¿Qué son las cuentas por pagar? El proceso, los objetivos de negocio y los KPI que importan

¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las cuentas por pagar (AP o A/P), a veces denominadas «a pagar», son una parte fundamental de las empresas a la hora de controlar su flujo de caja. En términos de contabilidad general, las cuentas por pagar son un pasivo o una deuda a corto plazo por bienes o servicios recibidos a crédito de un proveedor. En los estados financieros de una empresa, las cuentas por pagar aparecen como un débito en el balance.

El equipo de cuentas por pagar de una organización, a menudo ubicado dentro del departamento de finanzas, es responsable de tramitar y pagar las facturas de los proveedores. También desempeña un papel clave en el mantenimiento de las relaciones con ellos, ya que suele ser el punto de contacto para asuntos relacionados con la facturación y los pagos, como el estado de los mismos.

Un gasto de AP puede ser cualquier concepto, desde material de oficina hasta productos para un restaurante, e incluye, entre otros:

• Energía y combustible
• Equipo
• Leasing
• Licencias
• Gastos de mudanza
• Productos
• Materias primas
• Servicios
• Transporte y logística
• Gastos de viaje

Históricamente, las cuentas por pagar se han considerado un centro de costos, pero en realidad son una herramienta estratégica para gestionar el capital circulante. En períodos de alta inflación, interrupciones de la cadena de suministro e inestabilidad macroeconómica mundial, los procedimientos de cuentas por pagar pueden ajustarse para preservar el efectivo pagando las facturas más tarde (ampliando los plazos de pago) o mejorar la rentabilidad pagando las facturas pronto para recibir descuentos por pronto pago. Las empresas pueden maximizar su capacidad de ejecución de cuentas por pagar ajustando de forma dinámica la tramitación de facturas.

¿En qué consiste el proceso de cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar se encuentran dentro del proceso comercial de aprovisionamiento al pago (P2P), a veces llamado compra a pago, un proceso posterior al de compras. En términos más generales, P2P es la segunda etapa del proceso de abastecimiento al pago (S2P).

https://delivery-p141552-e1488202.adobeaemcloud.com/adobe/assets/urn:aaid:aem:f9d48cd3-3d82-49f8-9678-e7d099b1fac2/as/Accounts_Payable_-_Starter_Kit.PNG

El propio proceso de AP contiene los siguientes pasos en este orden:

1. Compra y recepción de bienes
2. Registro de recepción de facturas
3. Contabilización de facturas
4. Liquidación de facturas
5. Fechas de vencimiento pasadas

La «compra y recepción de bienes» generalmente la maneja el equipo de Compras, mientras que el equipo de AP completa los pasos restantes.

¿En qué se diferencian las cuentas a pagar de las cuentas a cobrar?

Las cuentas por cobrar (AR o A/R), a veces llamadas «a cobrar», son el dinero que se debe a tu empresa por productos y servicios que se han prestado pero no se han pagado (a crédito). Las cuentas por cobrar se consideran un activo corriente en un balance corporativo, mientras que las cuentas por pagar se consideran un pasivo corriente. Al igual que AP, el equipo de AR suele estar ubicado en el departamento de finanzas.

Explicación de los objetivos de las cuentas por pagar

Los equipos de AP trabajan para lograr una variedad de resultados. Aquí tienes ocho objetivos comunes de cuentas por pagar:

1. Aumenta la productividad

Las actividades de cuentas por pagar, como la generación manual de facturas y la validación de las condiciones de pago, consumen mucho tiempo, lo que genera ciclos largos que aumentan los costes.

Al automatizar estas actividades necesarias pero rutinarias, los equipos de AP pueden aumentar la productividad y liberar tiempo para dedicarse a actividades que aporten valor. Aumentar las tasas de facturación sin contacto suele ser uno de los principales objetivos de las cuentas por pagar.

2. Optimizar el capital circulante

Conseguir las mejores condiciones de pago posibles y garantizar su cumplimiento es una forma eficaz de optimizar el capital circulante, ya que garantiza que los pagos se realicen a tiempo, pero no antes de lo necesario.

Al maximizar los días pendientes de pago (DPO), los equipos de AP pueden aumentar el capital circulante y mejorar el flujo de caja libre. Es posible que incluso puedan crear un ciclo de conversión de efectivo negativo en el que el inventario se venda antes de que la empresa tenga que pagarlo.

3. Mejorar la puntualidad de los pagos

Si bien los pagos atrasados pueden conllevar multas costosas y los pagos anticipados pueden afectar innecesariamente al DPO, los pagos puntuales pueden ayudar a las empresas a ahorrar con descuentos por pronto pago.

