Fujitsu + Celonis

Fujitsu utiliza Celonis para obtener una transparencia total de los niveles de inventario y recomendaciones mejoradas por IA sobre cuándo reponer, reasignar y abstenerse de comprar materiales.

Hacer del mundo un lugar más sostenible generando confianza en la sociedad a través de la innovación: ese es el ambicioso objetivo de Fujitsu. Fujitsu, una de las empresas tecnológicas más antiguas del mundo, tiene una larga trayectoria de reinvención y resiliencia. Conocida por sus soluciones de hardware, Fujitsu se ha embarcado recientemente en una nueva aventura: ofrecer servicios de TI y transformación digital de primera clase.

Para lograrlo, Fujitsu ha empezado por sí misma. «En los últimos años, la incertidumbre global y la velocidad del cambio han aumentado drásticamente», explica Kazushi Koga, Director Ejecutivo Corporativo, SEVP, Jefe de Plataforma de Fujitsu. «Para seguir el ritmo de estos rápidos cambios, es fundamental utilizar datos precisos en tiempo real e incorporar nuevas tecnologías como la IA, de modo que podamos desarrollar estrategias basadas en datos». Esa ambición llevó a Fujitsu a poner en marcha el proyecto FUJITRA (abreviatura de Fujitsu Transformation) hace cinco años.

Hechos por encima de sentimientos: hacer transparentes los procesos de Fujitsu

Una parte importante de Fujitra es «One Fujitsu», la racionalización y unificación de los sistemas junto con la promoción de la gestión basada en datos en toda la empresa. Bajo el liderazgo de Koga-san, Fujitsu Japón implementó en principio Celonis como herramienta de transparencia dentro del movimiento One Support de Fujitra. Celonis combinó la inteligencia de procesos y la IA para crear un gemelo digital vivo de las operaciones comerciales de Fujitsu, lo que mostró cómo funcionaban sus procesos y reveló formas de mejorarlos.

«Los envíos urgentes eran muy caros», recuerda Koga-san de algunos de los primeros hallazgos, «nos costaban más de 10 millones de dólares al año, ya que los envíos urgentes siempre son más caros que los envíos normales». Celonis reveló que, en más del 30 % de los casos, los pedidos se realizaban como envíos urgentes, pero el ingeniero técnico encargado del mantenimiento solo llegaba al lugar cuatro días después de la entrega. Gracias a esta información, pudimos reducir en torno a un 15 % nuestros costes de envíos urgentes».

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La optimización de procesos se globaliza

Tras el éxito inicial en Japón, Jonathan Wannicke, director del Centro de Excelencia de Transformación de Procesos Digitales, estaba ansioso por mostrar lo que Celonis podía ofrecer más allá de la visibilidad. Wannicke se centró en la función financiera en Europa y, en solo unos meses, comenzó a ver el valor en las cuentas por pagar y en las cuentas por cobrar. Pronto, soluciones de Celonis como la aplicación Collections, el verificador de facturas duplicadas, la aplicación Open Credit Memos y el verificador de condiciones de pago sustituyeron a las aplicaciones heredadas de Fujitsu. Más tarde, Fujitsu se expandió a la gestión de servicios de TI y la gestión de pedidos.

Solo había un problema que ralentizaba la adopción: no a todo el mundo le gustaba ver sus procesos y toda su complejidad. «Celonis puede ser brutalmente honesto», afirma Wannicke. «Tenemos partes interesadas que llevan más de 30 años con Fujitsu, construyendo nuestros procesos desde cero. Por eso tuvimos algunas discusiones muy emotivas y tuvimos que conseguir que la gente confiara en los datos».

Combinación galardonada de PI e IA

Sin embargo, los datos rara vez mienten, y en esos datos se encontraba la información que Fujitsu necesitaba para recuperar el control del stock de seguridad. Al principio, la tarea parecía sencilla sobre el papel: reducir el stock de seguridad a un nivel ideal después de haberlo ampliado intencionadamente durante la pandemia de la COVID-19.

