Sieben Gründe, warum Systemmigrationen scheitern – und was Sie besser machen können

Der Druck monatelanger Planungen, die Angst vor dem Scheitern bei einem Projekt dieser Größenordnung, und explodierende Kosten rauben sogar erfahrenen IT-Führungskräften und CEOs den Schlaf. Nehmen wir zum Beispiel die ERP-Migration bei Haribo. Als deren S/4HANA-Migration Unterbrechungen in Haribos Lieferkette verursachte, konnte der bekannte Gummibären-Hersteller seine Aufträge nicht erfüllen. Die Folge: Ein Umsatzverlust von 25% im Jahr 2018.

Es steht also viel auf dem Spiel. Eine falsche Entscheidung – wie unzureichend definierte Prozesse, die falschen Fachanwender in einem Workshop oder unflexible Angestellte, die an veralteten Arbeitsabläufen festhalten – kann Ihr Migrationsprojekt zusammenfallen lassen wie ein Kartenhaus.

Laut Gartner werden sogar 60% aller ERP-Investments als gescheitert angesehen, weil sie dem Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen geschadet haben. Wenn Sie mehr über die Risiken, Herausforderungen und Vorteile von Systemmigrationen erfahren möchten, lesen Sie unseren Report Systemmigration im Faktencheck.

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Aufgrund kostspieliger Risiken sind gescheiterte Migrationen keine Seltenheit, und können Ihrem Geschäft empfindlichen Schaden zufügen – wenn Ihnen die richtigen Ressourcen und die passenden Expertise fehlen.

In diesem Blog gehen wir die sieben größten Herausforderungen von Systemmigration durch – und zeigen Ihnen, wie Sie diese vermeiden können.

1. Schlecht oder undokumentierte Legacy-Prozesse

Egal welche Systemmigration Sie in Angriff nehmen, vor dem Start ist eine Inventur Ihrer Prozesslandschaft unverzichtbar. Welche hoch individuell angepasste Anwendung ist für Ihr Unternehmen essenziell? Und welche jahrzehntealten Prozesse, die auf unterschiedlichen hauseigenen Systemen laufen, brauchen Sie nicht mehr?

Nutzen Sie die Systemmigration als Chance, die Spreu vom Weizen zu trennen. Wenn Sie all Ihre Prozesse wahllos in ein neues System hieven, ist das in etwa so, als ob sie in ein neues Haus einziehen – und dabei Ihr Gerümpel aus Dachboden und Keller einfach mitnehmen.

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Um bei der Metapher zu bleiben: Und selbst wenn Sie die alten, hässlichen Möbel auf dem Sperrmüll entsorgt haben, müssen Sie sich immer noch darüber Gedanken machen, wo Ihr neues Inventar im neuen Haus den besten Platz hat. Das Gleiche gilt für die Systemmigration: Selbst wenn Sie sich für einen Greenfield-Ansatz entscheiden und das System komplett neu aufsetzen, müssen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens von der Mikroebene auf verstehen, um bessere Prozesse zu gestalten.

Egal welchen Ansatz Sie wählen – sei es Greenfield, Brownfield oder Hybrid – dokumentieren Sie sämtliche Prozesse in Ihrer IT-Landschaft, bevor Sie eine Entscheidung über die zu migrierenden Prozesse treffen. Unsere Process Mapping-Vorlage kann Ihnen dabei behilflich sein.

Womit wir bei der nächsten Herausforderung wären…

2. Mangelhafte Standardisierung vor dem Systemumzug

Wenn eine Systemmigration wie ein Umzug ist, dann stellen Sie sich Standardisierung als eine Art Entrümpeln Ihrer Schränke vor, bevor Sie alles in Kartons packen. So wie Sie Raum für Raum durchgehen und eine Kiste nach der anderen packen, müssen Sie hier Abteilung für Abteilung durchgehen und einen Prozess nach dem anderen Prozess vorbereiten.

Lösen Sie sich von allem, was Sie nicht wirklich benötigen oder nie wirklich angewandt haben: Archiviert der Einkauf Bestellungen auf 50 unterschiedliche Arten? Benutzt das Auftragsmanagement wirklich die neue Order Processing App?

