Was ist RPA

2. Die Vorteile von RPA

Während sie diskrete, spezifische Aufgaben ausführen, bieten RPA-Dienste eine Reihe wichtiger Geschäftsvorteile, darunter:

• Ressourceneinsparung: Die Automatisierung von Aufgaben kann viel Zeit und Geld sparen. Die Produktivität von RPA-Bots ist beeindruckend. Ein RPA-Bot ist in der Lage, große Arbeitsmengen in einem Bruchteil der Zeit zu erledigen, die menschliche Mitarbeiter benötigen.
• Mitarbeiterzufriedenheit und Einsatz: Durch die Auslagerung der eher banalen Aufgaben an die RPA-Software haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich höherwertigen (anspruchsvolleren und angenehmeren) Tätigkeiten zu widmen, die menschliches Urteilsvermögen und Fachwissen erfordern.
• Mehr Effizienz, weniger Fehler: Mit RPA wird das Potenzial für menschliche Fehler verringert. Bots langweilen sich nicht und werden auch nicht abgelenkt, wenn sie einfache Aufgaben abarbeiten. Und wenn sich Mitarbeiter um Ausnahmen oder kompliziertere Aufgaben kümmern, können Prozesse optimiert, die Effizienz der Abteilungen gesteigert, Engpässe reduziert und (in vielen Fällen) das Kundenerlebnis verbessert werden.
• Einfachere Systemintegration: RPA vereinfacht die Systemintegration und ermöglicht es so auch technisch nicht versierten Benutzern, Daten aus unterschiedlichen Systemen einfach und kostengünstig zu kombinieren.

Die Erzielung dieser geschäftlichen Vorteile ist jedoch mit einem erheblichen Vorbehalt verbunden.

Sie werden nicht durch eine isolierte RPA-Lösung allein erreicht. RPAs sind eines der Instrumente in einem orchestrierten, datengestützten Prozess der Geschäftstransformation. Bevor man sich überstürzt in die Automatisierung stürzt, ist es wichtig zu wissen, wo, wie und warum RPAs implementiert werden sollten. Die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses verstärkt und beschleunigt lediglich die Ineffizienz.

Ohne dies – und wenn Sie alle Ihre Hoffnungen auf Prozessverbesserung allein auf Automatisierungstechnologien (wie RPA) setzen – ist das so, als würden Sie Ihre Hoffnungen auf die Herstellung leckerer Frühstücksflocken an den Mähdrescher knüpfen, der den Mais oder Weizen erntet. Die Maschine spielt eine Schlüsselrolle im Prozess, aber es sind viele andere Schritte, Systeme und Personen beteiligt.

Orchestrate_RPAs_2500x1662_02.png

3. Typische Anwendungsfälle für RPA

Es überrascht nicht, dass die RPA-Anwendungsfälle zahlreich sind. Sie können Automatisierung überall dort implementieren, wo Ihr Unternehmen regelbasierte Prozesse hat. Fast jeder Geschäftsprozess oder jedes Team hat eine Form von sich wiederholenden, regelbasierten Aktivitäten, die sich für die Automatisierung eignen. Zu den üblichen Anwendungsfällen für die Automatisierung von Prozessen durch Roboter gehören:

• Dateneingabe: RPA ist ausgezeichnet für die Eingabe von Daten in Systeme geeignet, wodurch die Notwendigkeit für manuell eingegebene Informationen entfällt.
• Rechnungsstellung und Billing: Bei sorgfältiger Überwachung hat sich RPA in den Abteilungen für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, z. B. bei der Erstellung von Rechnungen und der Verwaltung von Rechnungen, sehr bewährt.
• Kunden-Onboarding und Kundenservice: Wenn sich ein neuer Kunde anmeldet, kann RPA den Onboarding-Prozess unterstützen, indem sie Informationen schnell sammelt und organisiert, was den Kundenservice erheblich verbessert.
• Berichtserstellung: RPA ist effektiv bei der Erstellung von Routineberichten, indem sie Daten aus mehreren angegebenen Quellen zusammenführt.
• Lagerverwaltung: RPA kann Ihnen bei der Lagerverwaltung helfen, indem sie die Bestände automatisch aktualisiert, Bestellungen aufgibt und Sendungen verfolgt.

