

ほとんどの業務システムは、プロセスで起こることのすべての詳細を記録しています。これらの活動は、プロセスの進行に伴って人々が残していく「デジタルフットプリント」だと考えてください。プロセスマイニングでは、組織内の様々なシステムからデジタルフットプリントを取得し、そのプロセスを完了するまでの各ステップや、想定ステップから逸脱する全ての例外を捉えて示すように整理します。

ここでは、以下のような質問に対する回答が掲載されています。

  • プロセスマイニングの「ステージ」や主な構成要素は何か?

  • どのようにしてプロセスを「見る」ことができるのか?

  • プロセスの詳細をどれだけ知ることができるのか?

  • 新たな洞察を得て何ができるか?

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1. プロセスマイニングでのイベントコレクション

「証跡なし」を覆す

業務システムで行うすべての作業は証跡が残ります。日付、時間、ユーザー、アクティビティなどはすべてキャプチャされ、タスクを実行した際に何が起こったかを記録した「イベントログ」で確認することができます。イベントコレクションは、その名の通り、システムからイベントログデータを収集し、プロセスパフォーマンスを分析することができます。

プロセスマイニング技術が導入される前は、イベントログに保存されている情報を基にしたプロセスの分析はほとんど行われていませんでした。現在では、プロセスマイニングは、仮説や推測の必要性を排除し、代わりに発見できるとも思っていなかった場所にある機会を積極的に特定するなど、ビジネスプロセスを管理するために広く使用されています。

2. プロセスマイニングでのディスカバリー(発見)

"ユリイカ(分かったぞ)!"の瞬間を楽しんでください

プロセスマイニングは、単にデータを整理されたシーケンスにまとめるだけではなく、そのシーケンスの豊かでダイナミックな視覚的表現を作成します。プロセスマイニング技術に触れたことのない人にとっては、プロセスの機能について他に類を見ない視点で見ることができ、真の明快さを実感することができます。

それはどのように機能するのでしょうか?アルゴリズムをデータに適用します。アルゴリズムとは、計算やその他の問題解決のための操作に従うべき一連のルールのことです。これが、プロセスマイニングが他のプロセスディスカバリー手法との異なる点です。データに基づきファクトベースのルールで組織の中でどのようにプロセスが流れているのかを正確に描き出します。

3. プロセスマイニングにおけるアナリティックス(分析)

主要な質問の答えを探す

プロセスがどのように流れているかを確認したら、調査の鍵となる質問、すなわち、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのようにして行うのかという質問に答えてみましょう。プロセスマイニングはシステムのイベントログを使用するため、そのデータはすでに利用可能です。

AIと機械学習技術を使用してプロセスデータを分析することで、プロセスマイニングは、非効率やExecution Gap(業務の実行を妨げている事象)の根本原因を迅速に発見します(何がうまく機能しているかも同様)。

  • 対象プロセスについて従業員は十分な訓練を受けているか?

  • 時代遅れの内部規制を回避したり、信頼性の低いサプライヤーに対応したりするために従業員は貴重な時間を費やしていないか?

  • ある場所の方が他の場所よりも生産性が高いのであれば、それを新基準にできないのか?

プロセスアナリティクスは、プロセスディスカバリーで問題が明らかになった箇所を、まさに改善の機会がある箇所へと変えます。

4. プロセスマイニングにおける自動化されたインサイト

洞察を行動に移す

ほとんどのプロセスマイニングソリューションはディスカバリーや様々なレベルの基本的な分析を提供していますが、プロセスマイニング技術をベースにビジネス変革のための包括的なクラウドベースのソリューションを構築しているのはCelonisだけです

Execution Management Systemは、企業が有する実行能力(Execution Capacity)、つまり潜在能力を最大限に発揮できる様に能力を引き出すために設計された画期的な新技術です。Celonis EMSは、既存のシステムの上にインテリジェントなレイヤーとして機能し、プロセスマイニング技術を活用してイベントデータをリアルタイムで抽出・分析します。

AIと特許取得済みのインメモリ・データベースを使用して、テラバイトのシステム・プロセスとデスクトップ・ユーザー・データをふるいにかけ、プロセスマイニングエンジンは組織の「デジタル・ツイン」を作成します。プロセス内のExecution Gap(業務の実行を妨げている事象)を特定し、実行能力(Execution Capacity)に最も大きな影響を与えるものを把握し、リアルタイムで自動化されたアクションをトリガーしてExecution Gapを排除します。

つまり、Celonis EMSは、プロセスマイニングの洞察をアクションに移し、プロセスとパフォーマンスの両方を自動的に改善することを可能にします。

5. プロセスマイニングの説明:事例

ある架空の会社のプロセスマイニングにより「満足」へと至る道のり

株式会社スーパースタートアップは、コーヒーを大量に消費します。ここの従業員は、カフェインを摂取することで、非常に意欲的に仕事に従事します。会社の成功は、競争力のある価格で信頼できるコーヒーの供給にかかっています。しかし、最近では、コーヒーをカップに注ぐまでのプロセスがスムーズに行われていません。

この会社では、コーヒーの保管に制限があるため、週に一度の購入を希望しています。時々、注文したコーヒーよりも配達される量が少ないことがあります。また、平均的な配達日数は5日ではなく9日と一週間より長くなっています。

このため、スーパースタートアップの従業員は、現場で十分なコーヒーの供給を受けることができず、その結果、管理者は生産性の低下と従業員の不満の増加に気づいています。

6. 救助のためのプロセスマイニング

すべての注文と配送データは、スーパースタートアップの購買システムに保存されています。事前に設定されたコネクタを使用することで、システムをプロセスマイニングソフトウェアに接続するのにわずか10分で済みます。

これで購買担当者は、購買プロセスのすべてのステップを見ることができるようになりました。彼らは、コーヒーの購入ケースだけを選択することで、手元の問題に焦点を当てています。そして、その答えはすぐに見えてきます。

根本原因の検索を行った後、従業員は、遅延が最も多い会社が Suboptimal Coffee Vendor LLC であることを知ります。一方、FastCoffeeCo.から購入したケースでは、配達までのスループット時間は平均よりも2日早かった。

さらに分析を行うと、Suboptimal の方が安価なオプションのように見えても、量や価格の変更により、生産性や従業員の満足度の低下に多くのコストがかかることがわかりました。スーパースタートアップは、この新しい洞察力を利用して、今後のコーヒー注文に FastCoffeeCo を優先し、従業員の幸福度と生産性レベルを回復させることができます。

7. これが現実なのか?

上記の例は想像上のものであり、過度に単純化されていますが、プロセスマイニング技術の実世界での利点のいくつかに触れています。プロセスや業界に関わらず、物事がうまくいかないことがあり、それを改善する機会があります。プロセスマイニングのスケーラビリティは、企業の規模に関係なく適切なソリューションを提供します。

しかし、それだけではありません。プロセスマイニングをさらに進化させ、自動化やAIを活用した次善のアクションの提案など、プロセスマイニングが提供する洞察を活用したいと考えているのであれば、EMSテクノロジーが次のステップになります。