Sin embargo, reducir los niveles de stock era complicado. El Grupo Empresarial de Plataformas de Sistemas de Fujitsu cuenta con una enorme cantidad de productos y materiales, que ascienden a más de 25 000 tipos y 2,5 millones de artículos. Para conseguir transparencia en este enorme catálogo, el equipo tuvo que combinar datos de 11 sistemas que abarcaban toda la cadena de suministro, información en tiempo real sobre el stock en todo Japón y datos históricos sobre el comportamiento de compra de los clientes finales.

«Con Celonis pudimos integrar los datos dispersos en 11 sistemas en solo un mes», explica Kazutomi Taneda, director del Departamento de Soporte de Hardware de PRS.

División de Servicios Relacionados con Productos. Unidad de Negocio de Servicios de Infraestructura Gestionada, Fujitsu. «Ahora podemos centralizar información como los plazos de entrega, el volumen de compras y el consumo medio histórico». Los compradores disponen ahora de una única fuente de información veraz sobre los niveles de stock en todas las fábricas de Fujitsu, así como de información respaldada por IA sobre la evolución del mercado y la demanda de los clientes.

Los resultados:

• Reducción del 20 % del stock de seguridad
• Reducción del 50 % de los pedidos de inventario en los seis meses siguientes a la implementación
• Enormes ganancias de productividad
• Premio interno a la innovación en IA

«Más allá de los objetivos numéricos, los equipos in situ son ahora más conscientes de los problemas de los procesos y han empezado a abordarlos de forma proactiva», explica Taneda-san.

De la visibilidad a la automatización mejorada por IA

Unos 15 expertos están llevando la minería de procesos, el modelado de procesos y la IA a nivel mundial en Fujitsu. Atrás quedaron los días en los que Celonis solo se utilizaba para la transparencia. Ahora Celonis se considera y se utiliza como una plataforma para la transformación empresarial a gran escala y pronto abarcará diez procesos, desde las finanzas hasta la gestión de servicios de TI, pasando por la gestión de datos maestros y toda la cadena de suministro, con la gestión de inventarios como última incorporación. «Utilizamos el aprendizaje automático y los flujos de acciones para la automatización», explica Wannicke. «Y también utilizamos las capacidades de IA de Celonis, como el Annotation Builder y los agentes de IA».

¿Cuál es el consejo de Wannicke para sacar el máximo partido a la inteligencia de procesos (PI) y la IA?

1. Identificar las áreas adecuadas para aplicar la IA.
2. Proporcionar a la IA el contexto empresarial único de Fujitsu (normas, puntos de referencia, KPI, etc.).
3. Asegurarse de que la IA no solo ofrece un retorno de la inversión, sino que también se utiliza de forma sostenible, teniendo en cuenta su impacto medioambiental.

Una cultura de cambio basada en los datos

La creciente conciencia sobre el poder de los datos muestra lo lejos que ha llegado Fujitsu en su proceso de transformación. «Al principio, teníamos que acudir a las funciones empresariales y defender Celonis», afirma Wannicke. «Ahora hay un gran interés por parte de la empresa en participar».

Ya no satisfecha con optimizar solo sus propios procesos, Fujitsu se convirtió en socio de confianza de Celonis en 2024. «Como parte de nuestro creciente negocio de servicios de TI, podemos ayudar a nuestros clientes a conectarse con Celonis», explica Wannicke. «Aportamos mucha experiencia, especialmente en regiones como Japón, donde nuestros propios sistemas GLOVIA se utilizan ampliamente».

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Con una demanda tan grande de inteligencia de procesos e IA, ¿qué es lo siguiente en la agenda? «Nuestro siguiente paso es combinar múltiples procesos en Celonis con IA», afirma Koga-san. «Si pensamos en múltiples procesos combinados con nuestra IA, podemos ayudar a nuestros clientes a transformar por completo la eficiencia de su negocio».