Diese Beispiele stellen nur die Spitze eines umfangreichen Eisbergs von Prozessen dar. Wenn eine Aufgabe das Befolgen einer Reihe von Regeln und das wiederholte Ausführen derselben Schritte beinhaltet, könnte sie ein gutes Ziel für RPA sein, aber nur, wenn sie richtig implementiert wird … Damit beschäftigen wir uns jetzt.

Orchestrate_RPAs_2500x1662_03.png

4. Eine erfolgreiche RPA-Implementierung erfordert Einblicke in den Prozess

RPA bietet Ihnen große Vorteile, ist aber ein Teamplayer – ein Teil des Werkzeugkastens – nicht die endgültige Lösung für alles.

Um den größtmöglichen Nutzen aus der robotergestützten Prozessautomatisierung zu ziehen, ist es wichtig, zunächst ein klares Verständnis der unternehmensweiten Prozesse, ihrer Interaktionen und ihrer gegenseitigen Abhängigkeiten zu haben. Ohne dieses Verständnis ist ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement nicht möglich.

Noch wichtiger ist es jedoch, die Prozesstransparenz während des gesamten Automatisierungsprozesses aufrechtzuerhalten und die Erkenntnisse zu nutzen, um die RPA-Bereitstellung zu gestalten und neu zu gestalten. Unternehmen agieren nicht im luftleeren Raum – die Handelsbedingungen ändern sich, die Prioritäten ändern sich, und die Prozesse müssen sich mit ihnen ändern, um die Geschäftsziele zu erreichen.

Schätzungen zufolge scheitern beispielsweise 30 bis 50 % der ersten Initiativen zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA), weil Unternehmen die falschen Prozesse anvisieren, ineffiziente Prozesse automatisieren oder nicht berücksichtigen, was mit den Prozessen nach der Automatisierung geschieht.

Aus diesem Grund bieten die End-to-End-Erkenntnisse, die Process Mining liefert, die perfekte Grundlage für eine erfolgreiche RPA-Implementierung.

Was ist Process Mining?

Process Mining fungiert für Unternehmen wie eine MRT: Es ermöglicht Organisationen, den tatsächlichen Ablauf ihrer Prozesse bis ins kleinste Detail und in jeder Variation zu visualisieren und so etwaige Ausführungslücken zu identifizieren. Diese Informationen werden aus Echtzeit-Event Logs in den Systemen einer Organisation extrahiert.
Celonis hat diese Fähigkeiten noch deutlich weiterentwickelt. Mit Innovationen wie dem Celonis Object-Centric Data Model, das Object-Centric Process Mining (OCPM) nutzt, können Unternehmen auf End-to-End-Karten ihrer komplexen Geschäftsprozesse und deren Interaktionen zugreifen.

Wie wird das Process-Mining von Celonis bei der RPA-Implementierung helfen?

Process Mining, insbesondere mit Celonis, bereichert jede RPA-Implementierung auf zwei wesentliche Arten:

1. Optimierung der richtigen Prozesse: Während sich die RPA-Implementierung noch in der Planungsphase befindet, unterstützt das Celonis-System Unternehmen dabei, die Prozesse zu identifizieren, bei denen die Prozessautomatisierung den größten Mehrwert für die Geschäftsleistung bietet. Die Analyse der von den Systemen generierten Daten liefert ein klares Bild davon, wie die Prozesse tatsächlich ablaufen (und nicht, wie sie funktionieren sollten). Dies ermöglicht es den Verantwortlichen für die Prozesstransformation, ihre Investitionen in die Automatisierung zu optimieren und gleichzeitig das Risiko zu vermeiden, ineffiziente Prozesse zu automatisieren.