Las cuentas por pagar pueden sacar el máximo provecho de estos descuentos priorizando las facturas críticas y resolviendo los bloqueos de pago para que las facturas se tramiten y se paguen a su debido tiempo.

4. Reducir los costes de rectificación

Los errores en las cuentas por pagar suelen provocar costes innecesarios asociados con la rectificación o la recuperación. Reducir los errores y, por lo tanto, reducir los costes de rectificación son objetivos clave de las cuentas por pagar.

Las facturas duplicadas son un buen ejemplo, y con frecuencia provocan que las organizaciones paguen varias veces por los mismos bienes o servicios. Después, invierten tiempo y dinero en recuperar los pagos duplicados cuando se identifican.

5. Garantizar el cumplimiento normativo

Todos los equipos del departamento de finanzas tienen que cumplir inevitablemente con normas y reglamentos estrictos, y las cuentas por pagar no son una excepción.

Un ejemplo es asegurarse de que una factura no sea comprobada y aprobada por la misma persona, lo que normalmente constituiría una infracción de la división de funciones. Con una normativa en continua evolución, garantizar el cumplimiento es un objetivo difícil.

6. Prevenir el fraude

El fraude en cuentas por pagar puede dañar gravemente la reputación de una empresa y su salud financiera, por lo que prevenir pagos y actividades fraudulentas siempre está en la lista de objetivos de cuentas por pagar.

Al identificar los cuellos de botella, las ineficiencias y las desviaciones de los procesos no conformes que pueden estar posibilitando actividades fraudulentas, los equipos de cuentas por pagar pueden reducir drásticamente el riesgo de fraude.

7. Apoyar a los proveedores

El departamento de cuentas por pagar existe para garantizar que los proveedores y vendedores reciben el pago por los bienes y servicios que necesita la empresa de la manera más eficiente posible. Y gestionar las facturas de manera eficaz es esencial para forjar buenas relaciones con los proveedores y vendedores.

Dado que el panorama de los proveedores está cambiando rápidamente, los equipos de cuentas por pagar deben estar al tanto de las nuevas alianzas y de las condiciones de pago asociadas para asegurarse de que pueden consolidar esas relaciones.

8. Corregir divisas

Con el aumento de las transacciones globales, es probable que los equipos de cuentas por pagar trabajen con un número cada vez mayor de divisas. Y dado que los tipos de cambio fluctúan constantemente, pagar la cantidad incorrecta es muy fácil.

El seguimiento y la corrección de las divisas de las facturas cuando sea necesario es esencial para evitar los costes asociados a pagar demasiado o muy poco.

https://delivery-p141552-e1488202.adobeaemcloud.com/adobe/assets/urn:aaid:aem:1920ccb5-9dd0-4f11-bfd3-2f136eb0665c/as/Gj3er2tTe1QR3jbdX9jz9H.jpg
https://videos.celonis.com/watch/Gj3er2tTe1QR3jbdX9jz9H

¿Cuáles son las métricas y los KPI de las cuentas por pagar?

Existen múltiples métricas, o indicadores clave de rendimiento (KPI), que las empresas controlan para determinar si el departamento de cuentas por pagar está cumpliendo con los objetivos comerciales fundamentales. A continuación presentamos seis métricas habituales de PA que corresponden a cada uno de los cuatro objetivos comerciales enumerados anteriormente e incluyen:

• Coste por factura - Productividad laboral
• Tasa sin contacto - Productividad laboral
• Días pendientes de pago (DPO) - Optimización del capital circulante
• Exceso de gasto - Prevención de costes
• Pagos atrasados - Prevención de costes
• Gastos preaprobados - Cumplimiento

El departamento de cuentas por pagar puede mejorar el rendimiento de tus KPI y asegurar la mejora continua en una empresa mediante el uso de la automatización, la minería de procesos y la gestión de la ejecución para reducir los errores en las facturas de los proveedores, eliminar pagos duplicados, aprovechar descuentos por pronto pago, evitar multas y pagos atrasados, detener las compras no autorizadas y mantener el cumplimiento de las aprobaciones.

Más recursos sobre cuentas por pagar | Más recursos sobre cuentas por cobrar

¿Qué son los días pendientes de pago (DPO)?

