Vier Möglichkeiten zur Optimierung von Beschaffungsprozessen mit Prozessintelligenz

Das hat zwei Gründe: Viele der Prozesse, die sich auf die KPIs im Supply Chain Management auswirken, haben ihren Anfangspunkt in der Beschaffung. Und: Probleme, die in diesem Bereich der Lieferkette auftreten, können sich auf alle anderen angeschlossenen Prozesse auswirken: von der Lagerverwaltung bis zur Logistik, und darüber hinaus.

Bei so vielen Abhängigkeiten – und potenziellen Kostenauswirkungen – müssen Ihre Beschaffungsprozesse also so effizient wie möglich ablaufen.

Damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie Prozessintelligenz Ihre Beschaffung optimieren kann, haben wir vier Praxisbeispiele herausgesucht. Sehen Sie, wie unsere Kunden mit Prozessintelligenz typische Herausforderungen in der Beschaffung angehen und Optimierungspotenziale umsetzen.

1. Finden Sie die Ursachen für unterdurchschnittliche Beschaffungsmetriken

Die wichtigste Information zuerst: Mit Prozessintelligenz können Sie Optimierungspotenziale in all Ihren Beschaffungsprozessen aufzeigen.

Obwohl Beschaffungsteams oft über eine Fülle von KPIs und Daten verfügen, kann es schwierig sein, zu verstehen, warum KPIs schwächeln. Ganz zu schweigen davon, daraus die richtigen Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten und umzusetzen. So ging es auch der Deutsche Telekom Services Europe (DTSE). Das Shared Services Center, das die Funktionen Accounting, Reporting, Einkauf und HR der Deutschen Telekom vereint, verfügte zwar über riesige Datenmengen, weil es sämtliche Kernprozesse erfolgreich digitalisiert hatte. Doch ihnen fehlte einfach das Werkzeug, die Ursache für Prozessineffizienzen aufzuspüren und zu beseitigen.

Durch die Verknüpfung von Daten aus mehr als zehn Quellsystemen – wie SAP Ariba und Salesforce – mit Celonis Process Intelligence gewann die DTSE eine beispiellose Transparenz ihrer Prozessabläufe. So konnte das Team feststellen, wo die Probleme lagen, was sie verursachte und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um die Procure-to-Pay-Prozesse effizienter zu gestalten.

– Christian Unterbusch, VP of Operational and Strategic Steering für Procure-to-Pay, DTSE

Dank der Transparenz, die Prozessintelligenz durch den Einsatz von Process-Mining-Technologie bietet, hat die DTSE in nur einem Jahr taktische Einsparungen im Einkauf in Höhe von 12 Mio. € erzielt und - allein 2019 ca. 1,6 Mio. € an Vertragsstrafen durchgesetzt, dank systematischer Analyse von Verträgen auf deren Vertragsstrafenoptionen.

Accenture wiederum nutzte Prozessintelligenz, um seinen komplexen Beschaffungsprozess zu straffen und überflüssige Prozessschritte zu eliminieren. Das Augenmerk lag hierbei darauf, die Reaktionsschnelle zu steigern und gleichzeitig Compliance sicherzustellen.

Celonis Process Intelligence gab Accenture die notwendige Transparenz, um die Zeit für die Bearbeitung von Bedarfsanforderungen global von 30 auf rund 15 Stunden zu verkürzen. In einem Marktsegment verringerte sich die Bearbeitungszeit sogar um 75 %, von 60 auf 15 Stunden. Diese enormen Effizienzsteigerungen haben dazu geführt, dass Accenture die Request-to-Order Cycle Time um 50 % und die Zeit der Rechnungsfreigabe um 30 % verkürzen konnte.

• So hat Accenture seine Beschaffung mit Celonis optimiert

2. Beschleunigen Sie Beschaffung mit KI-gestützter Fehlererkennung und -behebung

Beschaffungsteams verbringen oft viel (zu viel!) ihrer Zeit mit dem Abarbeiten manueller Bearbeitungs- und Verwaltungsaufgaben. Auch hier kann Prozessintelligenz durch den Einsatz von KI und Prozessorchestrierung Abhilfe schaffen.

Ein gutes Beispiel dafür ist der Purchase Order (PO)-Prozess, sprich der Prozess hinter der Bestätigung von Bestellanfragen. Die Überprüfung einer Bestellanforderung oder einer Bestellbestätigung ist zeitaufwändig. Weil Prozessintelligenz jedoch auf standardisiertes Prozesswissen und KI aufbaut, zeigt sie nicht nur fehlerhafte Bestellungen in Echtzeit an, sondern gibt auch intelligente Empfehlungen, wie diese korrigiert werden können.

