State of Oklahoma + Celonis

Oklahoma ist der erste US-Bundesstaat, der Celonis Process Intelligence nutzt. In weniger als zwölf Wochen hat der Bundesstaat Transparenz in den Beschaffungsprozess gebracht, unkontrollierte Ausgaben reduziert und die Auditzyklen verkürzt. Das Ziel? Jährlich mehrere zehn Millionen Dollar an Steuergeldern einzusparen, um sie der Gemeinschaft zurückzugeben.

Das Image der öffentlichen Verwaltung ist häufig von analogen, langwierigen und wenig bürgerfreundlichen Abläufen geprägt. Glücklicherweise gibt es Vorreiter im öffentlichen Sektor, die darauf abzielen, jahrzehntealte, von Vorschriften geprägte Prozesse zu überarbeiten und einen modernen, hocheffizienten öffentlichen Dienst zu schaffen.

Nehmen wir zum Beispiel den Bundesstaat Oklahoma.

Gouverneur J. Kevin Stitt und die 12,6 Milliarden Dollar schwere Maschinerie hinter ihm konzentrieren sich auf die digitale Transformation der Regierung. Ihr Ziel: Arbeitsabläufe zu rationalisieren, reibungslosere Abläufe zu bieten und Steuergelder zu sparen. Eine Schlüsseltechnologie, die es ihnen ermöglicht hat, einen enormen Mehrwert aus dem Beschaffungswesen zu ziehen, die Haushaltsdisziplin zu stärken und mit weniger Aufwand mehr zu erreichen, ist Process Mining.

Mit Celonis, dem Marktführer im Bereich Process Mining, gelang es dem Bundesstaat, 100 % seiner Ausgaben zu überwachen, eigenmächtige Einkäufe zu unterbinden, finanzielle und rechtliche Risiken zu minimieren und Millionen einzusparen – und das alles in nur zwölf Wochen. In Zukunft könnten sie jedes Jahr mehrere zehn Millionen Dollar einsparen.

Milliarden ohne Kontrolle ausgegeben

Treibende Kraft hinter diesem Großprojekt ist das Office of Management and Enterprise Services (OMES). Es handelt sich dabei um die zentrale Finanzbehörde des Bundesstaates, die für die Verteilung von Milliarden Dollar pro Jahr zuständig ist, um sicherzustellen, dass Steuergelder sinnvoll ausgegeben werden. Die größte Hürde? Ein komplexer, langwieriger Beschaffungsprozess, der schwer zu durchschauen ist – geschweige denn zu optimieren.

Im April 2023 enthüllte ein Bericht des Legislative Office of Fiscal Transparency (LOFT) von Oklahoma, dass die Beschaffung des Bundesstaates alles andere als regelkonform war: Die Behörden von Oklahoma gaben im Jahr 2022 ohne Aufsicht 3 Milliarden Dollar aus, etwa ein Viertel ihres Budgets.

Das vernichtende Urteil des LOFT: Die Beschaffung des Bundesstaates sei „zeitaufwändig und vage in Bezug auf die Nutzung von Ausnahmeregelungen“, und der Mangel an Übersicht stelle „finanzielle und rechtliche Risiken für den Bundesstaat“ dar.

Analyse eines fehlerhaften Beschaffungsprozesses mit mangelhaften Methoden

Die Rechnungsprüfer (und Einkäufer) von Oklahoma mussten schnell Ordnung in ihre Angelegenheiten bringen.

„Unsere Aufgabe ist es, mit den Steuergeldern verantwortungsvoll umzugehen. Deshalb haben wir uns den LOFT-Bericht zu Herzen genommen und wollten sicherstellen, dass wir jeden einzelnen Datenpunkt berücksichtigen“, sagt Janet Morrow, Leiterin der Abteilung für Risiko, Bewertung und Compliance (kurz RAC).

Die Mission des Teams: die potenziell unrechtmäßigen Ausgaben in Höhe von 3 Milliarden Dollar zu überprüfen und bis Ende 2023 alle 122 Behörden von Oklahoma zu prüfen. Keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass ihr sechsköpfiges Prüfungsteam jeden Monat Tausende von Transaktionen überwachen muss.

Hinzu kommen eine Checkliste mit 61 Punkten für Anfragen und eine fragmentierte Systemlandschaft, die das RAC-Team dazu zwingt, zwischen E-Mails, Tabellenkalkulationen und Gesetzbüchern hin und her zu springen. So wird schnell klar, warum die Prüfung einer einzigen Behörde bis zu drei Jahre dauern kann. Das bedeutet nicht nur, dass Compliance-Probleme in der Regel erst entdeckt wurden, wenn der Schaden bereits angerichtet war, sondern auch, dass nur ein winziger Teil der Ausgaben des Bundesstaates überprüft werden konnte: genau gesagt acht von 122 Behörden pro Jahr. Die einzige Möglichkeit, die gesamten Ausgaben des Bundesstaates bis 2023 zu prüfen, schien darin zu bestehen, diese Aufgabe für stolze 12,4 Millionen Dollar an den privaten Sektor auszulagern.

Oklahoma ist Vorreiter

Dass der Bundesstaat Oklahoma eine Lösung gefunden hat, die nicht nur 200-mal effizienter, sondern auch 11,4 Millionen Dollar günstiger ist, ist wahrscheinlich dem technologischen Enthusiasmus von Jerry Moore zu verdanken. Der stellvertretende Direktor des OMES und Chief Transformation Officer des Bundesstaates entdeckte Celonis durch eine Präsentation.

