Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ? Le processus, les objectifs métier et les indicateurs de performance clés qui comptent

Voici une présentation détaillée du processus de comptabilité fournisseurs, des indicateurs clés et des méthodes permettant d'atteindre l'excellence opérationnelle grâce au suivi continu des processus.

Qu'est-ce que les comptes fournisseurs (AP)?

La comptabilité fournisseurs (ou AP, pour « accounts payable » en anglais) est un élément clé du contrôle des flux de trésorerie d'une entreprise. En termes comptables généraux, la comptabilité fournisseurs correspond à une dette à court terme pour des biens ou des services reçus à crédit d'un fournisseur. Dans les états financiers d'une entreprise, la comptabilité fournisseurs apparaît comme un débit dans le bilan.

L'équipe en charge des comptes fournisseurs d'une société, généralement rattachée au service financier, est responsable du traitement et du paiement des factures des fournisseurs. Elle joue également un rôle essentiel dans la gestion des relations avec les fournisseurs, car elle est souvent l'interlocuteur privilégié pour les questions liées à la facturation et au paiement, telles que le statut des paiements.

Une dépense de comptabilité fournisseurs peut aller des fournitures de bureau aux ingrédients de restaurant et inclut, sans s'y limiter :

• l'énergie et le carburant ;
• l'équipement ;
• la location ;
• les licences ;
• Frais de déménagement
• les produits ;
• Matières premières
• les services.
• Transport et logistique
• Frais de voyage

La comptabilité fournisseurs a toujours été considérée comme un centre de coûts, mais il s'agit en réalité d'un outil stratégique pour la gestion du fonds de roulement. En période de forte inflation, de perturbations de la chaîne d'approvisionnement et d'instabilité macroéconomique mondiale, les procédures de comptabilité fournisseurs peuvent être ajustées afin de préserver la trésorerie en payant les factures plus tard (allongement des délais de paiement) ou d'améliorer la rentabilité en payant les factures plus tôt afin de bénéficier de remises. Les entreprises peuvent optimiser leur capacité d'exécution de la comptabilité fournisseurs en ajustant de manière dynamique le traitement des factures.

Qu'est-ce que le processus de comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs s'inscrit dans le processus métier Procure-to-Pay (P2P), parfois appelé Purchase-to-Pay, qui suit le processus d'approvisionnement, également appelé achats. Plus largement, le P2P est la deuxième étape du processus Source-to-Pay (S2P), après le sourcing.

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Le processus de comptabilité fournisseurs lui-même comprend les étapes suivantes, dans l'ordre :

1. Achat et réception des marchandises
2. Enregistrement de la réception de la facture
3. Comptabilisation de la facture
4. Règlement de la facture
5. Date d'échéance dépassée

L'achat et la réception des marchandises sont souvent gérés par l'équipe Achats, l'équipe AP se chargeant des étapes restantes.

Quelle est la différence entre la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients ?

La comptabilité clients (ou AR pour « accounts receivable » en anglais), correspond aux sommes actuellement dues à votre entreprise pour des produits et services fournis mais non encore payés (à crédit). La comptabilité clients est considérée comme un actif courant dans le bilan d'une entreprise, tandis que la comptabilité fournisseurs est considérée comme un passif courant. À l'instar de l'équipe AP, l'équipe AR est souvent rattachée au service financier.

Les objectifs des comptes fournisseurs sont-ils expliqués ?

Les équipes chargées des comptes fournisseurs s'efforcent d'atteindre divers résultats. Voici huit objectifs courants :

1. Augmenter la productivité

Les activités de comptabilité fournisseurs, telles que la saisie manuelle des factures et la validation des conditions de paiement, prennent beaucoup de temps, ce qui allonge les cycles et augmente les coûts.

En automatisant ces tâches nécessaires mais routinières, les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent améliorer leur productivité et gagner un temps précieux pour se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. L'augmentation du taux de factures sans contact est souvent l'un des principaux objectifs de la comptabilité fournisseurs.

2. Optimisation du fonds de roulement

Obtenir les meilleures conditions de paiement possibles et veiller à leur respect est un moyen efficace d'optimiser le fonds de roulement, en s'assurant que les paiements sont effectués à temps, mais pas plus tôt que nécessaire.

En maximisant le délai moyen de paiement fournisseur (DPO), les équipes AP peuvent augmenter le fonds de roulement et améliorer la trésorerie disponible. Elles peuvent même parvenir à créer un cycle de conversion de trésorerie négatif, dans lequel les stocks sont vendus avant que l'entreprise n'ait à les payer.

3. Améliorer la ponctualité des paiements

Alors que les retards de paiement peuvent entraîner des pénalités coûteuses et que les paiements anticipés peuvent avoir un impact inutile sur le DPO, le respect des délais de paiement permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles grâce à des escomptes.