Ohne klar definierte Prozesspfade rekonstruieren Sie lediglich Ihre alten Probleme in einem neuen System. Mangelhafte Standardisierungen enden meist in einer ganzen Reihe von Fehlern während der Systemmigration. Und im schlimmsten Fall müssen Sie das Projekt womöglich ganz aufgeben

Erfolgreiche Systemmigrationen brauchen einen datenbasierten Ansatz.

Deshalb verwenden zukunftsorientierte Unternehmen genauso viel Zeit für die Harmonisierung bereits vorhandener Prozesse wie für die Migration selbst. Tracken Sie Ihre KPIs. Benchmarken Sie Prozesse, um herauszufinden, was funktioniert, und was nicht. Entwickeln Sie ein Verständnis für die Folgewirkungen von Prozessabweichungen und Execution Gaps (z.B., wenn Stammdaten und Rechnungen unterschiedliche Zahlungsbedingungen aufweisen, kann das zu verfrühten Zahlungen Ihrer Verbindlichkeiten führen) und beseitigen Sie alle Ineffizienzen, die sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken.

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3. Langwieriges, teures und subjektives Process Mapping

Das Verständnis Ihrer Ist-Prozesse ist entscheidend, um zu wissen, wie viele Varianten des Prozesses es innerhalb der Organisation gibt, an welchen Stellen die Performance hakt, und ob es sich lohnt, in Verbesserungen zu investieren.

Darum ist Process Mapping, also die Dokumentation Ihrer Prozesse, in der Regel der erste Schritt bei einer Systemmigration. Doch herkömmliche Process Mapping-Methoden sind in vielen Fällen nicht nur langsam und teuer, weil Unternehmen hunderttausende, wenn nicht Millionen von Euro für Berater ausgeben, die wiederum wochenlange Mapping-Workshops und Benutzerumfragen durchführen.

Sie sind auch fehleranfällig.

Workshops und Umfragen mögen wertvolle Beiträge von Seiten der Fachanwender liefern, sie dürfen aber nicht als der Weisheit letzter Schluss gelten. Warum?

Sie basieren oft auf subjektiven Meinungen und idealisierten Prozessmodellen, nicht auf dem tatsächlichen Nutzerverhalten. Im besten Fall erhalten Sie eine Momentaufnahme Ihres Prozesses. Eine Aufnahme, die, sobald die Process Map endlich steht, schon keine Gültigkeit mehr hat. Und das ist nicht der einzige Nachteil: Eine unvollständige, weil zeitverzögerte Prozessdokumentation stellt ein Risiko für alle nachfolgenden Phasen Ihrer Systemmigration dar.

Deshalb brauchen Sie ein objektives Bild Ihrer Prozessabläufe. Verlassen Sie sich lieber auf echte Daten, als auf das eigene Bauchgefühl (oder den lautesten Stakeholder im Meeting). Nur so können Sie wirklich alle Ineffizienzen und Optimierungsmöglichkeiten Ihrer Prozesse erkennen.

4. Unvollständige Fit-Gap-Analyse

Bevor Sie den Umzug auf ein neues System angehen, sollten Sie nicht nur Ihre Legacy-Prozesse genau kennen, sondern auch die nächsten Schritte. Wie sollen Ihre Prozesse in Zukunft aussehen? Welche funktionellen, operativen und technischen Anforderungen hat Ihr Unternehmen? Und kann Ihr neues System diese erfüllen?

Eine Fit-Gap-Analyse beantwortet genau diese Fragen.

Üblicherweise definieren Ihre internen Subject Matter Experts (kurz SMEs), Prozessverantwortlichen und externe Berater in einer Reihe von Workshops die Anforderungen und Lücken Ihrer Ist-Lösung, entwickeln neue Abläufe für den Soll-Prozess, und beurteilen, welche Anforderungen von der Standardlösung des Anbieters erfüllt werden.