Jerry Moore sagt, dass Softwareanbieter in der Regel eines von zwei Dingen liefern: „einen Haufen Kohle oder einen Haufen Gold. Und Celonis hat reines Gold geliefert.“ Joe McIntosh, der CIO des Bundesstaates, stimmt dieser Einschätzung einstimmig zu.

Während Celonis Process Intelligence – basierend auf Process Mining und KI – für viele Unternehmen (wie PepsiCo, Uber, FedEx, Cisco, Wells Fargo und andere) seit langem von entscheidender Bedeutung ist, ist die Technologie für den öffentlichen Sektor noch relativ neu. Tatsächlich ist Oklahoma der erste US-Bundesstaat, der Process Mining nutzt, nachdem Carashoft Celonis Anfang 2023 in seinen GSA-Zeitplan aufgenommen hat.

Den Oktopus zähmen

Durch die Analyse der Daten aus ihrem ERP-System PeopleSoft verschaffte Celonis OMES einen echten, lebendigen digitalen Zwilling ihres Beschaffungsprozesses, und zwar durchgängig. Vergleichbar einer Röntgenaufnahme, die zeigt, wie ein Prozess tatsächlich abläuft – und nicht, wie Anwender glauben, dass er abläuft. „Wir haben festgestellt, dass wir rund 3.000 unterschiedliche Genehmigungsprozesse in der Beschaffung hatten“, sagt Moore. „Das ist, als würde man versuchen, einen Oktopus zu zähmen.“

Die Vorteile von Celonis beschränken sich jedoch nicht nur auf Transparenz. Durch die Kombination von tiefgreifenden Prozesskenntnissen (die durch Process Mining gewonnen werden) mit einem Jahrzehnt an Wissen über Prozessverbesserungen und KI bietet Celonis folgende Vorteile:

• Es gibt Auditoren einen Überblick darüber, welche Einkäufer gegen Vorschriften verstoßen.
• Es markiert in Echtzeit Bestellungen, die korrigiert werden müssen.
• Es gibt Einkäufern von Behörden KI-gestützte Empfehlungen, wie sie diese korrigieren können.

War das RAC-Team früher machtlos, wenn es darum ging, häufige Probleme beim Einkauf wie den Missbrauch von Ausnahmeregelungen oder geteilte Bestellungen zu verhindern, kann es nun in Echtzeit Korrekturen an nicht konformen Bestellungen vornehmen und den Einkäufern zusätzliche Schulungen anbieten.

Prüfung mit „Lichtgeschwindigkeit“

Mit dieser Prozessintelligenz ausgestattet, prüften sie außerdem die Ausgaben aller 122 Behörden in nur vier Monaten. Zur Erinnerung: Bei ihrem bisherigen Tempo von acht geprüften Behörden pro Jahr hätten sie bis zu 15 Jahre gebraucht, um diese Aufgabe zu bewältigen.

„Was mich früher in PeopleSoft Tage gekostet hat, erledige ich jetzt in Celonis in wenigen Sekunden“, sagt Blaine Bridges, OMES Assessment and Standards Manager. „Es ist sehr spannend, solche Daten auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben. So etwas hatten wir noch nie zuvor.“

In weniger als zwölf Wochen überprüfte sein Team mehr als 24.000 Bestellungen im Wert von 4,58 Milliarden Dollar – bevor diese an die Lieferanten weitergeleitet wurden. Mit dieser Live-Ansicht kann der Staat den Steuerzahlern eindeutig besser dienen und sicherstellen, dass ihre Gelder für die richtigen Zwecke verwendet werden, indem sie Schulen, Parks, Bibliotheken oder Polizei- und Feuerwehren unterstützen.

Durch bessere Vertragsgestaltung Millionen einsparen

Der zweite große Vorteil von Celonis: Der Staat kann zentralisierte Verträge optimal nutzen, um bessere Konditionen zu erzielen. Bis heute wurden potenzielle Einsparungen in Höhe von über 174 Millionen US-Dollar identifiziert – allein durch den großflächigen Einsatz landesweiter Verträge.

Celonis kennzeichnet beispielsweise Bestellungen, die fälschlicherweise Ausnahmecodes verwenden oder als „Alleinbezugsquellen“ ausgewiesen sind, sodass wettbewerbsfähige Angebote eingeholt werden können. Jetzt kann das RAC-Team den Einkäufer proaktiv dazu anleiten, stattdessen vertraglich gebundene Anbieter zu nutzen. „Das bedeutet, dass wir von einem besseren Rechtsschutz und staatlichen Nutzungsgebühren profitieren“, sagt Janet Morrow. Ihre Vision: den Anbieterpool wann immer möglich zu nutzen, um dem Einkaufsleiter des Bundesstaates die Möglichkeit zu geben, Verträge neu zu verhandeln und die Steuerlast für die Bürger von Oklahoma zu senken.

Mit weniger (viel) mehr erreichen

Den Menschen in Oklahoma mehr für ihr Geld zu bieten, steht ganz oben auf der Prioritätenliste des Bundesstaates. „Wenn man die Effizienz einer Behörde steigert, kann man mit weniger Aufwand mehr erreichen. Celonis hilft uns nicht nur, Geld zu sparen, sondern auch, bessere Dienstleistungen schneller zu erbringen“, sagt Jerry Moore. Ein Beispiel: Sechs Vollzeitkräfte, die zuvor mit der Prüfung von Kreditkartentransaktionen des Bundesstaates betraut waren, wurden in andere Bereiche versetzt, da Celonis diese Aufgabe schneller, besser und kostengünstiger erledigen kann.