Was sind Prozessintelligenz-Tools und wie funktionieren sie?

Was sind Prozessintelligenz-Tools?

Prozessintelligenz-Tools nutzen Daten, um zu zeigen, wie Geschäftsprozesse wirklich ablaufen. Sie setzen außerdem Technologien ein, um Mehrwerte zu erschließen und die Unternehmensperformance zu steigern. Wenn Sie sich nach Anbietern von Prozessintelligenz-Software umsehen, haben Sie es in der Regel mit einem Paket von Tools, Technologien und Methoden zu tun. So zum Beispiel folgende:

Process Mining: Sie können sich Process Mining wie eine Röntgenaufnahme Ihres Unternehmens vorstellen. Anhand von Businessdaten werden Ihre Geschäftsprozesse visualisiert, analysiert und optimiert, so dass Sie End-to-end-Transparenz über die tatsächlichen Abläufe in Ihrem Unternehmen erhalten.

Task Mining: Ähnlich wie beim Process Mining werden beim Task Mining Daten verwendet, um zu verstehen, wie Aufgaben von Teams wirklich ausgeführt werden. Anstelle von Businessdaten werden jedoch Nutzerinteraktionsdaten herangezogen, einschließlich aller Schritte, die außerhalb der Hauptsysteme stattfinden, wie z.B. wenn Mitarbeiter E-Mails oder Spreadsheets abrufen.

Prozessmodellierung: Prozessmodellierung hilft, wie der Name schon sagt, beim Entwurf eines Ideal- oder Soll-Prozesses, wobei das institutionelle Wissen über die Funktionsweise Ihres Unternehmens (z.B. Ihre Unternehmensarchitektur, Organisationsstruktur oder Prozesslandschaft) berücksichtigt wird. Die Modelle können ein breites Spektrum an Prozessen abdecken, von Geschäftsprozessen wie Purchase-to-Pay bis hin zu Customer Journeys oder sogar einem ganzen Organigramm.

Digitaler Zwilling Ihres Unternehmens: Ein Digital Twin (oder digitaler Zwilling) liefert Ihnen eine datenbasierte Rekonstruktion Ihres Unternehmens und seiner Prozesse, um Ihre Abläufe im Detail verstehen zu können. Außerdem können Sie Simulationen durchführen, um die Auswirkungen von Optimierungsmaßnahmen, Automatisierung und Prozessänderungen vorherzusagen.

Generative KI und Machine Learning: Im Bereich der Prozessintelligenz spielt generative KI die Rolle des Enablers in einem Unternehmen. So können Teams ohne technischen Hintergrund generative KI nutzen, um Fragen zu ihren Prozessen zu stellen, zu verstehen, wo Wertpotenziale liegen, und diese Erkenntnisse mit ihren Kollegen abteilungsübergreifend zu teilen. Machine-Learning-Algorithmen wiederum geben intelligente Empfehlungen, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, um Werte zu heben.

Automatisierung: Ein gutes Prozessintelligenz-Tool kann system- (z.B. in Ihrem ERP- oder CRM-System) und prozessübergreifend Automatisierung ermöglichen – von RPA (robotergestützter Prozessautomatisierung) über automatisierte Workflows bis hin zu Warnmeldungen. So können Sie beispielsweise automatisch und direkt aus dem Prozessintelligenz-Tool heraus Aufträge freigeben, Stammdaten aktualisieren oder Mitarbeiter benachrichtigen.

Welche Vorteile bringt ein Prozessintelligenz-Tool für Unternehmen?

83 % der Führungskräfte in Unternehmen geben an, dass Prozesse der größte Wertschöpfungsfaktor für sie sind. Und diese Zahl wird wahrscheinlich noch steigen, wenn man bedenkt, wie schnell neue Technologien auf den Markt drängen, Kundenerwartungen steigen und der Bedarf an mehr Effizienz wächst. Prozesse sind schließlich das Herzstück Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren, können Sie Effizienz und Agilität steigern und neue Technologien strategisch implementieren.

Die meisten Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten zu verstehen, wie ihre Prozesse wirklich funktionieren. Ihre Systeme harmonieren nicht gut miteinander und ihre Abteilungen sprechen nicht dieselbe Sprache.

