Wie funktioniert Process Mining?

Process Mining Schritt für Schritt

Werfen wir einen Blick auf die einzelnen grundlegenden Schritte von Celonis Process Mining®.

1. Datenaufnahme

Moderne Geschäftsprozesse sind unglaublich komplex. Sie arbeiten mit einer Vielzahl von Systemen, die unterschiedliche Arten von Daten verwenden, verschiedene Benutzer haben und zu unterschiedlichen Abteilungen gehören.

Die meisten Process-Mining-Tools bieten verschiedene Methoden, um diese Daten aus den Quellsystemen zu erhalten. Bei der einfachsten Methode kann ein Benutzer einfach ein Event Log von einem System als .csv-Datei exportieren und es in das Process-Mining-Tool hochladen. Doch die fortschrittlichsten Unternehmen verwenden Echtzeit-Datenerfassung, um Prozessdaten kontinuierlich zu synchronisieren.

Wenn sich einzelne Geschäftsobjekte oder -fälle innerhalb eines Prozesses durch die Systeme bewegen, hinterlassen sie eine Spur von Hinweisen – sei es eine Rechnung, die sich von „angefordert“ zu „bezahlt“ ändert, oder ein Kundenservice-Ticket, das von „eingereicht“ zu „gelöst“ wird. Im Verlauf der verschiedenen Phasen des Zyklus hinterlassen diese Fälle digitale Spuren, die als Ereignisse bezeichnet werden.

Die Process-Mining-Technologie erfasst diese Spuren, indem sie die Systemprotokolle dieser Ereignisse, also die Event Logs, erfasst und visuell rekonstruiert, was im Prozess geschieht.

Diese Event Logs enthalten mindestens drei wichtige Prozessdaten für jedes einzelne Ereignis:

• Case ID – Ein eindeutiger Verweis auf jedes Geschäftsobjekt
• Activity – Die Phase des Prozesses, die der Fall durchlaufen hat
• Timestamp - Die Zeit, zu der dieser spezielle Fall diese Phase durchlaufen hat

Zusätzliche Informationen können ebenfalls hinzugefügt werden, um den Kontext zu erweitern: etwa Lieferantendetails bei einer Rechnung oder die Prioritätsstufe bei einem Service-Ticket.

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2. Prozessermittlung

Nachdem wir nun alle unsere Daten gesammelt haben, kann die Magie des Process Mining beginnen.

Process Mining verwendet die Event Logs, um eine End-to-End-Visualisierung des Prozesses zu erstellen, die jeden Schritt, den jeder Fall auf seinem Weg durch den Zyklus genommen hat, in einer einzigen Visualisierung zusammen führt. Dies wird manchmal als digitaler Zwilling des Unternehmens bezeichnet.

Es handelt sich um eine chronologische Abfolge von Ereignissen, die alle unterschiedlichen Wege zeigt, die Fälle vom Beginn bis zum Ende des Prozesses genommen haben. Jeder einzigartige Pfad wird als Variante bezeichnet, wobei Varianten, die nicht einem Standard oder akzeptierten Pfad folgen, als Abweichungen bezeichnet werden.

Mit der Prozesserkennung können Sie diese interaktive Prozesskarte erkunden und alle verschiedenen Varianten anzeigen.

Sie können herauszoomen und alle verschiedenen Varianten sehen, die oft in die Hunderte oder Tausende gehen – wir nennen dies liebevoll das „Spaghetti“-Diagramm.

Oder Sie können auf den optimalen Pfad zoomen, der so aussieht, wie wir es erwarten würden, und hoffentlich die häufigste Variante darstellt.

Sie können den Prozess nach Belieben aufschlüsseln und analysieren, um zu sehen, wie er wirklich abläuft.

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3. Prozessanalyse

Prozessanalysen ermöglichen es Ihnen, die Ursachen von Prozessineffizienzen zu verstehen und deren Auswirkungen auf Ihre KPIs zu quantifizieren.

Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

• Wo liegen die Engpässe?
• Was verlangsamt meine Durchlaufzeit?
• Welche Ressourcen sind überlastet?
• Welche Aktivitäten werden oft übersprungen?
• Welche Ressourcen führen zu Abweichungen?

Oder über die Auswirkungen von Prozessvarianten:

• Wie beeinflusst eine bestimmte Variante einen Prozess-KPI wie die Betriebskosten?
• Wie beeinflusst die (fehlende) Automatisierung die Durchlaufzeit des Prozesses?
• Wie wirkt sich eine bestimmte Geschäftsmaßnahme (z. B. Kreditsperre eines Kunden) auf einen Geschäfts-KPI aus (z. B. Rate fristgerechter Lieferungen)
• Welcher Prozentsatz der Fälle entspricht dem etablierten Prozess?

Wenn Sie Annahmen über Ineffizienzen haben, können Sie diese überprüfen. Es gibt Ansichten und Komponenten, die es Ihnen ermöglichen, die Daten zu filtern, zu segmentieren und detailliert zu analysieren.

Oder Sie können den Prozess im Ist-Zustand untersuchen und Celonis mithilfe von KI und maschinellem Lernen automatisch die gravierendsten Ineffizienzen für Sie aufdecken lassen.

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4. Prozess-Benchmarking

Durch Prozess-Benchmarking können Sie die Prozessperformance in zwei verschiedenen Dimensionen vergleichen.

Vielleicht möchten Sie die Zeit betrachten, die für die Bearbeitung einer Rechnung in zwei verschiedenen Ländern benötigt wird, oder die Durchlaufzeit einer Bestellung von einem Lieferanten im Vergleich zu einem anderen.

Mit Prozess-Benchmarking können Sie Best Practices identifizieren und diese über Regionen, Geschäftseinheiten und Teams hinweg teilen.

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5. Konformitätsprüfung.

Die Konformitätsprüfung ermöglicht es Ihnen, Ihren bevorzugten Pfad zu definieren und zu erkennen, wo Prozesse davon abweichen.

Hier wird der Unterschied zwischen dem Prozess „wie definiert“ und „wie er wirklich ist“ deutlich. Sie können den Prozentsatz der Fälle sehen, die Ihrem gewünschten Prozess entsprechen, und den Prozentsatz der Fälle, die dies nicht tun. Sie können erkennen, wann Schritte übersprungen werden, in der falschen Reihenfolge ausgeführt werden oder in einer bestimmten Phase des Prozesses länger dauern als erwartet.

Wenn Sie Verbesserungen vornehmen, hilft Ihnen die Konformitätsprüfung dabei, zu messen, wie viele weitere Fälle den Prozess auf optimale Weise durchlaufen.

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