Accenture + Celonis

Accenture es su mejor caso de referencia cuando se trata de la optimización del proceso de compra a pago. Su equipo interno de Procurement Plus utiliza Celonis y la aplicación de ejecución de cuentas por pagar para transformar su proceso de P2P, ofreciendo beneficios de capital circulante anualizado de 35 millones de dólares y reduciendo el ciclo de solicitud de los pedidos en dos días completos en todo el mundo, y eso es solo el principio.

Accenture no necesita presentación. Esta empresa de servicios profesionales de reconocido prestigio internacional cuenta con más de 624 000 empleados que trabajan para más del 75 % de las empresas de la lista Fortune 500 y genera unos ingresos superiores a los 50 000 millones de dólares al año.

Su función interna de compras, denominada Procurement Plus, abarca toda la cadena de valor de la compra al pago, desde las compras hasta las cuentas por pagar. Su objetivo no es solo facilitar el negocio cubriendo todos los aspectos transaccionales de las compras de forma rápida y eficiente, sino hacerlo impulsando la innovación y las compras responsables. Las relaciones de 360 grados con sus proveedores son fundamentales, al igual que mantenerse fiel al valor de la marca Accenture y a su reputación en el mercado en cada transacción.

“El ‘Plus’ tiene como objetivo destacar que la función que desempeño va más allá de la función tradicional y operativa de compras, ya que la función de compras en el futuro es una organización basada en relaciones de red. Pero, como director de compras, también soy responsable de la parte ‘higiénica’ de la empresa”, señala Kai Nowosel, director de compras de Accenture, refiriéndose a las áreas tradicionales de responsabilidad de las compras: “comprar”, “suministrar” y “pagar”. “Por eso, tecnologías como Celonis están ahí para que el aspecto transaccional sea lo más eficiente, transparente y predecible posible, de modo que yo pueda centrarme en desarrollar las relaciones”.

Obtener visibilidad de extremo a extremo del proceso P2P

Incluso dentro de una organización pionera en buenas prácticas, como Accenture, los procesos pueden volverse complejos con el tiempo debido a los constantes cambios en las normativas, directrices y requisitos legales y gubernamentales.

“Incluso con instancias globales únicas de nuestras soluciones ERP y SAS, y equipos globales únicos que administran el proceso en todas estas instancias, es increíble lo mucho que varían nuestros procesos”, afirma Patricia Miller, directora general de Transformación Digital, Adquisiciones+ en Accenture. “Teníamos 14 000 formas diferentes de tramitar una solicitud a través del sistema. El tiempo de respuesta era de 60 horas”.

“Es necesario tener visibilidad sobre los procesos de principio a fin para darse cuenta de lo que se puede eliminar”, señala Nowosel. “Así podemos cuestionar la idea de ‘Así es como lo hemos hecho siempre’ y tomarnos el tiempo y tener el valor de eliminar cosas que antes eran relevantes, pero que ya no lo son”.

Y añade: “La minería de procesos es fundamental para todas las funciones de compras, pero especialmente para una función de compras como la que dirijo, impulsada por la necesidad de potenciar el negocio y hacerlo competitivo. Como director de compras, mi función es identificar dónde puedo optimizar o eliminar ciertas cosas para liberar fondos que luego pueda emplear para generar valor añadido y proporcionarnos esa ventaja competitiva”.

“Impulsar la estandarización en una organización descentralizada que abarca diversas geografías es muy importante, y la minería de procesos de Celonis nos brinda la información que necesitamos para hacerlo de manera eficaz”, afirma Krisztina Hamara, directora global de procesos P2P en Accenture. “Contar con esa visibilidad estructurada, identificar los problemas y cómo podemos solucionarlos, y reducir la variabilidad en el proceso es sumamente valioso para nosotros”.

Reducir un 50 % los tiempos de los ciclos de solicitud de pedido

La visibilidad proporcionada por la minería de procesos permitió a Accenture mantener conversaciones basadas en hechos con sus interlocutores sobre posibles áreas de mejora y reducir los tiempos del ciclo de solicitud a pedido en un 50 %.

“Reducir nuestro ciclo de solicitud a pedido en dos días hábiles completos a nivel mundial es un resultado muy significativo”, señala Hamara. “Muchos de nuestros proyectos surgen de forma muy rápida, por lo que el departamento de compras debe ser receptivo y agilizar las transacciones, al tiempo que gestiona las numerosas normas relacionadas con los riesgos y los controles. Ahora podemos satisfacer al mismo tiempo los requisitos de velocidad y cumplimiento”.