2. Situationsbewusstsein: Noch wichtiger ist, dass diese Einblicke Prozessbeobachtbarkeit („Observability“) bieten – ein situationsbezogenes Bewusstsein für End-to-End-Prozesse, das die Erkennung von Anomalien ermöglicht. Die Erkennung löst dann ein Eingreifen durch die Aktivierung von RPA-Lösungen aus.

Sehen wir uns ein kurzes Beispiel an. Durch die Transparenz, die Process Mining bietet, entdeckt ein Unternehmen, dass eine seiner Rechnungen falsch verarbeitet wurde, weil dieselbe Person sie geprüft und genehmigt hat. Dieser Verstoß gegen die Richtlinien wird gemeldet und ein RPA-Bot ausgelöst, der die Zahlung der Rechnung ohne erneute Prüfung verhindert. Dieses Situationsbewusstsein ermöglicht es dem Unternehmen, ein Problem zu beheben, bevor es zu einem potenziell teuren Problem wird.

Die Auswirkungen dieses Ansatzes sind erheblich, denn es bedeutet, dass das erste Mal, wenn Sie einen bestimmten Fehler in einem Prozess entdecken, es auch das letzte Mal sein sollte. Mit diesem Situationsbewusstsein kann das System Gegenmaßnahmen zur Überwindung von Prozessanomalien erstellen und automatisieren. Wenn also das nächste Mal das gleiche Problem erkannt wird, löst dies eine sofortige Reaktion der RPA-Bots aus – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr.

Dies bedeutet auch, dass das Celonis-System die Prozessüberwachung nach der Automatisierung ermöglicht, um sicherzustellen, dass die Automatisierungen wie geplant funktionieren und angepasst werden, wenn sich das Geschäftsumfeld oder die Unternehmensziele ändern.

Orchestrate_RPAs_2500x1662_04.png

5. RPAs mit Celonis orchestrieren

Mit dieser End-to-End-Prozesstransparenz und der Fähigkeit, Anomalien zu erkennen, bietet die Celonis-Plattform die nötigen Einblicke und Instrumente zur Orchestrierung der Prozessautomatisierung, und das unabhängig davon, welcher RPA-Anbieter oder welche Lösung verwendet wird.

Celonis ist technologieunabhängig. Die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Automatisierungsszenarien gelten nicht nur für die Automatisierung von Prozessen mit unserer Technologie, sondern auch für das Auslösen aller verfügbaren RPA-Software innerhalb des Tech-Ökosystems eines Kunden. Unser Ansatz zielt darauf ab, die Effektivität bestehender Automatisierungslösungen zu verstärken (denn wenn sie nicht kaputt sind, versuchen wir nicht, sie zu reparieren).

Allerdings bietet Celonis auch eigene Lösungen zur Definition und Orchestrierung von Prozessautomatisierungen in Form von Action Flows an.

Action Flows ermöglichen es Ihnen, beliebige Geschäftsabläufe gemäß Ihren Anforderungen zu automatisieren, und bieten eine leistungsstarke Möglichkeit, einen RPA-Softwareroboter (oder mehrere Softwareroboter) zu aktivieren und zu steuern.

Wo RPA das „Tun“ ist (d. h. die tatsächliche Automatisierung einer Aufgabe), sorgen Action Flows für das Denken, das Bindegewebe und die Orchestrierung und definieren die erforderlichen Schritte im Automatisierungsprozess.

Darüber hinaus enthalten Action Flows viele Plug-and-Play-Integrationen und intelligente Automatisierungen, die Maßnahmen direkt in operativen Systemen wie SAP, Oracle oder ServiceNow auslösen können.

Durch die Kombination von Action Flows und RPAs ergeben sich erhebliche Geschäftsvorteile, weil:

Action Flows nutzen Echtzeit-Prozesseinblicke von der Celonis-Plattform, um spezifische RPA-Roboter für spezifische Aufgaben als Reaktion auf spezifische Ereignisse, Änderungen oder Anforderungen auszulösen.

