Florida Crystals + Celonis

Con Celonis, Florida Crystals ha gestionado con éxito su transformación S/4HANA, ha reducido significativamente los pagos duplicados y ha ahorrado millones en cuestión de meses.

Con los plazos de migración cada vez más cerca y las nuevas tecnologías, como la IA, evolucionando rápidamente, el departamento de TI tiene que gestionar muchas cosas a la vez. Todo ello mientras la empresa se esfuerza por sacar el máximo partido a su inversión en tecnología. Por eso Kevin Grayling, vicepresidente y CIO de Florida Crystals, tiene como objetivo principal mejorar la inteligencia de los procesos de la empresa y la eficiencia de sus equipos con la ayuda de socios tecnológicos como Celonis.

La plataforma de minería de procesos de Celonis ha ayudado al productor de azúcar a crear el caso de negocio adecuado para su transformación S/4HANA y a convertir las cuentas por pagar en un verdadero imán de valor.

¿El resultado? Un enfoque de migración basado en datos y millones de dólares en capital circulante ahorrados en menos de un año.

Elaboración del caso de negocio adecuado para S/4HANA

Florida Crystals cultiva, cosecha, muele y refina su caña de azúcar en Florida, así como a nivel mundial a través de sus empresas que comercializan sus productos bajo marcas como Domino, C&H, Redpath, Sidul y Tate & Lyle.

Su transformación con Celonis comenzó con su migración a S/4HANA en 2021. No es ningún secreto que una migración de ERP no es ni sencilla ni rápida. Completarla en dos años puede considerarse un proceso rápido, aunque lo habitual es que se tarde más de tres años. Con Celonis, Florida Crystals lo logró en doce meses. Así es como lo hicieron. Aunque Florida Crystals se benefició de la estabilidad de su SAP Business Suite durante dos décadas, surgieron algunos retos cuando llegó el momento de cambiar los procesos que se ejecutaban en ella. «Nos costaba entender por qué estaban configurados de esa manera», afirma Kevin Grayling, vicepresidente y CIO.

En colaboración con Celonis, se valieron de la minería de procesos para crear un gemelo digital de su negocio. Es como una radiografía que muestra cómo funcionan en la práctica los procesos. «Solo tardamos tres semanas en ver todo nuestro proceso de Source-to-Pay y Order-to-Cash», recuerda Grayling. «Así que obtuvimos una visión extraordinariamente rápida y detallada del cumplimiento de nuestros procesos y de los puntos en los que teníamos problemas».

El hecho de contar con una visión clara del funcionamiento de su negocio no solo ayudó al departamento de TI y a los responsables de los procesos a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo en la fase de documentación y diseño, sino que también reforzó su caso de negocio. «Nuestras conversaciones con expertos de SAP a menudo eran anecdóticas. Celonis ayudó a tomar la decisión de optar por un enfoque “brownfield” muy científico».

Y el argumento a favor de la migración «brownfield» ha superado la prueba. El traslado a la nube también está generando el valor esperado. → Lee en el blog de Grayling cómo Florida Crystals utiliza Celonis para transformar su negocio.

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Las conclusiones y oportunidades de valor que el equipo de TI descubrió rápidamente despertaron un gran interés. «Recuerdo que nuestro CFO preguntó cuándo podría empezar a utilizar Celonis», afirma Grayling. El equipo de TI se encargó de que así fuera.

Ahorro de millones en cuentas por pagar donde antes Florida Crystals había perdido oportunidades valiosas.

«En cuentas por pagar, logramos ahorrar varios cientos de miles de dólares durante el primer mes tras la puesta en marcha», afirma Grayling. «Nunca había visto que hiciéramos algo así tan rápido».

Al crear un gemelo digital de Source-to-Pay, Celonis proporcionó una visibilidad sin precedentes.

Por ejemplo, las prestaciones de automatización inteligente de Celonis, denominadas Flujos de acción, envían alertas diarias sobre los descuentos por pronto pago próximos, para que el equipo pueda actuar en consecuencia. Celonis también ha permitido un procesamiento más inteligente de las facturas, priorizándolas según su impacto en el flujo de caja en lugar de según el orden de llegada.

La plataforma señala posibles duplicados que SAP pasaría por alto fácilmente, lo que ayuda al equipo a evitar pérdidas millonarias. Por ejemplo, duplicados que no coinciden exactamente, pero que tienen números de factura, fechas, cantidades o precios similares. «Celonis nos ha permitido pasar de ser reactivos a proactivos, por lo que ya no tenemos que perseguir pagos duplicados e intentar recuperar esos fondos», afirma Jennifer Ginn, directora de Cuentas por Pagar de Florida Crystals.

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Lo mejor es que todo está automatizado. Mediante una lógica de coincidencia aproximada, Celonis establece bloqueos de facturación para posibles duplicados en SAP y los marca para que los verifique una persona. A continuación, el equipo puede revertir rápidamente las facturas duplicadas o eliminar los bloqueos de las facturas que se han confirmado que no son duplicadas. «Basta con hacer clic en un botón en Celonis y listo».

Crear un lenguaje común para la empresa

Como función de back office que suele considerarse un centro de costes más que de beneficios, puede resultar difícil cambiar el rumbo del negocio. Ginn a menudo tenía dificultades para obtener los datos que necesitaba para orientar las conversaciones con otros equipos, como el de compras o el de operaciones. «Teníamos pruebas anecdóticas sobre los problemas, pero nunca disponíamos de datos que los respaldaran. Eso ha cambiado por completo con Celonis».

Ahora, su equipo puede señalar los cuellos de botella en las fases iniciales, como cuando el rendimiento de entrega de un proveedor les impide obtener un descuento por pronto pago o cuando la falta de recepción de mercancías provoca retrasos en los pagos. En pocas palabras: ahora tienen un lenguaje común sobre cómo funciona de verdad el negocio. «Los proveedores pueden enviar facturas más de una vez o realizar entregas después de la fecha límite para obtener el descuento por pronto pago. Ahora que podemos ver todo esto, nuestras conversaciones cobran más sentido».