Les services de comptabilité fournisseurs peuvent tirer le meilleur parti de ces escomptes en hiérarchisant les factures critiques et en résolvant les blocages de paiement afin de garantir que les factures puissent être traitées et payées en temps voulu.

4. Réduire les coûts de retraitement

Les erreurs de comptabilité fournisseurs entraînent souvent des coûts inutiles liés au retraitement ou au recouvrement. Réduire les erreurs, et donc les coûts de retraitement, est un objectif essentiel de la gestion des comptes fournisseurs.

Les factures en double en sont un excellent exemple et conduisent souvent les entreprises à payer plusieurs fois pour les mêmes biens ou services. Elles doivent ensuite consacrer du temps et de l'argent à recouvrer les paiements en double lorsqu'ils sont identifiés.

5. Garantir la conformité

Toutes les équipes du service financier doivent impérativement respecter des règles et des réglementations strictes, et le service de la comptabilité fournisseurs ne fait pas exception.

Par exemple, il est nécessaire de s'assurer qu'une facture n'est pas vérifiée et approuvée par la même personne, ce qui constituerait généralement une violation de la séparation des tâches. Avec l'évolution constante des réglementations, garantir la conformité est un objectif difficile à atteindre.

6. Prévenir la fraude

La fraude dans les comptes fournisseurs peut nuire considérablement à la réputation d'une entreprise ainsi qu'à sa santé financière. La prévention des paiements et des activités frauduleux figure donc toujours parmi les priorités des services de comptabilité fournisseurs.

En identifiant les goulots d'étranglement, les pertes d'efficacité et les écarts de processus non conformes susceptibles de favoriser les activités frauduleuses, les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent réduire considérablement le risque de fraude.

7. Soutenir les fournisseurs

Le service des comptabilité fournisseurs a pour mission de s'assurer que les fournisseurs et les prestataires sont payés pour les biens et services fournis à l'entreprise de la manière la plus efficace possible. Une gestion efficace des factures est en effet essentielle pour établir de bonnes relations avec les fournisseurs et les prestataires.

Dans un environnement où les fournisseurs évoluent rapidement, les équipes AP doivent se tenir informées des nouveaux partenariats et des conditions de paiement associées afin de maintenir ces relations solides.

8. Corriger les devises

Avec l'augmentation des transactions internationales, les équipes chargées des comptes fournisseurs sont susceptibles de travailler avec un nombre croissant de devises. De plus, les taux de change fluctuant constamment, il est très facile de se tromper dans le montant à payer.

Il est essentiel de surveiller et de corriger les devises des factures lorsque cela est nécessaire afin d'éviter les coûts liés à un paiement trop élevé ou trop faible.

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Quelles sont les indicateurs clés de performance de la comptabilité fournisseurs ?

Il existe plusieurs paramètres, ou indicateurs clés de performance (KPI), que les entreprises utilisent pour déterminer si le service de comptabilité fournisseurs atteint ses objectifs métier fondamentaux. Voici six indicateurs courants qui correspondent à chacun des quatre objectifs métier énumérés ci-dessus :

• Coût par facture - Productivité de la main-d'œuvre
• Taux sans intervention humaine - Productivité de la main-d'œuvre
• Délai moyen de paiement fournisseur (DPO) - Optimisation du fonds de roulement
• Dépenses excédentaires - Prévention des coûts
• Retard de paiement - Évitement des coûts
• Dépenses pré-approuvées - Conformité

Le service des comptabilité fournisseurs peut améliorer ses KPI et garantir l'excellence des processus en utilisant l'automatisation, le process mining et la gestion de l'exécution pour réduire les erreurs sur les factures des fournisseurs, éliminer les paiements doubles, saisir les escomptes, éviter les pénalités et les retards de paiement, mettre fin aux achats hors-contrat et assurer la conformité des approbations.

Plus de ressources sur la comptabilité fournisseurs | Plus de ressources sur la comptabilité clients

Qu'est-ce que le délai moyen de paiement fournisseur (DPO) ?

Le délai moyen de paiement fournisseur est le nombre moyen de jours qu'une entreprise met pour régler ses factures. Un DPO plus élevé signifie qu'une entreprise met plus de temps à régler ses dettes. Un DPO plus faible signifie qu'une entreprise règle ses factures plus rapidement. Les services de comptabilité fournisseurs peuvent utiliser le DPO pour gérer les flux de trésorerie disponibles et le fonds de roulement. En prolongeant le DPO, les entreprises peuvent conserver leurs liquidités plus longtemps ou les utiliser pour des investissements à court terme. Cependant, un DPO élevé peut également indiquer qu'une entreprise a des difficultés à régler ses factures. De plus, en réduisant leur DPO, les entreprises peuvent potentiellement bénéficier d'escomptes des fournisseurs.