Doch wenn Ihre Prozessdokumentation von Beginn an unvollständig und subjektiv ist, sehen die Lösungen, die Sie in Ihrer Fit-Gap-Analyse entwerfen, nicht anders aus. Natürlich sind die Beiträge jedes einzelnen Stakeholders wertvoll – aber deren individuelle Expertise, Erfahrung und Wissenslücken führen unweigerlich zu fehlerbehafteten Prozessmodellen, deren Probleme sich erst nach dem Launch zeigen.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, dass einer Ihrer SMEs bei Bestellanforderungen von hohem Wert die Genehmigung seitens des Managements als relevante Lücke (wir nennen es Execution Gap) ansieht. Wenn Sie aber vollständige Transparenz (statt nur einer vagen Vorstellung) über Ihren Ist-Prozess haben, lässt sich schnell und objektiv feststellen, dass Bestellanforderungen dieser Größenordnung nur sehr selten vorkommen, sagen wir in 1% aller Fälle. Wenn Sie bei der Fit-Gap-Analyse nur Selbstauskünfte Ihrer Teams bauen, riskieren Sie, dass Ausnahmefälle plötzlich als relevante Lücken gelten, während Probleme mit größerem Business Impact wiederum übersehen werden.

Das kann wiederum den Erfolg der gesamten Migration aufs Spiel setzen: Denn eine lückenhafte Fit-Gap-Analyse führt oft zu unvorhergesehenen Problemen beim Go-Live, die Ihren Zeitplan durcheinander bringen und Ihr Budget empfindlich belasten können.

Für ein wasserdichtes Prozessdesign (wie sollen Ihre neuen Prozesse aussehen und welche Lücken müssen Sie dafür im neuen System schließen), müssen Sie Ihre operativen Prozessdaten nutzen. Nur wenn Sie Ihre jetzigen Workflows mit dem Soll-Prozess abgleichen (und die Ursachen für Abweichungen erkennen), können Sie Schwachstellen ausbessern, bevor sie zum Problem werden.

5. Geringe Nutzerakzeptanz neuer Systeme und Prozesse

Ein Systemwechsel bringt unweigerlich auch eine neue Art der Arbeit in Ihrem Unternehmen mit sich. Doch gerade wenn Nutzer Jahrzehnte in einem System gearbeitet und feste Workflows verinnerlicht haben, kann die Nutzerakzeptanz der härteste Brocken einer Systemmigration sein.

Denn wenn Ihre Anwender das neue System falsch nutzen oder manuell am System vorbei arbeiten, sind Produktivitätsverluste und ein geringerer ROI vorprogrammiert.

Laut einem McKinsey Report über Business Transformation erreichen satte 70% aller Change-Programme ihre Ziele nicht, größtenteils wegen mangelnder Nutzerakzeptanz und geringer Unterstützung durch das Management. Studien zeigen jedoch, dass eine gut durchgeführte Hypercare- und Go-Live-Phase die Wertschöpfung um 70% erhöhen kann.

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Schon allein deshalb sollten Sie die wichtigsten Stakeholder – sowohl Fachanwender als auch Führungskräfte – von Beginn an an Bord holen, um sicherzustellen, dass die neue Lösung ihre Anforderungen erfüllen kann. Sieht der Vertrieb neue Verkaufspotentiale? Kann die Kreditorenbuchhaltung Rechnungen schnell verarbeiten? Erhält das Management die passenden Berichte, um informierte Entscheidungen treffen zu können?

Informieren Sie das Unternehmen regelmäßig über Meilensteine während der wichtigsten Migrationsphasen, und schulen Sie Ihre Nutzer frühzeitig. Regelmäßige Berichte, Kamingespräche, FAQs, Newsletter und Nutzerumfragen lassen Ihre Angestellten am Ball bleiben. Kommunikation ist hier Ihre Geheimwaffe.

Genau wie die Technologie.

Technologien wie Künstliche Intelligenz, Process Mining und Automatisierung helfen dabei, die Akzeptanz eines neuen Systems und damit auch den ROI der Systemmigration sicherzustellen. Automatisierte Handlungsempfehlungen führen Ihre Anwender durch neue Prozesse, KI-gestütztes Process Mining zeigt Hindernisse bei der Adoption neuer Anwendungen und dokumentieren das Nutzerverhalten aller Abteilungen in Echtzeit. Im besten Fall kombinieren Sie all diese Technologien, um die Nutzerakzeptanz auf eine neue Art und Weise zu messen und sicherzustellen.