Mit Hilfe von Celonis Process Intelligence konnte das Office of Management and Enterprise Services (OMES) des US-Staates Oklahoma – welches die Steuergeldausgaben sämtlicher Behörden des Staates überwacht – seine Beschaffungsprozesse deutlich straffen und seinen Audit um das 200-fache beschleunigen. Hatte der Audit einer einzigen Agentur früher bis zu drei Jahre gedauert, hat das OMES ⁠die Ausgaben sämtlicher Behörden Oklahomas (122 wohlgemerkt!), nun in nur vier Monaten geprüft. Oder, wie Janet Morrow, Director of the Risk, Assessment and Compliance Division, es beschreibt: „Wir arbeiten nun in Lichtgeschwindigkeit.“

3. Nutzen Sie Lieferantenverträge optimal

Der nächste Anwendungsfall zeigt, wie Prozessintelligenz dazu beitragen kann, maximalen Nutzen aus Lieferantenverträgen zu ziehen und die Bearbeitung von Bestellanforderungen durch KI-gestützte Automatisierung zu beschleunigen. Indem Sie die Vertragsnutzung optimieren, minimieren Sie das Risiko, dass Bestellungen ohne vorherige Berücksichtigung bestehender Vertragsbedingungen versandt werden – und kontrollieren so Ihr „Spend under Management“. Schließlich sollte sich kein Unternehmen bares Geld durch die Lappen gehen lassen.

Das Beschaffungsteam des Energieunternehmens Uniper bearbeitet mehr als 70.000 Bestellanforderungen (BANF) pro Jahr. Jede einzelne davon wird an einen Beschaffungsspezialisten weitergeleitet, der dann feststellen muss, ob bereits ein passender Vertrag mit einem Lieferanten besteht. Bei 1.500 bestehenden Verträgen ist es für Normalsterbliche unmöglich, den Überblick zu behalten. Also suchte Uniper nach einer automatisierten Lösung.

In Zusammenarbeit mit Celonis entwickelte Uniper den P2P Contract Finder – ein Tool, das mit Hilfe von KI bestehende Verträge durchsucht und den passenden Vertrag mit der entsprechenden BANF verknüpft. Dadurch kann das Unternehmen den riesigen Strom von Bestellanforderungen deutlich schneller bewältigen. Das Ziel ist eine 90%-ige Automatisierung der Bestellumwandlung, ohne dass die Beschaffung überhaupt involviert ist.

– Philip Höchstödter, Vice President Spot Buy / Operational Procurement bei Uniper

So entgehen dem Unternehmen heute nicht nur weniger Skontomöglichkeiten, weil es bestehende Verträge voll ausnutzt. Das Beschaffungsteam kann auch Lieferantenbeziehungen stärken.

Möchten Sie Ihre eigenen Lieferantenverträge effektiver nutzen? Eines der beliebtesten Angebote auf der Celonis Plattform ist die Open Purchase Requisition Processing App. Sie informiert Beschaffungsteams automatisch über nicht konforme Bestellanforderungen und schlägt geeignete Verträge für offene Bestellanforderungen vor, so dass Sie einen wirksamen Schutz gegen den Verlust von Vertragswerten haben.

• Weiter lesen: Reduzieren Sie Vertragsverluste mit der Celonis Open Purchase Requisition Processing App

4. Lassen Sie sich von Materialengpässen nicht überraschen – dank End-to-End-Echtzeit-Transparenz

Um nicht von plötzlichen Materialengpässen überrascht zu werden, brauchen Beschaffungsteams einen 360-Grad-Überblick über ihre Lieferkette, einschließlich Lagerbeständen und Lieferantenperformance. Nur so haben sie mehr Zeit, auf Engpässe zu reagieren und Produktionsengpässe oder Service-Level-Auswirkungen vermeiden. Wenn Sie frühzeitig Materialengpässe erkennen, können Sie bspw. Materialien neu allokieren oder auf Express-Lieferungen ausweichen.

Der deutsche Dichtungsspezialist Freudenberg FST beweist, wie Prozessintelligenz genau diese Transparenz schaffen und präventive Maßnahmen ermöglichen kann. Mangelnde Lieferkettentransparenz und die schiere Masse von rund 18.000 Rohstoffen, die in die Produktion einfließen, stellten für Freudenberg gerade zu Pandemiezeiten und den damit einhergehenden Lieferkettenverwerfungen eine große Herausforderung dar.

– Kai Führer, Director, Supply Chain Measurements and Assessments, Freudenberg

Prozessintelligenz war die Lösung für das Lieferketten-Team um Kai Führer.

Dank der End-to-End-Transparenz, die Celonis Process Intelligence liefert, kann Freudenberg nun die Abhängigkeiten zwischen Stücklisten, Lagerbeständen, den produzierbaren Mengen und den zu beliefernden Kunden besser verstehen. Freudenberg war so in der Lage, seine Echtzeitdaten zu Materialrohstoffen in einem einzigen Dashboard zu sehen. So konnte das Team potenzielle nachgelagerte Auswirkungen frühzeitig erkennen, Materialien ggf. neu zuweisen, seine Kunden auf dem Laufenden halten und Haftungsrisiken minimieren. So geht proaktives Krisenmanagement.

– Kai Führer, Director, Supply Chain Measurements and Assessments, Freudenberg

• Weiter lesen: Celonis für Engpassmanagement