Qu'est-ce qu'un DPO moyen ? Cela dépend du secteur, mais selon le J.P. Morgan Working Capital Index Report 2022, le DPO moyen pour 2021 était de 47,4 jours. De 2011 à 2021, le DPO moyen a fluctué entre 45,8 en 2012 et 51,1 en 2020 pendant la pandémie de COVID-19.

Quels cas d'utilisation sont déployés par les équipes d'amélioration de la comptabilité fournisseurs ?

Il existe de nombreux cas d'utilisation pour optimiser les opérations de comptabilité fournisseurs, mais en voici cinq que des entreprises telles que GE Healthcare, HP et Deutsche Telekom Services Europe ont utilisés :

• Éviter les paiements de factures en double. Les entreprises perdent des sommes considérables en payant des factures en double. Malheureusement, de nombreux systèmes ERP ne détectent que les doublons identiques à 100 % et ne détectent pas les petites différences telles que les fautes de frappe, les erreurs de numérisation ou les données de référence inexactes. Les factures en double peuvent également se produire lorsque la même facture est soumise au format papier et au format électronique. Grâce au process mining, à la gestion de l'exécution et au à machine learning, les services de comptabilité fournisseurs peuvent mieux détecter les paiements en double, récupérer les paiements associés et prévenir de manière proactive les paiements en double à l'avenir.
• Minimiser les incohérences des conditions de paiement. Trop souvent, les équipes de comptabilité fournisseurs ne peuvent pas déterminer si les conditions de paiement d'une facture correspondent à celles du contrat du fournisseur, qui pourraient être plus avantageuses pour votre entreprise. Les entreprises qui fonctionnent à pleine capacité d'exécution sont en mesure de numériser chaque facture entrante et de détecter les divergences entre les conditions de paiement de la facture, le bon de commande, les données de référence du fournisseur et les factures antérieures de ce fournisseur.
• Optimiser l'utilisation des escomptes. Les blocages de paiement et les longs délais de traitement des factures empêchent souvent les entreprises de bénéficier de tous les escomptes dont elles pourraient bénéficier, ce qui nuit à leurs marges d'exploitation. Le service de comptabilité fournisseurs peut tirer parti de l'automatisation et du process mining pour déterminer quels fournisseurs sont les meilleurs candidats pour bénéficier d'escomptes, identifier quand et où se produisent les pertes et hiérarchiser la suppression des blocages de paiement des fournisseurs afin de bénéficier des remises.
• Minimiser les blocages de paiement. Les blocages de paiement se produisent lorsqu'il y a une différence de prix ou de quantité entre le bon de commande et la facture, ou lorsque des marchandises manquantes entraînent une erreur de triple correspondance. Si ces blocages empêchent le service de comptabilité fournisseurs d'effectuer un paiement en temps voulu et entraînent des retards de paiement excessifs, les fournisseurs peuvent donner la priorité à d'autres clients ou annuler les commandes. Les services AP peuvent utiliser un système de gestion de l'exécution pour identifier les causes profondes des incohérences et des réceptions de marchandises manquantes, permettre aux achats de mettre à jour les prix des bons de commande et confirmer la réception des marchandises, voire automatiser la suppression des blocages.
• Prévenir les incohérences de devises. À mesure que les entreprises développent leur activité internationale, elles peuvent également connaître une augmentation des transactions en devises étrangères. Afin de réduire les erreurs de paiement, les équipes AP doivent identifier la devise correcte pour chaque transaction. Des solutions de process mining et de gestion de l'exécution peuvent être utilisées pour détecter et signaler les factures entrantes libellées dans des devises inhabituelles (sur la base des factures antérieures, du bon de commande et des données de référence), afin que les analystes puissent prendre les mesures nécessaires.

Quelles sont les défis de la comptabilité fournisseurs ?

Quel que soit le secteur d'activité, la taille de l'entreprise ou le logiciel de comptabilité fournisseurs utilisé, les services AP sont confrontés à bon nombre des mêmes défis. Voici six problèmes courants qui empêchent les entreprises de gérer efficacement leurs opérations de comptabilité fournisseurs :

1. Différences entre les conditions de paiement indiquées sur les factures et les bons de commande
2. Documents manquants
3. Factures en retard
4. Factures mal remplies
5. Factures en double
6. Longs délais d'approbation

Le process mining et la gestion de l'exécution fournissent aux services AP les moyens de surmonter ces défis sans avoir à remplacer leur matériel et leurs logiciels existants, ce qui entraînerait des coûts et des perturbations.