Schlumberger konnte so beeindruckende Erfolge vorweisen. Der Ölfelddienstleister hat mit Hilfe des Execution Management Systems (EMS) von Celonis nicht nur 40 Mio. € bei seiner Systemmigration eingespart, sondern auch die Projektdauer um zwei Monate verkürzt. Während der Change Management- und Hypercare-Phasen hat das Unternehmen die Einhaltung des neuen Prozesses überwacht und Nutzerverhalten wenn nötig korrigiert, und gleichzeitig die Fachanwender mit Hilfe handfester Daten zur Optimierung ihres eigenen Verhaltens animiert.

6. Fehlende Einsichten in die Prozessperformance

Wenn es um konkreten Mehrwert einer Systemmigration geht, stehen Management und Fachanwender allzu oft vor einer Black Box. Deshalb ist das Monitoring der Fortschritte in Richtung Unternehmensergebnisse von entscheidender Bedeutung, um Erwartungen zu steuern und die Unterstützung der Führungsetage sicherzustellen.

Schließlich sollten Sie gegenüber dem Management, das Millionen in die Systemmigration investiert hat, auch nachweisen können, dass sich die Prozessverbesserungen direkt auf die Unternehmensergebnisse auswirken.

Und hier wird es kompliziert. Viele Unternehmen haben Probleme, die Effekte von Optimierungen in Echtzeit anhand von KPIs wie dem Anteil manueller Schritte, Verzögerungen oder pünktlicher Lieferungen nachzuweisen. Darüber hinaus verstehen sie nicht die Ursachen für die Veränderungen ihrer KPIs.

Die Folge: Initiativen im Bereich Systemmigration verlieren ihren Fokus auf die Unternehmensziele.

An dieser Stelle haben wir deshalb eine Checkliste zusammengestellt, mit der Sie eine gelungene Systemmigration sicherstellen können.

1. Überwachen Sie die Prozessperformance und vergleichen Sie den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess. Verfolgen Sie Fortschritte bei den Unternehmensergebnissen, indem Sie die wichtigsten KPIs vor und nach der Migration vergleichen.
2. Visualisieren Sie Prozesse in Echtzeit in Ihrem neuen System, und prüfen Sie, ob Ihre Nutzer die neuen Tools und Prozesse anwenden.
3. Beseitigen Sie Barrieren bei der Adoption wie manuelle Schritte oder Workarounds.
4. Setzen Sie intelligente Benachrichtigungen und Automatisierungen ein, um falsches Nutzerverhalten zu korrigieren, bevor es sich auf die KPIs auswirkt.
5. Verwenden Sie Kollaborationstools, um das gesamte Unternehmen bei der kontinuierlichen Prozessverbesserung zu unterstützen.

7. Mangelnde Unterstützung von Seiten des Managements

Keine Frage: Eine anstehende Systemmigration löst bei den wenigsten Unternehmen – und noch weniger beim Management – Begeisterungsstürme aus.

Aber was wäre, wenn die richtige Technologie dem Management das nötige Vertrauen und Transparenz gibt, um deren Buy-in zu beschleunigen? Was wäre, wenn Sie eine Software hätten, mit der Sie die üblichen Fallstricke von Systemmigrationen umgehen und zusätzlich die Ergebnisse erzielen könnten, auf die es Ihnen wirklich ankommt?

Weltweit experimentieren Unternehmen mit möglichen Lösungen, die unterschiedliche Technologien – wie Process Mining, Automatisierung und KI – kombinieren und sie bei jeder Phase der Systemmigration unterstützen:

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Denken Sie an ein völlig neues System, das Ihnen ein objektives Bild Ihrer Prozesse liefert.

Ein intuitives Dashboard, das die Zusammenarbeit zwischen Fachanwendern und IT erleichtert, und gleichzeitig dem Management einen klaren Überblick über alle Vorgänge verschafft.