5 Tipps: Wie Process Mining zu mehr Prozessexzellenz führt

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Wie erfolgreich ein Unternehmen ist, hängt maßgeblich von den unzähligen Geschäftsprozessen ab, die darin ablaufen. Leider sind diese Prozesse aber oft äußerst komplex. Selbst scheinbar einfache Alltagsaufgaben – wie das Bezahlen einer Rechnung oder der Versand eines Produkts – können Dutzende von Arbeitsschritten umfassen und sind in ihrer Gesamtheit nur schwer zu analysieren.

Zukunftsweisende Unternehmen haben jedoch längst damit begonnen, sich die Kontrolle über ihre Prozesse zurückzuholen. Sie stellen sicher, dass die Prozesse reibungslos ablaufen, ganz egal, wie viele Abteilungen und Anwendungen sie durchlaufen oder wie viele Varianten von Prozesspfaden es geben mag. So schaffen sie es, verborgene Mehrwerte zu schöpfen, die überall im Unternehmen schlummern.

Unternehmen, die die Macht der Prozesse kennen und nutzen, arbeiten intelligenter als je zuvor. Ihre Teams sind besser vernetzt und kommunizieren effektiver. Der Umsatz steigt, während die Kosten sinken. Nachhaltigkeitsziele, die früher unerreichbar schienen, sind plötzlich in greifbare Nähe gerückt.

Eines der Erfolgsgeheimnisse? Process Mining – eine Technologie, die Prozesse durchgängig modelliert, analysiert und optimiert. Process Mining bietet Unternehmen einen umfassenden, objektiven und datengestützten Einblick in ihre Geschäftsprozesse. Mit diesem Einblick verstehen sie, wie Prozesse tatsächlich ablaufen und was Sie tun müssen, um die darin verborgenen Mehrwerte freizusetzen.

Process Mining selbst entwickelt sich immer weiter. Fünf neue Innovationen erweitern die Möglichkeiten von Process Mining jetzt so stark wie nie zuvor. Unternehmen können damit nicht nur Umsatz und Effizienz im großen Maß steigern, sondern auch ihre Nachhaltigkeitsziele vorantreiben. Die fünf Innovationen, auf die wir uns hier konzentrieren, sind:

  • Künstliche Intelligenz
  • Object-Centric Process Mining
  • Process Mining Apps
  • Der Process Intelligence Graph
  • Sustainability Reporting

Im Folgenden gehen wir tiefer auf jede dieser Entwicklungen ein, geben Tipps, wie Unternehmen Sie am besten einsetzen und welchen Nutzen sie bringen.

1. Nutzen Sie Künstliche Intelligenz im Zusammenspiel mit Process Mining

Generative künstliche Intelligenz (GenAI) und sogenannte Large Language Models (LLMs) versprechen Unternehmen neue Möglichkeiten der Problemlösung. Doch um dieses Potenzial auszuschöpfen, müssen KI-Modelle wissen, wie das Unternehmen funktioniert. Im Verbraucherkontext speisen sich KI-Anwendungen aus einer Vielzahl von Datenquellen (z. B. Bücher, Artikel, und Social-Media-Beiträge) und Kontextinformationen. Wikipedia oder Nachrichtenseiten aggregieren diese Datenquellen und fügen fehlenden Kontext hinzu.

Auch im Unternehmensbereich gibt es zahlreiche Datenquellen, die Aufschluss über die Arbeitsweise von Organisationen geben (beispielsweise SAP, Oracle, Salesforce, ServiceNow usw.). Methoden, diese Informationen in einen Kontext zu setzen, sind jedoch Mangelware. Solange dieser geschäftliche Kontext fehlt, kann KI ihre generativen Fähigkeiten nicht voll entfalten und keine operativen Verbesserungen empfehlen.

Prozessintelligenz füllt diese Lücke. Sie versorgt die KI mit den nötigen Kontextdaten, sodass sie verstehen kann, wie Prozesse interagieren und tatsächlich ablaufen. Ohne diese Daten fehlen der KI die entscheidenden situationsbezogenen Informationen darüber, warum Prozesse so ablaufen, wie sie es tun, und folglich auch darüber, wie sie verbessert werden können.

Einfach ausgedrückt bedeutet Prozessintelligenz, dass Sie ein KI-Tool fragen können: „Wie kann ich die Anzahl der Kundenreklamationen in Nordamerika reduzieren?“ – und eine sinnvolle Empfehlung erhalten.

„Celonis setzt seit Jahren auf KI und Machine Learning, um Kunden bei der Prozessoptimierung zu unterstützen. So nutzt beispielsweise die „Duplicate Checking“-App ML-Algorithmen, um doppelte Rechnungen zu erkennen, selbst wenn die entsprechenden Daten leicht voneinander abweichen. Dadurch sparen Hunderte von Kunden jährlich Millionenbeträge.