Durch die Kombination der API-gesteuerten Automatisierung von Action Flows mit der UI-gesteuerten Automatisierung von RPA die gesamte Prozesslandschaft eines Unternehmens in einem einzigen Workflow automatisiert werden kann.

Letztendlich können RPAs durch Action Flows oder Anwendungen von anderen RPA-Anbietern (oder beides) aktiviert werden. Die wahre Stärke der Celonis-Plattform im Hinblick auf RPA liegt jedoch in ihrer Fähigkeit, alle verfügbaren Technologien zu orchestrieren, um problematische Prozesse zu erkennen und automatisierte Lösungen bereitzustellen.

6. Prozessautomatisierung noch einfacher gestalten

Die Automatisierung von Aufgaben in einer unternehmensweiten Umgebung kann eine gewaltige Herausforderung darstellen – selbst mit RPA-Lösungen, die von speziell entwickelten Systemen wie Action Flows gesteuert werden.

Aber Celonis hat die robotergestützte Automatisierung von Prozessen noch einfacher gemacht.

Mit der Übernahme von Make (ehemals Integromat) im Jahr 2020 können Celonis-Kunden nun auf eine intuitive visuelle Plattform zugreifen, mit der sie fast alles entwerfen, erstellen und automatisieren können, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Von Aufgaben, Prozessen und Arbeitsabläufen bis hin zu Anwendungen und Systemen: Die Celonis-Plattform bietet einen einfachen Weg zu sauberen Automatisierungen, einschließlich hunderter vorgefertigter Integrationen mit alltäglichen Systemen.

Ihr gesamter RPA-Prozess bzw. Ihr gesamtes RPA-System wird vereinfacht, selbst wenn Sie Prozesse aus verschiedenen Altsystemen automatisieren.

7. Erfolgsgeschichten zur Prozessautomatisierung

Führende Marken verzeichnen beachtliche Erfolge bei der Prozessautomatisierung, indem sie Software-Roboter mit Celonis einsetzen. Hier sind nur einige Beispiele:

PepsiCo erzielt Millioneneinsparungen in der Debitorenbuchhaltung: Erfahren Sie, wie PepsiCo Millionen von Dollar in der Debitorenbuchhaltung einsparen konnte, indem sie Action Flows und RPA nutzten, um die Erstellung und den Versand von Mahnungen zu automatisieren sowie überfällige Kundenzahlungen einzutreiben.

Reckitt identifiziert und realisiert unternehmensweite Effizienzsteigerungen: Auf dem Weg zu einer Digital-First-Kultur haben Automatisierung und Process Mining es Reckitt ermöglicht, in mehreren Bereichen wie Personalwesen, Beschaffung, Finanzen und Nachhaltigkeit Wertchancen zu identifizieren und zu ergreifen.

Conrad Electronics verbessert das Kundenerlebnis und senkt die Kosten: Intelligente Automatisierungen durch Action Flows haben das Auftragsmanagement transformiert, wobei blockierte Bestellungen um 30 % gesunken sind und die Automatisierungsrate von 51 % auf 79 % gestiegen ist (was immer mehr pünktliche Bestellungen bedeutet).

8. Ein abschließender Gedanke zu RPA

Angetrieben von den Erkenntnissen und der Situationswahrnehmung, die durch Process Mining bereitgestellt werden, kann RPA-Technologie die Produktivität und Effizienz, den Cashflow sowie den Umsatz eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Automatisierte RPA-Gegenmaßnahmen bieten eine entscheidende Verteidigungslinie gegen Prozessanomalien, die sich mit den Geschäftsstrategien und dem Handelsumfeld weiterentwickeln.

In den kommenden Monaten werden weitere Erkundungen des Zusammenspiels von RPA und KI neue, innovative Anwendungsfälle für intelligente Automatisierung mit sich bringen. Ein neues Kapitel der RPA-gesteuerten Wertschöpfung steht kurz bevor.