Los días pendientes de pago son el promedio de días que una empresa tarda en pagar sus facturas. Un DPO más alto significa que una empresa tarda más en pagar sus deudas. Un DPO más bajo significa que una empresa paga sus facturas más rápido. Los departamentos de cuentas por pagar pueden usar el DPO para gestionar el flujo de caja libre y el capital circulante. Al ampliar el DPO, las empresas pueden retener el efectivo durante más tiempo o usarlo para inversiones a corto plazo. Sin embargo, un DPO alto también podría indicar que una organización tiene problemas para pagar sus facturas. Además, al reducir el DPO, las empresas podrían aprovechar los descuentos por pronto pago de los proveedores.

¿Qué es un DPO promedio? Depende del sector, pero según el J.P. Morgan Working Capital Index Report 2022, el DPO promedio en 2021 fue de 47,4 días. De 2011 a 2021, el DPO promedio osciló entre 45,8 en 2012 y 51,1 en 2020 durante la pandemia de la COVID-19.

¿Qué casos de uso aplican los equipos de mejora de cuentas por pagar?

Hay muchos casos de uso para optimizar las operaciones de AP, pero empresas como GE Healthcare, HP y Deutsche Telekom Services Europe han puesto en práctica los siguientes:

• Evitar el pago duplicado de facturas. Las empresas pierden cantidades importantes de efectivo al pagar facturas duplicadas. Por desgracia, muchos sistemas ERP solo detectan los duplicados que coinciden al 100 % y no captan las pequeñas diferencias, como erratas, errores de escaneado o datos maestros inexactos. Las facturas duplicadas también pueden producirse cuando la misma factura se presenta en papel y en formato electrónico. Con la minería de procesos, la gestión de la ejecución y el aprendizaje automático, los departamentos de AP pueden detectar mejor los pagos duplicados, recuperar los pagos asociados y prevenir proactivamente futuros pagos duplicados.
• Minimizar las discrepancias de los plazos de pago. Con demasiada frecuencia, los equipos de AP no saben si las condiciones de pago de una factura coinciden con las del contrato del vendedor, lo que podría ser más favorable para tu empresa. Las empresas que operan al máximo de su capacidad de ejecución pueden escanear cada factura entrante y detectar discrepancias en las condiciones de pago entre la factura, la orden de compra (PO), los datos maestros del proveedor y las facturas históricas de ese proveedor.
• Maximizar el uso de descuentos por pronto pago. Los bloqueos de pagos y los largos plazos de tramitación de las facturas a menudo hacen que las empresas no aprovechen todos los descuentos por pronto pago de que disponen, lo que perjudica a los márgenes operativos. El departamento de cuentas por pagar puede aprovechar la automatización y la minería de procesos para determinar qué proveedores serían los mejores candidatos para el descuento por pronto pago, localizar cuándo y dónde se producen las fugas y priorizar la eliminación de los bloqueos de pago a proveedores para beneficiarse de los descuentos.
• Minimizar los bloqueos de pago. Los bloqueos de pago se producen cuando hay una falta de coincidencia de precio o cantidad entre el pedido y la factura, o la falta de mercancías provoca un error de conciliación tridireccional. Si los bloqueos impiden a AP efectuar un pago a tiempo y provocan un retraso excesivo en los pagos, los proveedores pueden dar prioridad a otros clientes o cancelar pedidos. Los departamentos de AP pueden utilizar un sistema de gestión de la ejecución para identificar las causas de los desajustes y las entradas de mercancías que faltan, permitir que compras actualice los precios de los pedidos y confirme las entradas de mercancías, e incluso automatizar la eliminación de los bloqueos.
• Evitar los desajustes de divisas. A medida que las empresas amplían sus negocios internacionales, también pueden experimentar un aumento en las transacciones en moneda extranjera. Para reducir los pagos incorrectos, los equipos de AP deben identificar la divisa correcta de la transacción. Las soluciones de minería de procesos y gestión de ejecución se pueden utilizar para detectar y marcar facturas entrantes con monedas inusuales (en función de las facturas históricas, la orden de compra y los datos maestros) para que los analistas puedan tomar medidas.

¿Cuáles son los desafíos de las cuentas por pagar?

Independientemente del sector, el tamaño de la empresa o el software de cuentas por pagar utilizado, todos los departamentos de cuentas por pagar se enfrentan prácticamente a los mismos retos. A continuación analizamos seis problemas habituales que impiden a las empresas ejecutar una operación de AP eficiente:

1. Discrepancias en las condiciones de pago entre facturas y órdenes de compra
2. Documentos perdidos
3. Facturas vencidas
4. Facturas rellenadas incorrectamente
5. Facturas duplicadas
6. Extensos tiempos de aprobación

La minería de procesos y la gestión de la ejecución proporcionan a los departamentos de AP los medios necesarios para superar estos desafíos sin el coste ni la interrupción de reemplazar el hardware y el software existentes.