Der Celonis Process Copilot ist ein GenAI-Begleiter, mit dem sich Wertpotenziale im gesamten Unternehmen einfacher und schneller identifizieren lassen. Der Copilot ermöglicht die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), sodass auch technisch weniger versierte Benutzer problemlos mit der Celonis-Plattform interagieren, Prozesse untersuchen und Vorschläge zur Performancesteigerung erhalten können.

2. Erhalten Sie mit Object-centric Process Mining einen neuen Blickwinkel auf Prozesse

Object-Centric Process Mining (OCPM, zu deutsch objekt-zenriertes Process Mining) markiert einen Quantensprung bei der Prozessanalyse. Es kann Unternehmen dabei helfen, tiefere und kontextbezogenere Einblicke in Prozesse zu gewinnen. Vor OCPM wurden beim Process Mining Daten zu Ereignissen (z. B. Auftragserstellungen und Rechnungszahlungen) aus den Informationssystemen extrahiert, die für den Geschäftsbetrieb verwendet werden. Interaktionen zwischen Objekten (z. B. ein Kundenauftrag oder eine Rechnung) wurden nicht erfasst. Mit anderen Worten: Beim herkömmlichen Process Mining können Sie nur einzelne Prozesse isoliert betrachten, in der Regel innerhalb einer einzelnen Abteilung, und den Fortschritt eines einzelnen Objekts durch diesen Prozess verfolgen.

In der Realität sind Geschäftsprozesse jedoch eng miteinander verknüpft, weisen vielfältige Abhängigkeiten auf und erstrecken sich in der Regel über mehrere Abteilungen. Oftmals sind sie mit einer Reihe verschiedener Objekte verbunden, die miteinander in Beziehung stehen.

OCPM ist deshalb ein bedeutender Meilenstein, weil es diese Zusammenhänge visualisiert und die unzähligen Beziehungen zwischen verschiedenen Objekten aufzeigt. Anstelle einzelner Prozesse können so Erkenntnisse für durchgängige Arbeitsabläufe generiert werden. So können Sie Fragen beantworten wie: „Wie können wir Vertrieb und Produktion besser aufeinander abstimmen, um die Anzahl der Sendungen zu reduzieren?“ Und „Wie können wir verspätete Sendungen reduzieren, indem wir Auslastungsspitzen in der Produktion vermeiden?“

OCPM hilft Ihnen zu verstehen, welche Auswirkungen eine Änderung innerhalb eines Prozesses oder einer Abteilung auf den Rest des Unternehmens hat. So können Sie nicht nur innerhalb einzelner Prozesse, sondern auch an den Schnittstellen zwischen Ihren Unternehmensprozessen Mehrwerte erschließen. OCPM bietet viele Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Process Mining:

  • Daten müssen nur einmal extrahiert werden, was Ihnen die Möglichkeit gibt, die Ansicht, die Objekte und die Aktivitäten auszuwählen, die Sie analysieren möchten.
  • Interaktionen zwischen Objekten werden in objektorientierten Ereignisprotokollen erfasst.
  • Ereignisseprotokolle und Prozessmodelle werden abteilungsübergreifend erstellt und liefern Ihnen so tiefere Einblicke und einen genaueren Kontext in Ihre End-to_end_Prozesse.

Professor Wil van der Aalst – weithin bekannt als der „Godfather of Process Mining“ – erklärt: „Einfach ausgedrückt bewegen wir uns von einer zweidimensionalen, statischen Sichtweise unserer Prozesse und Organisationen zu einer dreidimensionalen, dynamischen Sichtweise. Diese zusätzliche Perspektive ermöglicht es uns, Prozesse aus jedem Blickwinkel zu betrachten, ohne dass für verschiedene Fragen neue Ereignisprotokolle erstellt werden müssen.

Prof. van der Aalst sagt voraus, dass OCPM in den kommenden Jahren einer der wichtigsten Faktoren für die Performance und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sein wird.

3. Gewinnen Sie schneller Einblicke durch Process Mining Apps

Process Mining-Technologie steht jetzt auch in Form von sofort einsatzbereiten Apps zur Verfügung, die darauf ausgelegt sind, in verschiedenen Geschäftsbereichen Mehrwert zu schaffen. Apps können die Wertschöpfung beschleunigen, was sich durch schnelle Casheffekte bemerkbar macht und die Transformation vorantreibt.

Viele der Apps im Celonis Marketplace wurden in Zusammenarbeit mit Branchenführern wie SAP, IBM und Accenture entwickelt. Dazu gehören unter anderem:

Die Material Allocation App ist eine App zur Lagerverwaltung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Materialverfügbarkeit zu verbessern, Betriebskosten zu senken und Betriebskapital freizusetzen. Sie ist eine leistungsstarke Methode, um Fehlbestände zu vermeiden und Überbestände abzubauen.

