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Globales CPG-Unternehmen treibt S4/HANA-Migration top-down voran

Um vor der 2027-Deadline auf SAP S4/HANA umzustellen, muss ein globales CPG-Unternehmen eine reibungslose überregionale Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern – darunter Berater und Technologieanbieter – sicherstellen. Das Problem: Jede dieser Parteien hat jeweils ihre eigenen Methoden zur Umsetzung von Transformationsprojekten. Das Unternehmen verfolgt einen prozessorientierten Ansatz und setzt auf Celonis, um die Migration in allen Geschäftsbereichen und Märkten zu unterstützen und zu optimieren. Folglich müssen auch alle involvierten Partner mit Celonis arbeiten, selbst wenn die Technologie nicht zu ihrem Standardrepertoire für Transformations-Initiativen gehört. Bei so vielen potenziell konkurrierenden Stakeholdern kann die Migration nicht nur schnell unüberschaubar werden. Im schlimmsten Fall kochen die jeweiligen Partner und Business Units „ihr eigenes Süppchen“ und die Transformations-Initiative bringt nicht den erwarteten Erfolg.

Klare Verantwortungsbereiche für Partner

Business Transformationen wie diese brauchen vor allem eines: Rückendeckung durch die Führungsetage. Und gerade bei einem Projekt dieser Größenordnung (an dem zudem so viele Partner beteiligt sind), ist ein Top-Down-Ansatz entscheidend. In diesem Fall steht die Geschäftsleitung vollkommen hinter dem prozessorientierten Ansatz bei der Migration. Sie hat den Übergang maßgeblich begleitet, indem sie den Rahmen des Projekts gesteckt sowie Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Partner geklärt hat. Ein Beispiel: In einer Region brachten der jeweilige Präsident und CFO alle wichtigen Partner und Technologieanbieter an einen Tisch, erläuterten die Ziele und die Vision des Unternehmens für die Migration sowie ihre Motivation für die Nutzung von Celonis und legten die Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Team klar fest.

Regelmäßige Meetings und Kommunikation

Diese starke Führungsposition fördert eine Kultur der Zusammenarbeit. So sind die Voraussetzungen geschaffen, dass alle Parteien – interne Teams, Partner oder Technologieanbieter – an einem Strang ziehen, um das Transformationsprojekt im Zeitplan zu halten.

Die Celonis-Plattform perfektioniert diese Zusammenarbeit, indem sie die Partner unterstützt, die Migration auf konkrete Unternehmensziele hin zu optimieren. Regelmäßige Meetings und kontinuierliche Kommunikation sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Und C-Level-Executives gehen mit gutem Beispiel voran, indem sie ihre Erwartungen klar darlegen und die Weichen für eine erfolgreiche Transformation stellen.

Hinweis: verfasst im September 2024

Organisation im öffentlichen Sektor überzeugte Skeptiker durch Team-Schulungen

Eine staatliche Regierungsorganisation stand vor dem Problem, dass ihre Einkäufer Grenzen des Beschaffungsprozesses überstrapazierten bzw. ignorierten. Die Ausgabe von Millionen an Steuergeldern stand so auf dem Prüfstand.

Das Team für Risikobewertung und Compliance sollte deshalb Celonis einsetzen, um die Situation besser überblicken zu können und das Problem zu lösen. Wahre Euphorie gegenüber der Plattform war anfangs jedoch wenig zu spüren. Mitarbeiter waren an ihre bestehende (und mühselige) Arbeitsweise mit Excel und E-mails gewöhnt. Die Befürchtung: Celonis würde ihre Arbeit noch komplexer machen oder sie schlimmstenfalls ersetzen.

Praktische Schulung überzeugte Skeptiker

Nachdem auch zwei Monate nach der Implementierung nur geringe Fortschritte sichtbar wurden, organisierte der Teamleiter eine ganztägige Präsenzschulung.

Saß das Team anfangs mit verschränkten Armen da und wollte der Technologie keine Chance geben, wandte sich das Blatt im Lauf des Tages. Der Trainer hörte dem Team zu, ging auf dessen Bedenken ein und fragte nach, was Celonis leisten müsse, damit das Team einen Mehrwert sah.

Im Rahmen von praktischen Übungen mit hauseigenen Systemen und Daten machten sich die Mitarbeiter mit dem Tool vertraut, stellten ihre Fragen – und waren letztendlich auch von der Usability und Leistungsfähigkeit von Celonis überzeugt.