In der Praxis sieht das in etwa so aus:

Ein Unternehmen, das seinen Lead-to-Cash-Prozess optimieren möchte, muss die Teilprozesse dahinter – das Auftragsmanagement, die Lagerverwaltung und die Debitorenbuchhaltung – genauer durchleuchten.

Das Auftragsmanagement (oder Order Management) arbeitet oft mit gängigen Systemen wie SAP oder Salesforce. Aber je nachdem, welches System das Team verwendet, sind Aufträge nicht immer gleich „Aufträge“ – sie haben eine andere Bezeichnung. Während Salesforce „Auftrag“ verwendet, heißt es bei SAP „VBAK“. Und das ist nur eine Abteilung – in der Lagerverwaltung und der Debitorenbuchhaltung ist es das gleiche Spiel.

Die Folge: Auch wenn alle drei Abteilungen das Ziel haben, Lead-to-Cash zu optimieren, ziehen sie nicht am selben Strang, weil sie in isolierten Systemen mit eigener Terminologie und mit unterschiedlichen Performance-Zielen arbeiten.

Es fehlt einfach eine gemeinsame Basis, um die Leistung zu steigern und Mehrwerte zu schöpfen. Genau hier aber setzen Prozessintelligenz-Tools an.

Wie funktionieren Prozessintelligenz-Tools?

Prozessintelligenz-Tools erfüllen drei Aufgaben:

1. Sie führen isolierte Daten zusammen und schaffen so End-to-end-Transparenz über die Prozesse und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. So können sie z.B. die einzelnen Schritte und Beteiligten, die Abhängigkeiten zwischen den Prozessen sowie vor- und nachgelagerte Effekte aufzeigen.
2. Sie stellen visuelle Tools (z.B. Dashboards) zur Verfügung, um Erkenntnisse zu teilen und eine gemeinsame Prozesssprache zu schaffen. So lassen sich die Barrieren zwischen Systemen, Prozessen und Abteilungen überwinden.
3. Sie stellen die Tools und das Wissen zur Verfügung, um Performance zu optimieren und Wertschöpfungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen zu erschließen.

Und das alles geschieht in einem Kreislauf kontinuierlicher Optimierung.

Der erste Schritt besteht darin, Daten so einfach und effizient wie möglich zusammenzuführen. Hierbei kommen vordefinierte Analysen ins Spiel, die Daten aus jeder beliebigen Quelle (egal ob Ihr ERP, ein Cloud-System, Data Warehouse oder hauseigene Apps) zusammenbringen und standardisiertes Prozesswissen auf diese Daten anwenden.

Diese Daten bilden die Grundlage für die eigentliche Prozessanalyse, d. h. die Visualisierung und Darstellung der Daten in Dashboards sowie die Ursachenanalyse für ungenutzte Wertpotenziale durch KI und Machine Learning.

Der nächste Schritt ist die Prozessoptimierung durch Automatisierung, Harmonisierung und Vereinfachung. Hier können Sie nicht nur Warnmeldungen einrichten, wenn wichtige KPIs aus dem zulässigen Normbereich fallen, sondern auch automatisierte Workflows für Aufgaben erstellen, die kein menschliches Eingreifen erfordern. Ein gutes Prozessintelligenz-Tool ermöglicht es Ihnen, system- und plattformübergreifend und sogar in Drittanbieter-Apps Maßnahmen zu ergreifen, ohne dabei Ihren Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.

Sobald Sie Optimierungsmaßnahmen implementiert haben, können Sie mit Hilfe der Prozessüberwachung die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen, die Einhaltung der Prozessmodelle, die Konformität und die Entwicklung von KPIs nachvollziehen.

Ein letzter Hinweis: Prozessintelligenz ermöglicht Ihnen, Prozessoptimierung kontinuierlich voranzutreiben und Wertschöpfung zu erzielen. Und das gilt nicht nur für eine Abteilung oder einen Prozess. Sie können damit die Prozessoptimierung in Ihrem gesamten Unternehmen skalieren.