“Pudimos eliminar una serie de pasos que los equipos de Compras, Finanzas y el equipo de impuestos estaban realizando basándonos en lo que Celonis nos mostró”, dice Miller. “En el transcurso de 12 meses, pasamos de 30 horas a aproximadamente 15 horas para nuestras solicitudes. En una unidad de mercado en particular hemos pasado de 60 horas a 15 horas.’

Al reducir los tiempos de ciclo, Procurement Plus permite que la empresa funcione de manera más eficaz, ofreciendo una experiencia más rápida y eficiente a sus consultores y, en última instancia, a sus clientes.

Ejecutar para entregar 35 millones de USD en beneficios anualizados de capital circulante

Si bien Celonis se contrató inicialmente para aportar transparencia al proceso de compra a pago, Accenture ahora lo usa para ejecutar sus procesos de manera más eficiente mediante la inteligencia de procesos.

“Es difícil elegir mi función favorita de Celonis, es como elegir entre una caja de bombones”, afirma Hamara. “Utilizamos la plataforma de Inteligencia de Procesos de forma muy amplia, desde la minería y el análisis de procesos hasta las vistas empresariales y los flujos de acciones”.

Con 1,3 millones de facturas al año que tramitar, el equipo de cuentas por pagar de Accenture trabajaba fundamentalmente por orden de llegada. Ahora pueden priorizar las facturas en función de su impacto en los KPI utilizando la aplicación de ejecución de cuentas por pagar de Celonis. Como señala Hamara, “la aplicación de ejecución de cuentas por pagar supone una gran diferencia para nosotros. Celonis nos ayuda a garantizar que nuestros equipos operativos dediquen su tiempo a las facturas que necesitamos tramitar hoy”.

“Al aprovechar la inteligencia de procesos, hemos podido automatizar algunos de los seguimientos y asegurar que nuestros equipos de cuentas por pagar se centren realmente en las facturas que deben priorizarse para el pago en primer lugar,” añade Miller.

“El pago puntual y constante tiene importantes implicaciones para Accenture en su conjunto”, añade Hamara. “Por supuesto, tiene un impacto en el capital circulante, pero lo más importante es que nos ayuda a mantener nuestra reputación y a impulsar relaciones estratégicas a largo plazo con nuestros proveedores”.

En general, Accenture generó unos beneficios anualizados de 35 millones de USD en capital circulante y su puntuación C-SAT ha aumentado, lo que refleja la calidad del servicio que el equipo es capaz de proporcionar ahora que algunas de sus tareas se han automatizado.

Resultados

35 mill. de USD

en beneficios anualizados en capital circulante entregados

50 %

de mejora en el tiempo de tránsito entre solicitud y pedido

30 %

reducción en el tiempo de aprobación de facturas

Su propio mejor caso de referencia

Accenture no solo utiliza Celonis EMS de forma interna, sino que también colabora con Celonis para ayudar a sus clientes en sus propios procesos de transformación digital. De hecho, Accenture ha creado sus propias aplicaciones en Celonis EMS para ayudar a los clientes a optimizar sus operaciones de adquisición y su capital circulante, repitiendo así el éxito que han tenido de forma interna en Procurement Plus.

Nowosel señala: “Los clientes dependen de nuestros logros y resultados para alcanzar los suyos. Somos nuestra mejor referencia. Podemos mostrar a los clientes cómo lo hemos hecho, las herramientas que hemos utilizado y exactamente cómo se puede llevar a cabo en una empresa de nuestro tamaño y complejidad”.

Miller coincide: “Lo bueno de lo que hacemos dentro de la empresa es que nos convertimos en un modelo a seguir para que nuestros clientes hagan lo mismo. Y estamos encantados de hacerlo, no creo que la gente tenga que reinventar la rueda. Me encanta la idea de comunidad”.

Procurement Plus lidera con el ejemplo, compartiendo su conocimiento en toda la organización de una manera que, en última instancia, beneficia también a los clientes finales de Accenture.

El futuro de las compras está aquí

“Las oportunidades dentro del área de Compras que ofrecen la minería de procesos de datos y la inteligencia de procesos son ilimitadas en este momento”, afirma Miller.

El equipo quiere aprovechar el valor que han extraído del proceso P2P e impulsar el cambio en el abastecimiento, la contratación y la forma de gestionar las relaciones con los proveedores también en torno a la sostenibilidad.

Accenture también ha lanzado recientemente su propia aplicación de soluciones de compras sostenibles y ha trasladado los procesos de la solución a Celonis para facilitar su gestión y optimización.