Aus Skeptikern werden Champions

Natürlich macht ein achtstündiger Team-Workshop noch keine Change-Initiative. Aber innerhalb von zwei bis drei Wochen verzeichnete die Teamleitung deutlich gestiegene Nutzerzahlen, und das Team fing an, Feedback zu geben, wie das Tool verbessert oder an ihren spezifischen Anwendungsfall angepasst werden könnte.

Heute nutzt das Team für Risikobewertung und Compliance Celonis seit über einem Jahr. Es überprüft nicht nur alle 15 Minuten neue Bestellungen und schiebt nicht konformen Beschaffungen proaktiv den Riegel vor – sondern hat mit der Plattform neue Wege gefunden, um Kosten sowohl auf Lieferanten- als auch Beschaffungsseite zu senken.

Die Organisation testet derzeit auch die KI-Funktionen von Celonis und hat heute echte Celonis-Champions, die auf Branchenveranstaltungen über ihre Erfolge berichten.

Energiekonzern nutzt hybrides CoE, um Wandel unternehmensweit zu pushen

Ein Energiekonzern nutzte Celonis, um massive Mehrwerte in zahlreichen Prozessen entlang der Beschaffung, Lieferkette und Shared Services freizusetzen.

Obwohl das Unternehmen ein Center of Excellence (CoE) mit enthusiastischen Mitarbeitern aufgebaut hatte, fehlte ein Ansatz für den unternehmensweiten Einsatz von Celonis. Eine der Hürden: Die verschiedenen Abteilungen arbeiteten relativ unabhängig voneinander und waren nicht unbedingt Feuer und Flamme für die Zusammenarbeit mit dem CoE.

Ein zentrales Team, unterstützt durch funktionale Champions

Angesichts klarer Erfolgsmomente in den einzelnen Funktionen sowie der wachsenden Begeisterung für Celonis gab die Führungsebene den Startschuss für ein unternehmensweites Programm. Dies erforderte ein Umdenken zu einem hybriden CoE-Modell, auch als Hub-and-Spoke-Modell bekannt.

Im zentralen CoE-Hub sitzen die Experten, die sich mit der Celonis-Methodik bestens auskennen. Sie sind in der Lage, die Technologie im gesamten Unternehmen zu vermarkten und einzusetzen – und sich bei Bedarf zu vernetzen und zu koordinieren. Es gibt aber auch in den verschiedenen Geschäftsbereichen Celonis-Experten, die als spezialisierte CoE-Leads fungieren. Sie treiben die Technologie innerhalb ihrer Funktion voran und sind für strategischen Fokus und Change Management verantwortlich.

Der unschlagbare Vorteil dieser funktionalen CoE-Leads: Sie kommen selbst aus dem operativen Geschäft und kennen die Herausforderungen ihrer Abteilung genau. Durch diese Spezialisten kann Celonis für ganz spezifische Probleme in verschiedenen Geschäftsfunktionen angepasst werden und so neue Mehrwerte schaffen.

Als ein Unternehmen arbeiten und optimieren

Durch dieses hybride CoE-Setup gelang es dem Unternehmen, Silos aufzubrechen und die Kommunikation zwischen Teams deutlich zu verbessern. Weil nun alle Parteien volle Transparenz darüber haben, wie Prozesse wirklich unternehmensweit ablaufen, kann das Unternehmen mehr denn je als geschlossene Einheit operieren und optimieren.

Natürlich werden die verschiedenen Funktionen in gewisser Weise immer unabhängig voneinander arbeiten. Aber dank dieses neuen Ansatzes haben sie nun ein gemeinsames Verständnis dafür, wie sich ihre Entscheidungen auf den Rest des Unternehmens auswirken. So kann das Supply-Chain-Team beispielsweise sehen, wie sich Maßnahmen zur Senkung der Versandkosten auf das Marketing-Team auswirken können. Anstatt sich nur auf Gewinne in ihrem Bereich zu konzentrieren, können die Funktionen bessere Entscheidungen treffen, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen.

CPG-Unternehmen beweist, wie wichtig Business Ownership ist

Ein globaler Süßwaren-Hersteller hat sich zum Ziel gesetzt, in fünf Jahren die Transformation zum prozessorientierten Unternehmen zu meistern. Das Ziel: Operative Exzellenz, indem das Unternehmen völlig neu in den Kernbereichen Mitarbeiter, Prozesse und Technologien operiert. Dabei setzt das Unternehmen auf einen schrittweisen Ansatz, um seine vier Geschäftsbereiche nach und nach zu transformieren, um während des Prozesses Erfahrungen zu sammeln und Best Practices zu entwickeln.