Die Sailfin Accounts Receivable (AR) App-Suite ermöglicht es Debitorenbuchhaltungsteams, effizienter zu arbeiten. Sie optimiert das Debitorenbuchhaltungsmanagement, um die Produktivität zu steigern, und kann Unternehmen dabei helfen, Einsparungen in Millionenhöhe zu erzielen.

Die Shipping Emissions Reduction App ermöglicht es Unternehmen, Nachhaltigkeit in ihre täglichen Logistikabläufe einzubetten. Sie lokalisiert Emissionsquellen und zeigt praktische Schritte zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks auf. Die in Zusammenarbeit mit Climatiq entwickelte App misst Transportemissionen, simuliert die nachhaltigsten Transportmittel und geht Emissions-Hotspots und Ineffizienzen an.

Die Sustainable Spend Management App unterstützt Einkaufsteams bei der Bewertung der Nachhaltigkeitsmetriken jedes Lieferanten und bei der Erfüllung von gesetzlichen und Kundenanforderungen.

4. Behalten Sie Ihre Prozesse in Echtzeit im Blick – mit dem Process Intelligence Graph

Angesichts der Vielzahl von Prozessen, die über mehrere Anwendungen und Abteilungen hinweg ablaufen, haben sich im Herzen vieler Unternehmen Lücken aufgetan. Abteilungen sprechen nicht die gleiche Sprache, viele Systeme arbeiten nicht gut zusammen und abteilungsübergreifende Probleme können nur schwer angegangen werden. Kein Wunder, dass so viel potenzieller Wert in komplexen Prozessen verborgen bleibt.

Unternehmen brauchen dringend ein Bindeglied, das ihnen hilft, zu verstehen, wie Objekte und Ereignisse interagieren, wie Prozesse miteinander verbunden sind, wie ihr Geschäft tatsächlich läuft und wo es noch verbessert werden kann. Der Celonis Process Intelligence Graph ist genau das. Er ist das Herzstück der Celonis-Plattform und ermöglicht die Beobachtung von Prozessen in Echtzeit, indem er die Bewegungen jedes laufenden Prozesses im gesamten Unternehmen erfasst.

Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, Ihre Prozesse zu orchestrieren und Ihren Teams dabei zu helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, indem sie Workflows oder Prozessschritte auf der Grundlage intelligenter Prozessinformationen auslösen.

Die Celonis-Plattform liefert jedem Kunden einen einzigartigen und Unternehmensspezifischen Process Intelligence Graph. Der Graph wird durch die Extraktion und Standardisierung von Prozessdaten aus einer Vielzahl von Datenquellen erstellt. Entscheidend ist, dass dabei bestehende Anwendungen und Systeme weder ersetzt noch gestört werden.

5. Setzen Sie beim Sustainability Reporting auf Prozessintelligenz

Weltweit wächst der soziale und wirtschaftliche Druck auf Organisationen, immer strengere Ziele in Bezug auf Nachhaltigkeit und CO2-Reduzierung zu erreichen. So verpflichtet beispielsweise die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) große Unternehmen, die in der EU tätig sind, zur Offenlegung ihrer Nachhaltigkeit. Und in den USA verpflichtet der neue Climate Corporate Data Accountability Act Unternehmen in Kalifornien, die einen Jahresumsatz von mehr als 1 Milliarde US-Dollar erwirtschaften, ab 2026 ihre Emissionen offenzulegen.

Um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und sogar zu übertreffen, ist die Zusammenarbeit mehrerer Teams erforderlich. Dank Prozessintelligenz können Unternehmen automatisch auf Daten zugreifen und diese anreichern, um tatsächliche Emissionen, Überschreitungen und Verstöße im Unternehmen aufzudecken. So ist es einfacher als je zuvor, Emissionen fortlaufend und detailliert zu messen, Möglichkeiten zu ihrer Reduzierung zu ermitteln und den Fortschritt bezüglich der Zielvorgaben zu verfolgen.

Lieferkettenteams können beispielsweise Aufträge auf intelligente Weise den nachhaltigsten Lieferanten zuweisen und stellen oft fest, dass sie die Emissionen bei jedem Auftrag reduzieren können. Nachhaltigkeitsinitiativen stoßen außerdem eher auf Zustimmung, wenn sie zeigen können, wie sie zur Erreichung der Geschäftsziele beitragen. Auf diese Weise können Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit in alltägliche Geschäftsprozesse eingebettet werden.

Die Material Emissions App von Celonis ist ein hervorragendes Beispiel für die Fortschritte, die in diesem Bereich erzielt werden. Sie schließt die Lücke zwischen Nachhaltigkeit und Einkauf und ermöglicht es den Teams, Komplexität zu bewältigen, besser zusammenzuarbeiten und letztlich Scope-3-Emissionen zu reduzieren.