Globale Prozessverantwortliche ernannt

Natürlich kommt so eine Transformation nicht ohne erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Belegschaft aus. Um den Übergang zu erleichtern, wurden in der ersten Geschäftseinheit etwa 30 leistungsstarke Mitarbeiter als globale Prozessverantwortliche ausgewählt. Sie werden derzeit – mit Unterstützung von Celonis – geschult und lernen, wie ihr End-to-End-Prozess aussieht und wo Optimierungspotenziale liegen.
Alle Prozessverantwortliche erhalten technischen Support sowie ein eigenes Team, um in ihrem Kerngeschäftsprozess neue Mehrwerte zu generieren. Somit schafft das Unternehmen starke Verbündete für das Transformationsprojekt.

Community geschaffen

Das Unternehmen führt außerdem eine Reihe von Initiativen durch, um weitere Champions aufzubauen und die Eigenverantwortung für die Wertschöpfung zu fördern. Dazu gehört eine Community von Celonis-Power-Usern, die sich regelmäßig zu Schulungen treffen, sowie monatliche „Lunch and Learns“.

Große Transformationsprojekte beeinflussen maßgeblich Teams und deren Arbeitsweisen sowie die Unternehmenskultur. Wenn frühzeitig mit Schulungen begonnen und Verantwortungen zugewiesen werden, lassen sich viele Stolpersteine in punkto Change Management proaktiv aus dem Weg räumen.

Hinweis: verfasst im September 2024

Lebensmittel-Gigant priorisierte die relevantesten Anwendungsfälle in „Value Sprint“

Ein globaler Player aus der Lebensmittelbranche erzielte mit Celonis bereits Mehrwerte in einer Vielzahl von Prozessen, auch dank eines etablierten Center of Excellence mit einem Kernteam von Data Engineers. Das Problem: Die vom CoE vorangetriebenen Verbesserungen waren nicht immer auf strategische Unternehmensziele abgestimmt.

Mit steigender Celonis-Nutzung war das CoE von einem „Push“- zu einem „Pull“-Modell übergegangen. Das CoE identifizierte also nicht mehr proaktiv neue Use Cases, sondern bediente Ad-hoc-Anfragen einzelner Teams, die Celonis zur Automatisierung manueller Aufgaben und zur Behebung fehlerhafter Prozesse nutzen wollten. Zwar zeigten die Projekte durchaus Erfolge, sie waren jedoch nicht zwangsläufig auf die Unternehmensstrategie abgestimmt.

Hinzu kamen Wechsel in der CoE-Führung. Eingehende Projektanfragen wurden also nicht immer vom Management geprüft oder nach strategischer Bedeutung priorisiert.

Mit Value Sprint durchgestartet

Mit Hilfe von Celonis konzentrierte sich das Unternehmen wieder auf das Wesentliche. In einem dreimonatigen „Value Sprint“ analysierte das CoE gemeinsam mit dem Celonis Value Engineering Team den gesamten Procure-to-Pay (P2P)-Prozess, identifizierte und validierte strategische Anwendungsfälle und setzte die Änderungen mit dem größten strategischen Nutzen um.

Das interdisziplinäre Team begann mit einem Discovery-Workshop, um den strategischen Fokus des Unternehmens und die zu verbessernden KPIs zu ermitteln. Nach der Datenaufbereitung und -validierung identifizierte das Team 18 Anwendungsfälle und priorisierte diese nach potenziellem Mehrwert und Machbarkeit. Anschließend wählten die Stakeholder die beiden Use Cases aus, in denen sie den größten strategischen Mehrwert für das Unternehmen sahen.

Weg für langfristigen Erfolg geebnet

Celonis implementierte die beiden Anwendungsfälle und stellte bei der Übergabe sicher, dass Benutzer aus dem Unternehmen über entsprechende Schulungen und Ressourcen verfügten. Während ein Use Case eine maßgeschneiderte Lösung erforderte, konnte der zweite auf eine Out-of-the-Box Celonis-App zurückgreifen, die an die Besonderheiten des Unternehmens und seine Quellsysteme angepasst wurde. Allein dieser Anwendungsfall erzielte in nur drei Monaten einen Mehrwert von fast 20 Millionen US-Dollar.

Nach diesem Erfolg führte das CoE das Projekt fort und konzentrierte sich auf weitere Use Cases, die während des Value Sprints identifiziert wurden. Letztendlich hat das CoE durch das Projekt einen strukturierteren Ansatz, um unternehmensrelevante Anwendungsfälle zu identifizieren und priorisieren – und hat so den Weg für langfristigen Erfolg mit Celonis geebnet.